Cómo cambiar de proveedor de PDV: señales y consejos (2025)

Un sistema de PDV (punto de venta) es la pieza más importante del stack tecnológico de tu tienda física. Debe ayudarte a tomar decisiones con confianza y simplificar las operaciones diarias para ti y tu equipo.

¿Sientes que tu proveedor de PDV actual te limita? Ya sea por fallos del sistema, falta de funciones esenciales o problemas de seguridad, no te pasa solo a ti. Sin embargo, muchos comerciantes dudan en hacer un cambio, especialmente después de invertir tiempo y recursos significativos en su sistema actual.

Descubre en este artículo cuándo es el momento de renovar y los pasos prácticos para hacerlo. Con el enfoque correcto, puedes cambiar de proveedor de PDV sin problemas y elegir el mejor sistema de punto de venta para tu negocio.

Señales de que es momento de cambiar de proveedor de PDV

Tu sistema de PDV es complicado de usar

Si procesar una venta y cobrar a un cliente te toma más tiempo del deseado, quizá ha llegado el momento de cambiar de proveedor de PDV. Los cobros lentos mantienen esperando a los clientes, lo que se puede traducir en ventas abandonadas y una mala experiencia de compra.

Los sistemas de PDV modernos como Shopify unifican tus operaciones de front-end y back-end en una sola plataforma, lo cual simplifica al máximo la formación de tu personal. 

La cofundadora de Elph ceramics, Sophie Rankine, lo explica así: “Enseñar al nuevo personal cómo usar Shopify POS es realmente fácil. Hace que incorporar nuevo personal sea menos estresante, ya que es muy simple buscar productos y precios, verificar recogidas en tienda y procesar ventas”.

El impacto de cambiar de proveedor de PDV para adoptar un sistema más eficiente es medible: algunos comerciantes ahorran de 10 a 20 segundos por transacción mediante flujos de trabajo optimizados. 

Además, con el diseño intuitivo de Shopify POS, las empresas se benefician de costes de formación e incorporación un 21 % más bajos, en comparación con otros sistemas, haciendo más fácil y rentable poner al día al nuevo personal.

Sus capacidades de integración son deficientes

Cuando las plataformas de ecommerce y los sistemas de PDV no funcionan bien juntos, la mala experiencia para los clientes y el trabajo administrativo extra están garantizados. 

También se vuelve difícil mantener el inventario sincronizado, entender las preferencias de tus clientes y ofrecer opciones flexibles de cumplimiento de pedidos como la recogida en tienda. Como resultado, pierdes la oportunidad de unificar tus canales de venta y permitir que los clientes compren como les resulte más conveniente.

Después de integrar sus plataformas de PDV empresarial y comercio electrónico, la empresa de bicicletas tokyobike pudo fusionar sus experiencias de compra en tienda y online.

“A veces tenemos clientes interesados en cosas que solo están disponibles en tienda”, dice Juliana Di Simone, socia de tokyobike en América. “Así que si necesitas un nuevo juego de ruedas que no tenemos en la web, podemos fácilmente enviar por email un carrito de compra precargado a un cliente con artículos que solo están en la tienda, y pueden completar esa compra como si fuera una venta online”.

Es demasiado caro

Uno de los motivos de peso para cambiar de proveedor de PDV es que sus comisiones de procesamiento de pagos sean un misterio. Sin transparencia, no sabes qué parte de tus beneficios se está consumiendo en comisiones. Conocer los costes de forma detallada puede ayudarte a cambiar de proveedor de PDV y encontrar uno con precios más favorables. 

Además, si tienes que pagar por dispositivo, los gastos se inflan cada vez que quieres contratar más personal o abrir otra tienda física.

Una alternativa más rentable es pagar un precio inicial por ubicación de tienda y tener terminales ilimitados para que puedas equipar a tu personal con tantos registros de PDV como necesiten para servir a los clientes eficientemente.

Consejo profesional: pagar por registro suele ser más caro que pagar por ubicación, incluso para comerciantes con múltiples ubicaciones de tienda. Investiga bien los planes de precios de sistemas de PDV y asegúrate de que tu nuevo proveedor apoye el crecimiento de tu negocio sin romper tu presupuesto.

No es escalable

Los requisitos de PDV para una tienda local que solo vende en persona serán diferentes de un comerciante omnicanal con 50 ubicaciones globales. Si no miraste al futuro al elegir tu sistema inicial, o tu visión no consideró la escala, podría ser momento de considerar cambiar de proveedor de PDV. 

Valora lo escalable y flexible que es tu sistema de PDV dentro de tu tienda. Cuando no puedes dar a los empleados acceso a ciertas acciones, como aprobar devoluciones, eso ralentiza las operaciones y crea más trabajo para los gerentes. Por el contrario, si tu sistema no te permite restringir nada, el personal podría cometer abusos como dar descuentos no autorizados, por ejemplo.

No se adapta al comercio omnicanal

Los sistemas de PDV necesitan acompañar a los visitantes que descubren, investigan y compran productos usando una mezcla de canales online, redes sociales y experiencias en tienda. Sin embargo, no todos los sistemas de punto de venta están construidos para proporcionar una experiencia de compra omnicanal.

Algunos compartimentan sus datos, haciendo difícil obtener una vista completa de tus compradores. Por ejemplo, podrías no ver que un cliente ha ganado 500 puntos de fidelidad al comprar online y no dejarle canjear esos puntos en tienda.

Offbeat Bikes cambió de Square Retail POS a Shopify después de que tener los sistemas online y offline desconectados frenara su negocio.

“Teníamos una experiencia online torpe, y la gestión de inventario era una pesadilla”, dice la propietaria Mandalyn Renicker. “Estaba verificando y actualizando manualmente los números de inventario todo el tiempo, lo que era realmente tedioso y consumía mucho tiempo. Necesitábamos mover todo a una plataforma integrada, y Shopify se presentó como la solución lógica”.

Plantea un riesgo de seguridad

Tu sistema de PDV contiene una gran cantidad de datos sobre tus clientes. Sus nombres completos y direcciones de email podrían estar almacenados en el sistema heredado, sin mencionar los detalles de tarjetas de crédito tomados cuando se procesó un pedido en el checkout. Esto puede causar muchos problemas si cae en las manos equivocadas. 

Si tu sistema no garantiza la seguridad o has detectado un fallo potencial en el manejo de datos sensibles, tienes una razón poderosa para cambiar de tu proveedor de PDV actual a Shopify. Shopify POS encripta los datos sensibles durante el procesamiento de pagos, mientras protege tus datos del acceso no autorizado con perfiles de personal protegidos por PIN.

Tu PDV cuenta con pocas opciones de pago

Aunque casi todos los sistemas PDV pueden aceptar y procesar pagos vía efectivo y tarjeta de crédito, no todos son compatibles con la comunicación de campo cercano (NFC) o los pagos con tap to pay (Apple Pay, Google Pay, tarjetas de débito/crédito sin contacto, etc.).

Tener pagos completamente integrados significa que tu sistema de PDV habla directamente con tu lector de tarjetas. En lugar de introducir manualmente los totales de las transacciones y registrar los pagos en tu PDV, se hace automáticamente.

Otro beneficio de los pagos integrados es que ya no tienes que hacer malabarismos con múltiples contratos para tu proveedor de PDV y pagos. Todo se gestiona en un único lugar y puedes monitorizar los pagos para compras online y en tienda desde la misma plataforma que usas para dirigir tu negocio.

Con Shopify, por ejemplo, no tienes que introducir manualmente y reconciliar compras online y en tienda. El procesamiento de pagos está integrado con tu sistema de PDV, así que puedes aceptar todos los métodos de pago populares y hacer el seguimiento desde tu panel de administración de Shopify.

Tu terminal está fijado al mostrador de caja

Si tu sistema de PDV está fijado al mostrador de caja, no podrás atender a los clientes en otras partes de la tienda. Pero con un sistema de TPV móvil, cualquier smartphone o tablet se convierte en un punto de checkout, lo que facilita acabar con las colas y garantizar una experiencia de compra fluida.

Un sistema de punto de venta portátil también hace más fácil vender en tiendas pop-up, ferias y otros eventos temporales. Shopify Tap to Pay, por ejemplo, convierte tu smartphone en un dispositivo de PDV móvil, sin necesidad de invertir en hardware extra.

Ofrece opciones de personalización deficientes

Si no puedes personalizar tu software de punto de venta para satisfacer tus necesidades, llevar a cabo funciones básicas del negocio puede tomar demasiado tiempo. Incluso podrías renunciar a algunos procesos críticos porque ralentizan demasiado las transacciones, lo que acaba haciendo necesario cambiar de proveedor de PDV. 

Con Shopify POS, puedes personalizar funcionalidades y flujos de trabajo por tu cuenta, sin necesidad de programación o consultores caros. 

Hay cientos de aplicaciones que se conectan sin problemas para ayudarte a construir el stack tecnológico que necesitas para dirigir tu negocio, y también puedes crear nuevos servicios y añadir a tu experiencia de cliente con facilidad.

“Cuando estábamos cambiando los sistemas de TPV, necesitábamos uno que nos ayudara a mantenernos al día con los cambios rápidos en la industria retail”, dice Allen Springer, propietario de The Wine Connection. “Queríamos que nuestro próximo punto de venta fuera flexible y nos permitiera añadir nuevas funcionalidades. Shopify y su Tienda de aplicaciones nos ayudan a hacerlo”.

Consejo profesional: con Shopify, es fácil personalizar tu sistema de PDV y extender sus capacidades. Encuentra aplicaciones en la Tienda de aplicaciones de Shopify para optimizar multitud de tareas, como contar el tráfico o reservar citas. 

Los datos de tu sistema de PDV están fragmentados

A menudo, los sistemas de PDV solo pueden informar sobre los datos en tienda, forzándote a pasar por el largo y tedioso proceso de exportar los datos y preparar hojas de cálculo para obtener una vista unificada del rendimiento de las tiendas físicas y online.

Si los informes y análisis de tu sistema de PDV son inexactos, incompletos o difíciles de recopilar, no puedes tener una comprensión completa de cómo va tu negocio. 

Al igual que si no accedes a un seguimiento actualizado del rendimiento de tu ecommerce, es muy probable que pierdas oportunidades. Además, si tu sistema de punto de venta no te ayuda a entender cuánto efectivo está entrando y cuándo, te arriesgas a encontrarte con dificultades serias en tu negocio. 

Con todos los datos unificados dentro de Shopify POS, puedes construir relaciones más fuertes con tus clientes, aumentando las compras repetidas y su valor de vida. Con los costes de adquisición de clientes en aumento, estos datos unificados ayudan a potenciar tu marketing de retención y elevar tus ingresos sin acabar con el presupuesto.

“Los perfiles de cliente unificados de Shopify han impulsado significativamente nuestro email marketing”, dice Sophie de Elph ceramics. “Ahora, podemos enviar emails a compradores y recomendarles productos que reflejan lo que les gusta, con confianza. Sabemos que tenemos suficiente inventario para apoyar la demanda de los artículos que promocionamos, y que no estamos enviando tres veces el mismo email a una persona como resultado de perfiles de cliente desconectados”.

Consejo profesional: solo Shopify POS unifica tus datos de tienda online y física en un mismo panel, desde los datos de clientes hasta el inventario, ventas y más. Consulta informes fáciles de entender para detectar tendencias más rápido, capitalizar oportunidades e impulsar el crecimiento de tu marca.

El hardware es demasiado voluminoso

Muchos sistemas de PDV heredados funcionan con hardware voluminoso. Si tienes una tienda pequeña o estás dirigiendo una tienda pop-up, tu sistema de punto de venta podría estar ocupando un espacio muy valioso. Tal vez te interese cambiar de proveedor de PDV y buscar uno que te proporcione un hardware portátil y elegante que no ocupe mucho espacio en tu mostrador.

Shopify POS, por ejemplo, puede funcionar en cualquier tablet o smartphone iOS o Android. Esto te permite atender a tus clientes dondequiera que estén en la tienda, aceptar pagos y prevenir la congestión en la caja del mostrador. 

Aspectos a considerar antes de cambiar de proveedor de PDV

Obligaciones contractuales

¿Quieres cambiar de proveedor de PDV, pero tienes un contrato en vigor? No dejes que eso te disuada de buscar alternativas. Si encuentras la solución correcta para tu negocio, contacta con su equipo de ventas o soporte para ver si están dispuestos a asumir tu contrato.

Costes, incluyendo las comisiones ocultas

Piensa en qué tipos de pagos quieres aceptar en tienda y online. Considera las comisiones asociadas con estas transacciones y cómo funcionará un procesador de pagos en tienda con tu plataforma de ecommerce.

¿Necesitas usar procesadores de pago separados para pagos en tienda y online? ¿Cuáles son las tarifas de procesamiento para cada tipo de pago? ¿Tienes visibilidad sobre los pagos y cuánto estás gastando en cada transacción? Si un proveedor de PDV te ofrece pagos integrados, lee la letra pequeña y consulta las comisiones adicionales por arrendamientos de hardware o cuotas anuales.

Límites de productos, límites de personal, integraciones de terceros, terminales de PDV adicionales: en todas estas circunstancias, los proveedores pueden ocultar comisiones adicionales. Asegúrate de entender qué funcionalidades vienen incluidas y cuáles pueden aumentar los costes mensuales antes de cambiar de proveedor de PDV. 

Reseñas de clientes

No tengas miedo de preguntar a otros propietarios de negocios minoristas qué sistema de PDV están usando y qué les parece. Los comerciantes serán más francos que los ejecutivos de ventas y pueden señalar deficiencias de las que deberías ser consciente.

Dustin Kroft, fundador de la marca de artículos para el hogar Kroft, encontró su nuevo sistema de PDV después de pedir a otro comerciante cercano que le mostrara cómo funcionaba su Shopify POS: “El propietario de la tienda me dio una demostración en vivo. Se veía tan fácil de utilizar. Básicamente, aprendí cómo usar el sistema en cinco minutos”.

Hoja de ruta del proveedor y escalabilidad

Piensa en cómo quieres que crezca tu negocio y cómo cambiar de proveedor de PDV puede ayudarte a conseguir tus objetivos. Por ejemplo, si quieres abrir más tiendas, necesitarás más empleados, acceso a capital y más terminales de punto de venta.

En este caso, sería mejor buscar un sistema de PDV que cobre por tienda, en lugar de por registro, y te permita crear cuentas de personal ilimitadas. Esto asegurará que equipes a tus empleados con suficientes terminales TPV para atender a los clientes sin dañar tu presupuesto.

Opciones de hardware

Una duda que suele surgir al cambiar de proveedor de PDV es si el nuevo sistema funcionará con tu hardware actual. Por suerte, hoy en día muchos sistemas de PDV están basados en la nube y ofrecen aplicaciones iOS y Android que hacen fácil cambiar de software mientras mantienes tus smartphones y tablets existentes.

Antes de cambiar de proveedor de PDV, consulta si podrás usar tu hardware o si necesitarás comprar nuevas herramientas. Si es lo último, asegúrate de que puedes permitirte la inversión de un nuevo hardware de punto de venta.

Funcionalidades

Aunque consigas cambiar de proveedor de PDV de forma sencilla, no es un traspaso que apetezca repetir muy a menudo. Asegúrate de que tu próximo sistema sea a prueba de futuro, confirmando que tiene todas las funcionalidades que necesitarás, no solo para ahora, sino a largo plazo mientras tu negocio crece.

Estas son las más importantes:

• Soporte de venta omnicanal, con opciones como la de recogida en tienda y entrega local.
• Perfiles de cliente unificados que monitoricen las interacciones previas online y offline.
• Herramientas de checkout como pedidos borrador, intercambios y devoluciones.
• Herramientas de gestión de inventario como informes de stock bajo y reordenamiento automático.
• Funciones de gestión de personal, como números de PIN únicos para los empleados y perfiles ilimitados.
• Productos y variantes ilimitados.
• Informes de ventas y análisis detallados.
• Procesamiento de pagos nativo.
• Herramientas de marketing integradas como el email marketing y las reseñas de productos.
• Hardware compatible, como lectores de tarjetas, terminales de PDV portátiles y escáneres de códigos de barras.

Facilidad de uso

Cuanto más rápido sea para el personal de caja aprender a utilizar el nuevo sistema de PDV, menos inconvenientes enfrentarás durante el cambio. 

Shopify POS, por ejemplo, tiene una interfaz de PDV completamente personalizable. Puedes customizar su tablero inteligente para que los cajeros completen más rápido las tareas básicas y los procesos de pago.

El comerciante de comida para mascotas Tomlinson's se cambió a Shopify POS para acelerar el proceso de checkout. Ahora puede aplicar descuentos automáticos y permitir que los clientes canjeen puntos de fidelidad en cuestión de unos pocos clics, lo que ha dado como resultado una reducción en los tiempos de cobro del 56 %.

“Solía requerir múltiples pasos para aplicar un porcentaje de descuento en productos que eran parte de una promoción”, dice la dueña y directora Kate Knecht. “Pero con Shopify, los descuentos correctos se aplican automáticamente cuando añades los artículos al carrito. Es una maravilla”.

Tiempo de actividad y fiabilidad

Lo último que quieres es que tu sistema de PDV se congele o se caiga cuando estás tratando de servir a un cliente o procesar su transacción.

Opta por cambiar a un proveedor de PDV con una infraestructura estable, hardware probado e informes, de alta disponibilidad, como el 99,9 % de tiempo de actividad en pagos que ofrece Shopify.

Cómo cambiar de proveedor de PDV

1. Elige un nuevo proveedor de PDV

Los proveedores de PDV ofrecen pruebas gratuitas para demostrar sus capacidades. Reserva varias demostraciones sin compromiso para ver qué ofrecen y obtener una idea más precisa de las funcionalidades del sistema de PDV y su facilidad de uso. Aprovecha para comprobar también si el sistema cumple lo que promete. 

Consejo profesional: si el proveedor de PDV no te permite probar el producto antes de comprar, es probable que tenga una curva de aprendizaje pronunciada. Esto puede llevarte a pasar más tiempo consultando con soporte al cliente que dirigiendo tu negocio.

2. Organiza tus datos 

Después de cambiar de proveedor de PDV, deberás migrar tus datos de ventas, inventario y clientes desde tu sistema antiguo al nuevo. A menudo, estos datos deben estar formateados de una manera específica.

El encargado de soporte técnico debería ayudarte a que este proceso sea lo más sencillo posible. Algunos comerciantes programan un día para enfocarse en depurar datos y prepararlos para importarlos al nuevo sistema POS.

3. Crea un cronograma de implementación

Cuando tengas todo listo para cambiar de proveedor de PDV, crea un cronograma de implementación. Este esquema de fechas os da tanto a tu equipo de retail como al proveedor una guía en la que trabajar. 

Por ejemplo, si quieres que el nuevo sistema esté funcionando perfectamente para la avalancha del Black Friday, tu calendario podría verse así:

• 1 de septiembre: confirmar un nuevo proveedor de PDV.
• 15 de septiembre: comprar hardware.
• 30 de septiembre: importar datos y configurar el sistema.
• 10 de octubre: desplegar el nuevo sistema y ejecutar pedidos de prueba.
• 25 de octubre: cambio completo.

4. Ofrece formación de PDV

A continuación, crea un horario de formación para que el personal tenga tiempo de acostumbrarse al nuevo sistema. Enséñales cómo completar tareas básicas en el nuevo sistema de PDV como:

• Añadir artículos al carrito.
• Procesar pagos.
• Canjear descuentos, tarjetas de regalo y puntos de fidelidad.
• Aceptar devoluciones, intercambios y reembolsos.
• Registrar inventario.
• Ver un perfil de cliente.
• Utilizar el hardware de PDV.

Contacta a tu proveedor para obtener los recursos de formación que ayuden a tu personal a ponerse al día. La mayoría de los proveedores, incluyendo Shopify, tienen tutoriales en vídeo para facilitar el autoaprendizaje.

5. Lanza un MVP del nuevo sistema de PDV

Cambiar de proveedor de PDV es un proceso que puede resultar desalentador en algunos puntos, especialmente si estás haciendo una transición completa de una configuración básica a un sistema más personalizable. Considera el primer despliegue como un producto mínimo viable (MVP): una forma de comenzar a aprender el nuevo sistema antes de añadir personalización extra.

A menudo ayuda mantener tanto tu sistema de PDV antiguo como el nuevo por un pequeño período de tiempo para que puedas usar por defecto el sistema anterior si encuentras problemas iniciales.

Desafíos al cambiar de proveedor de PDV

Los comerciantes a menudo se encuentran con los siguientes problemas al cambiar de proveedor de PDV:

• Disrupción. Tu sistema de punto de venta es el alma de tu tienda física. Un cambio puede causar interrupciones, generando problemas en el proceso de pago que alarguen las colas y frustren a los clientes. Intenta tener ambos sistemas funcionando en las etapas tempranas para que puedas usar por defecto el antiguo si estás experimentando problemas con el nuevo.
• Contratos largos. Algunos proveedores piden a los comerciantes que se comprometan con contratos largos. Si el cambio es urgente, podrías terminar pagando dos suscripciones hasta que tu contrato actual expire. Negocia con el equipo de ventas del proveedor actual. En algunos casos puedes pagar una penalización por cancelación anticipada y reducir los costes continuos.
• Costes. Las comparaciones directas son difíciles cuando algunos proveedores de PDV ofrecen paquetes complejos que solo incluyen ciertas funcionalidades. Pide a tu proveedor transparencia total. Para la configuración que necesitas, ¿cuánto deberías pagar?

Haz una transición fluida con Shopify POS

Cada vez más clientes demandan experiencias fluidas entre la tienda física y la online, por lo que hay más negocios que deciden cambiar de proveedor de PDV. ¿Y con cuál se quedan? Con aquel que les permite vender en todas partes y gestionar todos los canales de venta en un solo lugar.

La transición no tiene que ser complicada, particularmente si estás migrando a Shopify POS. Usa las herramientas de migración de Shopify para importar de forma segura productos, inventario e información de clientes desde tu sistema antiguo a Shopify.

Lo que obtendrás a cambio es un stack tecnológico de comercio todo en uno, que unifica tus datos de front-end y back-end, ayudando a recortar los costes operativos y dar a los compradores las experiencias omnicanal que esperan.