Budgetteren voor kleine onderneming: laat geld voor je werken

Als ondernemer sta je voor veel uitdagende obstakels, maar budgetteren voor een kleine onderneming is misschien wel het meest intimiderende. Uitzoeken wat je moet opnemen en de juiste financiële inschattingen maken is al overweldigend genoeg, laat staan het organiseren in een overzichtelijk budget.

Maar budgetteren voor een klein bedrijf hoeft je niet af te schrikken. Sterker nog, het zou juist bij moeten dragen aan je groei.

Een budget hebben is cruciaal voor het creëren van een duurzaam en succesvol bedrijf, en het is niet zo ingewikkeld als je misschien denkt. Lees hieronder waarom je een budget moet hebben en hoe je budgetteren voor een klein bedrijf kunt aanpakken, zodat je altijd weet waar je geld naartoe gaat.

Waarom budgetteren voor een kleine onderneming belangrijk is

Tip: kijk deze video met ondertiteling aan.

Voordat we beginnen, ben je misschien benieuwd waarom budgetteren zo essentieel is, vooral wanneer je bedrijf klein is.

Een bedrijfsbudget is iets dat je regelmatig bijwerkt en geeft je het beste overzicht van hoe de toekomstige financiën van je merk eruit zouden moeten zien. Je vult het met je dagelijkse uitgaven, toekomstige inkomsten en aankomende investeringen. Het helpt je beter voorbereid te zijn om je langetermijndoelen te behalen.

Voorbeelden van waar een bedrijfsbudget bij kan helpen:

• Kansen spotten om je omzet te verhogen
• Onderdelen identificeren waar je uitgaven kunt verminderen
• Rustige maanden voorspellen om schulden te vermijden
• Onaangeroerde fondsen herinvesteren
• Je bedrijf winstgevend maken
• Je financiën op orde houden voor mogelijke leningen of investeerders

Kortom, een budget hebben voor een bedrijf helpt je beter geïnformeerde financiële beslissingen te nemen. Het betekent dat je kennis hebt van wat je uitgeeft en benadrukt kansen waar je zou kunnen groeien.

Volgens onderzoek werkt maar 40% van de eigenaren van kleine bedrijven met een officieel financieel budget. Het betekent dat meer dan de helft van alle kleine bedrijven het zonder een instrument doet dat helpt hun prestaties te evalueren en hun toekomst goed te plannen.

Nu je weet waarom een budget belangrijk is, volg je de onderstaande stappen om een budget te maken dat je helpt je financiën bij te houden en je bedrijf stabiel te houden.

Budgetteren voor een klein bedrijf in 7 stappen

1. Voeg al je inkomstenbronnen toe
2. Bepaal je vaste kosten
3. Reken variabele kosten mee
4. Houd rekening met eenmalige uitgaven en investeringen
5. Zorg voor een noodfonds
6. Maak een berekening en controleer je winstmarge
7. Stel je budget vast voor de komende maanden

Met deze zeven stappen lukt het je om te budgetteren voor een kleine onderneming. Het vraagt om de nodige voorbereiding, maar daar doe je jezelf op de lange termijn zeker een plezier mee.

1. Voeg al je inkomstenbronnen toe

De eerste stap bij het opstellen van een budget voor een bedrijf is het onderzoeken van al je inkomstenbronnen. Dit laat je zien welk geld er elke maand binnenkomt.

Als je een online winkel runt en dat je enige inkomstenbron is, dan heb je alleen die verkoopcijfers nodig. Afhankelijk van je bedrijfsmodel moet je echter mogelijk rekening houden met zaken als:

• Verkopen van beurzen
• Verkopen van een fysieke winkel
• Advieskosten
• Freelance projecten

Na het identificeren van alle inkomsten is het tijd om je maandelijkse omzet uit te rekenen. Onthoud dat je alleen je omzetcijfers wilt berekenen, je hoeft in dit stadium nog geen winst te berekenen.

Idealiter tel je inkomsten op van de afgelopen 12 maanden (of zo ver terug als mogelijk is), maar je kunt altijd schattingen maken als je bedrijf nieuwer is. Hoe langer je bedrijf al bestaat, hoe meer je hebt om op terug te kijken. Dat maakt het makkelijker om trends en patronen te identificeren. Bijvoorbeeld het spotten van seizoensveranderingen die resulteren in rustigere maanden. Met schattingen kun je je beter voorbereiden op dergelijke periodes.

2. Bepaal je vaste kosten

Na het uitwerken van je omzet, is het tijd om je vaste kosten mee te rekenen.

Je vaste kosten zijn de terugkerende uitgaven van je bedrijf. Dit kunnen wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse uitgaven zijn, dus het is belangrijk om ze allemaal zorgvuldig te identificeren. Daarom is het nuttig om terug te kijken op de afgelopen 12 maanden. Heb je een zakelijke rekening? Houd een goede scheiding tussen je persoonlijke en zakelijke rekeningen. Het zal eenvoudig zijn om terug te scrollen door je transacties om terugkerende betalingen te identificeren.

Voorbeelden zijn:

• Huur
• Internet en telefoon
• Kantoorbenodigdheden
• Verzekeringen
• Salarisadministratie
• Website hosting

Als je bedrijf nieuw is, maak je een schatting van deze kosten, waaronder je toekomstige maandelijkse huurprijs en je verwachte nutsrekeningen.

Zodra je al je vaste kosten hebt, tel je ze bij elkaar op en je hebt je totale maandelijkse vaste kostenuitgaven.

3. Reken variabele kosten mee

Na het optellen van je vaste kosten, denk je na over variabele uitgaven. Zoals de naam al aangeeft, zijn dit terugkerende kosten, maar het bedrag is niet vast en kan van maand tot maand fluctueren, afhankelijk van veel factoren.

Variabele kosten kunnen zijn:

• Materialen
• Verzend- en leveringskosten
• Nutsvoorzieningen
• Reiskosten
• Kosten voor de inhuur van freelancers
• Marketingkosten
• Kosten voor trainingen en professionele ontwikkeling

Terwijl je de variabele kosten noteert, kun je kosten identificeren die je kunt verminderen tijdens rustigere maanden, wanneer het zinvol is om uitgaven te verminderen. Aan de andere kant krijg je ook een goed beeld van het ideale moment om variabele uitgaven te verhogen om te investeren in je bedrijf. Trainingen en marketingkosten zijn goede voorbeelden hiervan.

4. Houd rekening met eenmalige uitgaven en investeringen

Naast vaste en variabele kosten zijn er eenmalige uitgaven en investeringen, die zelden gebeuren, maar toch verantwoord moeten worden.

Items in deze categorie kunnen bijvoorbeeld nieuwe hardware zijn, zoals laptops of labelprinters. Dit zijn geen items die je elke zes maanden koopt, maar die waarschijnlijk om de paar jaar nodig zijn. En wanneer je bedenkt dat deze eenmalige uitgaven vaak voor zaken zijn die cruciaal zijn voor het runnen van je bedrijf, realiseer je je snel waarom het essentieel is om ervoor te budgetteren.

5. Zorg voor een noodfonds

Je kunt als ondernemer altijd voor onverwachte kosten komen te staan. Budgetteren voor onverwachte kosten is niet iets dat je moet vergeten.

Een bedrijf runnen is complex, en er zijn veel aspecten om rekening mee te houden. Het is ook volkomen begrijpelijk – en zelfs waarschijnlijk – dat er onverwachte kosten zullen ontstaan. Misschien gaat een belangrijke machine onverwacht kapot tijdens je drukste periode, of misschien raakt je bestelwagen buiten gebruik door een ongeluk.

Dit soort onvoorspelbare gebeurtenissen zijn al stressvol genoeg op zichzelf, maar geld gebudgetteerd hebben zal een stuk van de stress wegnemen.

Wanneer je bedrijf nog niet in de fase is waarin het haalbaar is om een som geld in een noodfonds te hebben, kunnen andere diensten zoals financiering voor kleine bedrijven helpen. Een solide noodfonds biedt echter wat meer bescherming en comfort.

6. Maak een berekening en controleer je winstmarge

Zodra je al je inkomsten en uitgaven hebt genoteerd, breng je alles samen en maak je een winst- en verliesrekening.

Eerst tel je al je inkomstenstromen bij elkaar op, dan tel je je verschillende uitgaven op. Je zou moeten eindigen met twee getallen. Vervolgens trek je je totale uitgaven af van je totale omzet en je hebt een positief getal (wat betekent dat je bedrijf winst maakt) of een negatief getal (wat een verlies betekent).

Hier is een voorbeeld van een klein bedrijfsbudget:

Uitgaven:

Vaste kosten

• Internet: €65
• Shopify abonnement: €39
• Verzekering: €50
• Bankkosten: €20
• Accountant en belastingadviseur: €100

Totale vaste kosten: €274

Variabele uitgaven

• Freelancer kosten: €500
• Reiskosten: €100
• Beurs registratie: €300
• Marketing: €500
• Materialen: €750
• Verzending: €300
• Printbenodigdheden: €120

Totale variabele uitgaven: €2.570

Eenmalige uitgaven

• Nieuwe labelprinter: €150
• Nieuwe bureaustoel: €200
• Gratis samples voor beurs: €120

Totale eenmalige uitgaven: €470

Totale uitgaven: €3.314

Totale inkomsten (€4.500) – Totale uitgaven (€3.314) = Totale netto-inkomsten (€1.186)

Als je verlies draait, hoeft dit je niet meteen te ontmoedigen. Niet alle kleine bedrijven zijn elke maand winstgevend. Door een bedrijfsbudget te maken, kun je je financiën beter onderzoeken. Misschien kun je nu beter zien waar je kosten kunt verminderen en zien waar je de meeste inkomsten genereert en meer middelen in die gebieden kunt investeren.

Als je winst draait, kun je bekijken waar je kunt investeren om verder te groeien. Misschien zijn dit trainingen of nieuwe software, of misschien is het marketing of onderzoek en ontwikkeling van nieuwe producten.

7. Stel je budget vast voor de komende maanden

Met de bovenstaande stappen kun je je bedrijfsfinanciën accuraat documenteren. Hoewel dit ongelooflijk nuttig is en kan helpen bij het nemen van goede financiële beslissingen, is een goed budget toekomstgericht en zou het je moeten helpen toekomstige investeringen te plannen of juist te vermijden.

Hoewel het onmogelijk is om precies te weten wat je toekomstige inkomsten en uitgaven zullen zijn, kun je relatief accurate schattingen maken als je de voorgaande jaren en maanden hebt bijgehouden. Als je bedrijf nieuw is, maak je hier eerst een schatting van. Je kunt je budget herzien en verfijnen om accurater te worden met de tijd.

Besteed wat tijd aan het creëren van je toekomstgerichte budgetdocument met behulp van de historische winst- en verliesrekening die je hebt gemaakt met de bovenstaande stappen, inclusief al je omzet en uitgaven.

Houd ook bij wanneer belangrijke apparatuur of hardware voor het laatst werd gekocht en budgetteer voor het kopen van nieuwe items of het onderhoud.

Kijk naar de trends en patronen die je vorig jaar zag en maak op basis daarvan plannen in je budget. Als je bijvoorbeeld kinderrugzakken verkoopt, zie je misschien dat het back to school seizoen een van je drukste periodes is. Je kunt die informatie gebruiken om te beslissen of je meer personeel wilt inhuren tijdens deze periode, je marketingbudget wilt verhogen of je openingstijden wilt verlengen.

Houd het budget van je onderneming bij

Als je de bovenstaande stappen volgt, heb je een uitgebreid toekomstgericht budget, gebaseerd op je historische financiële gegevens.

Maar stop daar niet!

Een bedrijfsbudget is niet iets wat je eenmalig maakt en waar je vervolgens niet meer naar hoeft om te kijken. Het moet bijgehouden worden en zo accuraat mogelijk zijn om van nut te zijn. Als ondernemer heb je waarschijnlijk een miljoen andere dingen die ook je aandacht nodig hebben, dus vind een budgetteersysteem dat voor jou werkt.

Als je een nieuwe ondernemer bent of tijd maar geen geld hebt om in je budget te investeren, maak je er elke week werk van om je budget bijgewerkt te houden. Richt mappen en processen in, zodat je geen tijd verspilt met zoeken naar verloren bonnetjes of verkoopgegevens.

Als je een klein bedrag geld wilt investeren, kun je betalen voor boekhoudsoftware voor kleine bedrijven. Dit kun je integreren met je online winkel en kan ingesteld worden om automatisch je inkomende en uitgaande geld bij te houden.

Ten slotte is de hulp van een accountant voor veel eigenaren van kleine bedrijven de investering waard, waarbij zij je budget kunnen beheren en je op de hoogte kunnen stellen wanneer uitgaven op schema liggen en wat je opzij moet zetten voor bedrijfsbelastingen.

Conclusie over budgetteren

Het opstellen van een bedrijfsbudget kan intimiderend lijken, maar zoals je nu weet, is het niet zo moeilijk als je misschien denkt.

Een beetje tijd investeren levert je een document op dat je omzet- en uitgavenpatronen weergeeft. Daardoor kun je schulden tot een minimum beperken, je winst maximaliseren en je kleine bedrijf beschermen tegen uitdagingen.