Zakelijke apps maken je bedrijf efficiënter: voordelen & tips

Je lanceert je droombedrijf, maar al snel realiseer je je dat je kleine team verdrinkt onder het enorme aantal verantwoordelijkheden: salarisadministratie, marketing, personeelszaken en nog veel meer.

Gelukkig kun je een deel van deze druk wegnemen. Zakelijke apps kunnen namelijk veel alledaagse taken automatiseren en zorgen dat je georganiseerd blijft. Denk aan het bijhouden van uitgaven en het inwerken van nieuwe medewerkers. Hieronder vind je de voordelen van zakelijke apps en ontdek je de beste apps die bedrijven gebruiken om tijd te besparen en de concurrentie voor te blijven.

3 voordelen van zakelijke apps

Als eigenaar van een klein bedrijf draag je vaak meerdere petten binnen je organisatie. Apps kunnen bedrijfsprocessen vereenvoudigen, vooral wanneer je meerdere taken op je bordje hebt liggen. Dit zijn de voordelen van zakelijke apps:

1. Efficiëntie

In de snelle wereld van nu bereik je meer door je workflows te stroomlijnen. Zakelijke apps kunnen processen automatiseren die veel tijd kosten, waardoor je ruimte krijgt voor belangrijkere taken en prioriteiten kunt stellen.

Stel bijvoorbeeld dat een boekhouder handmatig bonnetjes invoert. Een app die bonnetjes scant en automatisch de bedragen invult, bespaart tijd en stelt de boekhouder in staat zich te richten op belangrijke taken die een menselijke aanpak vereisen, zoals budgettering en prognoses stellen.

2. Organisatie

Meerdere ballen in de lucht houden is normaal voor ondernemers. Maar als je moeite hebt met de organisatie, kan dit leiden tot fouten en gemiste deadlines. Apps zoals Asana laten je projecten opdelen in kleine stappen en overzichtelijk samenwerken met je team. Met een projectmanagementtool kun je taken toewijzen aan specifieke medewerkers, updates in real-time volgen en een overzicht bijhouden van je voortgang. Bovendien integreren veel apps naadloos met mobiele apparaten, zodat je onderweg altijd je projecten kunt controleren.

3. Kostenbesparingen

Zakelijke apps kunnen processen automatiseren die voorheen handmatig werk vereisten. Apps kunnen je ook helpen je huidige systemen te analyseren en daarmee te zorgen dat je je geld zo goed mogelijk besteedt. Een marketing-app kan bijvoorbeeld laten zien dat je meer waar voor je geld krijgt door te investeren in de ene strategie dan in de andere, waardoor je rendement op investering toeneemt.

Tip: kijk deze video met ondertiteling aan.

Hoe kies je de juiste zakelijke apps?

Houd rekening met de volgende factoren om te bepalen welke apps het beste voor jou werken:

• Budget. Op basis van je budget kun je apps selecteren die je werklast verminderen en je teamleden meer mogelijkheden geven. Sommige apps zijn gratis, terwijl andere apps een maandelijkse prijs hebben die toeneemt naarmate je organisatie groeit.

• Integratie. Zoek naar apps die naadloos integreren met je bestaande systemen, zoals Google Workspace of Shopify, om verstoringen voor jezelf en je team te minimaliseren.

• Schaalbaarheid. Succesvolle kleine bedrijven groeien uit tot middelgrote bedrijven, dus kies voor tools die met je kunnen meegroeien. Als je apps kiest die zowel je huidige als toekomstige operationele volumes aankunnen, groeien de apps gewoon met je mee.

• Gebruiksgemak. Een app is alleen geschikt als je deze kunt gebruiken. Test apps om te bepalen of je organisatie de leercurve aankan of dat het meer moeite dan voordeel oplevert.

9 beste zakelijke apps

1. Shop
2. Gusto
3. Slack
4. Shopify POS
5. QuickBooks Online
6. Buffer
7. Brevo
8. Asana
9. Tresorit

Met de keuze uit zoveel zakelijke tools kan het ontmoedigend zijn om ze allemaal door te spitten. Deze lijst van beste zakelijke apps bevat de belangrijkste functies die je bedrijfsvoering kunnen verbeteren.

1. Shop

Als one-stop-shop voor bedrijfsactiviteiten is Shop een marktplaats waarmee klanten gemakkelijk producten kunnen kopen in je winkel, vergelijkbare producten kunnen bekijken en pakketten kunnen ontdekken op hun favoriete device.

Shop is ook een van de beste marketingautomatisering-apps, waarmee je productcampagnes kunt lanceren en prestaties kunt volgen. Het uitgebreide pakket aan functies stelt je ook in staat om betalingen direct vanuit de app te accepteren.

Prijzen: gratis en compatibel met Shopify-winkels.

2. Gusto

Als je moeite hebt met het bijhouden van factureerbare uren voor je team, kan Gusto precies zijn wat je nodig hebt voor de organisatie van salarisadministratie en tijdregistratie. Gusto is niet alleen een complete salarisapplicatie, maar biedt ook HR-functies zoals beheer van personeelsvoordelen, vereenvoudiging van werving en inwerken, en rapportagemogelijkheden voor prestaties van werknemers.

Prijzen: abonnementen beginnen vanaf €49 per maand.

3. Slack

Om communicatie binnen individuele teams en de hele organisatie te verbeteren, is Slack een ideale tool. Slack integreert met andere apps zoals Google Docs en Workday.

Je kunt thematische kanalen maken, directe berichten sturen naar individuele teamleden en rechtstreeks in de app videobellen met collega's. Bovendien is Slack gemakkelijk te downloaden op meerdere apparaten, met een desktop-app en mobiele app.

Prijzen: er is een gratis versie die doorgaans voldoende mogelijkheden biedt voor startups en kleine teams. Voor geavanceerde functies (zoals groepsvideogesprekken) zijn er betaalde abonnementen die beginnen vanaf €8,25 per actieve gebruiker per maand.

4. Shopify POS

Als je geen kassasysteem hebt om voorraad en verkoopstatistieken bij te houden, kan Shopify POS je oplossing zijn. Je kunt met deze app niet alleen betalingen accepteren van zowel fysieke als digitale winkels, maar ook real-time voorraadbeheer bijhouden. Je kunt daarnaast klantprofielen en verzendgegevens opslaan voor toekomstige bestellingen.

Prijzen: Shopify POS biedt meerdere betaalde abonnementen. De Starter-optie kost €5 per maand plus 5% transactiekosten en biedt één login. De Retail-optie is ontworpen voor fysieke winkels en staat meerdere logins toe, voor €79 per maand plus 2% transactiekosten.

5. QuickBooks Online

Als een van de populairste boekhoud-apps voor e-commerce en kleine bedrijven, biedt QuickBooks Online boekhoudsoftware die helpt bij het beheren van de cashflow en het inrichten van geautomatiseerde belastingbetalingen. QuickBooks biedt ook opties voor facturatie en uitgavenregistratie.

Prijzen: abonnementen beginnen vanaf €21 per maand.

6. Buffer

Voor social media management en marketingstrategie is Buffer een waardevolle tool. Met deze apps maak je een contentkalender en verzamel je analyses van je publiek voor meerdere social media accounts.

Prijzen: Buffer is gratis voor kleine bedrijven met maximaal drie social kanalen. Voor analyses en klantbetrokkenheidstools beginnen abonnementen vanaf €5 per maand.

7. Brevo

Voor klantrelatiemanagement is Brevo een van de beste apps voor kleine bedrijven. Je kunt reageren op klantvragen, merkgebonden e-mail- en sms-content maken en waardevolle inzichten krijgen in klantsentiment. Communiceer real-time met klanten en sla gesprekken op om CX-workflows te analyseren en verbeteren.

Prijzen: Brevo is gratis voor één gebruiker om onbeperkt gesprekken te voeren via de chatfunctie. Betaalde abonnementen beginnen vanaf €6,33 per maand.

8. Asana

Asana kan taakbeheer vereenvoudigen. Je kunt gemakkelijk taken maken, toewijzen en volgen. Samenwerking staat centraal in Asana, dus je hele team kan de voortgang van processen of projecten zien in lijst-, bord- of kalenderweergaven. Bovendien kun je in de app belangrijke prestatie-indicatoren gedurende het jaar volgen.

Prijzen: de Personal-optie is gratis voor een of twee personen die projecten beheren. Betaalde abonnementen beginnen vanaf €10,99 per gebruiker per maand.

9. Tresorit

Bedrijven verzamelen veel data van websitebezoeken en -transacties. Tresorit is bedrijfssoftware die veilig databeheer en andere beveiligingsmaatregelen biedt. Bouw vertrouwen op onder je klanten door Tresorit te gebruiken om gegevens veilig op te slaan. De beveiligingsfuncties bestaan uit versleutelde opslag, apparaatsynchronisatie en preventie van gegevensverlies, allemaal binnen de wettelijke regels.

Prijzen: zakelijke abonnementen beginnen vanaf €16 per gebruiker per maand.