송장이란? 송장 발행 가이드(2026)

송장은 판매자와 고객 간의 합의를 명확히 하고, 판매한 상품에 대한 대금을 확실히 받을 수 있도록 하는 역할을 합니다. 각 판매 송장에는 판매한 제품(또는 서비스)과 수량, 판매 시점, 판매 가격, 결제 기한 등의 정보가 포함됩니다.

본 블로그에서는 송장이 무엇인지, 왜 필요한지, 송장에 포함해야 할 항목은 무엇인지, 그리고 사업자로서 전자 송장 발행 과정을 어떻게 효율적으로 만들 수 있는지에 대해 알아봅니다.

송장이란?

송장은 기업과 고객 간의 각 거래를 항목별로 기록하고 증명하는 법적 문서입니다. 고객이 어떤 상품을 구매했는지, 그리고 그 상품에 대해 얼마를 지불하기로 했는지를 명확히 확인하고 기록하는 역할을 합니다.

송장과 청구서의 차이

청구서는 고객이 결제하는 판매 내역을 기록합니다. 송장과 달리 청구서는 간단한 지불 내역만을 포함하며, 상세한 지불 조건이나 기타 정보는 포함되지 않습니다.

송장과 구매 주문서의 차이

구매 주문서는 반대 방향이라고 생각하면 쉽습니다. 구매자가 특정 가격에 구매하고자 하는 품목을 명시하는 문서입니다. 중소기업이 대량의 상품을 공급업체로부터 주문할 때 구매 주문서를 발행합니다.

송장의 종류

정기 송장

정기 송장은 반복(정기) 거래에 대해 정기적으로 발행됩니다. 예를 들어, 구독 박스 서비스나 연간 배송 구독 서비스가 이에 해당합니다.

견적 송장

견적 송장은 상품의 가격을 표시하고, 판매자가 해당 상품을 제공하겠다는 의사를 기록하는 문서입니다.

구매 전에 발행되며, 구매자가 비용을 미리 계획하거나 통관 수수료를 계산하는 데 도움이 됩니다.

작업 시간 송장

작업 시간 송장은 시간 단위로 작업에 대한 요금을 청구하기 위해 발행됩니다. 작업 시간과 시간당 요금을 명시하여 총 청구 금액을 계산합니다.

신용 송장

신용 송장은 고객에게 환불이나 할인 금액을 제공해야 할 때 발행되며, 주로 반품 시에 사용됩니다. 크레딧 노트(Credit note) 또는 크레딧 메모(Credit memo)라고도 불립니다. 이 송장은 이전 송장의 일부 금액을 취소하는 역할을 합니다.

차변 송장

차변 송장은 구매자에게 현재 미지불 금액을 알리는 문서로, 차변 노트(Debit note)라고도 불립니다.

고객이 주문 후 금액을 상향 조정한 경우 등, 청구 금액을 높여야 할 때 발행됩니다.

상업 송장

상업 송장은 국제 거래에서 필수적인 문서로, 수출 시 세관 신고 및 관세 계산에 사용됩니다. 상업 송장에는 발행자와 구매자의 전체 연락처 정보, 내용물과 그의 가치, 크기 및 무게, 원산지, 수출 사유, 주문 날짜, 발신자 서명 등과 같은 정보가 포함되어야 합니다.

중간 송장

중간 송장은 대규모 프로젝트 진행 중 특정 단계(일정표)에 맞춰 부분 결제를 받기 위해 발행됩니다. 이를 통해 판매자와 구매자 모두 현금 흐름을 보다 효율적으로 관리할 수 있습니다.

연체 송장

연체 송장은 결제 기한이 지난 송장을 의미합니다. 결제 지연은 현금 흐름에 큰 부정적인 영향을 미칠 수 있으며, 결과적으로 직원, 임대료, 공급업체 대금 지급 등에 차질을 초래할 수 있습니다. 따라서 외상 매출금 관리를 철저히 관리하여 연체 송장을 발행하지도 않도록 하는 것이 중요합니다.

선불금 송장

선불금 송장은 제품이나 서비스 제공 전 계약금 또는 예약금을 받기 위해 발행됩니다. 고객의 구매 의사를 확인하는 역할을 하며, 사전 결제를 통해 거래 약속을 더욱 견고하게 합니다.

송장의 요소

송장 양식은 회계 관리 방식, 지역 규정, 그리고 운영하는 매장의 유형에 따라 달라집니다. 아래는 일반적인 송장 예시 형식입니다.

송장 양식 작성 시에는 다음 사항을 고려하세요.

1. 송장 용어

먼저, 문서 상단에 "송장"이라는 단어를 포함해야 합니다. 다른 문서(예: 구매 주문서나 크레딧 노트)와 혼동되지 않도록 쉽게 보이도록 표시하세요. 이는 실용적인 이유뿐만 아니라, 대부분의 국가에서 기업 간 거래에 관한 법적 의무이기도 합니다.

2. 고유 송장 번호

각 송장 문서에는 고유한 참조 번호가 있어야 하며, 회계 시스템에 송장에 사용된 번호를 기록해야 합니다. 고객은 송장 번호를 사용하여 송장 결제를 추적합니다. 송장 번호는 낮은 숫자(예: 1 또는 0001)부터 시작하여 순차적으로 부여하세요. 고유 송장 번호에 문자를 추가하여 더욱 명확하게 송장을 분류할 수 있습니다.

3. 회사 정보

모든 송장에는 회사명, 주소, 전화번호, 이메일 주소 등 판매자 정보(업체 정보)가 포함되어야 합니다. 부가가치세(VAT) 번호가 있다면, 거래에 해당되는 경우, 이를 함께 기재하세요. 이 정보는 송장 상단에 위치하며, 고객이 올바른 정보를 기록하는 데 도움이 됩니다.

4. 고객 정보

고객 정보 또한 송장 상단에 표시되며, 회사 정보와 동일한 형식을 따릅니다. 고객 이름, 청구 주소, 배송 주소(청구지 주소와 다를 경우), 전화번호, 이메일 주소를 포함합니다.

5. 송장 발행일

송장 발행일은 매우 중요합니다. 일반적으로 결제 기한을 산정하는 기준이 되며, 송장이 연체 상태인지 확인하고, 후속 조치 여부를 판단하는 기준이 됩니다.

6. 판매된 제품이나 서비스의 이름 및 내용 설명

이 항목은 송장의 주요 내용으로, 고객이 주문한 제품이나 서비스를 명확히 표시하고 총 금액을 구성합니다. 각 고유한 제품 유형(예: 색상이나 사이즈가 다른 상품 등)은 송장에 별도의 항목으로 기재해야 하며, 각 항목에는 다음과 같은 열이 포함되어야 합니다:

• 상품이나 서비스 설명. 제품이나 서비스의 간단한 설명 또는 SKU(재고유지단위)를 기재합니다.
• 수량. 고객이 주문한 제품의 수량을 명시합니다.
• 단가. 제품의 개당 가격을 표시합니다.
• 항목 총액. 제품의 개당 단가에 수량을 곱한 금액을 계산합니다.

7. 판매세

판매세는 여러분의 사업체가 위치한 지역이나 판매하는 제품 유형에 따라 달라집니다. 판매세 대상 여부와 세율을 확인한 후에, 해당 금액을 송장에 포함해야 합니다. 미국의 경우, 여기에서 정기적으로 업데이트되는 주별 판매세율표를 확인할 수 있습니다.

8. 총 금액

이 금액은 송장의 다른 모든 정보보다 명확하게 눈에 띄어야 합니다. 이는 고객에게 가장 중요한 정보이자, 송장을 발행하는 주된 목적이기 때문입니다.

항목 총액을 합산하여 소계 금액을 만드세요. 판매세나 VAT를 부과하지 않는 경우, 이 금액이 총 금액입니다. 판매세를 부과해야 하는 경우, 부과할 판매세율을 명시하고 소계에 판매세율을 곱한 금액을 추가하세요.

예를 들어, 다음을 참고하세요.

• 소계: 100,000원
• 판매세율: 7%

100,000원 x 0.07 = 7,000 원 → 이 송장의 판매세 금액

100,000원 + 7,000원 = 107,000원 → 이 송장의 총 금액(소계 + 판매세 금액)

9. 결제 조건

송장에 결제 조건을 명확히 기재해야 합니다. 이렇게 하면, 고객이 결제 시기나 방식에 대해 추측하거나 오해하지 않도록 할 수 있습니다.

• Net X. 송장 발행일로부터 X일 이내에 결제를 완료해야 함을 의미합니다. 보통 Net 7, Net 30, Net 60, Net 90 등이 사용되며, 고객은 대체로 해당 기한이 될 때까지 결제를 미루는 경향이 있습니다.
• 선결제(PIA). 주문을 이행하고 작업을 완료하기 전에 전액 지불하는 조건입니다.
• 현금 선결제(CIA). PIA와 유사하지만, 주문을 이행하고 작업을 완료하기 전에 현금으로 지불합니다.
• 수령 시 즉시 결제. 고객이 송장을 수령하자마자 결제를 기대한다는 의미로, 일반적으로 다음 영업일에 결제가 이루어집니다.
• 당월 말 결제(EOM). 송장이 발행된 달의 말일까지 결제를 완료해야 한다는 조건입니다.
• 익월 15일 결제(15MFI). 송장을 발행한 다음 달 15일까지 결제를 완료해야 한다는 의미입니다.
• 50% 선결제. 주문 이행과 작업 완료 전에 총 결제 금액의 50%를 선결제해야 함을 의미하며, 주로 대규모 주문이나 프로젝트에서 사용되는 지불 조건입니다.

10. 결제 세부 정보

결제 세부 정보를 명확히 기재하면 공급업체나 고객 모두 송장 결제 과정을 훨씬 쉽게 진행할 수 있습니다.

선호하는 결제 수단을 사용할 수 없는 경우, 고객의 약 50%는 결제를 포기하기 때문에, 이 항목은 반드시 설정하고, 가능한 한 유연하게 운영하는 것이 좋습니다.

11. 배송 조건

마지막으로 배송 조건을 포함해야 합니다. 여기에는 배송 비용을 부담하는 당사자, 배송 방법, 예상 배송일, 배송 추적 정보 등을 명확히 기재해야 합니다.

송장 발행 방법

송장을 작성하는 방법에는 여러 가지가 있으며, 송장 발행 소프트웨어를 사용하는 방법과 직접 작성하는 방법이 있습니다.

송장 발행 소프트웨어 사용하기

송장을 쉽고 빠르게 발행할 수 있는 전문 송장 발행 소프트웨어가 있습니다. 이러한 프로그램에는 일반적으로 회사 정보와 로고를 추가해 사용자 지정 설정할 수 있는 템플릿이 포함되어 있으며, 결제 추적이나 보고서 생성과 같은 기능도 제공합니다.

수동으로(직접) 송장 발행하기

송장을 직접 작성하려면 워드 프로세서 또는 스프레드시트 프로그램을 사용해야 합니다. 기존 템플릿을 활용하거나 처음부터 직접 만들어도 됩니다. 앞서 설명한 모든 필수 항목을 포함하도록 주의하고, 오탈자나 금액 오류가 없는지 꼼꼼히 검토하여 정확하고 전문적인 송장을 완성해야 합니다.

효과적인 송장을 발행하는 팁

이해하기 쉽고, 신속한 결제 대금 수령에 도움이 되는 송장을 작성하려면, 다음 팁을 따르세요.

• 송장은 한 페이지로 만들고 읽기 쉬운 글꼴을 사용하세요.
• 조기 또는 기한 내 결제 시 인센티브를 제공하여 결제율을 높이세요.
• 복제 및 재사용이 가능한 송장 템플릿을 만들어 반복 업무를 최소화하세요.
• 정기 거래를 위한 자동 반복 송장 발행 시스템을 활용하세요.
• 새로운 주문이 발생하면 자동으로 송장이 발행되는 자동화 시스템을 설정하세요. Shopify 앱을 사용하면 이 과정을 손쉽게 완전히 자동화할 수 있습니다.
• 신용카드, 직불카드, 모바일 결제, 은행 송금 및 할부와 같은 다양한 온라인 결제 옵션을 제공하세요.

송장의 기능

한 장의 문서에 판매와 관련된 다음과 같은 모든 주요 정보를 담은 송장은 현금 흐름, 재고 추적 및 회계의 핵심입니다. 

• 판매한 제품(또는 서비스)과 개별 단가
• 총 금액 및 판매세
• 고객 정보
• 판매자 연락처 정보
• 결제 조건
• 배송 세부 정보

하지만 송장을 발행하는 다음과 같은 다른 이유도 있습니다.

결제 대금 수금

송장은 기본적으로 결제 대금을 받기 위한 문서입니다. 송장에는 “수령 즉시 결제” 또는 “월말 결제”와 같은 결제 조건이 명시되어 있어, 현금 흐름을 예측하고, 그에 맞춰 사업 운영 및 지출 계획을 세우는 데 도움이 됩니다.

판매 추적

송장은 판매 추적 정보를 제공합니다. 송장에는 판매된 정확한 제품과 해당 제품의 수량, 특정 기간 동안의 판매 수량 등과 같은 정보가 포함됩니다. 이는 마케팅 활동이 판매에 미치는 영향을 파악하고, 다음 기간의 전략을 수립하는 데 도움이 됩니다.

회계 및 세무 목적

송장은 회계 관리 측면에서도 매우 중요합니다. 각 송장은 세금 신고 시 매출을 증명하는 세무 문서로 사용됩니다. 따라서 매출 기록을 명확히 남기고, 투명하게 세무 관리 업무를 진행할 수 있습니다.

사업 운영 분석

송장을 분석하면 계절별 수요나 연간 동향에 따라 향후 수요를 예측할 수 있습니다. 이를 통해 재고를 최적화하고, 현금 흐름을 개선하며, 과잉 재고나 인기 상품 품절 등을 방지할 수 있습니다.

직접 송장 발행 시작하기

첫 송장을 발행하든, 이미 수백 건의 송장을 다루고 있든, 효율적인 송장 발행 시스템을 구축하면 고객이 쉽게 결제 대금을 지불하고, 여러분은 결제 기한 내에 정확하게 대금을 받을 수 있습니다. 전자 송장 관리 소프트웨어를 사용하면 판매, 송장, 결제 내역을 한눈에 파악할 수 있어 재무 관리가 훨씬 간편해집니다. Shopify POS는 온라인과 오프라인 매장을 모두 지원하며,  송장 발행 및 관리 기능을 비롯한 다양한 재무 관리 도구를 제공합니다.