¿Qué es la gestión de recursos? Definición y guía

Aunque generar ventas y conseguir beneficios son objetivos fundamentales de prácticamente cualquier empresa, es importante recordar que las ventas y los beneficios son el resultado de una larga cadena de decisiones. 

Antes de llegar a tus clientes, tus productos deben pasar por varias etapas, como las de investigación y desarrollo, pruebas, fabricación, marketing y logística. El éxito en todas estas etapas depende de una gestión de recursos eficaz.

En esta guía, aprenderás qué es la gestión de recursos, por qué es importante y cómo utilizar las técnicas clave de gestión de recursos para dirigir tu negocio de manera más rentable y eficiente.

¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de recursos, o planificación de recursos, es el proceso mediante el cual las empresas planifican, programan y asignan recursos para lograr el máximo valor. Estos recursos pueden ser intangibles, como habilidades y tiempo, o tangibles, como equipos, materiales y finanzas.

En esencia, la gestión de recursos significa planificar para que los recursos adecuados se asignen a las tareas correctas en el momento oportuno. Gestionar recursos implica crear cronogramas y establecer presupuestos para personas, proyectos, equipamiento y materiales.

¿Por qué es importante la gestión de recursos?

El proceso de gestión de recursos es crucial para el éxito de cualquier negocio porque reduce costes y esfuerzos desperdiciados. Al seguir técnicas de gestión de recursos, obtienes información sobre lo que se requiere para completar productos y entregar proyectos, así como las habilidades para lograrlo independientemente de factores externos.

La gestión de recursos:

• Elimina el desperdicio: Con una gestión adecuada de recursos, puedes maximizar la eficiencia de recursos en diversas categorías, asegurando que ninguno de los equipos, espacios o materiales en los que has invertido quede sin utilizar.
• Optimiza el tiempo: La planificación de recursos garantiza que los miembros del equipo que has contratado comprendan sus roles y dediquen su tiempo a proyectos que aporten el mayor valor. En lugar de decir sí a todo, los gestores de recursos pueden programar y priorizar proyectos basándose en datos en tiempo real.
• Reduce el riesgo: Una mala asignación de recursos puede llevar a situaciones donde una empresa no tiene suficientes recursos disponibles (por ejemplo, mano de obra, materias primas, equipos) para cumplir sus objetivos o satisfacer sus obligaciones. La gestión de recursos reduce este riesgo.
• Incrementa la rentabilidad: Incluso si tus ventas son altas y tu estrategia de precios es perfecta, una gestión deficiente de recursos puede resultar en costes excesivos en etapas anteriores, afectando tu rentabilidad.

Áreas de gestión de recursos

Aunque a menudo se utiliza en referencia a la gestión de proyectos, la gestión de recursos se aplica a muchas otras áreas de la administración empresarial. Una pequeña empresa, en particular, prestará atención a la gestión de recursos en varias áreas:

• Finanzas: ¿Se pueden cubrir los gastos actuales? ¿Es factible invertir en nuevos equipos o capacitación del personal? ¿Son fiables las fuentes de financiación?
• Personal: ¿Las habilidades de nuestros miembros del equipo se alinean con el trabajo en cuestión? Si no es así, ¿se debería capacitar o contratar nuevos miembros del equipo? ¿Habrá suficiente personal si se consigue ese nuevo cliente, y de ser así, ¿qué habilidades necesitarán tener esas personas?
• Espacio físico: ¿Está configurada la oficina o la zona de fabricación de la empresa para que otros recursos puedan gestionarse con máxima eficiencia? ¿Existe una expansión demasiado rápida en relación con la demanda de nuestros productos, o no lo suficientemente rápido?
• Equipos: ¿Se cuenta con el equipo necesario para hacer lo que se requiere de la manera más rentable? Si es así, ¿se está aprovechando todo el potencial de ese equipo para lograr nuestros objetivos?
• Tecnología: ¿Qué software o dispositivos necesitan nuestros empleados para comunicarse eficazmente y ejecutar tareas? ¿Deberían reasignarse recursos financieros para financiar lo que falta?

Técnicas de gestión de recursos

Los gestores de recursos emplean diversas técnicas para optimizar la asignación. Existen varias formas de abordar la gestión de recursos. Dos de las técnicas más populares son la nivelación de recursos, el suavizado de recursos y la previsión de recursos.

Nivelación de recursos

La nivelación de recursos es una técnica de gestión diseñada para evitar escasez o exceso de inventario manteniendo el stock de recursos del proyecto en un nivel que evite ambos problemas. El software especializado de gestión de recursos puede ayudar a determinar ese nivel con herramientas que utilizan datos en tiempo real para proporcionar previsión de recursos y gestión de riesgos.

La nivelación de recursos también se utiliza en referencia al tiempo que toma completar un proyecto. Con la nivelación, las fechas de inicio y finalización se ajustan para que coincidan con la disponibilidad de recursos. La nivelación podría extender el calendario del proyecto, pero con miras a eliminar costes excesivos en el proceso.

Suavizado de recursos

El suavizado de recursos es una solución de gestión que se basa en la programación. Es decir, el suavizado de recursos intenta cumplir con una fecha límite específica mientras evita picos y valles en los recursos. 

Mientras que la nivelación de recursos se enfoca en lograr la cantidad correcta de cada recurso, el objetivo del suavizado de recursos es conseguir una demanda constante y una utilización de recursos estable a lo largo del tiempo.

Previsión de recursos

Mientras que muchas técnicas de gestión de recursos se ocupan de asignar recursos en el presente, la previsión de recursos predice los recursos necesarios en el futuro y crea un plan de gestión de recursos para tenerlos en cuenta. 

Utilizando tu capacidad actual, proyectos próximos y tendencias externas, las soluciones de previsión precisas ayudan a los gestores de proyectos a identificar conflictos y oportunidades futuras para asegurar que tu asignación y utilización de recursos estén alineadas con tus objetivos a largo plazo.

En su nivel más simple para las pequeñas empresas, la gestión de recursos se trata de asegurar que una empresa esté utilizando sus talentos y materiales de manera inteligente y efectiva.