¿Qué es un pedido pendiente? Definición, causas y cómo gestionarlos

Para los propietarios de negocios, los pedidos pendientes pueden ser una espada de doble filo.

Por un lado, pueden generar expectación en el mercado y señalar a los clientes que la demanda es alta. Por otro lado, pueden indicar problemas en la gestión de inventario o en la cadena de suministro.

Aprende la diferencia entre los pedidos pendientes y los artículos agotados, cómo funcionan los pedidos pendientes y cómo gestionar sus desventajas, para que puedas establecer un modelo de negocio que se ajuste mejor a tus necesidades.

¿Qué es un pedido pendiente?

Un pedido pendiente, también conocido como acumulación de pedidos, es cuando un producto no está disponible actualmente, pero lo estará en el futuro. Normalmente, se recogen los datos de pago del cliente para garantizar la entrega del producto al comprador tan pronto como esté disponible.

Un pedido pendiente indica a un negocio que la demanda actual de un producto es mayor que la oferta disponible. Los retrasos en la producción, los problemas en la cadena de suministro y poca planificación pueden resultar en pedidos pendientes.

Pedido pendiente vs. artículos agotados

Los artículos agotados no están disponibles para comprarlos, sin embargo, los clientes pueden comprar artículos que estén en pedido pendiente a pesar de que no estén disponibles temporalmente. 

Los clientes realizan pedidos pendientes sabiendo que recibirán el producto o servicio adquirido en el futuro, mientras que los artículos agotados podrían no volver a estar disponibles.

Puedes ocultar los artículos agotados o identificarlos como vendidos en tu sitio web de comercio electrónico. Si lo haces, es posible que no publiques detalles adicionales del producto, ya que los artículos ya no están disponibles ni se pueden pedir.

¿Qué causa un pedido pendiente?

Existen varias razones por las que puede ocurrir un pedido pendiente:

Problemas en la cadena de suministro

Hoy en día, muchas cadenas de suministro experimentan problemas debido a factores ambientales y conflictos globales. Estos problemas en la cadena de suministro pueden retrasar la producción, el transporte o la entrega de productos y materias primas, afectando tu capacidad para cumplir con los pedidos a tiempo.

Fluctuaciones en la demanda

Los pedidos pendientes pueden ocurrir cuando la demanda supera la oferta, lo que puede involucrar una demanda inusual debido a varios factores como cambios estacionales, cambios de precios, fluctuaciones en el mercado y campañas de marketing exitosas.

Aunque los aumentos repentinos en la demanda son positivos para los ingresos, pueden resultar en más pedidos pendientes o artículos agotados para las empresas.

Problemas en la gestión de inventario

La forma en que gestionas el inventario puede influir en los pedidos pendientes. Si mantienes un inventario mínimo o gestionas un negocio de dropshipping, probablemente tendrás que gestionar y cumplir con los pedidos pendientes como un compromiso por los costes de almacenamiento nulos o bajos.

Podrías preferir mantener un stock adicional, también conocido como stock de seguridad, como forma de proteger tus pedidos de las interrupciones en la cadena de suministro y los cambios en la demanda.

Error humano

Otra forma en que se producen pedidos pendientes es a través de errores cometidos por personas que producen, suministran o envían artículos. 

Por ejemplo, las discrepancias en la gestión del almacén pueden resultar en inventario perdido o faltante, y hasta pequeños errores en un pedido de compra pueden crear retrasos en el cumplimiento.

Pedidos pendientes: ventajas y desventajas

Entender los beneficios y riesgos de los pedidos pendientes es importante al tener en cuenta si incorporar esta estrategia en tus operaciones comerciales.

Ventajas de los pedidos pendientes

Algunos comerciantes permiten que ocurran pedidos pendientes porque ofrecen los siguientes beneficios:

• Reducen los costes de almacenamiento de inventario. Cuando se gestionan bien, los pedidos pendientes permiten almacenar menos inventario y transferir esos ahorros a los clientes en forma de precios más bajos.
• Fomentan la retención de clientes. Una comunicación clara y precisa sobre los pedidos pendientes puede ayudar con la retención de clientes.
• Generan expectación. Los pedidos pendientes pueden crear expectación entre una base de clientes, como ha sucedido con la marca de ropa SpiritHoods, que lanza ediciones limitadas para generar demanda en el mercado mientras mantiene un modelo de fabricación limitado. La marca utiliza Facebook Live para promocionar nuevos productos y tiene una sección en su sitio web de “Próximamente” donde los compradores pueden registrarse para recibir alertas cuando un nuevo producto esté disponible.

Desventajas de los pedidos pendientes

Si aceptas pedidos pendientes, hay riesgos de los que debes ser consciente:

• Aumento del abandono del carrito. Muchos clientes abandonan sus carritos de compra cuando los tiempos de entrega son demasiado largos o no se proporcionan. Cuando los clientes esperan opciones de entrega rápida, los pedidos pendientes pueden disuadir a los clientes potenciales de comprar.
• Incertidumbre del cliente. Si subestimas regularmente cuánto inventario necesitas tener a mano, es posible que tengas una mayor frecuencia de artículos en pedido pendiente. Esto puede perjudicar a tu capacidad para retener clientes.
• Oportunidades de cancelaciones. Cuanto más tiempo tarde en cumplirse un pedido, más tiempo tiene un cliente para cancelarlo. Incluso si estás esperando procesar el pago hasta que el envío o la entrega se complete, aún hay tareas de gestión de inventario y contabilidad que deberán realizarse. Este proceso de logística puede terminar costando más recursos de los que valen los pedidos.

Ejemplo de un pedido pendiente

Un minorista de moda podría poner un artículo en pedido pendiente después de un ajetreado fin de semana de Black Friday. Planeaba vender el 70 % de su inventario y usar los ingresos generados para realizar otro pedido a su proveedor después del fin de semana de Black Friday.

Sin embargo, las ventas de su camiseta insignia se dispararon. Un vídeo se volvió viral en TikTok y todo su inventario se agotó. Están perdiendo ventas del Cyber Monday y el tráfico sigue llegando a través del vídeo viral.

El modelo de pedido pendiente ayuda a mantener la emoción por el producto agotado. En lugar de decir que está completamente agotado, la marca aprovecha el entusiasmo y continúa aceptando pagos por los pedidos de dichas camisetas, que se cumplirán cuando llegue el nuevo stock la próxima semana.

¿Cuánto tiempo tarda un pedido pendiente?

Un pedido pendiente puede tardar semanas o meses en cumplirse, dependiendo de la causa y el producto (los artículos hechos a medida pueden tardar más). Si te quedas sin un producto temporalmente, puedes ofrecer a tus clientes la opción de realizar pedidos pendientes mientras tanto.

En términos generales, cuanto más rápido puedas cumplir con el pedido pendiente, mejor. Un menor tiempo de cumplimiento da a los clientes menos oportunidades de cancelar sus pedidos y solicitar reembolsos.

Cómo gestionar los pedidos pendientes

Gestionar correctamente los pedidos pendientes requiere una planificación y un registro diligentes. Aquí hay algunas mejores prácticas para ayudarte a gestionar esta tarea de manera efectiva:

Revisa tu gestión de inventario

Si tu negocio procesa frecuentemente pedidos pendientes, es posible que necesites ajustar tu enfoque de gestión de inventario. 

Ajusta la cantidad mínima que mantienes antes de reabastecerte para que puedas minimizar los pedidos pendientes. Planea reevaluar esta cifra cada tres meses y cuando ocurran interrupciones en la cadena de suministro.

Invierte en un sistema de gestión de inventario

Un buen sistema de gestión de inventario puede ayudarte a gestionar pedidos, rastrear tu inventario a lo largo de la cadena de suministro, analizar el rendimiento pasado y pronosticar ventas futuras.

Por ejemplo, al aceptar un pedido pendiente, se marca como tal en tus libros en línea. Cuando el artículo se reabastece, procesas el pago y entregas el artículo pendiente al cliente, marcándolo como una venta completada en tu libro.

Si un cliente cancela su pedido antes de que llegue, elimina la orden de venta de los libros y ajusta tus registros de inventario en consecuencia. 

Los mejores sistemas te permiten gestionar el inventario y completar estas tareas de manera fácil y precisa. Puedes usar software que se integre con tus herramientas de contabilidad de comercio electrónico e incluyan funcionalidades de reorden automático.

Con Shopify POS, las marcas pueden evitar que los pedidos pendientes afecten las ventas mediante el cumplimiento de pedidos enviados al cliente. Si un artículo no está disponible en la tienda, los asociados pueden cerrar la venta en el acto, y el pedido se cumplirá y enviará directamente a la dirección de envío del cliente tan pronto como el inventario esté disponible.

Trabaja con varios proveedores

Piensa en identificar proveedores o productos alternativos para ofrecer un buen servicio de atención al cliente sin retrasos significativos. 

Realiza un análisis de costes anticipado para comparar precios entre proveedores, luego evalúa el rendimiento del proveedor a través de datos clave, como la entrega a tiempo, la calidad del producto y el nivel de respuesta.

Consejos para reducir los pedidos pendientes

Aquí tienes cómo anticiparte a los pedidos pendientes y prevenir que ocurran:

Mantén stock de seguridad

El stock de seguridad es el inventario adicional que mantienes como plan de contingencia para evitar pedidos pendientes. 

Unos niveles bajos de stock de seguridad indican que se debe comprar stock de seguridad nuevo para protegerse contra la escasez de inventario. Esta estrategia funciona muy bien para empresas con espacio de almacenamiento adicional y una demanda constante de sus productos o servicios.

Establece puntos de reordenación

Define puntos de reordenación para cada uno de tus productos en pedido pendiente para averiguar en qué punto los niveles de stock están lo suficientemente bajos como para realizar un pedido de más inventario. 

Las plataformas de comercio electrónico integradas como Shopify facilitan la gestión del comercio electrónico, con herramientas de análisis e informes con datos en tiempo real sobre cuánto tiempo se espera que dure el inventario actual.

Utiliza herramientas de pronóstico de inventario

Predice la demanda futura de tus productos utilizando herramientas de pronóstico de inventario. Este tipo de software puede ayudarte a predecir con precisión las tendencias de ventas basadas en datos históricos. Utilizar herramientas de pronóstico precisas puede ayudarte a mantener niveles de stock para tu tienda en línea y anticipar picos en la demanda.

Comunícate con tus clientes

Si los pedidos pendientes son inevitables, haz que tus clientes estén satisfechos con estimaciones precisas sobre cuándo cumplirás los pedidos pendientes.

Asegúrate de que los artículos en pedido pendiente estén claramente delineados en tu tienda en línea y establece secuencias de correo electrónico automatizadas que envíen a los clientes actualizaciones sobre el estado de los artículos en pedido pendiente.

Establece un proceso de cumplimiento de pedidos que priorice el envío de artículos en pedido pendiente. Por ejemplo, podrías utilizar el estado de cumplimiento “en espera” de Shopify para identificar pedidos donde el cliente aún está esperando.