Unternehmenssoftware kompakt & verständlich erklärt

Unternehmenssoftware ist längst kein Thema mehr nur für große Konzerne. Auch kleine und mittlere Unternehmen setzen zunehmend auf digitale Systeme, um ihre Abläufe effizienter zu gestalten.

Ob Buchhaltung, Personalmanagement, Kundenpflege oder Warenwirtschaft: In nahezu jedem Geschäftsbereich lassen sich Prozesse heute automatisieren und zentral steuern. Eine einheitliche Datenbasis und Echtzeitberichte reduzieren Fehler im Sinne der Datenerfassung und ermöglichen Führungskräften, datengestützte, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Besonders im E-Commerce spielt die richtige Software eine entscheidende Rolle, um Bestellungen, Lager und Kundendaten reibungslos zu managen. Wir zeigen dir, welche Arten von Unternehmenssoftware es gibt, welche Vorteile sie bietet und worauf du bei der Auswahl achten solltest.

Welche Arten von Unternehmenssoftware gibt es?

Unternehmenssoftware lässt sich in verschiedene Kategorien einteilen, die unterschiedliche Aufgaben im Betrieb übernehmen. Typische Beispiele für Unternehmenssoftware sind:

• Enterprise Resource Planning (ERP-Systeme)
• Customer Relationship Management (CRM-Systeme)
• Human Resources Software (HR-Software)
• Projektmanagement-Tools
• Buchhaltungsprogramme
• Warenwirtschaftssysteme

1. ERP-Systeme

ERP-Systeme sind vollumfängliche Systeme, die die zentrale Steuerung eines Unternehmens ermöglichen. Sie verknüpfen zentrale Geschäftsbereiche wie Einkauf, Produktion, Lager, Vertrieb und Buchhaltung. Damit bilden ERPs die Schaltzentrale eines Unternehmens, in der alle Funktionen und Daten ineinanderlaufen. ERP-Systeme integrieren Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen und vermeiden damit Datenredundanz. Damit ist es möglich, Daten in Echtzeit zu verarbeiten und die gesamte Wertschöpfungskette zu steuern. Eine zentrale Verwaltung und Steuerung von Geschäftsprozessen sorgt für weniger Fehler, mehr Effizienz und Produktivität. Damit wird die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens gesteigert und es wird Zeit und Geld gespart.

ERP-Software gibt es in unterschiedlicher Ausführung (z. B. als On-Premise- oder Cloud-Dienste). Die Wahl der richtigen Software-Lösung hängt stark von der Unternehmensgröße, Branche und dem Funktionsumfang ab.

Bekannte ERP-Systeme, die für Shopify-Händler:innen relevant sind, sind z. B. SAP Business One, Xentral oder Oracle NetSuite.

2. CRM-Systeme

CRM-Software (Customer-Relationship-Management) unterstützt Unternehmen dabei, Kundenbeziehungen systematisch aufzubauen, zu pflegen und zu analysieren. Sie bündelt sämtliche Interaktionen (z. B. E-Mails und Telefondaten bis zu Social-Media-Profilen) und macht sie für Marketing-, Vertriebs- und Serviceteams zugänglich. So können Kund:innen gezielt angesprochen, Anfragen effizient bearbeitet und langfristige Bindungen aufgebaut werden. Besonders für junge Unternehmen, die ihren Kundenstamm erst aufbauen, ist CRM-Software ein entscheidendes Werkzeug zur erfolgreichen Kundenakquise und nachhaltigen Umsatzsteigerung.

Bekannte Lösungen für Onlinehändler:innen sind etwa HubSpot, Salesforce oder Microsoft Dynamics.

3. HR-Software

HR-Software hilft, die Personalprozesse zu automatisieren und das Personalmanagement effizienter zu gestalten. Sie unterstützt Unternehmen dabei, zeitintensive Aufgaben wie Datenerfassung, Verwaltung und Analyse von Mitarbeiterinformationen zu vereinfachen und Abläufe zu beschleunigen. Dazu gehören beispielsweise:

• Lohnabrechnung
• Zeiterfassung
• Urlaubsplanung
• Bewerbermanagement
• Reisekostenmanagement

Je nach Bedarf kann HR-Software einzelne Bereiche wie Recruiting und Talentmanagement abdecken oder als umfassendes System alle Aspekte der Personalverwaltung steuern. Moderne Tools sind meist Cloud-basiert, flexibel integrierbar und lassen sich individuell an Unternehmensgröße und Budget anpassen. Automatisierungen durch HR-Software reduzieren den Verwaltungsaufwand und schaffen Raum für strategische Aufgaben.

Bekannte Anbieter sind Softgarden, Kenjo und Personio.

4. Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Software unterstützt Unternehmen bei der Planung, Organisation und Steuerung von Projekten. Sie erleichtert Aufgaben wie Termin- und Ressourcenplanung, Taskmanagement, Budgetkontrolle, Qualitätsmanagement und Dokumentation. Zudem fördert sie die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team und stellt Verantwortlichkeiten transparent dar, sodass alle Projektbeteiligten stets den Überblick behalten. Da jedes Projekt individuelle Anforderungen hat, sollte die Wahl der passenden Lösung sorgfältig erfolgen.

Bekannte Tools für Onlinehändler:innen sind Slack, Factro, Monday, Asana und Trello.

5. Finanz- und Buchhaltungssoftware

Buchhaltungssoftware digitalisiert und vereinfacht finanzielle Prozesse, sodass auch ohne tiefes Fachwissen alle Aufgaben effizient und gesetzeskonform erledigt werden können. Sie sorgen für korrekte Buchführung, erleichtern Jahresabschlüsse und verbessern das Controlling. Außerdem ermöglicht Finanzsoftware das schnelle Erstellen, Versenden und Archivieren von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen. Dadurch behalten Unternehmen den Überblick über ihre Finanzen und sparen wertvolle Zeit. Besonders bei wachsender Belegmenge ist der Einsatz solcher Systeme unverzichtbar.

Bekannte Lösungen wie Lexoffice, FastBill oder sevDesk lassen sich zudem nahtlos in andere Geschäftsbereiche integrieren und sorgen so für reibungslose Abläufe in Buchhaltung und Vertrieb.

6. Warenwirtschaftssysteme

Eine Warenwirtschaftssoftware unterstützt Unternehmen dabei, Warenströme effizient zu steuern und den gesamten Prozess der Leistungserstellung zu organisieren – von der Bedarfsermittlung über Lagerhaltung bis hin zu Versand und Logistik. Warenwirtschaftssysteme vereinfachen das Bestandsmanagement und die Verwaltung von Rohstoffen. Sie sorgt dafür, dass stets die richtige Menge und Qualität an Produkten verfügbar ist und alle Bestände transparent nachvollziehbar bleiben. Durch die zentrale Verwaltung dieser Daten ermöglicht die Software eine präzise Planung, tiefere Einblicke in betriebliche Abläufe und die Optimierung von Prozessen.

Für Onlinehändler ist eine Warenwirtschaftssoftware besonders wichtig, da sie den reibungslosen Ablauf im E-Commerce sicherstellt. Sie verbindet Produktbestände, Aufträge, Lieferungen und Retouren in einem zentralen System und sorgt so dafür, dass Daten in Echtzeit verfügbar sind. Das verhindert Überverkäufe, optimiert Lagerbestände und beschleunigt den Versandprozess. Zudem lassen sich Warenwirtschaftssysteme oft direkt mit Shopsystemen wie Shopify oder Marktplätzen verknüpfen, sodass Bestellungen automatisch verarbeitet und Lagerzahlen synchronisiert werden. Dadurch gewinnen Händler:innen Zeit, reduzieren Fehler und schaffen die Grundlage für skalierbares Wachstum.

Beispiele für beliebte Warenwirtschaftssysteme von Onlinehändler:innen sind billbee, weclapp und Pulpo.

Vorteile von Unternehmenssoftware

Unternehmenssoftware bietet zahlreiche Vorteile für Betriebe jeder Größe.

• Zentralisierung von Daten: Alle relevanten Informationen werden an einem Ort gespeichert und sind für autorisierte Personen zugänglich.
• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und verringern Fehlerquellen.
• Bessere Entscheidungsgrundlagen: Datenanalysen liefern wichtige Erkenntnisse für strategische Entscheidungen.
• Skalierbarkeit: Cloud-basierte Systeme wachsen mit dem Unternehmen mit.
• Transparenz: Abteilungen arbeiten mit denselben Informationen, was Abstimmungen erleichtert.
• Kostenkontrolle: Durch Prozessoptimierung und Datenintegration lassen sich Ausgaben besser planen und reduzieren.

Gerade für E-Commerce-Unternehmen, die mehrere Kanäle und Plattformen steuern, ist die Integration von Unternehmenssoftware ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Cloud- vs. On-Premise-Lösungen

Je nach Branche und Unternehmensgröße kann die Software stark variieren. Im Allgemeinen unterscheidet man bei der technischen Bereitstellung zwischen Cloud- und On-Premise-Lösungen.

• Cloud-Lösungen: Software wird über das Internet bereitgestellt. Cloud-Lösungen sind flexibel, skalierbar und benötigen keine eigene IT-Infrastruktur. Updates erfolgen automatisch, und der Zugriff ist ortsunabhängig. Durch den modularen Aufbau kannst du die Anforderungen deines Unternehmens zielgerichtet abbilden.
  Beispiel: Shopify bietet integrierte Schnittstellen zu vielen Cloud-Systemen, die sich einfach verbinden lassen.
• On-Premise-Lösungen: Hier wird die Software lokal auf den Servern des Unternehmens installiert. Das bietet volle Kontrolle über Daten, erfordert jedoch höhere Investitionen in IT-Support und Wartung. On-Premise-Lösungen können oftmals speziell auf die Anforderungen deines Unternehmens zugeschnitten werden. Allerdings erfordert die Implementierung solch komplexer ERP-Systeme häufig externe Dienstleister.

Für viele kleine und mittelständische Unternehmen überwiegen heute die Vorteile der Cloud. Sie reduziert den administrativen Aufwand und ermöglicht es, neue Tools schnell einzuführen oder zu skalieren.

Welche Business-Software ist sinnvoll?

Nicht jede Unternehmenssoftware passt zu jedem Unternehmen. Start-ups benötigen andere Systeme als große Konzerne. Die Softwareauswahl sollte sich nach den individuellen Herausforderungen richten.

Während Gründer:innen oft Tools für Akquise für Kundinnen und Kunden oder Buchhaltung benötigen, stehen bei wachsenden Unternehmen Themen wie Organisation, Projektsteuerung oder Liquidität im Fokus. Entscheidend ist, den größten Engpass im Geschäftsalltag zu identifizieren und gezielt mit der passenden Software zu beheben.

Da Unternehmenssoftware zentrale Prozesse und Strukturen beeinflusst, ist eine sorgfältige Auswahl essenziell, um langfristig effizient und fehlerfrei arbeiten zu können. Bei der Frage nach sinnvoller Software-Ergänzung lohnt sich zudem ein Blick in die Zukunft. Gerade wachsende Unternehmen stehen in ein paar Jahren vor anderen Herausforderungen im täglichen Geschäft als heute. Möglicherweise macht es also für dich Sinn, bereits jetzt in ein vollumfängliches System zu investieren, als in ein paar Jahren den Tech-Stack wieder anzupassen.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

Die Auswahl der richtigen Unternehmenssoftware hängt von den individuellen Anforderungen deines Unternehmens ab. Diese Kriterien helfen bei der Entscheidung.

1. Funktionsumfang: Deckt die Software alle zentralen Geschäftsprozesse ab? Um die benötigten Funktionen festzulegen, helfen ein Pflichtenheft oder ein Anforderungskatalog.
2. Integration: Lässt sie sich mit bestehenden Systemen wie Shopify oder Buchhaltungstools verknüpfen?
3. Benutzerfreundlichkeit: Ist die Oberfläche intuitiv und für Mitarbeitende leicht zu erlernen? Ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmenssoftware ist die Einbindung von Mitarbeitenden in den Auswahlprozess.
4. Kostenmodell: Gibt es flexible Preispläne oder Testversionen? Die meisten Cloud-Lösungen bieten Testphasen an, die sich schnell und einfach umsetzen lassen. Ein Abo-Modell macht die Kosten planbar.
5. Datensicherheit: Werden Datenschutzstandards wie die DSGVO eingehalten? Achte hierbei vor allem auf die Serverstandorte und die Sicherheitsvorkehrungen der Anbieter:innen.
6. Support und Weiterentwicklung: Bietet der Anbieter regelmäßige Updates und zuverlässigen Kundendienst?

Eine gründliche Bedarfsanalyse und der Vergleich verschiedener Anbieter sind entscheidend, um langfristig die richtige Lösung zu finden. Die Auswahl ist umso wichtiger, je komplexer die Software ist und je wichtiger der Unternehmensbereich damit für die Zukunft ist.

Integration mit E-Commerce-Systemen

Gerade im Onlinehandel entfaltet Unternehmenssoftware ihr volles Potenzial, wenn sie direkt mit deinem E-Commerce-System verbunden ist. Durch Schnittstellen (APIs) oder App-Integrationen lassen sich Daten zwischen Shop, ERP-, CRM- und Buchhaltungssystem automatisch austauschen. So werden Bestellungen, Kundeninformationen und Lagerbestände in Echtzeit synchronisiert, ohne dass manuelle Eingriffe nötig sind.

Das ermöglicht:

• Automatisierte Rechnungsstellung und verbesserte Buchhaltungsprozesse
• Synchronisierte Lagerbestände über alle Verkaufskanäle hinweg
• Zentrale Kundendaten, die Marketing, Vertrieb und Service zusammenführen
• Echtzeitberichte über Umsätze, Bestellungen und Retouren

Fazit

Unternehmenssoftware ist ein zentraler Erfolgsfaktor für moderne Betriebe. Sie verknüpft Daten, automatisiert Prozesse und schafft Transparenz über alle Geschäftsbereiche hinweg. Ob CRM, ERP oder Buchhaltung: Die passenden Systeme helfen, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und fundierte Entscheidungen zu treffen. Besonders für Onlinehändler:innen bietet die Integration solcher Lösungen mit Plattformen wie Shopify die Möglichkeit, Abläufe nahtlos zu verbinden und das Geschäft effizient zu skalieren. Wer seine Softwarestrategie gezielt an den eigenen Bedürfnissen ausrichtet, legt damit den Grundstein für nachhaltiges Wachstum und langfristige Wettbewerbsfähigkeit.