Inventarverwaltung für Second-Hand-Läden: Top 4 Tools (2026)

Egal, ob du einen neuen Second-Hand-Laden eröffnest oder mehrere Einzelhandelsstandorte verwaltest, eines steht fest: Die Lagerverwaltung ist eine echte Herausforderung. Spenden kommen zu unregelmäßigen Zeiten während der Woche an, und da von jedem Artikel nur ein Exemplar verfügbar ist, ist es schwierig, den genauen Überblick über den Lagerbestand zu behalten.

Inventarverwaltung für Second-Hand-Läden wird durch digitale Tools erleichtert. Sie speichern alle lagerbezogenen Daten wie Produktmengen, Preise und Verkaufsraten, sodass du nicht stundenlang Produkte im Laden durchsuchen musst.

Allerdings sind nicht alle Lagerverwaltungstools für Second-Hand-Läden gleich gut geeignet. Konsignationsläden benötigen spezielle Funktionen, die andere Einzelhändler:innen nicht brauchen, was die Auswahl des richtigen Systems erschwert. Hier die vier besten Optionen für Second-Hand-Läden jeder Größe.

Inventarverwaltung für Second-Hand-Läden: Die besten Tools

1. Shopify POS

Shopify POS bietet alles, was du für die Verwaltung und den Betrieb eines Second-Hand-Ladens benötigst. Im Kern steht ein Kassensystem (POS), mit dem du Bestellungen abrechnen, Rabatte gewähren und Zahlungen von Kund:innen im Laden entgegennehmen kannst.

Shopify POS verfügt außerdem über Lagerverwaltungstools, um Bestände über mehrere Verkaufskanäle hinweg zu verwalten, einschließlich deines Online-Shops. Wenn du Vintage-Kleidung in deinem Second-Hand-Laden verkaufst, kannst du Echtzeit-Produktdaten – einschließlich Verfügbarkeit, Preis und Produktbeschreibung – in deinem Online-Shop anzeigen und Omnichannel-Käufer:innen ansprechen, die 70 % häufiger einkaufen (Artikel auf Englisch).

„Wir hatten eine umständliche Online Experience und die Lagerverwaltung war ein Albtraum“, sagt Mandalyn Renicker, Inhaberin von Offbeat Bikes (Artikel auf Englisch). „Ich musste ständig manuell die Lagerbestände prüfen und aktualisieren, was mühsam und zeitaufwendig war. Wir mussten alles auf eine integrierte Plattform umstellen, und Shopify schien die logische Lösung zu sein.“

Beste Funktionen:

• Lagerverfolgung für mehrere Standorte
• Stocky, eine englischsprachige Lagerverwaltungs-App, die bei Inventuren und Berichten unterstützt
• Benachrichtigungen bei Lagerengpässen, wenn Artikel nicht mehr verfügbar sind
• Kollektionen und Varianten zur Organisation des Inventars
• E-Commerce-Plattform zur Synchronisation des Inventars zwischen physischen und Online-Shops
• Mobile Hardware für den Zugriff auf Lagerdaten überall im Laden
• E-Mail-Warenkörbe für Kund:innen im Laden, die lieber online bezahlen möchten
• Detaillierte Echtzeit-Lagerberichte zur Identifizierung von Bestsellern (damit du mehr davon auf Lager haben kannst)
• Integrationen mit über 100 Apps, einschließlich Personalverwaltung, Marketing-Tools und Buchhaltungssoftware aus dem Shopify App Store

Vorteile:

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Lite-Plan ist sehr günstig
• Bewertung von 4,4 von 5 Sternen auf G2
• Online-Shop, Kassensystem und Lagerverwaltung in einem
• Benutzerfreundliche Oberfläche, die einfach für Verkaufspersonal zu erlernen ist
• 24/7-Kundensupport verfügbar

Nachteile:

• POS-System benötigt eine stabile Internetverbindung
• Die Vielzahl der Funktionen kann für kleinere Second-Hand-Ladenbesitzer:innen überwältigend sein

Preise: Shopify POS Lite kostet 5 €/Monat und bietet einen POS-Log-in, ideal für kleinere Läden. Für unbegrenzte Log-ins und reduzierte Zahlungsabwicklungsgebühren beginnt Shopify POS Retail bei 79 €/Monat.

2. Lightspeed Retail

Lightspeeds POS-System bietet Lagerverwaltung, Berichterstattung und Zahlungsabwicklung in einem. Es bietet 24/7-Kundensupport bei Fragen sowie Unified-Commerce-Funktionen zur Zusammenführung des Inventars aus allen Verkaufskanälen.

Allerdings sind einige von Lightspeeds besten Funktionen für Second-Hand-Ladenbesitzer:innen nicht relevant – wie die Möglichkeit, sich mit Lieferant:innen zu verbinden und Bestellungen über die Einzelhandelssoftware zu verwalten. Dein Inventar kommt ja aus Spenden.

Beste Funktionen:

• Lagerbenachrichtigungen zur Vermeidung von Engpässen
• Inventurzählungstools zur Verbesserung der Genauigkeit bei der Bestandsaufnahme
• Ein-Klick-Preisaktualisierungen zur Änderung des Verkaufspreises eines Artikels über alle Verkaufskanäle
• Multi-Channel-Lagerverwaltungstools
• SKU- und Seriennummernunterstützung zur einfachen Auffindung von Inventar

Vorteile:

• Anpassbar
• Umfassende Lagerverwaltungsfunktionen in einem POS-System
• 24/7-Kundensupport verfügbar

Nachteile:

• Nicht alle Funktionen sind für Second-Hand-Ladenbesitzer:innen nützlich
• Kann für kleinere Konsignationsläden teuer sein
• G2-Bewertung ist die niedrigste aller Second-Hand-Lagerverwaltungssysteme auf dieser Liste (außer ThriftCart – dessen Bewertung ist nicht verfügbar)

Preise: Lightspeed Retails Basisplan beginnt bei 79 €/Monat.

3. KORONA POS

KORONAs Lagerverwaltungssystem ist Teil der POS-Software. Es verspricht Festpreise ohne Vertragsbindung. Das macht es zu einer guten Option für neue Second-Hand-Läden, die verschiedene Systeme testen möchten, bevor sie sich für ein Lagerverwaltungssystem entscheiden.

Beste Funktionen:

• Organisation von Spenden in Preiskategorien
• CRM-Integrationen zur Verfolgung von Kundendaten
• Mobile App zur Dokumentation eingehender Waren unterwegs
• Self-Service-Kioske mit RFID-Technologie
• Integration mit allen wichtigen Zahlungsanbieter:innen

Vorteile:

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Bewertung von 4,8 von 5 Sternen auf G2
• Unterstützung für mehrere Ladenstandorte

Nachteile:

• Kein nativer Zahlungsabwicklungsservice
• Integriert nur mit WooCommerce für E-Commerce-Lagerverfolgung
• Basisplan enthält keine wichtigen Lagerverwaltungsfunktionen

Preise: KORONAs Core-Plan beginnt bei 59 €/Monat. Für Inventurzählungen und Echtzeitverfolgung benötigst du den Retail-Plan, der bei 79 €/Monat beginnt.

4. Loyverse POS

Loyverse ist ein POS-System, das vorwiegend dafür bekannt ist, kostenlos zu sein. Wenn du diese Option für die Verwaltung des Second-Hand-Lagerinventars in Betracht ziehst, wird es jedoch nicht kostenlos sein. Erweiterte Lagerverwaltungsfunktionen sind nicht inbegriffen.

Beste Funktionen:

• Etikettendruck
• Einfache Anpassungen der Lagerbestände
• Detaillierte Bestandszählungen zur Anzeige verlorener oder überschüssiger Waren
• Lagerhistorie zur Anzeige, wer ein Produkt wann gespendet hat
• Bewertungsberichte zur Angabe des gesamten Einzelhandelswerts und potenziellen Gewinns des Inventars

Vorteile:

• Niedrige monatliche Abonnementgebühr
• Bewertung von 4,7 von 5 Sternen auf G2
• Hilfezentrum mit Videos und Anleitungen in 17 verschiedenen Sprachen
• Verwandle dein Mobiltelefon in ein POS-System – keine zusätzliche Hardware erforderlich

Nachteile:

• Kostenloser Plan enthält keine Lagertools
• Mangel an professioneller Hardware könnte deinen Second-Hand-Laden weniger professionell wirken lassen

Preise: Kostenloser Plan verfügbar, aber um die erweiterten Lagerverwaltungsfunktionen zu nutzen, musst du zahlen. Dies beginnt bei 25 €/Monat.

Besondere Herausforderungen bei der Lagerverwaltung in Second-Hand-Läden

Hoher Lagerumschlag

Es ist selten, dass Second-Hand-Läden mehrere Mengen desselben Produkts verkaufen. Artikel stammen oft aus Spenden, was bedeutet, dass der Lagerumschlag hoch ist. Artikel werden so schnell verkauft, wie sie gespendet werden.

Ein hoher Umschlag erfordert Zeit für die Wiederauffüllung des Lagers, die Preisgestaltung neuer Waren und die Organisation der Warenannahme. Das kann arbeitsintensiv und zeitaufwendig sein. Qualitätskontrolle wird ebenfalls zum Problem, wenn du keine Systeme und Prozesse hast, um Inventar vor dem Verkauf zu genehmigen.

Niedrige Gewinnmargen

Obwohl Second-Hand-Läden Inventar kostenlos erhalten, ist es nicht immer profitabel. Manche Käufer:innen betrachten das Stöbern in Second-Hand-Läden als kostengünstiges Hobby. Etwas, das sie in ihrer Freizeit machen, oder als Möglichkeit, neue Kleidung für weniger als den empfohlenen Einzelhandelspreis zu bekommen. Andere kaufen Second-Hand als Weg, günstige Waren zu erwerben, die sie selbst umgestalten oder weiterverkaufen können. In jedem Fall suchen die Menschen nach Schnäppchen.

Denk daran: Das Geld, das nach dem Verkauf eines Artikels übrig bleibt, ist nicht reiner Gewinn. Du hast andere Geschäftsausgaben beim Betrieb eines Ladens zu decken, wie Miete, Nebenkosten und Personalgehälter. Stelle sicher, dass der Verkaufspreis für dein Second-Hand-Inventar einen Teil dieser Fixkosten abdeckt, um profitabel zu bleiben.

Spenden und Beschaffung

Second-Hand-Läden sind auf Spenden als Möglichkeit angewiesen, günstiges Inventar zu beschaffen. Aber die Nützlichkeit gespendeter Waren kann variieren. Wenn du etwa am Ende der Saison ungewollt Sommerartikel erhältst, musst du sie sechs Monate lagern.

Qualitätskontrolle kann auch bei der Verwaltung von Second-Hand-Inventar zum Problem werden. Du könntest Artikel erhalten, die schmutzig oder beschädigt sind, die entweder gereinigt oder entsorgt werden müssen – zwei Aufgaben, mit denen du keinen Gewinn erzielst.

Funktionen, auf die du bei Software achten solltest

Wenn du dir nicht sicher bist, welches Lagerverwaltungssystem du für deinen Second-Hand-Laden verwenden sollst, ist hier eine praktische Checkliste, die sicherstellt, dass deine ausgewählte Software zukunftssicher ist:

• Benutzerfreundliche Oberfläche. Wie einfach ist es, einen bestimmten Artikel zu finden, Lagermengen zu ändern und Bestellungen abzurechnen? Benutzerfreundliche Oberflächen sind effizienter. Du kannst grundlegende Aufgaben in einem Bruchteil der Zeit erledigen, die es bei einem komplexeren System dauern würde.
• Echtzeit-Lagerverfolgung. Halte deine Lagerdaten mit Echtzeitverfolgung über alle Verkaufskanäle aktuell. Wenn jemand ein Produkt online betrachtet und später in den Laden geht, um es zu kaufen, möchtest du nicht, dass es eine verschwendete Fahrt wird, weil der Artikel am Tag zuvor verkauft wurde.
• Spendenverfolgungsfunktionen. Optimiere, wie du Inventar einbringst und genehmigst, mit Spendenverfolgungsfunktionen. Du kannst sehen, wer jedes Produkt wann gespendet hat, welche:r Mitarbeiter:in es genehmigt hat und ob es deine Qualitätskontrollkriterien erfüllt, bevor das Produkt zum Verkauf angeboten wird.
• Inventarkategorisierung. Kategorien erleichtern es Kund:innen, Artikel zu finden, die sie suchen, und Verkaufsteams, Artikel an deinem Kassensystem abzurechnen. Suche nach Lagerverwaltungssoftware, die es dir ermöglicht, benutzerdefinierte Kategorien zu erstellen und Produkte ihnen zuzuweisen.
• Barcode-Scanning und -Kennzeichnung. Second-Hand-Läden haben selten zwei gleiche Artikel, daher kann es schwierig sein, zu wissen, wie du das Produkt in deinem Lagerverwaltungssystem gekennzeichnet hast. Suche nach Software, die Barcodes unterstützt, einschließlich Scanning-Hardware und Etikettendruck, um Artikel in deinem Lagerverwaltungs- und POS-System leicht zu finden.
• Verkaufs- und Lagerberichterstattung. Verkaufsberichte zeigen dir, welche Waren sich verkaufen und welche nicht, damit du klügere Entscheidungen bei der Annahme von Spenden treffen kannst. Lagerberichte zeigen auch Umschlagsraten, Lagerbewertungen und Schwundberichte, um das größere Bild der Effizienz deines Ladens zu sehen.
• Multi-Channel-Integration. Wenn du einen Artikel auch über Instagram, Facebook, gelegentliche Pop-up-Shops und deinen Online-Shop verkaufst, suche nach Tools, die Second-Hand-Lagerdaten aus allen Verkaufskanälen zusammenführen können.
• Mobile Zugänglichkeit. Käufer:innen könnten fragen, ob du ein bestimmtes Produkt auf Lager hast, ohne die Kasse zu besuchen. Ein Lagerverwaltungssystem, das sich mit mobiler Hardware integriert, kann ihnen eine sofortige Antwort geben.
• Skalierbarkeit. Das Letzte, was du tun solltest, ist, alle deine Lagerdaten in ein neues System zu verschieben, wenn du das alte System zu unübersichtlich wird. Wähle ein Lagerverwaltungssystem, das alle Funktionen bietet, die du in Zukunft benötigen könntest, auch wenn du sie jetzt noch nicht brauchst.

So verwaltest du das Inventar deines Second-Hand-Ladens

Führe regelmäßige Inventurprüfungen durch

Um zu wissen, ob die in deinem Lagerverwaltungssystem gespeicherten Daten korrekt und aktuell sind, solltest du regelmäßig Inventarprüfungen durchführen. Sie können helfen, Unstimmigkeiten zu identifizieren und festzustellen, ob Artikel fehlen, was auf größere Probleme wie Ladendiebstahl hinweisen könnte.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Inventurprüfung durchzuführen. Die beliebtesten Methoden sind:

• Vollständige Zykluszählung. Zähle physisch jeden Artikel in deinem Second-Hand-Laden, einschließlich Inventar im Verkaufsraum und in deinem Lagerraum. Barcode-Scanner, insbesondere solche, die sich mit deinem Lagerverwaltungssystem integrieren, helfen dabei, die Genauigkeit zu verbessern.
• Teilzählung. Wenn du keine Zeit hast, dein gesamtes Inventar zu zählen, oder es lieber in überschaubaren Abschnitten machen möchtest, segmentiere dein Second-Hand-Inventar (wie T-Shirts oder Accessoires) und erfasse die zum Verkauf verfügbaren Produkte.

Nachdem du dein Inventar mit einer dieser Methoden gezählt hast, füge die Daten zu deinem Second-Hand-Lagerverwaltungssystem hinzu. Untersuche alle Unterschiede zwischen den erfassten und den tatsächlichen Mengen. Das könnte bedeuten, den Bestand erneut zu zählen oder möglichen Diebstahl zu bewerten, was dich davon abhalten kann, nicht vorrätige Artikel zu bewerben und Lagerschwund zu minimieren.

Verwende dynamische Preismodelle

Als Second-Hand-Ladenbesitzer:in kann es schwierig sein, zu bestimmen, was ein Artikel wert ist. Deshalb ist eine feste Preisgestaltung, bei der der Artikel den gleichen Einzelhandelspreis hat, bis er verkauft wird, nicht immer die beste Wahl.

Dynamische Preisgestaltung bedeutet jedoch, dass der Verkaufspreis je nach folgenden Faktoren schwanken kann:

• Die Saison
• Kundennachfrage
• Änderungen im Angebot
• Lagerbestände
• Wie lange es im Regal gestanden hat
• Marktbedingungen

Angenommen, du hattest ein Vintage-T-Shirt, das ursprünglich für 58 € gelistet war. Der Artikel steht seit zwei Monaten trotz intensiver Werbung im Regal. Menschen, die es sich angesehen haben, sahen das Preisschild und gingen weg. Also kannst du sicher annehmen, dass der Preis zu hoch ist.

Du recherchierst und stellst fest, dass vergleichbare Artikel für etwa 40 € auf eBay verkauft werden. Dein Lagerverwaltungssystem zeigt auch, dass Menschen selten mehr als 30 € für einen einzelnen Artikel in deinem Second-Hand-Laden ausgeben. Dynamische Preisgestaltung ermöglicht es dir, den Preis auf etwa 34 € zu senken. Etwas mehr als der durchschnittliche Käufer:in ausgibt, aber immer noch ein besseres Angebot als auf eBay.

Veranstalte Aktionen und Verkäufe

Das Schöne am Second-Hand-Inventar ist, dass dein Break-even-Point niedrig ist. Du hast das Produkt wahrscheinlich kostenlos durch eine Spende erhalten, was dir viel Spielraum gibt, um mit Verkäufen und Aktionen zu experimentieren. Diese Angebote geben Menschen einen starken Anreiz, deine Produkte zu kaufen und mehr im Laden auszugeben.

Beispiele für beliebte Verkäufe, die du in deinem Second-Hand-Laden durchführen könntest:

• Kaufe eins, bekomme eins gratis
• 5 € Rabatt für Erstkund:innen
• Zeitlich begrenzte Rabatte, wie „25 % Rabatt nur an diesem Wochenende!“
• Bedingte Angebote, wie 5 € Rabatt auf jede Bestellung über 50 €
• Ein prozentualer Rabatt für Stammkund:innen, der steigt, je mehr sie ausgeben
• Bündelrabatte, wie ein T-Shirt und eine Handtasche für 50 € (anstatt 65 € einzeln gekauft)

Bedenke nur, dass du andere Ausgaben, wie Personalgehälter, Miete, Nebenkosten und die Kosten für dein POS-System hast. Stelle sicher, dass du immer noch einen Teil dieser Fixkosten zahlen kannst, wenn du Rabatte in Betracht ziehst.

Organisiere das Second-Hand-Inventar in deinem Lagerraum

Wenn du einen kleinen Second-Hand-Laden betreibst, kann begrenzter Lagerraum zum Problem werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Lagerräume zu einem unorganisierten Durcheinander werden, mit genehmigten Artikeln neben gespendeten Waren, die noch einer Qualitätskontrolle unterzogen werden müssen. Es braucht nur einen Fehler, um dieses fehlerhafte Produkt in die Regale zu stellen.

Implementiere strenge Regeln zur Organisation deiner Lagerräume, um zu verhindern, dass Unordnung das Einkaufserlebnis für deine Kund:innen beeinträchtigt. Das könnte bedeuten:

• Ein klarer, beschrifteter Bereich für eingehende Waren, die noch nicht genehmigt wurden
• Qualitätskontrollanweisungen an der Wand neben einem Arbeitsplatz für einfache Referenz
• Regaleinheiten, die genehmigtes Inventar kategorisieren
• Farbige Preisschilder zur Trennung teurer Waren von niedrigpreisigen Artikeln
• Ein ausgewiesener Bereich für Ladenhüter – getrennt von deinem genehmigten Inventar
• Zuweisung wöchentlicher Aufgaben an alle Mitarbeiter:innen, wie Regalkontrollen und Inventurzählungen

Rotiere und erneuere das Second-Hand-Inventar

Stagnierendes Inventar kann zu Langeweile bei Kund:innen und einem Rückgang der Verkäufe führen. Das Erlebnis sollte jedes Mal, wenn jemand deinen Second-Hand-Laden besucht, Spaß machen und aufregend sein. Also rotiere regelmäßig die Waren, um neue Artikel zu präsentieren und Käufer:innen zu ermutigen, wiederzukommen.

Inventarrotation ermöglicht es dir auch, bestimmte Artikel zu präsentieren, wenn sie stark nachgefragt sind. Es ist selten, dass Menschen im Sommer nach Winterkleidung suchen, also verschiebe Mäntel und Schals zurück in deinen Lagerraum, um Platz für Sommerkleider und T-Shirts in deinen Visual-Merchandising-Displays zu schaffen.

Binde die Nachbarschaft mit ein

Second-Hand-Läden sind stark auf ihre Nachbarschaft angewiesen. Die Waren, die du verkaufst, sind nur so gut wie das gespendete Inventar.

Wenn dir die Waren ausgehen oder du hochwertigere Artikel benötigst, könntest du:

• Abgabestellen in Schulen, Lebensmittelgeschäften oder auf Parkplätzen aufstellen
• Eine Spendenaktion mit anderen Einzelhändler:innen in deiner Gegend veranstalten
• Eine Spendenkampagne durch Presseberichterstattung in deiner lokalen Zeitung durchführen
• Lokale Einzelhändler:innen bitten, unverkaufte oder zurückgegebene Waren an deinen Second-Hand-Laden zu spenden
• Plane Veranstaltungen in der Nachbarschaft, wie Technologie-Workshops für Kinder, die erfordern, dass Kund:innen alte Produkte spenden, um teilnehmen zu können

Nutze Technologie für die Lagerverwaltung

Lagerverwaltung ist zeitaufwendig und mühsam. Wenn du jedoch Technologie zur Erledigung lagerbezogener Aufgaben einsetzt, reduzierst du die Chance, dass menschliche Fehler deine Daten durcheinanderbringen. Es spart dir auch Zeit. Technologie kann Aufgaben viel schneller erledigen als wir.

Das könnte bedeuten:

• POS-Systeme zur Verfolgung von Verkäufen und Zahlungsabwicklung
• Analytics-Apps zur Gewinnung wertvoller Einblicke in die Leistung deines Second-Hand-Ladens und zur Unterstützung informierter Entscheidungen darüber, welche Artikel priorisiert werden sollen
• Lagerbenachrichtigungen und Sicherheitsbestandsschwellen zur Vermeidung von Engpässen (über Stocky)
• Barcode-Systeme zur schnellen Auffindung von Produktdaten und Abrechnung von Artikeln an der Kasse

Verwalte dein Second-Hand-Inventar wie ein Profi

Es ist besonders schwer für Besitzer:innen von Second-Hand-Läden, die Inventarverwaltung zu meistern. Sobald du den Dreh raus hast, kannst du dich auf wichtigere Dinge wie Wachstum und Marketing konzentrieren. Probiere also eines der obigen Tools aus, um dir Zeit und Nerven zu sparen.