Como escrever um escopo do trabalho

Você já iniciou um projeto importante e acabou descobrindo que seus colegas têm ideias diferentes sobre como executá-lo? Então você compreende a importância de um escopo de trabalho. Definir o que um projeto envolve e os passos para chegar lá é uma parte essencial do processo de gestão de projetos.

Veja como um modelo de escopo de trabalho pode ajudar você a se alinhar com fornecedores, parceiros ou funcionários.

O que é um escopo do trabalho?

Um escopo do trabalho é um documento que descreve como você completará o trabalho de um projeto. Um bom escopo de trabalho promove alinhamento entre as partes interessadas do projeto, para que todos entendam as entregas, exclusões e cronogramas.

Este documento de trabalho pode ser interno ou externo. Gerentes de projeto frequentemente escrevem escopos de trabalho internos para ajudar a empresa a alocar recursos para múltiplos projetos. Um escopo de trabalho externo garante que vocês estejam na mesma página quando terceirizam tarefas para outra empresa.

Escopo do trabalho vs. declaração do trabalho

A sigla "SOW" pode significar tanto "scope of work" (escopo de trabalho) quanto "statement of work" (declaração de trabalho), mas estes dois documentos têm algumas diferenças importantes:

• Uma declaração de trabalho é um documento legal que descreve brevemente o trabalho que um fornecedor externo concordou em fazer para uma empresa e quaisquer termos e condições importantes.
• Um escopo de trabalho é uma ferramenta de gestão de projetos, não um documento legal. Pode ser interno ou externo, e normalmente fornece mais detalhes sobre os objetivos, marcos e cronogramas associados a um projeto.

Elementos de um escopo de trabalho

• Cronogramas
• Entregas
• Exclusões
• Marcos

Um escopo de trabalho pode diferir entre empresas e até mesmo para projetos diferentes, mas a maioria inclui estes três elementos:

Cronogramas

Sem um cronograma, um projeto pode se arrastar indefinidamente. Um cronograma de projeto realista pode ajudar a definir expectativas desde o início, prevenindo mal-entendidos e decepções mais tarde.

Entregas

Entregas são produtos finais mensuráveis e quantificáveis que indicam progresso em direção aos objetivos do projeto.

Digamos que sua empresa contrate uma agência de branding para desenvolver uma identidade de marca. Algumas das entregas que vocês podem acordar incluem uma fonte personalizada, design de website, design de embalagem e diretrizes de marca.

Exclusões

Seu escopo de trabalho também deve incluir exclusões—tarefas associadas ao projeto, mas que não estão dentro do escopo acordado do projeto. Por exemplo, embora fotografia de produtos possa ser essencial para um redesign de website, pode estar fora do escopo do trabalho da agência de branding externa que você contratou.

Exclusões ajudam a definir expectativas do projeto e previnem o aumento do escopo (quando as expectativas aumentam após o início de um projeto).

Marcos

Marcos do projeto dividem as entregas em pedaços menores. Estes normalmente consistem em tarefas do projeto vinculadas a prazos.

Por exemplo, se você contratar uma agência para projetar embalagens, você pode dividir esse processo em marcos. Pode começar com uma reunião de kickoff, onde a agência apresenta diferentes conceitos de design, um design inicial e aprovação do design, e terminar com a submissão do design final ao fabricante.

Embora a entrega principal seja o design final da embalagem, estes marcos funcionam como mini-entregas e podem ajudar a manter um projeto no caminho certo. Se você simplesmente disser ao seu designer para produzir um design até o prazo do seu fabricante, você pode não recebê-lo a tempo de passar pelo seu processo interno de feedback.

Dicas para escrever um escopo de trabalho

O desafio de escrever um bom escopo de trabalho é mantê-lo breve e específico. Aqui estão algumas dicas:

Seja específico

Evite mal-entendidos futuros sendo o mais específico possível em seu escopo de trabalho. Deixe claro exatamente o que você espera para, assim, evitar interpretações equivocadas. Não assuma que a pessoa ou empresa com quem você está trabalhando sabe o que você quer—coloque por escrito, mesmo que já tenham discutido o projeto verbalmente.

Por exemplo, "limpar o banheiro" pode significar uma arrumação rápida para uma pessoa e uma limpeza completa para outra.

Use um modelo

Se você se sentir sobrecarregado tentando delinear o escopo de um projeto, use um modelo como nosso modelo gratuito de escopo de trabalho. Um modelo pode organizar seus pensamentos e garantir que você inclua todos os elementos necessários.

Além disso, você não precisa se preocupar com o design.

Obtenha feedback

Criar um escopo de trabalho deve ser um processo colaborativo. Uma vez que você tenha um primeiro rascunho sólido, peça a um colega ou amigo para revisá-lo—idealmente alguém que não esteja próximo ao projeto.

Há alguma ambiguidade? Um escopo de trabalho não deve deixar espaço para interpretação, então certifique-se de que seu leitor possa dizer exatamente o que você espera de todas as partes envolvidas.