在这个收件箱爆满的时代，我们需要高效且格式规范的邮件。
学会针对各种商务场景格式化邮件，并研究邮件模板示例，确保你的专业沟通能够脱颖而出。
商务邮件的格式
商务邮件应该简洁明了。每句话都为下一句做铺垫，形成清晰简洁的信息，便于收件人回复。以下是商务邮件的结构：
1. 主题行
主题行是邮件的预览。用10个字以内，说服收件人打开邮件。通过提问或预告内容来吸引收件人注意力，给他们一个打开邮件的理由。务必避免使用全大写，这可能触发垃圾邮件过滤器。
以下是一些有效主题行的示例：
- “张总，聊得很愉快！这是我承诺的资料”——用于销售电话跟进邮件。
- “请假申请：2025年3月10日”——向经理申请休假的邮件。
- “与有限公司的合作机会？”——与潜在供应商安排初步通话的邮件。
2. 问候语
大多数邮件可以用“您好”开头。在正式场合使用“尊敬的”或“上午好/下午好/晚上好”。
如果你知道收件人的职位但不知道姓名也没关系。例如，用“尊敬的批发经理”开头仍能将信息传达给合适的人。
为了缓和邮件语调，可以提供第二句问候，如“希望这封邮件能在您百忙之中送达”或“希望您的夏天过得愉快”。给从未谋面的收件人发邮件时，要介绍自己并解释联系原因。是在会议上听了他们精彩的演讲？对他们的产品目录有疑问？还是有共同的朋友？就在这一段里说明。
例如：
张总您好，
希望这封邮件能在您百忙之中送达。我是卡拉，经营着电商美妆品牌[公司名称]。我们的共同朋友李小姐建议我联系您。
3. 邮件正文
尊重收件人的时间，简洁清晰地沟通。邮件正文只包含相关内容。
考虑将内容分成两到三个短段落，而不是一个长段落，每段2-3句话，传达一个信息。
在邮件回复中建立融洽关系，要模仿发件人的语调和风格。
例如，如果你要回复一封使用“没关系”、缩写等随意语言的邮件，那么“我写信是为了通知您”这样的正式问候可能显得冷淡。相反，用“感谢您的联系！”这样友好的回复来匹配发件人的语调。
4. 结尾和行动号召
结尾是温和建议下一步的机会——“期待进一步了解您的产品”——或直接的行动号召——“如果您本周有15分钟时间通话，请告诉我。”
行动号召越具体，收件人按你希望的方式回应的可能性就越大。
5. 签名
专业的邮件签名彰显合法性。
专业邮件签名包括：
- 结束语，如“此致敬礼”、“谢谢”或“祝好”
- 你的全名
- 你的职位，然后是公司名称
- 联系信息，如电话号码或社交媒体账号
小贴士：自动化邮件签名，包含你的联系信息和公司网站，让发邮件变得更容易。
商务邮件格式示例
以下是撰写商务邮件的模板：
[姓名]您好，
我是[公司]的[你的姓名]。希望您这周过得愉快。上周在[地点/活动名称]听了您关于[主题]的演讲，很受启发！
我正在为[活动名称和详情]组织一个座谈会。您有兴趣参与吗？
如果有兴趣，请告诉我以下时间是否方便进行15-20分钟的通话：[列出可用时间或插入日程安排链接]。
此致敬礼，
[你的姓名]
[职位，公司名称]
[电话号码]
商务邮件类型及示例
商务邮件因情境而异：你是在与员工还是老板沟通？与客户还是潜在合作伙伴？与成千上万的陌生人还是一个人？你是在表扬还是投诉？你的信息和受众将决定邮件内容。
以下是一些常见的商务邮件类型：
陌生邮件
陌生邮件与素未谋面的人建立联系。陌生邮件有多种用途，从联系销售潜在客户到寻找供应商再到发起品牌合作。
个性化陌生邮件至关重要。营销机构Woodpecker报告显示，陌生的回复率仅为7%，但当邮件包含高级个性化内容（即超出{{姓名}}、{{公司名称}}的详细信息）时，回复率会跃升至17%。
如果有共同联系人推荐你，在介绍中提及，这可以提升你在收件人心中的地位并鼓励回复。
陌生开发邮件要精准，让读者明显感觉到这条信息是专门给他们的，而不是你发给数百人的通用信息。
以下是陌生开发邮件的示例：
[姓名]您好，
希望这封邮件能在您百忙之中送达。我是[你的姓名]，创立了位于深圳的在线服装零售商[公司]。我想就一个潜在的设计合作项目与您联系，该项目是制作一系列印有本地插画师原创艺术作品的T恤。
我在[出版物名称]杂志上看到了您的作品，认为您很适合这个项目。
我已经附上了未来几天可能的时间安排链接，以便讨论这次合作。如果这些时间都不合适，请建议一个您方便的时间。
此致敬礼，
[你的姓名]
[职位，公司名称]
[电话号码]
跟进邮件
跟进邮件推动对话或项目向前发展。你可能发送跟进邮件来总结会议或对话、回答问题、提供背景信息或提醒利益相关者即将到来的截止日期。
例如，也许你遇到了一个询问供应链信息的潜在批发商。你可能会发送一封包含详细信息的跟进邮件。
跟进时，简要总结你上次的相关互动。列出要点可帮助你简明地突出需要采取的行动。如果你有请求，包含明确的行动号召。
[姓名]您好，
以下是今天的行动任务总结：
- 我将在周五前与您分享春季系列的五个新图案。
- 您将在周一前分享可用面料清单和生产时间表。
如前所述，我还附上了我们供应链的详细信息。
期待3月13日周五再次通话。
此致敬礼，
[你的姓名]
[职位，公司名称]
[电话号码]
感谢邮件
真诚的感谢邮件能留下持久的正面印象，所以要发自内心且具体。你也可以使用感谢邮件提供后续信息。假设你要感谢捐赠——最好包含捐赠者的贡献将用在何处的详细信息。
如果有明确的下一步，要提及。如果没有，以温暖的话语结尾，如“期待在[活动名称]见到您”或“让我们保持联系”。
以下是感谢邮件的示例：
[姓名]您好，
非常感谢您周六抽时间与我见面。很高兴了解您的创业历程。您的见解启发我开始为我的产品创意起草商业计划书。准备好后我很想发给您看看。
再次感谢，
[你的姓名]
[职位，公司名称]
[电话号码]
销售推介
进行销售推介需要厚脸皮：你只有几个瞬间（或者在这种情况下，几个段落）来吸引收件人的注意力并激发他们对你产品或服务的兴趣。要准备好接受拒绝或者——更糟的——石沉大海。
没人想读长邮件，所以保持简短并专注于读者的需求。通过告诉收件人你将如何解决他们的痛点来开始邮件。例如，如果你是收费适中的自由摄影师，你可能会问读者是否因为认为负担不起定制图片而使用库存照片。然后，让他们知道你以库存价格提供定制照片。最后，要求他们采取合理的下一步行动，比如回复。
以下是示例：
主题：厌倦了库存照片？
[姓名]您好，
您是因为预算有限而在网站上使用库存照片吗？我理解——许多摄影师单次拍摄收费超过1000元。
我创立摄影业务就是为了帮助新品牌在不超预算的情况下获得定制摄影。迄今为止，我已经帮助30多家小企业以不到450元的价格获得了他们的第一套品牌照片资产。
这个投资水平符合您的营销预算吗？
感谢考虑，
[你的姓名]
[职位，公司名称]
[电话号码]
撰写商务邮件的最佳实践
一旦你熟悉了正确邮件的流程，就该完善技巧了。以下是一些最佳实践：
吃不准语调时，选择正式语气
在书面沟通中，语调就是一切。最终，你选择的风格将取决于收件人。如果你向陌生人或权威人士发送陌生邮件，倾向于正式一些。听起来过于尊重总比不够尊重好。如果你写给个人联系人或同事，非正式语调可能感觉最舒适。
像说话一样写，然后编辑
为了让思路流畅，假装你在说话并写下想到的内容。然后，审查草稿，修改任何听起来过于非正式或冗长的语言。对于正式沟通，将缩写替换为完整形式。
让内容易于浏览
你的收件人很可能会浏览你的邮件而不是完整阅读。
明智地使用粗体字、段落分隔和要点符号，可以确保收件人在浏览时不会错过任何关键信息。
促成具体回应
促成具体回应可以防止混乱和不必要的后续通信。
以下是一些示例提示：
- “如果您有兴趣，请告诉我您下周的可用时间。”
- “如果您想参与，请在1月20日前告诉我。”
- “您对我建议的计划有任何担忧吗？”
仔细检查语法和拼写
什么会瞬间损害你的可信度？错别字。校对拼写错误和打字错误可以避免这种尴尬。
以下是一些校对技巧：
- 放慢速度。比平时读得更慢以发现错误。
- 从结尾开始。按相反顺序阅读每个句子。这样可以你的大脑自动纠正或专注于想法而不是语法。
- 大声朗读。这将帮助你发现别扭的措辞。
写英文的话，你也可以使用Grammarly等工具来识别拼写和语法错误。
尝试AI助手
如果你有写作障碍或需要帮助保持简洁，AI工具如ChatGPT、DeepSeek等可以帮助。
为了获得最佳输出，提供具体的提示和充足的背景。告诉AI你是谁、你在给谁写信以及为什么。如果你对AI的第一稿不满意，要求它根据具体调整重新写。使用AI时，始终准备好核实结果的准确性并用你自己的语调编辑。
仔细检查细节
发送前检查这个清单：
- 收件人姓名。通过查看他们在过往通信中的邮件签名或检查他们的公司网站或LinkedIn简介，仔细检查你如何拼写收件人的姓名和邮件地址。
- 收件人邮件地址。确保你发送到活跃地址。这可能需要确认你的收件人仍在你希望联系的公司。
- 附件。如果你提到附件，务必包含它们，首先打开每个文件确认它们是正确的文件。
邮件格式常见问题
邮件的正确格式是什么？
邮件的正确格式包括主题行、问候语、邮件正文、结尾、签名和邮件签名档。
我应该在商务邮件中使用正式签名吗？
在邮件中使用正式邮件签名体现专业性。用你的全名、职位、公司名称和联系信息签名，为收件人提供跟进所需的一切信息，并让他们知道你有合理的联系理由。
如何确保我的正式邮件适合移动设备？
有很多方法确保正式邮件适合移动设备：
- 使用标准字体。
- 将长段落分成短段落。
- 使用要点符号或编号部分便于浏览。
- 主题行限制在10个字以内。
