Hur man skapar ett kvitto: pappers- och digitala (2026)

För en småföretagare är det avgörande att ha en digital eller pappersbaserad dokumentation som en grundläggande del av verksamheten.

Om en kund köper en vara eller gör en retur är ett försäljningskvitto bevis på köpet och registreras för att hålla lagersaldot korrekt. Vid deklarationen fungerar kvitton för affärsutgifter som underlag för de kostnader som företaget gör avdrag för.

Oavsett typ, är kvitton värdefulla för att upprätthålla noggranna register och följa framgången för ditt företag. Här är allt du behöver veta om kvitton och hur du kan automatisera dem för din butik.

Vad är ett kvitto?

Ett kvitto är en tryckt eller elektronisk registrering av en affärstransaktion, även känt som bevis på köp. Det visar att en kund har betalat för varor eller tjänster, hur mycket de kostade och bekräftar att säljaren har levererat produkten. Andra detaljer på kvittot kan inkludera datum och tid för transaktionen samt betalningsmetod.

Varför är kvitton viktiga?

Kvitton fungerar som en registrering av dina transaktioner, vilket hjälper dig att förstå din verksamhets försäljningsvolym. Det kassasystem (POS) du väljer kommer att avgöra om du kan erbjuda fysiska och digitala kvitton till dina kunder.

De är nödvändiga av flera skäl:

• Returer och byten. Kvitton gör det enklare att utfärda returer eller byten. Om en kund försöker göra en giltig retur utan ett kvitto, och nekas en återbetalning, kan du förlora dem som kund för alltid. Många positiva shoppingupplevelser bygger på denna grundläggande rutin och arbetsmetod.
• Försäljningsspårning. Kvitton spårar vilka produkter eller tjänster dina kunder köper mest. Denna data hjälper dig att anpassa dina affärserbjudanden för att bäst passa din målgrupp.
• Kundvagnsstorlek. Kundvagnsstorlek är hur många artiklar av en specifik produkt du säljer. Utifrån detta kan du bedöma vilka produkter som genererar mest intäkter, och fokusera på dem i dina marknadsföringskampanjer.
• Bokföring. Kvitton hjälper till att dokumentera försäljningar och intäkter för resultaträkningar.
• Företagsskatter. Om Skatteverket granskar ditt företag kommer de att vilja se dina kvitton för transaktioner. Kopior av kvitton som utfärdats till kunder bevisar hur mycket pengar ditt företag har dragit in – och när. Kvitton dokumenterar också den moms som en kund betalade i transaktionen. Ett kvitto bör tydligt ange den moms som betalats som en separat post.

Vad ska jag inkludera i ett kvitto?

Du kan förvänta dig att se en mängd information på ett kvitto. Bland dessa kvittodetaljer finns:

• Företagsinformation. Detta inkluderar ditt företags kontaktuppgifter, inklusive företagsnamn, affärsadress, telefonnummer och e-postadress.
• Köpinformation. Köpinformationen beskriver produkten eller tjänsten, den associerade lagerhållningsenheten (SKU) och antalet köpta artiklar.
• Betalningsinformation. Ditt kvitto bör ange pris, det belopp som ska betalas för köpet och kundens betalningsmetod.
• Köpdatum. Det inkluderar köpdatum, tid och ibland namnet på den anställde (eller anställningsnummer) som registrerade kunden.
• Kvittonummer. Ett kvittonummer är den unika identifieraren kopplad till köpet. Vissa säljare föredrar att deras kvittonummer börjar sekventiellt under en arbetsdag eller vecka.
• Lämpligt språk. Varje kvitto bör ha ordet "Kvitto" tydligt tryckt på det för att undvika förvirring, med andra typer av försäljningsdokument, som en fraktsedel eller en faktura som ska betalas senare. Anpassade kvitton kan också inkludera din returpolicy längst ner för referens.

Tänk på att du behöver dölja kreditkortsinformation så att hela kreditkortsnummer inte kan visas på ett kvitto. Utgångsdatum för kredit- och betalkort måste också döljas. Dessa kunduppgifter är känsliga och måste hanteras noggrant för att skydda dem från att exponeras för cyberbedrägerier.

Hur man skapar ett digitalt kvitto

1. Hitta en standardmall för försäljningskvitton
2. Lägg till din försäljningsinformation
3. Ge kvittot till din kund

1. Hitta en standardmall för försäljningskvitton

Oavsett om du använder en gratis kvittogenerator online eller skapar din egen mall kan det spara tid i framtiden att lägga till företagsinformation i mallen. En kvittogenerator är ett enkelt och kostnadseffektivt sätt att snabbt och lätt utfärda kvitton. Dessutom, om du har många SKU:er, kan det spara tid.

Använd program som Microsoft Word, Microsoft Excel och Canva för att få en gratis mall för kontantkvitton, som du kan anpassa varje gång du gör kvitton.

Eller, om du är en Shopify-handlare, kan du anpassa din digitala kvittomall genom att gå till "Försäljningsställe” (Point of sale) under fliken Försäljningskanaler i din Shopify-admin. Klicka på "Kvittoanpassning" och använd designfunktionerna för att lägga till din egen logotyp, ändra rubriken och lägga till extra orderinformation.

2. Lägg till försäljningsinformation

Vid försäljningstillfället lägger du till de föränderliga detaljerna på ett kvitto, såsom det totala beloppet som ska betalas, antalet sålda artiklar, SKU och kortinformation för kortförsäljningar. För din bekvämlighet, och egna register, är det också en bra idé att inkludera ett kvitto- eller fakturanummer för att hjälpa dig spåra försäljningen. Shopify Kassasystem kan lägga till denna information automatiskt.

3. Ge kvittot till din kund

Du måste ge din kund en kopia, om de inte avstår från det. Ditt bästa alternativ är att skicka det digitala kvittot via e-post eller sms, vilket du kan göra direkt från ditt Shopify Kassasystem:

Hur man skapar papperskvitton från ditt kassasystem

Alla kassaenheter har olika metoder för att skapa kvitton, men de grundläggande stegen kommer att vara liknande över hela linjen. För syftet med denna guide kommer vi att använda Shopify kassa-app för att illustrera de olika stegen för att skapa papperskvitton i butiken.

1. Hitta en kvittoskrivare

Det första steget för att skapa kvitton är att hitta ett skrivarsystem som är kompatibelt med ditt kassasystem. Det finns tre huvudalternativ att överväga:

• Vanligt papper och bläck
• Kopieringspapper och tryck
• Termopapper och värme

POS-leverantörer erbjuder vanligtvis skrivare som fungerar med kassasystemet, eftersom det kan vara mycket frustrerande att försöka hitta en kompatibel skrivare på egen hand. Shopify Kassasystem erbjuder till exempel olika skrivare med olika anslutningsalternativ som sömlöst integreras med Shopify Kassasystem.

2. Para ihop skrivaren med ditt kassasystem

Shopify Kassasystem gör det möjligt för Shopify-medlemmar att enkelt skapa anpassade tryckta kvitton. Efter ett köp kan du dela kvitton via SMS eller som e-postade digitala kvitton.

Börja med att ansluta din skrivare till strömkällan och koppla in den. Beroende på vilken typ av skrivare du har valt kan du ansluta den till ditt kassasystem via LAN, Wi-Fi eller Bluetooth.

I Shopify Kassa-appen går du till "Hem", sedan "Inställningar" och väljer "> Hantera ansluten hårdvara." Välj "Kvittoskrivare" från alternativen och tryck dig igenom skärmarna för att ansluta din hårdvara. Tryck på "Testkvitto" för att verifiera att din skrivare och ditt kassasystem har kopplats ihop framgångsrikt. Tryck sedan på "Klar." Du bör se din skrivare listad under Kvittoskrivare.

3. Skapa en kundorder

Efter att du har loggat in på Shopify Kassasystem kommer du att se hemskärmen. Du kan lägga till produkter i en kundorder genom att antingen söka efter dem med namn i sökfältet högst upp, eller trycka på Produkter längst ner och välja från en lista över produkter du har lagt till i systemet.

När du har lagt till alla artiklar för dina kundorder trycker du på "Kassa." Välj betalningsmetod och följ instruktionerna för att slutföra försäljningen.

4. Generera och skicka ditt kvitto

När försäljningen har slutförts kommer du att se en skärm som säger "Betalning lyckades." Där har du möjlighet att skriva ut, sms:a, e-posta eller erbjuda ett presentkvitto till kunden.

Om kunderna i butiken vill ha ett digitalt kvitto är detta ett bra tillfälle att samla in kundinformation som deras e-post eller telefonnummer och skapa en profil för dem i Shopify Kassa-appen.

Du kan också ställa in ditt Shopify Kassasystem för att automatiskt skriva ut papperskvitton. I en hektisk butik gör det att du kan hoppa över att välja ett kvittoalternativ efter varje försäljning. Se till att din skrivare är påslagen och ansluten till ditt Shopify Kassasystem. Gå sedan till "Hem", "Inställningar" och "Tryckta kvitton", aktivera sedan "Skriv ut kvitton automatiskt".

Skapa automatiska kvitton med Shopify

Att hålla reda på kvitton är det första steget i att samla och organisera den stora mängd pappersarbete som kan krävas för att driva en detaljhandelsverksamhet.

Det rekommenderas starkt att du behåller en kopia av alla kvitton. Utan dem kan du inte dokumentera vinsten och förlusten i ditt företag korrekt. Och om det finns några frågor om ditt företag från Skatteverket, visar dina kvitton vad du sålt och när.

Från att skapa automatiska kvitton till att skicka dem via e-post eller tryckta papper kan du göra allt med Shopify POS.