Redovisning för e-handel: en nybörjarguide (2026)

Lär dig hur redovisning för e-handel hjälper företagare att organisera sin ekonomi och planera för tillväxt.

Alt text: Bild av miniräknare mot grön bakgrund – Redovisning för e-handel

Vägen till att starta ett företag är full av milstolpar.

Det finns dagen då din produkt är redo för marknaden, dagen då du öppnar din nätbutik för världen och dagen då du gör din första försäljning – ett stort steg som förtjänar att firas. Som en e-handelsentreprenör är få saker mer spännande än att se pengarna börja rulla in på ditt bankkonto.

Men innan du poppar champagnen och kallar det en dag är det viktigt att ha en plan för att spåra och hantera din inkomst och dina utgifter. Med andra ord, du behöver ett bokföringssystem för e-handel.

Vad är redovisning för e-handel?

Redovisning för e-handel är praktiken att registrera, organisera och hantera all finansiell data och alla affärstransaktioner som är relevanta för driften av ett e-handelsföretag. Tänk på det som en delmängd av bokföring för småföretag som är specifikt utformat för att hantera de unika behoven hos en e-handelsleverantör.

I sin mest grundläggande form handlar bokföring om att spåra och registrera transaktioner och kategorisera varje transaktion som antingen inkomst eller utgift. Ganska enkelt, eller hur?

Ändå kan det vara lätt att gå vilse i bokföringsterminologin, särskilt om du är ny på affärsekonomi. För att förenkla det hela följer här några av de viktigaste komponenterna inom e-handelsredovisning:

• Inköpsorder. En inköpsorder är ett juridiskt bindande dokument från en kund som anger kvantitet och typ av varor de vill köpa, med ett åtagande att betala ett fast pris för dessa varor. Även om en inköpsorder inte är en betalning, bör den inkludera betalningsdetaljer. Ditt företag kan använda en inköpsorder för att begära råvaror från en leverantör, eller en kund kan skicka en till dig för att begära en specifik volym av varor eller tjänster.
• Försäljningsorder. En försäljningsorder är ett dokument som upprättas av säljaren (ofta som svar på en inköpsorder) som beskriver alla detaljer i en försäljning. Försäljningsordern bör inkludera kundinformation, beskrivning och kvantitet av sålda varor, försäljningsbelopp, betalningsinformation och leveransadress och datum.
• Leverantörsskulder och kundfordringar. Dessa termer hänvisar till utestående räkningar och fakturor, eller till den totala mängden utgifter som ännu inte har betalats och intäkter som ännu inte har mottagits.
• Kostnad för sålda varor (COGS). Detta är den totala kostnaden för produktion och distribution av en produkt. Det beräknas ofta för att inkludera frakt, lagerhållning, kreditkortsavgifter och andra kostnader som är direkt relaterade till försäljning av produkter. Det inkluderar inte kostnader som löner, marknadsföring, programvarulicenser eller kontorsutrymme.
• E-handel och moms. Detta hänvisar till den skatt som betalas av ett e-handelsföretag till den stat där en köpare är bosatt. Det vill säga, om säljaren har en skattepliktig närvaro (nexus) i staten eller delstaten – vilket betyder att staten har rätt att beskatta ett företag. (Det brukar vara fallet om företaget bedriver någon ekonomisk verksamhet i staten/delstaten.)

Vad omfattar redovisning för e-handel?

Som all affärsbokföring omfattar e-handelsbokföring:

• Grundläggande bokföringsfunktioner för e-handel, som att hantera fakturering, löner och balansräkningar
• Mer sofistikerade planerings- och rapporteringsfunktioner, som att förbereda finansiella rapporter och skapa en strategisk skatteplan

Skatt, bokföring och tillväxtstrategi är ofta de tre främsta områdena att prioritera.

Skatteadministration

Om du har ett företag i Sverige där du säljer varor på nätet (e-handel) och dina kunder främst är privatpersoner finns olika regler för hur du ska redovisa momsen. Hur du ska redovisa beror på om du har ett eget lager eller om någon annan tar hand om lager och leverans av varan, så kallad dropshipping.

Om ditt företag säljer på flera olika sätt måste du följa de specifika regler som gäller för varje situation.

Kom ihåg att du måste betala skatt när du gör en vinst oavsett hur du driver din e-handel och var dina kunder finns. Du kan läsa mer om detta hos Skatteverket.

Bokföring

Korrekt bokföring är ett grundläggande krav för all affärsplanering och drift. Det inkluderar att spåra och kategorisera inkomster och utgifter, lagerhantering och granska balansräkningar.

Det inkluderar också att hålla koll på kundreturer, en funktion som både kan stärka kundlojaliteten och skapa huvudvärk i bokföringen. Om en retur inte spåras korrekt, kan den påverka dina försäljningar, lager, utgifter, prognoser och momsrapporter samtidigt.

Ett bokföringssystem för e-handel bör ta hänsyn till kundreturer och låta dig acceptera returer utan att påverka dina finansiella rapporter.

Planera för tillväxt

Det finns få saker som är så spännande som att bygga upp ett företag. Tack och lov är redovisning för e-handel mer än bara läxor för företagare. Det är också processen att samla all information du behöver för att nå dina affärsmål.

E-handelsbokföring kan hjälpa dig att analysera:

• Vilka produkter eller tjänster som är mest lönsamma för ditt företag
• Din förändring i vinst över tid
• Dina största utgifter och skulder
• Möjligheter att öka dina vinstmarginaler

Det kan också ge dig finansiell benchmarking, som du kan använda för att mäta framgången för nya satsningar (till exempel avkastning på investeringar, eller ROI, för en ny marknadsföringskampanj) och tänka strategiskt kring dina nästa drag.

Kan du ha råd att köpa ut en konkurrent? Hur mycket spenderar du årligen på frakt – och skulle lagerhållning i en annan stat spara kostnader? När är din nästa högsäsong, och kommer du vara redo?

E-handelsbokföring inkluderar också att köra finansiella rapporter som resultaträkningar och kassaflödesrapporter. Tänk på dessa som manualen för ditt företag – dina finansiella rapporter representerar allt du behöver veta om verksamheten i ditt företag, allt sammanställt på ett ställe.

Vad behöver ägare av e-handelsföretag hålla koll på?

Affärsbokföring kräver att man håller koll på alla transaktioner, lager och finansiella data i ett företag. Detta inkluderar mätvärden som kassaflöde och bruttovinst, balansräkningar och resultaträkningar (P&L).

• Kassaflöde. Kassaflöde är rörelsen av pengar in i, och ut ur, ditt företag. Kassaflödeshantering kan hjälpa dig att uppfylla alla dina åtaganden och undvika att ådra dig oönskade skulder.
• Bruttovinst. En av de viktigaste mätvärdena för att driva ditt företag är bruttovinst. Det hänvisar till totala intäkter minus kostnaden för sålda varor. Uttryckt som en formel, lyder det bruttovinst = intäkter - kostnad för sålda varor.
• Bruttomarginaler. Bruttomarginaler beräknas med samma data som bruttovinst, men detta mått uttrycks som en procentandel av totala intäkter. Formeln för att beräkna bruttomarginaler lyder bruttomarginaler = (intäkter - kostnad för sålda varor) / intäkter. Till exempel, om ditt företag har intäkter på 100 000 kr på att sälja varor som kostade dig 40 000 kr, är din bruttovinst 60 000 kronor och dina bruttomarginal är 60 %.
• Balansräkningar. Din balansräkning kommer att inkludera tre huvudkategorier: Tillgångar (inklusive kontanter, kundfordringar och lager), skulder (inklusive leverantörsskulder, löner och inkomstskatt) och den sammanlagda egna kapitalet för alla aktieägare.
• Resultat och förlust. Resultat- och förlustrapporter ger en omfattande översikt över lönsamheten i ditt företag under en viss tidsperiod. De beräknade totala intäkter minus alla kostnader som är förknippade med att driva ditt företag, inklusive COGS, marknadsföringskostnader, löner och omkostnader. Om siffran är positiv har du gjort en vinst under den angivna tidsperioden. Om den är negativt har du gjort en förlust.

Bokföringsmetoder för e-handelsföretag

Det finns många olika leverantörer av bokföring tillgängliga – från bokföringsprogram till traditionella bokföringsbyråer. Innan du börjar med en leverantör behöver du dock välja en bokföringsmetod.

De två redovisningsmetoderna är kontantmetoden och faktureringsmetoden (periodiserad redovisning). Ett e-handelsföretag kan använda vilken av metoderna som helst, men inte båda samtidigt. Att byta metoder kräver att man lämnar in papper till Skatteverket.

Kontantmetoden

Kontantbokföring är en bokföringsmetod som mäter överföringen av kontanter.

Här är ett exempel på hur kontantmetoden fungerar:

Verkar enkelt, eller hur? Med den här metoden kan du få en inköpsorder för ett handgjort soffbord för 8 000 kronor, göra bordet och sedan skicka det till din kund. Enligt kontantmetoden registrerar du bara inkomsten från bordet när köparens betalning kommer in på ditt konto.

Samma sak gäller för utgifter. Du kan vara skyldig en videofilmare 10 000 kronor för en serie videor som ska slutföras i början av Q2, men eftersom de 10 000 kronorna fortfarande finns på ditt bankkonto i slutet av Q1, kommer du att betala skatt på det under första kvartalet. För bokföringsändamål är denna skuld endast relevant när pengarna lämnar ditt konto.

Faktureringsmetoden

Periodiserad bokföring, eller faktureringsmetoden, mäter till skillnad från kontantmetoden en transaktion när medel tjänas eller utgifter uppstår, inte när betalningar överförs.

Faktureringsmetoden används oftare av stora företag och kräver mer specialiserad bokföringskunskap och en mer aktiv hantering av konton än kontantmetoden.

Denna metod ger en mer exakt bild av ett företags finansiella situation, men den är också mer komplex än kontantmetoden. I Sverige är det Bokföringsnämnden (BFN) som ansvarar för regler gällande god redovisningssed.

Så här fungerar det:

Även om periodiserad bokföring kan ge en mer exakt bild av ditt företags långsiktiga finansiella situation, har den potential att vilseleda företagare om det aktuella läget för deras konton. Till exempel skulle den nämnda soffbordsproducenten "tjäna" 8 000 kronor så snart hon avslutade sitt bord, men hennes företags bankkonto kan fortfarande vara tomt.

Bästa bokföringsprogrammen för e-handel

Låt oss titta på de bästa bokföringsprogrammen för småföretag som du kan använda i ditt e-handelsföretag.

QuickBooks Online

QuickBooks

QuickBooks Online är en omfattande molnbaserad programvara för bokföring som erbjuder automatisering över din e-handelsbutik. Den integreras med populära onlineförsäljningskanaler som Shopify. Denna funktion eliminerar manuell inmatning och behovet av att kontrollera försäljningar samt utbetalningar mellan olika butiker.

Funktioner inkluderar:

• Smidig integration: Koppla dina e-handelsplattformar och marknadsplatser med QuickBooks för att automatiskt importera försäljningar och utbetalningar – och mappa dem till rätt konton.
• Smart matchning: QuickBooks delar automatiskt upp intäkter, skatter och avgifter per försäljningskanal och matchar utbetalningarna med bankinsättningarna.
• Trendanalys: Programmet erbjuder insikter om dina försäljningar, intäkter och mest sålda produkter. Skapa detaljerade rapporter om ditt företags prestation över olika försäljningskanaler
• Skattehantering: Genom att automatisera detaljerade finansiella nedbrytningar hjälper QuickBooks dig att maximera dina avdrag, vilket gör skatteperioden enklare.

Få QuickBooks Online Shopify Connector-appen.

Xero

Xero

Xero tillhandahåller molnbaserad programvara för bokföring för små och medelstora företag. Den erbjuder en mängd funktioner för pengahantering inklusive obegränsade användare, dubbel bokföring och budgetstöd. Du kan också anpassa din instrumentpanel för att granska alla dina e-handelsmetrik på en gång.

Funktioner inkluderar:

• 800+ integrationer: Integreras med olika tredjepartsapplikationer, inklusive Shopify och Stripe, för att förbättra dess funktionalitet.
• Obegränsade användare: Du kan ha så många programanvändare som du behöver, med flera kontrollnivåer för olika konton.
• Fakturering och offerter: Tillhandahåller anpassningsbara fakturamallar och en funktion för att skapa och skicka offerter. Den inkluderar också alternativ för automatiska påminnelser, återkommande fakturor och möjligheten att skicka och ta emot pengar från andra Xero-användare.
• Utgiftsspårning: Koppla ditt kreditkort och bankkonto direkt till applikationen, kategorisera dina utgifter, dela transaktioner och komma ihåg tidigare transaktionskategorier du har använt.

Få Xero Shopify-appen.

Zoho Books

Zoho Books

Zoho Books är en omfattande plattform för att hantera dina bokföringsuppgifter och organisera dina transaktioner. Den tillhandahåller en enda, säker plats för att hantera ditt företags räkningar och fakturor, avstämma bankutdrag och kontrollera utgifter.

Funktioner inkluderar:

• Import: Möjligheten att importera och organisera dina befintliga data för att effektivisera verksamheten.
• Anpassning: Gör det möjligt för dig att skräddarsy försäljnings- och inköpsmallar för att passa affärsbehoven och återspegla din varumärkesidentitet.
• Automatisering: Underlättar prioritering av uppgifter och hantering av flera uppgifter med automatiserade arbetsflöden. Dessa inkluderar e-postaviseringar, fältuppdateringar och in-app-notifikationer.
• Dokumenthantering: Tillhandahåller en central plats för alla dina dokument, vilket möjliggör uppladdning och biläggning av dokument som kvitton till transaktionsregister. Dokument kan också e-postas direkt till din inkorg där de automatiskt kategoriseras och behandlas.

Fortnox

Fortnox

Fortnox erbjuder en molnbaserad företagsplattform med ett brett utbud av programvaror och tjänster främst inom ekonomi, finansiering, bokföring och personalhantering. Plattformen är utformad för att förenkla administrationen för små och medelstora företag i Sverige.

Funktioner inkluderar bland annat:

• Bokföring: Ett komplett bokföringsprogram som automatiserar många processer, inklusive bankkopplingar och tolkning av fakturor.
• Fakturering: Möjligheter att enkelt skapa, skicka och hantera kundfakturor.
• Leverantörsfakturor: System för hantering och attest av inkommande leverantörsfakturor.
• Bokslut & Skatt: Verktyg som hjälper till med processerna kring bokslut och skattedeklarationer.
• Integrationer: Erbjuder integrationer för e-handel, som t.ex. Shopify.

Spiris

Spiris

Spiris (tidigare Visma Spcs) är ett smart och enkelt bokföringsprogram som sköter det mesta av den löpande bokföring automatiskt, som t.ex. automatisk kontering och bankkoppling med kontoavstämning. Spiris ett av de mest kompletta molnbaserade bokföringsprogrammen på den svenska marknaden.

Funktioner inkluderar bl.a.:

• Bokför automatiskt med bankkoppling
• Orderhantering med egna artikelregister och prislistor
• Ta betalt med kortläsare
• Integrationer: Erbjuder integrationer för e-handel, som t.ex. Shopify

Ytterligare ett svenskt bokföringsprogram med integrationsmöjligheter till Shopify är Björn Lundén.

Hur man väljer rätt bokföringsprogram för e-handel

Att välja det bästa bokföringsprogrammet för din butik är ett stort beslut. När du jämför dina olika alternativ, håll följande överväganden i åtanke:

• Integrationer: När du kombinerar de två systemen kan du enkelt automatisera dataöverföring, hålla lagernivåerna korrekta och förenkla din skattehantering.
• Skalbarhet: När ditt företag växer kommer dina bokföringsbehov att förändras. Leta efter programvara som erbjuder olika prisplaner eller paket som du kan uppgradera till när dina behov ökar.
• Funktioner: Leta efter tidsbesparande verktyg som fakturering, utgiftsspårning, beräkning av moms, löner och stöd för flera valutor som kan hjälpa till att effektivisera dina administrativa uppgifter.
• Lättanvänd: Du vill inte spendera mycket tid på att lära dig (eller träna ditt team) på programvaran. Se till att den är intuitiv och har ett rent gränssnitt.
• Kundsupport: Bra support är en livräddare om du stöter på problem. Leta efter programvara med stark kundservice, inklusive chatt, telefonstöd och en stark kunskapsbas.
• Säkerhet: Din finansiella data är känslig. Se till att din programvara har funktioner som tvåfaktorsautentisering, datakryptering och regelbundna säkerhetskopior för att skydda din information.
• Bra recensioner: Kolla in recensioner från andra e-handelsföretag. Du kan bläddra på sidor som G2 eller Shopify App Store för att få en bra känsla för programmets för- och nackdelar.

Övergripande beror den bästa programvaran för dig på dina specifika omständigheter. Innan du binder dig till en, ta en gratis provperiod för att se om den har allt du behöver.

Bästa praxis för redovisning för e-handel

Bokföringsregler och skatteregler varierar mellan länder och stater, så att hålla sig uppdaterad är avgörande för din framgång. Även om bokföring inte är din starka sida, finns det några enkla riktlinjer att följa för att hantera en smidig e-handelsverksamhet.

Oavsett om du driver din första eller femte nätbutik, här är sju bästa praxis för bokföring att följa:

1. Prioritera god bokföring: Att hålla dina böcker balanserade är nyckeln till effektiv bokföring. Registrera noggrant alla finansiella transaktioner, inklusive försäljningar, inköp, inkomster och utgifter. På så sätt får du en tydlig förståelse för din ekonomiska status.
2. Automatisera där det är möjligt: Teknik gör det enkelt att automatisera många bokföringsuppgifter. Du kan använda programvara för att spåra försäljningar, beräkna skatt och till och med skicka fakturor å dina vägnar. Det minskar risken för mänskliga misstag och sparar tid.
3. Använd ett bokföringsprogram för e-handel: Det finns många programlösningar för bokföring för online-företag som integreras med din e-handelsplattform. Dessa system kan hjälpa till att hantera och stämma av dina försäljningar, lager och utgifter.
4. Stäm av dina konton regelbundet: Gör det till en vana att ofta jämföra dina finansiella register med dina bankutdrag för att se till att allt stämmer. Det kan hjälpa dig att upptäcka, och rätta till eventuella fel, innan de blir allvarliga problem.
5. Håll koll på lagret: Utmärkt lagerhantering är avgörande för e-handelsföretag. Du behöver veta vad du har i lager, vad som säljer och vad som inte gör det. Ditt bokföringsprogram kan erbjuda lagerhanteringsfunktioner, eller så kanske du vill använda ett specialiserat lagerhanteringssystem.
6. Övervaka kassaflödet: Håll ett öga på ditt kassaflöde – hur mycket pengar som kommer in och går ut ur ditt företag. Positivt kassaflöde betyder att pengar kommer in och att ditt företag är ekonomiskt friskt, men om mer pengar går ut än kommer in måste du snabbt åtgärda detta.
7. Förstå moms: Moms är komplext för e-handelsföretag, särskilt om du säljer till kunder i olika stater eller länder. Förstå dina åtaganden och se till att du samlar in och redovisar rätt belopp i moms.