ERP-integration: Vad det är och hur det fungerar

Enterprise resource planning (ERP) är hemligheten bakom de mest framgångsrika e-handelsvarumärkena.

ERP avser programvara och system som kopplar samman alla affärsprocesser: ekonomi, tillverkning, försörjningskedja, försäljning, inköp och andra processer. På en grundläggande nivå integrerar ERP dessa processer i ett enda system.

En ERP-lösning är inte klar att använda direkt. Den behöver integreras med företagets strukturer och mål. Den sammanför data, från finansiell till logistisk och information om personalresurser för att stödja planering och verksamhet på företagsnivå.

Att ha en centraliserad ERP-lösning är avgörande för ett storskaligt e-handelsföretag, och de integrationer du väljer speglar din framgång. I den här guiden får du en djupgående inblick i grunderna för ERP-integration samt hur du kan börja bygga ditt ERP-system idag.

Vad är en ERP-integration?

ERP-integration är processen att koppla samman ett enterprise resource planning-system med andra programvaruapplikationer, databaser eller externa system. Det möjliggör en sömlös dataflöde, synkronisering och automatisering över olika affärsfunktioner. Det förbättrar i sin tur effektivitet, synlighet och beslutsfattande inom en organisation.

Enkelt uttryckt är det ett sätt att automatisera affärsprocesser och förbättra produktiviteten i hela företaget.

En majoritet av alla företag anser att det är mycket eller extremt viktigt att få bort datasilos och främja bättre intern kommunikation och samarbete. En ERP-integration hjälper till att skapa en enhetlig informationskälla i ditt företag, vilket innebär att relevant information snabbt och enkelt kan delas mellan avdelningar.

De vanligaste integrationsmetoderna inkluderar:

• Anpassade integrationer, vilket innebär att ett företag som utvecklar sin egen, centrala integration. Programmerare kan matcha en programvaras API-kod med det ERP-system de vill integrera med. Det kräver tekniska resurser och tar tid.
• Leverantörsbyggda eller inbyggda integrationer, vilket avser färdiga integrationer som gör att du kan koppla samman specifika applikationer. Många verktyg integreras direkt med Shopify. De täcker populära användningsområden och har vanligtvis inga extra abonnemangskostnader.
• Integrationsplattform som en tjänst (iPaaS), vilket är en molnbaserad lösning som bygger och distribuerar integrationer. Med iPaaS kan organisationer skapa arbetsflöden som kopplar samman molnbaserade applikationer och distribuera dem utan att installera eller hantera hårdvara.

E-handelsföretag kan använda en ERP för att automatisera processen från beställning till leverans. Till exempel, om du integrerar NetSuite med en Shopify-butik, kan du automatiskt föra över beställningar och kunddata från Shopify till NetSuite vid kassan. Du kan också använda en koppling för att skicka information till en 3PL-partner.

Detta kan hjälpa företag att få beställningar levererade snabbare och öka samma dags leverans av beställningar gjorda på webbplatsen. Tänk hur många arbetstimmar detta kan spara dig varje månad.

Utan en ERP-integration skulle företaget behöva manuellt uppdatera lagersaldon i sitt ERP-system och e-handelsapplikation. När försäljningsvolymen ökar och lagret växer blir ineffektiva och arbetsintensiva processer svåra att skala.

Det är skönheten med ERP-integration. Oavsett om du är B2B, B2C eller DTC, när ditt företag växer, ökar också komplexiteten i verksamheten. Du kommer att behöva mer än vad frånkopplade lösningar kan erbjuda.

Andra aspekter av e-handel, såsom lagerhantering, inköp och försörjningskedja, CRM, uppfyllande och försäljnings- och betalningsinformation, integreras också i en ERP. Om arbetet sker i silos eller på ett splittrat sätt, kommer det att finnas inkonsekvenser inom företaget.

Fördelar med ERP-integration

Föreställ dig dina affärsaktiviteter som en motor som går. Att kunna titta under huven medan den går, kan hjälpa dig att avgöra om det är dags för underhåll eller om du har ytterligare 1 000 mil kvar till nästa oljebyte.

ERP-integrationer ger dig en översikt över ditt företag och alla dess aktiva applikationer. Det kan hjälpa till att spåra nyckeltal i realtid, säkerställa dataintegritet och mycket mer.

Låt oss titta på några av de främsta fördelarna med ERP-integration.

Uppgradering av äldre system

I dagens konkurrensutsatta affärsmiljö upptäcker organisationer att de inte har något annat val än att lägga till ett modernt ERP-system.

Programvara som köptes för flera år sedan kanske inte längre stödjer företagets affärsmodell och kan hindra utveckling. Ett enterprise commerce-varumärke kan expandera internationellt eller kräva fler interna processer. Dessa skäl kan göra ett äldre system ineffektivt.

Om företag vill få konkurrensfördelar behöver de tillgång till realtidsdata. Dessa insikter är viktiga om du vill förbättra kundupplevelsen eller optimera din försörjningskedja.

Om du till exempel hanterar lager genom ett äldre system, kanske det inte integreras med andra system. Detta kan försvåra bekräftelse och planering av beställningar, då det saknas insyn i om lagret räcker. Det kan leda till störningar i leveranskedjan eftersom inköpare inte alltid kan fylla på lagret, och andra problem kan uppstå.

Moderna ERP-integrationer har avancerade funktioner som kan ge analyser som hjälper dig att optimera lagerhantering och förbättra kundupplevelsen genom att aldrig få slut på lager. Många ERP-leverantörer gör dessutom flera uppdateringar per år, så du kommer kontinuerligt att uppgradera ditt system och se de affärsförbättringar som följer.

Centraliserad data

ERP-integrationer gör det möjligt att centralisera företagsdata och förbättra kommunikationen inom verksamheten. De hjälper till att skapa ett centralt nav, där alla avdelningar kan få tillgång till realtidsdata och dra nytta av flexibla, agila lösningar i en ständigt föränderlig miljö.

Utan ett ERP-system har varje avdelning sina egna register och databaser. Team kan ladda upp data och skapa rapporter och dela dem mellan olika grupper. Men om det finns duplicerad data måste de säkerställa dataintegriteten, vilket skapar mer arbete och huvudvärk för alla. Äldre system använder ofta "gatekeepers" för att dela information, men de kan snabbt bli överväldigade av förfrågningar om information.

Att ha mycket data är en sak. Men att ha korrekt data och kunna få tillgång till, analysera och agera på den är en annan. ERP-integrationer hjälper dig att bygga etiskt ansvarsfulla och säkra strukturer för datahantering och användning inom företaget.

Automatiserade processer

ERP-integrationer gör livet enklare för organisationer som flyttar stora mängder data varje minut. Nästan alla organisationer anser att användarvänlighet är en av de viktigaste faktorerna de värdesätter i en handelsplattform – och ERP kan hjälpa till med det.

Integrationerna underlättar automatiserad, tvåvägs datautbyte mellan dina system och appar, vilket eliminerar kostsamma mänskliga fel. Automatisering kan användas på många kontaktpunkter för att effektivisera affärsprocesser.

Följande aktiviteter kan alla överföras mellan system för att skapa ett intelligent ERP-system:

• Beställningsinformation
• Kunddata
• Fraktinformation
• Bokföringssystem
• Produkt- och prisinformation
• Lagersaldon
• Inköpsorder

ERP hjälper till att överbrygga affärs- och funktions-silos, men automatisering hjälper till att skala innovation. När det kombineras med teknologier som AI och molnbaserade lösningar, erbjuder ERP nästan oändliga möjligheter för att förbättra affärsprocesserna.

Bättre kundupplevelser

En fantastisk kundupplevelse med personalisering har varit i fokus under en tid nu. År 2023 ökade 74% av företagen sina utgifter för kundupplevelse överlag.

Men att tillgodose en kunds unika behov på en kanal är inte tillräckligt för att upprätthålla en konkurrensfördel. Företag behöver förstå och skapa holistiska, omnichannel-kundupplevelser.

ERP-integrationer kan hjälpa företag att få en djup förståelse för kundpreferenser och intressen. Företag med en ecommerce ERP-integration, till exempel, kan få tillgång till alla rätta verktyg för att komma ut på marknaden snabbare och förbättra kundupplevelsen.

Hur företag använder ERP-integrationer för kundengagemang kommer att avgöra ett varumärkes framgång de kommande åren. De som använder ERP-system för intelligent kundengagemang kommer att lyckas.

Vanliga utmaningar och risker med ERP-integration

För att sammanfatta, vad är syftet med ett ERP-system? Om du sa att det är att automatisera affärsprocesser och göra företaget mer effektivt, har du rätt. Men att integrera ett ERP med andra företagssystem är inte alltid enkelt. Här är några vanliga utmaningar som kan uppstå vid ERP-integration.

Överskridande av budget

Implementering av ERP kan kosta tre till fyra gånger mer än vad som ursprungligen budgeterats. Men oroa dig inte: fördelarna överväger kostnaderna.

De bästa ERP-partnerna spelar en central roll i att bygga ett effektivt ERP-system för din organisation. De tillhandahåller tjänster för integration och implementering, definierar tydliga mål och ser till att rätt lösning etableras för ditt företag.

Osäkra anslutningar

Ditt ERP-system är hem för den mest kritiska affärsinformationen, inklusive känsliga kunddata och unik företagsintelligens. Det måste skyddas till varje pris.

Att lägga till mer komplexitet i ditt system genom ERP-integration ökar risken för osäkra anslutningar, vilket sätter din organisation på en högre hotnivå när cyberhackare riktar in sig på ERP-programvara.

Komplexitet

Implementeringar tenderar också att ta längre tid än förväntat. Misslyckanden beror ofta på dålig kommunikation och planering.

Företag måste ofta övervinna:

• Intern motstånd mot nya system
• Problem med programvaruintegrationer
• Dålig datakvalitet

Personer behöver utbildas för att använda systemen korrekt. Intern acceptans och implementering är avgörande här. Implementeringar kan misslyckas efter lansering om det inte finns någon intern förespråkare eller korrekt dokumentation av arbetsflödet. De behöver också förstå varför det sker en förändring i deras process för att förbli motiverade att lära sig systemet.

Företag som har en tydlig plan för ERP-integration och en förståelse för sina behov kan undvika att bli statistik över misslyckade ERP-projekt.

Typer av ERP-integrationer

Typen av ERP-integration du väljer beror på dina IT-resurser och specifika affärsbehov.

E-handel

E-handelsintegration innebär att koppla samman ditt e-handelssystem (som Shopify) med en molnbaserad ERP-lösning. Tillsammans hjälper de till att utöka funktionaliteten i din e-handelsbutik och skapa bättre shoppingupplevelser för kunder.

Data inklusive leads, kunder, beställningar, frakttider, skatter och kundsupport spåras alla genom en e-handels-ERP-integration. Syftet med integrationen är att göra data tillgänglig för alla i organisationen som hanterar e-handelsbutiken.

Fördelar inkluderar:

• Exakt, relevant front-end data tillgänglig över alla avdelningar
• Lagersaldon i realtid i front-end och back-end
• Dynamiska, kundspecifika prissättningsalternativ
• Automatiserade finansiella revisioner

Det finns några sätt att integrera en ERP med din e-handelsplattform:

• Använd e-handelslösningens API på egen hand och anpassa systemet. Men du är helt ansvarig för att hantera det.
• Använd en färdig tredjepartslösning. Om du behöver någon anpassning måste du betala för det och förlita dig på ett annat team för att få det gjort.
• Använd ett ERP-system med en inbyggd integration till din e-handelsplattform. Ett ERP med inbyggda integrationer, såsom Shopify-NetSuite, är det mest flexibla alternativet. ERP-företaget skapar en inbyggd integration i e-handelssystemet. Det är tillräckligt agilt för att möta en organisations behov och kan anpassa sig till marknadens krav.

E-handelsvarumärken kan också integrera med olika plattformar för att förbättra effektiviteten och kostnadsbesparingar, inklusive:

• Produktlivscykelhantering
• Hantering av försörjningskedjan
• Lagerhanteringssystem

Kundrelationshantering (CRM)

Varje e-handelsföretag behöver ett standardiserat sätt att hantera leads och kunder. CRM-system hanterar kunddata som köp och kontaktinformation, vilket kan användas av försäljnings- och marknadsföringsteam. Företag använder dessa data för att få bättre insikter om kunder och fatta informerade beslut när det gäller att interagera med dem.

Till exempel, Salesforce och NetSuite från Oracle, en ERP- och CRM-integration, överför data mellan varandra, vilket ger företag en 360-graders kundvy. Oavsett om det handlar om försäljning, support, marknadsföring eller köparinformation, kommer ditt företag att ha allt du behöver på ett ställe. Data kan enkelt användas för att skapa upplevelser som förbättrar dina relationer med kunder.

Affärsintelligens (BI)

Programvara för affärsintelligens är utformad för att hämta, analysera och rapportera data. BI-programvara är viktigt för företag som genomgår en digital transformation, eftersom den ger insyn i ett företags data. Den sammanställer och visualiserar data så att intressenter kan få nya insikter och agera på dem för att förbättra sin lönsamhet.

I vissa fall kan en BI-funktion vara inbyggd i ditt ERP-system. Men ofta är funktionaliteten inte tillräckligt kraftfull för organisationer som får stora mängder data dagligen.

När ett företag kopplar ett tredjeparts BI-system till ett integrerat ERP blir dessa insikter lätt tillgängliga för alla anställda med rätt behörighet. De får också tillgång till avancerad rapportering, som hjälper ett företag att få ut det mesta av varje datapunkt de får.

Personalresurser

Ingen annan avdelning har fler backend-uppgifter än personalresurser. Mellan löner, rekrytering, utvärderingar och jobberbjudanden kan hantering av HR-data snabbt bli överväldigande. Felhantering av känslig HR-data är både kostsamt och utgör ett säkerhetshot för alla företag.

En HR-modul i ditt ERP hjälper till att hantera, digitalisera och automatisera HR-avdelningens processer. Några fördelar inkluderar:

• Säker lagring och hantering av grundläggande personalregister
• Förenklad hantering av löner och ersättning
• Förbättrad tid- och närvarohantering
• Bättre utbildning och utveckling av anställda

Företag kan också vara kreativa med sin ERP HR-modul. De kan skicka arbetsplatsundersökningar för att mäta anställdas tillfredsställelse, konfigurera automatiserade rapporter och lätt att införa och ta till sig resultat av utvärderingar av prestation över hela organisationen.

Projektledning

Precis som BI-programvara kan vissa ERP-system inkludera lösningar för projektledning. Ändå använder många företag som börjar bygga sina ERP-system redan mer komplex programvara för projektledning. Att se status på projekt i ditt ERP är användbart av flera skäl:

• Du kan bestämma projektkostnader.
• Du kan se projektuppdateringar och processer.
• Du kan avgöra om projektmetoder fungerar eller inte.
• Du kan samarbeta med HR- och löneavdelningar.

När du skapar en projektledningsmodul i ditt ERP, kan alla se vem som arbetar med vad och när det kommer att levereras. Att förstå dessa arbetsflöden uppmuntrar ägarskap över avdelningar och kan hjälpa företag att lösa små projektproblem innan de blir stora problem.

Hur man integrerar en ERP med dina befintliga mjukvaruoperationer

Termen integration har många betydelser inom e-handel. Vilka två system som helst med solida applikationsprogramgränssnitt (API) bör kunna kommunicera med varandra eller integreras. Ofta när någon hänvisar till integration, hänvisar de till en förbyggd koppling. Dessa kopplingar har olika namn beroende på värdprogramvaran – till exempel kallar Shopify dem appar.

En alltmer populär integrationsstrategi kallas integrationsplattform som en tjänst (iPaaS). Det är en molnbaserad metod för integration som möjliggör att appar synkroniseras snabbare och enklare. Det kräver ingen kodning och kan koppla ERP-system till SaaS-produkter.

Många av dessa appar, eller förbyggda kopplingar, finns på en iPaaS-plattform. De är designade för att starta en integration med mellan 50 % och 90 % av arbetet gjort. De kräver ofta lite justeringar av en utvecklare eller integrationspartner för att slutföra integrationen.

För att integrera en ERP med ett system som använder en iPaaS-integrator måste du:

• Konfigurera API-token för din ERP och andra system du planerar att integrera.
• Skapa flöden som definierar interaktioner mellan din ERP och andra applikationer. Det kommer att täcka hur integrationen kommer att överföra data och hur CRUD-operationer kommer att utföras.
• Konfigurera röranslutningar i de anslutna systemen.
• Ställa in mappning och modifierare. Till exempel kan du lägga till en ny kund till specifika kontakter i ditt CRM. Sedan synkronisera etiketten till din programvara för e-postmarknadsföring för att starta en välkomstkampanj.
• Ställa in din synkroniseringsschema och frekvens. Om du vill ha realtids-synkronisering måste du säkerställa att ERP-systemet och andra applikationer automatiskt skickar färsk data mellan varandra.

Shopifys integrationspartners kallas "iPaaS-partners." Orsaken är att många av de förinstallerade kopplingarna ligger på partnerns egna tjänster eller valda molnplattform. De flesta iPaaS-erbjudanden inkluderar kartor och transformationer för att påskynda utvecklingen av integrationsflöden och affärsregler för att definiera interaktioner.

Shopify integreras med topp ERP-programvara, inklusive:

• NetSuite
• Acumatica
• Brightpearl
• Microsoft

Till exempel kan en Shopify-butik installera NetSuite ERP Shopify-appen och överföra data till NetSuite. Sedan kan ett NetSuite-implementeringsteam eller en NetSuite-certifierad partner lägga till anpassningar till NetSuite-implementeringen.

Bästa praxis för ERP-systemintegration

Oavsett om det är din första ERP-integration eller din femtonde, håll följande bästa praxis i åtanke.

Ha en integrationsplan på plats

Innan du ser på att integrera en ERP, skapa en plan med ditt team. Ha en person som förstår dina affärsmål och interna processer som leder projektet. Arbeta med intressenter för att planera för eventuella hinder som kan uppstå.

När du skapar din plan, tänk på:

• Varför du vill integrera din butik med ditt ERP-system
• Vilken information du vill skicka från butik till ERP
• Vilken information du vill skicka från ERP till butik
• Var luckorna i din lagerdata finns
• Vilka andra system som lagerhantering eller 3PL behöver integreras, och hur integrationen kommer att fungera.

Planering kommer att hjälpa till att genomföra en smidig integration och minska risken för att bli en misslyckad statistik.

Informera anställda, partners och leverantörer om förändringar

Företag som använder äldre, traditionella system kommer sannolikt att stöta på förändringsutmaningar och motstånd när de implementerar ett ERP-system. Affärsprocesser, roller och andra centrala aspekter av hur ett företag fungerar kan påverkas, så förvänta dig viss motstånd eller hinder som kan följa med vilken organisatorisk förändring som helst.

Även de organisationer som använder nyare, molnbaserade ERP-system (t.ex. Netsuite) kommer sannolikt att uppleva vissa förändringar i sina processer och rutiner. De kan upptäcka att processer som för närvarande är på plats, behöver anpassas till en e-handelsintegration och specifika arbetsflöden. Kommunikation under hela integrationsprojektet är avgörande.

Otillräcklig information till lager- och logistikpersonal kan leda till förvirring när beställningar börjar komma in i ett ERP-system från en e-handelsplattform, om detta team inte inkluderades i diskussionerna kring integration och uppfyllande. Kundservicen kan drabbas när förväntningar och nya processer (efter integrationen) inte är i linje över hela organisationen.

Praktisera god datastyrning

God datastyrning är ryggraden i ERP-integration. Att ha korrekt och tillförlitlig data som ger stark insikt i dina affärsprocesser kommer att påverka ditt resultat. Du vill regelbundet:

• Rensa data och normalisera format
• Validera data för att säkerställa noggrannhet
• Granska vem som har tillgång till data och varför
• Eliminera dålig eller duplicerad data

God datastyrning kommer att minska förseningar under integrationsprocessen och göra övergången smidigare.

Hur Shopify kan hjälpa till med ERP-integration

Det är tydligt att ERP-integration är grunden för en framgångsrik e-handelsverksamhet. Det är därför 72% av företagen redan har en helt integrerad SaaS-handelsplattform inom sina affärsverksamheter.

Med Shopifys globala ERP-program kan du koppla din ERP till din butik med en partner för enterprise resource planning genom Shopify App Store.

Vad mer är, Shopify har samarbetat med Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica och Brightpearl för att göra ERP-integration enkelt.

När din butik och ERP är kopplade kan du:

• Få tillgång till exakt lager-, produkt-, beställnings- och kunddata i realtid.
• Implementera automatisering för att göra verksamheten mer effektiv.
• Undvika tidskrävande och kostsamma anpassade implementationer.
• Ha sinnesro i att dina data sömlöst och säkert flödar mellan din Shopify-admin och din ERP.