Contabilitatea afacerilor mici în 2025 (+ top instrumente)

Lansarea unei întreprinderi mici înseamnă să îți asumi noi responsabilități contabile. Deși gestionarea finanțelor nu este poate cea mai captivantă parte a conducerii magazinului tău, este esențială pentru succesul pe termen lung.

Practicile contabile solide te ajută să vezi cât câștigi și cât cheltui, să calculezi taxele cu precizie și să depui declarațiile la timp. Înțelegerea aspectelor financiare îți permite să iei decizii mai inteligente pentru a-ți crește profiturile.

Acest ghid îți va prezenta tot ce trebuie să știi despre contabilitatea pentru întreprinderile mici, inclusiv cele mai bune instrumente contabile care să te ajute să îți gestionezi eficient finanțele.

Ești gata să îți deschizi afacerea? Creează-ți site-ul web astăzi sau află mai multe despre instrumentele Shopify care te pot ajuta să vinzi atât online, cât și în persoană.

Ce este contabilitatea pentru afaceri mici?

Contabilitatea pentru afaceri mici implică urmărirea, măsurarea și organizarea finanțelor afacerii tale. Aceste activități includ înregistrarea tranzacțiilor, reconcilierea extraselor bancare, gestionarea salariilor și a stocurilor și administrarea taxelor.

Cum să faci contabilitatea pentru afaceri mici în 13 pași

1. Deschide un cont bancar pentru afacerea ta mică
2. Construiește-ți scorul de credit al afacerii
3. Dezvoltă un sistem de contabilitate pentru afacerea ta mică
4. Urmărește cheltuielile afacerii tale mici
5. Configurează un sistem de salarizare pentru afacerea ta mică
6. Investighează taxa de import
7. Alege metodele de plată
8. Configurează procedurile pentru taxa pe vânzări
9. Cunoaște-ți obligațiile fiscale
10. Calculează marjele brute
11. Obține finanțare pentru afacere
12. Găsește parteneri contabili de calitate
13. Revizuiește periodic metodele tale contabile

1. Deschide un cont bancar pentru afacerea ta mică

Un cont bancar separat pentru afacerea ta îți protejează activele personale în cazul falimentului, proceselor sau auditurilor. Înregistrările financiare bine efectuate facilitează și obținerea finanțării de la creditori sau investitori.

Pentru a deschide un cont bancar pentru afaceri, vei avea nevoie de:

• Un nume de afacere înregistrat
• Document de înregistrare
• Autorizații pentru afacere, dacă este necesar
• Documente suplimentare (solicitate de banca aleasă)

Începe cu un cont curent, apoi adaugă conturi de economii pentru a-ți organiza fluxul de numerar și a planifica pentru taxe. Pune deoparte 25% din venituri pentru taxe (afacerile cu venituri mari pot avea nevoie să economisească până la o treime).

2. Construiește-ți scorul de credit al afacerii

Ca proprietar nou de afacere, obținerea unui card de credit pentru afaceri te ajută să construiești creditul de care vei avea nevoie pentru finanțarea viitoare sau finanțarea comenzilor mari. Dacă conduci o corporație sau un SRL, trebuie să folosești un card de credit separat pentru a menține separate finanțele personale și de cele ale afacerii.

Alege un card de credit pentru afaceri care se potrivește tranzacțiilor tale profesionale. Dacă călătorești frecvent, caută carduri care oferă recompense de călătorie. Unele carduri, precum Shopify Credit, oferă bani înapoi pentru categoria ta de cheltuieli cea mai mare.

3. Dezvoltă un sistem de contabilitate pentru afacerea ta mică

Contabilitatea pentru comerțul electronic te ajută să înțelegi progresul afacerii tale prin analiza datelor din situațiile financiare. Ai două opțiuni principale pentru gestionarea registrelor:

1. Să te ocupi singur folosind software precum QuickBooks, Wave sau o foaie de calcul

2. Să lucrezi cu un contabil sau expert-contabil (cu normă întreagă sau pe bază de contract)

Trebuie să alegi și între două metode contabile:

• Metoda de numerar: înregistrează veniturile și cheltuielile când banii schimbă mâinile
• Metoda de angajament: înregistrează tranzacțiile când au loc, chiar înainte ca banii să schimbe mâinile (aceasta necesită urmărirea creanțelor și a datoriilor)

Afacerile cu venituri de sub 1 milion USD pot folosi oricare dintre cele două metode. Afacerile mai mari trebuie să folosească contabilitatea de angajament conform reglementărilor locale.

4. Urmărește cheltuielile afacerii tale mici

Urmărirea cheltuielilor te ajută să monitorizezi creșterea afacerii, să creezi situații financiare, să urmărești deducerile și să pregătești declarații fiscale cu acuratețe. Păstrarea înregistrărilor tuturor cheltuielilor te ajută să înțelegi sănătatea financiară a afacerii tale.

Păstrează înregistrări detaliate pentru aceste cinci tipuri importante de cheltuieli:

1. Mese și divertisment: când te întâlnești la restaurant în scopuri de afaceri, notează pe bon cine a participat și scopul întâlnirii.

2. Călătorii în afara orașului: păstrează bonurile pentru a documenta activitățile de afaceri în timpul călătoriilor. Agențiile fiscale examinează îndeaproape cheltuielile de deplasare.

3. Folosirea vehiculului: înregistrează când și de ce ai folosit vehiculul în scopuri de afaceri. Kilometrajul este complet deductibil dacă păstrezi evidențe detaliate ale deplasărilor de afaceri, inclusiv destinațiile și scopurile.

4. Cadouri de afaceri: dacă oferi bilete la un eveniment, notează dacă ai participat. Acest lucru determină dacă cheltuiala este clasificată ca divertisment sau cadou.

5. Birou acasă: începerea afacerii acasă este o modalitate excelentă de a menține costurile scăzute. Poți deduce procentul din casa ta folosit pentru afaceri, plus părți din costurile pentru internet, telefon și transport în scopuri de afaceri.

5. Configurează un sistem de salarizare pentru afacerea ta mică

Pe măsură ce magazinul tău online crește, în cele din urmă va trebui să angajezi ajutor extern. Întâi, determină dacă să angajezi salariați sau colaboratori independenți.

Pentru salariați:

• Creează un program de salarizare
• Configurează reținerea taxelor
• Consideră utilizarea unui software sau a unei platforme de servicii de salarizare (multe instrumente contabile oferă această funcție)

Pentru colaboratori independenți:

• Urmărește plățile cu atenție
• Păstrează informațiile de contact pentru formularele fiscale
• Poate fi necesar să depui formulare fiscale pentru fiecare colaborator la sfârșitul anului

6. Investighează taxa de import

Dacă imporți produse sau vinzi internațional, va trebui să gestionezi taxe și tarife vamale, un aspect deosebit de important pentru afacerile de dropshipping. Folosește Shopify Markets pentru:

• A estima taxele de import
• A calcula tarifele la check-out
• A crea un dosar de acte pentru vamă
• A ajuta clienții să evite taxele surpriză

7. Alege metodele de plată

Pe măsură ce sosesc comenzile, vei avea nevoie de modalități sigure de a încasa plățile. Shopify Payments permite comercianților să accepte carduri de credit și debit fără a configura procesarea separată a plăților.

Dacă folosești alți procesatori de plăți, compară structurile lor de taxe:

• Procentaj plus taxă fixă (de obicei 2,9% + 0,3 USD per tranzacție)
• Taxe fixe per tranzacție
• Abonament lunar pentru tranzacții nelimitate

Cu Shopify Payments, poți accepta plăți online sau poți vinde în persoană prin Shopify POS. Oferă plăți contactless, portofele digitale și chiar rate fără dobândă cu Shop Pay. Toate datele care să-ți facă contabilitatea mai ușoară sunt disponibile în adminul tău Shopify.

„Shop Pay Installments reprezintă acum 6,5% din GMV-ul nostru [volumul brut al mărfurilor]”, afirmă Will Beck, director de dezvoltare afaceri la Pillow Cube. „Am văzut și o creștere constantă a ratei valorii medii a comenzilor”.

8. Stabilește procedurile pentru taxa pe vânzări

Regulile privind taxa pe vânzări diferă pentru vânzările online și în persoană. În timp ce magazinele fizice percep o taxă stabilită în funcție de locul acestora, magazinele online trebuie să țină cont de locația clienților lor.

Vânzarea către clienți internaționali poate fi mai simplă decât taxa internă, dar regulile variază în funcție de regiune. Discută cu contabilul tău despre reglementările specifice pentru locația ta.

9. Cunoaște-ți obligațiile fiscale

Obligațiile tale fiscale depind de structura afacerii tale. Dacă ești întreprinzător individual (de exemplu PFA) sau ai o formă de societate, va trebui să declari în fiecare an venitul întreprinderii/afacerii tale.

Dacă lucrezi cu un profesionist fiscal, poți economisi timp și bani pe termen lung, mai ales când nu ești sigur de obligațiile tale fiscale.

10. Calculează marjele brute

Marja ta brută îți indică cu câți bani rămâi după plata costurilor directe pentru producerea produsului sau a serviciului pe care îl oferi. Acest indicator-cheie te ajută să înțelegi dacă afacerea ta se poate susține.

Pentru a găsi procentul marjei brute, scade costul bunurilor vândute (COGS) din venituri, apoi împarte la venituri. COGS include atât materialele, cât și costurile directe ale forței de muncă.

Marja brută (%) = (venituri - COGS) / venituri

💡 Sfat profesional: folosește calculatorul marjei de profit pe care îl punem gratuit la dispoziție și cu ajutorul căruia poți calcula rapid aceste numere.

11. Obține finanțare pentru afacere

Creșterea afacerii tale necesită adesea finanțare suplimentară. Ai putea avea nevoie de capital pentru a dezvolta produse noi, a cumpăra inventar, a deschide locații de retail, a angaja personal sau a gestiona schimbările sezoniere și scăderile neașteptate ale vânzărilor.

Majoritatea creditorilor cer situații financiare, inclusiv un bilanț, cont de profit și pierdere și, uneori, o situație a fluxului de numerar. Shopify Capital oferă o opțiune mai simplă pentru comercianții Shopify prin care să obțină finanțare, oferind fonduri bazate pe istoricul vânzărilor magazinului tău, cu rambursări făcute prin vânzările viitoare.

Înainte de a lua orice împrumut, calculează rentabilitatea investiției comparând cheltuielile de finanțare așteptate, veniturile noi proiectate și costurile dobânzii. Poți folosi calculatorul de împrumut pentru afaceri ca să te asiguri că finanțarea va beneficia afacerii tale pe termen lung.

12. Găsește parteneri contabili de calitate

Un planificator financiar calificat te poate ajuta să îți gestionezi mai bine banii și să planifici pentru creștere. Consideră să lucrezi cu următorii:

• Un expert contabil autorizat este esențial dacă te confrunți cu un audit. Sunt singurii profesioniști calificați legal să pregătească situații financiare auditate.
• Un contabil gestionează înregistrările tale zilnice, reconciliind conturile, categorizând cheltuielile și gestionând creanțele și datoriile.
• Profesioniștii fiscali sunt de două tipuri: specialiști care întocmesc și depun sarcinile fiscale și configurează plățile estimate și planificatori care ajută la reducerea sarcinii fiscale înainte de depunere.

💡 Sfat profesional: Shopify Partners te conectează cu experți în taxa pe vânzări pentru a-ți simplifica procesul contabil.

13. Revizuiește periodic metodele tale contabile

Ai putea începe cu o foaie de calcul simplă pentru a-ți gestiona registrele, dar nevoile tale financiare vor crește odată cu afacerea. Pe măsură ce scalezi, consideră soluții mai avansate precum QuickBooks sau Bench.

Reevaluează regulat cât timp petreci pentru efectuarea sarcinilor de contabilitate și cât pierde afacerea ta din această cauză. Soluția potrivită îți poate elibera timpul și îți poate reduce cheltuielile.

Cel mai bun software de contabilitate pentru afaceri mici

Un software bun de contabilitate pentru afaceri mici te ajută să îți urmărești eficient finanțele. Odată conectat la conturile tale bancare, categorizează tranzacțiile automat și le afișează în planul tău de conturi. Poți verifica soldurile, înțelege veniturile și costurile, estima profiturile și planifica pentru taxe.

Când alegi aplicația software de contabilitate, asigură-te că aceasta include:

• Integrări de platformă cu platforma ta de comerț electronic și instrumentele de la terți
• Raportare avansată pentru inventar și cheltuieli pentru a monitoriza sănătatea financiară
• Configurarea taxei pe vânzări pentru a ajuta la colectarea și plata acesteia
• Asistență pentru clienți de încredere, inclusiv opțiuni disponibile nonstop și resurse de autoservire

Vei găsi multe opțiuni ușor de folosit în Shopify App Store care se integrează perfect cu magazinul tău. Iată câteva alegeri frecvente:

Xero

Xero este un sistem de contabilitate bazat pe cloud conceput pentru afaceri mici și în creștere. Te poți conecta cu consilieri de încredere și poți obține vizibilitate asupra sănătății tale financiare de pe orice dispozitiv. Funcțiile sale avansate te ajută să urmărești fluxul de numerar, tranzacțiile și alte date financiare cheie.

Beneficii:

• Gestionarea inventarului și a stocului
• Prețuri accesibile
• Se conectează la băncile mari
• Rapoarte ușor de vizualizat și personalizabile
• Baza de date de contacte și segmentare
• Salarizare
• Aplicație mobilă
• Reconciliere bancară
• Se integrează cu Shopify

QuickBooks Online

QuickBooks Online, de la Intuit, te ajută să urmărești veniturile și cheltuielile în timp ce gestionezi bonurile și facturile. Îți arată toate costurile, precum și inventarul și întreținerea, împreună cu vânzările tale. Software-ul îți actualizează automat vânzările și costurile inventarului folosind urmărirea inventarului perpetuu și se integrează cu Shopify pentru a-ți menține datele organizate.

Beneficii:

• Aplicație mobilă
• Bazat pe cloud
• Urmărirea kilometrajului
• Gestionarea contractanților
• Urmărirea inventarului
• Separarea cheltuielilor profesionale de cele personale
• Se integrează cu Shopify

Wave

Wave este o soluție de contabilitate bazată pe web construită pentru afaceri mici. Conectează conturile bancare, conturile PayPal și alte surse de date pentru a vedea tranzacțiile în timp real. Platforma generează rapoarte esențiale inclusiv creanțe, bilanțuri, situații de profit și de pierdere și rapoarte privind taxa pe vânzări.

Beneficii:

• Accesibil
• Taxe competitive de procesare a cardurilor de credit
• Contabilitate gratuită și scanare de bonuri
• Fără limite de tranzacții sau facturare
• Număr nelimitat de utilizatori
• Aplicație mobilă

FreshBooks

FreshBooks este un software de contabilitate și de gestionare a facturilor bazat pe cloud prin care gestionezi cheltuielile, efectuezi activitățile contabile de bază și înregistrezi documentele justificative pentru contabilitate.

Beneficii:

• Ușor de folosit
• Prețuri simple
• Facturi personalizabile
• Suport detaliat de autoservire
• Se integrează cu Shopify

Cunoaște-ți numerele pentru a-ți dezvolta afacerea

Preluarea controlului asupra finanțelor afacerii tale de la început te pregătește pentru succes. De la alegerea cardului de credit potrivit pentru afaceri până la calcularea veniturilor per produs, fiecare decizie financiară modelează viitorul afacerii tale. Dedicarea timpului pentru înțelegerea operațiunilor bancare, a gestionării tranzacțiilor și a strângerii de fonduri ajută la construirea unei fundații solide pentru creștere.