Como escolher o melhor software de gestão de pedidos B2B?

Conseguir um volume de vendas de nível empresarial é uma conquista notável. Demonstra que aumentou as vendas de produtos e desenvolveu uma reputação como empresa fiável no seu sector. Com isto surgem novos desafios logísticos.

À medida que o seu negócio cresce, irá precisar de um sistema robusto de gestão de encomendas (OMS) para gerir eficientemente os produtos recebidos de fornecedores e as expedições para os clientes. Para os vendedores B2B, um processo de gestão de encomendas fluido é crucial para corresponder às expectativas e proporcionar uma experiência positiva ao cliente.

Os vendedores business-to-business (B2B) recorrem a um OMS para gerir processos de gestão de inventário e cumprimento de encomendas. Se necessita de um, é sensato compreender como funcionam e que funcionalidades priorizar. Vejamos como escolher a melhor plataforma de gestão de pedidos B2B para o seu negócio.

O que é um software de gestão de pedidos B2B?

O software de gestão de pedidos B2B ajuda os vendedores a processar e a acompanhar encomendas feitas por outras empresas. Quando uma encomenda B2B é realizada, o software acompanha cada etapa do processo, desde a captura dos detalhes da compra até à verificação dos níveis de stock e coordenação das expedições do armazém. Esta tecnologia reduz o erro humano e mantém os compradores satisfeitos ao ligar todas as partes do processo de encomenda num único sistema integrado.

Tipos de software de gestão de pedidos B2B

O software de gestão de pedidos B2B assume três formas:

1. Software tradicional de gestão de pedidos.
2. Software de planeamento de recursos empresariais (ERP).
3. Plataformas de comércio unificado.

Eis como diferem:

1. Software tradicional de gestão de pedidos

O software tradicional de gestão de pedidos centra-se exclusivamente no processamento de encomendas e inventário através de múltiplos canais, oferecendo um preço acessível, porém capacidades de integração limitadas. Permite aceitar encomendas de vários locais, como o seu site, lojas físicas e mercados online como o Alibaba, onde os compradores e vendedores B2B interagem.

Assim que os pedidos chegam, este software faz a gestão do processo de atendimento, acompanha os níveis de inventário, cria guias de remessa, faz a coordenação com as empresas de transporte e atualiza o status de entrega.

Benefícios:

• Acessível para empresas de todos os tamanhos (com várias opções de preço).
• Simples de configurar e implementar.
• Gere múltiplos canais de venda de forma eficiente.

Desvantagens:

• Integração limitada com outros sistemas empresariais.
• Pode exigir a colocação manual de dados em múltiplos sistemas.
• Pode não ser possível de dimensionar de forma adequada, tudo depende da complexidade do negócio.

2. Software de planeamento de recursos empresariais (ERP)

O software de planeamento de recursos empresariais (ERP) oferece uma integração abrangente de todas as funções e dados empresariais num sistema, mas requer investimento monetário, de tempo e recursos. Agrega dados de design de produtos, inventário, gestão de relacionamento com cliente (CRM), vendas e marketing.

Com um software ERP, a sua equipa de vendas pode consultar os níveis de inventário disponíveis, e a sua equipa de atendimento ao cliente pode encontrar pedidos de encomendas anteriores e confirmações de entrega.

Muitas empresas gerem as suas ligações de intercâmbio eletrónico de dados (EDI) através de um sistema ERP. O EDI é um formato digital padronizado utilizado sobretudo para trocar documentos comerciais — como pedidos de encomenda, faturas e avisos de expedição — com fornecedores e parceiros de negócio.

O software ERP pode ser dispendioso, e as grandes empresas optam, frequentemente, por uma integração completa entre o ERP e o e-commerce.

Benefícios:

• Fornece uma visão completa e integrada de todas as operações empresariais.
• Elimina silos de dados entre departamentos.
• Oferece visibilidade em tempo real em todos os processos empresariais.
• Automatiza o fluxo de dados entre as diferentes funções empresariais.

Desvantagens:

• A compra e implementação são dispendiosas.
• Configuração complexa, exige meses de configuração e treino.
• Costuma exigir mudanças nos processos empresariais para acomodar o software.
• Normalmente é mais prático para empresas maiores.
• A sua manutenção exige o uso de muitos recursos de TI.

3. Plataformas de comércio unificado

As plataformas de comércio unificado como a Shopify oferecem uma solução completa que integra perfeitamente as operações B2B e de retalho num sistema, simplificando a gestão de dados e fornecendo recursos especializados para cada modelo de negócio.

A Shopify recolhe detalhes de compra, gere atualizações de inventário, processa pagamentos, coordena envios e trata das devoluções. As empresas que utilizam o B2B na Shopify registam um aumento de 1,2x na frequência de novas encomendas, em comparação com aquelas que usam métodos alternativos de venda B2B na plataforma.

A Shopify utiliza um modelo de dados comum que pode ser configurado para tratar de transações B2B ou de retalho. Se quiser integrar inventário, dados de clientes e encomendas, a Shopify pode sincronizar automaticamente a informação entre as operações por grosso e de retalho. Em alternativa, as empresas que precisam de gerir inventário separado para o B2B e o DTC podem configurar lojas próprias com definições personalizadas — uma escolha comum entre retalhistas que movimentam mais de dois milhões de dólares em volume de vendas B2B.

Ter todos os dados de vendas num único local facilita a criação de relatórios. Pode gerar relatórios que mostrem apenas vendas B2B, vendas de retalho ou ambas. Também é possível acompanhar produtos desde o armazém até à entrega com maior facilidade, ver exatamente o que está em stock e gerir envios a partir de um único painel.

Benefícios:

• Combina operações B2B e de venda a retalho numa única plataforma.
• Configuração flexível para fazer a gestão de inventário integrada ou separada.
• Dados centralizados que tornam os relatórios e análises mais diretos.
• Mais acessível face aos sistemas ERP completos, oferece muitos recursos similares.
• Implementação mais fácil e curva de aprendizagem menos acentuada.
• Dá uma visibilidade completa do pedido, desde a criação até a entrega.

Desvantagens:

• Pode exigir complementos ou integrações para requisitos B2B complexos.