Como criar uma fatura em 2026

Para um pequeno empresário, manter registos, digitais ou em papel, é uma parte essencial da operação. Sempre que um cliente compra um item ou devolve mercadoria, a fatura serve como prova de compra e alimenta o controlo de inventário de forma precisa. Na época fiscal, as faturas de despesas comerciais documentam os custos elegíveis.

Independentemente do tipo, as faturas são um instrumento nuclear para manter a rastreabilidade e para acompanhar a evolução real do desempenho do negócio. Esta secção mostra o que o comerciante precisa de saber sobre faturas, e como automatizar todo o processo na loja.

O que é uma fatura?

Uma fatura é um registo impresso ou eletrônico de uma transação comercial, uma prova formal de pagamento. Este documento confirma que o cliente pagou bens ou serviços, mostra o valor cobrado e confirma que o comerciante forneceu o produto. Outros campos podem incluir data, hora da transação e método de pagamento.

Embora muitos mercados não obriguem o comerciante a entregar fisicamente uma cópia ao cliente em todas as vendas, vários estados/jurisdições exigem que o comerciante mantenha registos fiscais de tudo o que recolhe em imposto sobre vendas.

Porque é que as faturas são importantes?

As faturas são o registo de base das transações. Ajudam a ler padrões de venda, margens, sazonalidade e comportamento de compra. O sistema de POS escolhido determina se o comerciante consegue oferecer faturas físicas, digitais ou ambas.

São necessárias por vários motivos:

• Devoluções e trocas. Faturas permitem processar devoluções e trocas de forma justa e rastreável. Negar um reembolso válido sem prova documental pode fazer um cliente abandonar a marca para sempre.
• Acompanhamento de vendas. As faturas mostram o que os clientes compram efectivamente, permitindo ajustar oferta, pricing e comunicação.
• Tamanho do cesto. A fatura revela quantos artigos o cliente compra por transação, permitindo identificar produtos com maior capacidade de gerar receita recorrente.
• Contabilidade. As faturas documentam o volume de vendas e alimentam mapas de lucros e perdas.
• Impostos empresariais. Se a Autoridade Tributária auditar o negócio, as faturas mostram o que foi vendido e quando, e também o imposto sobre vendas cobrado. Todas as taxas devem aparecer de forma claramente separada.

O que deve ser incluído numa fatura?

Uma fatura pode incluir vários tipos de informação. Entre os elementos mais comuns estão:

• Detalhes da empresa. Normalmente inclui nome legal da empresa, morada, contacto telefónico e endereço de e-mail. Estes dados permitem identificar quem emitiu o documento.
• Informação da compra. Descreve o produto ou serviço vendido, respetiva SKU e a quantidade adquirida.
• Detalhes do pagamento. Uma boa fatura deve discriminar preço unitário, totais, montante final cobrado e método de pagamento utilizado pelo cliente.
• Data da compra. Inclui data, hora e, em alguns casos, identificação do colaborador que registou a venda.
• Número da fatura. Este identificador único é o elemento que permite rastrear cada operação individual. Muitos comerciantes preferem sequência numérica contínua ao longo da semana ou do dia.
• Linguagem clara. O documento deve ter a palavra “Fatura” visível para evitar ser confundido com outros tipos de documentação comercial (como guia, nota de entrega, orçamento ou documento a crédito). Algumas empresas optam por incluir a política de devoluções no rodapé da fatura, para referência.

O comerciante deve garantir que os dados sensíveis do cartão do cliente são truncados. Os números completos do cartão nunca devem constar na fatura e as datas de validade também devem ser ocultadas. Isto é exigido por boas práticas de segurança para mitigar risco de fraude.

Dependendo do estado/jurisdição, podem existir regras adicionais sobre a forma como o imposto sobre vendas deve ser exibido. O comerciante deve confirmar as taxas aplicáveis e as regras de isenção de produto para cumprir a legislação local.

Como criar uma fatura digital

1. Encontrar um modelo base de fatura de venda
2. Adicionar a informação variável da venda
3. Entregar a fatura ao cliente

1. Encontrar um modelo base de fatura de venda

A empresa pode usar um gerador de faturas online gratuito ou criar o seu próprio modelo. Ao incluir antecipadamente os dados da empresa no modelo, poupa tempo em futuras emissões. Um gerador de faturas permite criar e emitir documentos rapidamente, de forma económica, sobretudo quando a empresa trabalha com muitos SKUs.

Software como Microsoft Word, Microsoft Excel ou Canva disponibiliza modelos gratuitos que podem ser personalizados sempre que a empresa estiver a criar uma fatura.

No caso de comerciantes Shopify, é possível personalizar o modelo de fatura digital diretamente no admin Shopify, em “Canais de Venda” > “Ponto de venda” > “Personalização” da fatura, ajustando logótipo, cabeçalho e informação adicional do pedido.

2. Adicionar a informação variável da venda

No momento da compra, a empresa adiciona os valores variáveis à fatura: total a pagar, número de itens, SKU e dados do cartão (parcialmente truncados) para pagamentos com cartões bancários. Para controlo interno, é recomendável incluir número de fatura único. 

O Shopify POS pode preencher estes dados automaticamente.

3. Entregar a fatura ao cliente

O cliente deve receber a sua cópia, exceto se a recusar. A opção mais prática é enviar a fatura digital por e-mail ou SMS, diretamente através do Shopify POS.

Como criar faturas em papel a partir do POS

Cada dispositivo POS pode ter um fluxo ligeiramente diferente, mas os passos-base tendem a ser semelhantes. Para efeitos deste guia, será utilizado o exemplo do aplicativo Shopify POS para ilustrar como emitir faturas em papel diretamente na loja.

1. Escolher a impressora de faturas

O primeiro passo é encontrar uma impressora compatível com o POS. As opções mais comuns são:

• papel e tinta normais
• papel carbono + pressão
• papel térmico + calor

Os fornecedores de POS costumam fornecer impressoras que já são compatíveis com o sistema de checkout, procurar compatibilidade por conta própria pode ser moroso. A loja de hardware Shopify POS, por exemplo, disponibiliza várias opções que se integram de forma nativa com o Shopify POS.

2. Emparelhar a impressora com o POS

O Shopify POS permite criar faturas impressas personalizadas com facilidade. Após uma compra, a fatura pode ser enviada por SMS, por e-mail ou impressa.

O procedimento típico:

1. ligar a impressora à corrente
2. emparelhá-la ao POS (LAN, Wi-Fi ou Bluetooth, dependendo do modelo)

No aplicativo Shopify POS: “Início” > “Configurações” > “Gerir Hardware Conectado” > “Impressora de faturas”. Seguem-se as instruções no ecrã e pode ser feito um teste de impressão para confirmar emparelhamento com sucesso.

3. Criar o pedido do cliente

Após iniciar sessão no Shopify POS, a empresa vê o ecrã inicial. Pode adicionar produtos ao pedido pesquisando pelo nome ou navegando em “Produtos”. Depois de adicionar todos os itens ao carrinho, toque em “Finalizar compra”, escolha o método de pagamento e conclua a transação.

4. Gerar e entregar a fatura

Depois de a venda ser concluída, o ecrã exibirá “Pagamento bem-sucedido”. Nesse momento, a empresa pode imprimir a fatura em papel, enviá-la por SMS, enviá-la por e-mail ou emitir uma fatura-presente ao cliente.

Se o comprador preferir uma fatura digital, esse momento é ideal para recolher dados de contacto, como e-mail ou número de telemóvel, e criar um perfil de cliente no aplicativo Shopify POS.

O sistema também permite configurar impressão automática de faturas em papel, útil em lojas com grande volume. Basta confirmar que a impressora está ligada e emparelhada com o POS, e na Shopify POS aceder a “Início” > “Configurações” > “Faturas impressas” > Imprimir automaticamente.

Criar faturas automáticas com o Shopify

Controlar faturas é a primeira etapa para organizar os registos de um negócio de retalho. Guardar cópia de todas as faturas é essencial, sem elas não existe evidência clara de lucros, perdas ou histórico de vendas. Numa auditoria fiscal, são estas faturas que demonstram o que foi vendido, quando e com que impostos.