Jak stworzyć paragon papierowy i elektroniczny w 2026 roku?

Dla właściciela małego biznesu prowadzenie dokumentacji, zarówno cyfrowej, jak i papierowej, to podstawowy element działalności.

Gdy klient dokonuje zakupu lub zwrotu, paragon stanowi dowód transakcji i jest niezbędny do dokładnego prowadzenia inwentaryzacji. W okresie rozliczeń podatkowych paragony dokumentują poniesione wydatki, które zgłaszasz jako koszty.

Bez względu na formę, paragony odgrywają istotną rolę w prowadzeniu rzetelnej ewidencji i monitorowaniu kondycji Twojego biznesu. Oto wszystko, co warto wiedzieć o paragonach oraz o tym, jak zautomatyzować ich wystawianie w swoim sklepie.

Czym jest paragon?

Paragon to drukowany lub elektroniczny zapis transakcji, znany również jako dowód zakupu. Potwierdza, że klient zapłacił za określone towary lub usługi, zawiera informacje o ich cenie i potwierdza, że sprzedawca zrealizował zamówienie.

Na paragonie mogą znajdować się także inne szczegóły, takie jak data i godzina transakcji oraz wybrana forma płatności.

Choć nie masz obowiązku wystawiania paragonu każdemu klientowi, w niektórych województwach może to być wymagane ze względu na konieczność ewidencjonowania podatku od sprzedaży przy każdej transakcji.

Dlaczego paragony są ważne?

Paragony detaliczne stanowią zapis przeprowadzonych transakcji, co pozwala lepiej zrozumieć skalę sprzedaży w Twoim biznesie. To, czy możesz oferować klientom paragony w formie papierowej i cyfrowej, zależy od wybranego systemu POS.

Paragony są niezbędne z kilku powodów:

• Zwroty i wymiany. Paragony znacznie ułatwiają obsługę zwrotów i wymian. Jeśli klient próbuje oddać produkt bez dowodu zakupu i nie otrzyma zwrotu pieniędzy, może już nigdy nie wrócić do Twojego sklepu. Wiele pozytywnych doświadczeń zakupowych opiera się na tej podstawowej zasadzie.
• Śledzenie sprzedaży. Paragony pokazują, które produkty lub usługi cieszą się największym zainteresowaniem. Dzięki tym informacjom możesz lepiej dopasować swoją ofertę do potrzeb klientów.
• Wielkość koszyka. Wielkość koszyka odnosi się do liczby sprzedanych sztuk danego produktu. Na tej podstawie możesz określić, które z nich przynoszą największe zyski i uwzględnić je w strategii marketingowej.
• Księgowość. Paragony pomagają w dokumentowaniu sprzedaży i przychodów, co jest niezbędne przy tworzeniu raportów finansowych, takich jak zestawienia zysków i strat.
• Podatki firmowe. W przypadku kontroli skarbowej urząd będzie chciał zobaczyć paragony dokumentujące przeprowadzone transakcje. Kopie wydane klientom potwierdzają, ile i kiedy zarobił Twój biznes. Paragony zawierają również informacje o podatku od sprzedaży, który zapłacił klient, ponieważ niemal wszystkie województwa w Polsce pobierają ten podatek, paragon powinien wyraźnie wskazywać jego wysokość jako osobną pozycję.

Co powinien zawierać paragon?

Paragon może zawierać różne informacje, a wśród najczęściej spotykanych elementów znajdują się:

• Szczegóły firmy. To podstawowe informacje kontaktowe, takie jak nazwa firmy, adres, numer telefonu oraz adres e-mail.
• Informacje o zakupie. Opis zakupionych produktów lub usług, przypisane im numery SKU oraz liczba nabytych sztuk.
• Szczegóły płatności. Całkowita kwota zakupu, suma do zapłaty oraz forma płatności wybrana przez klienta.
• Szczegóły daty zakupu. Data i godzina transakcji, a czasem także imię lub numer pracownika, który obsługiwał klienta.
• Numer paragonu. Unikalny identyfikator przypisany do transakcji. Niektórzy sprzedawcy decydują się na numerację rozpoczynającą się od nowa każdego dnia lub tygodnia.
• Wyraźne oznaczenie. Na każdym paragonie powinno się znajdować jasno widoczne słowo „Paragon”, aby uniknąć pomyłek z innymi dokumentami, takimi jak list przewozowy czy faktura z odroczonym terminem płatności. W niestandardowych wersjach można również umieścić na dole politykę zwrotów jako punkt odniesienia dla klienta.

Pamiętaj, że informacje dotyczące kart płatniczych muszą być odpowiednio zabezpieczone. Numery kart nie mogą być widoczne w całości, a daty ważności kart kredytowych i debetowych powinny być ukryte. Tego typu dane są wrażliwe i wymagają ochrony przed potencjalnym nadużyciem lub oszustwem.

W zależności od województwa mogą obowiązywać różne przepisy dotyczące prezentacji podatku od sprzedaży przy każdej transakcji. Warto sprawdzić obowiązujące stawki oraz zasady dotyczące ewentualnych zwolnień, aby zrozumieć, jak wpływają one na funkcjonowanie Twojego biznesu.

Jak stworzyć paragon cyfrowy?

1. Znajdź standardowy szablon paragonu
2. Dodaj informacje o sprzedaży
3. Przekaż paragon klientowi

1. Znajdź standardowy szablon paragonu

Niezależnie od tego, czy korzystasz z darmowego generatora paragonów online, czy tworzysz własny szablon, uzupełnienie go o dane swojej firmy pozwoli zaoszczędzić czas w przyszłości. Generator paragonów to szybki i opłacalny sposób na sprawne wystawianie dokumentów, zwłaszcza jeśli obsługujesz dużą liczbę numerów SKU, wtedy może to znacząco usprawnić cały proces.

Do stworzenia szablonu możesz użyć programów takich jak Microsoft Word, Microsoft Excel czy Canva. Znajdziesz tam gotowe wzory paragonów, które z łatwością dostosujesz do każdej transakcji.

Jeśli prowadzisz sklep na Shopify, możesz edytować swój cyfrowy szablon paragonu, przechodząc do sekcji „Punkt sprzedaży” w zakładce Kanały sprzedaży w panelu administracyjnym. Następnie kliknij „Dostosowanie paragonu” i skorzystaj z dostępnych narzędzi, aby dodać logo, zmodyfikować nagłówek i uzupełnić informacje o zamówieniu.

2. Dodaj informacje o sprzedaży

W momencie dokonywania transakcji uzupełnij paragon o zmienne dane, takie jak łączna kwota do zapłaty, liczba sprzedanych produktów, numery SKU oraz informacje dotyczące płatności kartą kredytową lub debetową. Dla ułatwienia ewidencji warto również dodać numer paragonu lub faktury, co pomoże w późniejszym śledzeniu sprzedaży. W przypadku korzystania z systemu Shopify POS, wszystkie te informacje mogą zostać dodane automatycznie.

3. Przekaż paragon klientowi

Każdy klient powinien otrzymać swoją kopię paragonu, chyba że sam z niej zrezygnuje. Najwygodniejszą formą jest przesłanie cyfrowej wersji dokumentu mailowo lub przez SMS, można to zrobić bezpośrednio z poziomu systemu POS Shopify.

Jak stworzyć paragony papierowe z systemu POS

Choć każde urządzenie POS może działać nieco inaczej, podstawowe kroki tworzenia paragonów papierowych są zwykle podobne. W tym przykładzie posłużymy się aplikacją Shopify POS, aby zilustrować proces wystawiania fizycznych paragonów w sklepie.

1. Znajdź drukarkę paragonów

Pierwszym krokiem jest wybór drukarki, która będzie kompatybilna z Twoim systemem POS. Do wyboru masz trzy główne opcje:

• Standardowy papier i tusz
• Papier kopiujący (węglowy) i nacisk
• Papier termiczny i ciepło

Dostawcy systemów POS zazwyczaj oferują drukarki, które są od razu gotowe do współpracy z ich oprogramowaniem. Samodzielne szukanie odpowiedniego modelu może być frustrujące i czasochłonne. Przykładowo, sklep ze sprzętem Shopify POS udostępnia różne modele drukarek z różnymi opcjami łączności, które bezproblemowo współpracują z systemem Shopify POS.

2. Sparuj drukarkę z systemem POS

Shopify POS umożliwia użytkownikom platformy łatwe i szybkie tworzenie niestandardowych wydruków paragonów. Po sfinalizowaniu zakupu możesz udostępnić klientowi paragon za pomocą SMS-a lub wysłać go mailowo w formie cyfrowej.

Na początek podłącz drukarkę do źródła zasilania i włącz ją. W zależności od modelu możesz połączyć ją z systemem POS przez sieć LAN, Wi-Fi lub Bluetooth.

W aplikacji Shopify POS przejdź do zakładki „Strona główna”, a następnie wybierz „Ustawienia” i kliknij „> Zarządzaj podłączonym sprzętem”. Z dostępnych opcji wybierz „Drukarka paragonów” i postępuj zgodnie z instrukcjami na ekranie, aby połączyć urządzenie.

Po zakończeniu konfiguracji naciśnij „Testuj paragon”, aby upewnić się, że drukarka została prawidłowo połączona z systemem POS. Jeśli wszystko działa poprawnie, kliknij „Gotowe”. Od tej pory Twoja drukarka powinna być widoczna na liście dostępnych urządzeń do drukowania paragonów.

3. Stwórz zamówienie klienta

Po zalogowaniu się do Shopify POS zobaczysz ekran główny. Aby dodać produkty do zamówienia klienta, możesz wyszukać je po nazwie za pomocą paska wyszukiwania u góry ekranu lub przejść do zakładki „Produkty” na dole i wybrać je z listy wcześniej dodanych pozycji.

Gdy wszystkie przedmioty zostaną dodane do zamówienia, kliknij „Zamówienie”, wybierz preferowaną metodę płatności i postępuj zgodnie z instrukcjami, aby sfinalizować transakcję.

4. Wygeneruj i wyślij paragon

Po zakończeniu sprzedaży pojawi się ekran z komunikatem „Płatność zakończona pomyślnie”. W tym miejscu możesz wydrukować paragon, wysłać go SMS-em, e-mailem lub zaproponować klientowi wersję prezentową.

Jeśli klient kupujący stacjonarnie wybierze paragon w wersji cyfrowej, to doskonała okazja, by zebrać jego dane kontaktowe, takie jak adres e-mail czy numer telefonu, i założyć dla niego profil w aplikacji Shopify POS.

Możesz także ustawić Shopify POS tak, aby paragony papierowe były drukowane automatycznie. W sklepach z dużym ruchem pozwoli to zaoszczędzić czas, pomijając ręczne wybieranie opcji po każdej transakcji. Upewnij się, że drukarka jest włączona i prawidłowo połączona z systemem. Następnie w aplikacji Shopify POS przejdź do „Strona główna”, „Ustawienia”, wybierz „Drukowane paragony” i aktywuj opcję „Automatycznie drukuj paragony”.

Tworzenie automatycznych paragonów z Shopify

Śledzenie paragonów to pierwszy krok do uporządkowanego gromadzenia dokumentacji, która jest niezbędna do prowadzenia sklepu detalicznego.

Zdecydowanie warto zachowywać kopie wszystkich paragonów. Bez nich nie będziesz w stanie rzetelnie udokumentować przychodów i strat swojej firmy. A w przypadku ewentualnej kontroli ze strony urzędu skarbowego, to właśnie paragony będą dowodem na to, co, kiedy i za ile zostało sprzedane.

Dzięki Shopify POS możesz z łatwością tworzyć paragony automatycznie, wysyłać je mailowo lub drukować w formie papierowej, wszystko w jednym systemie.