Wat is een factuur? Alles wat je moet weten om betaald te worden (2026)

Facturen vormen een overeenkomst tussen jou en je klant en zorgen ervoor dat je betaald krijgt voor de producten die je verkoopt. Elke verkoopfactuur geeft een overzicht van de producten en hoeveelheden die je hebt verkocht, wanneer je ze hebt verkocht, voor welke prijzen, en wanneer de betaling verschuldigd is.

Deze gids laat je zien wat facturen zijn, waarom je ze nodig hebt, wat je op je facturen moet opnemen, en hoe je het elektronische factureringsproces als ondernemer kunt stroomlijnen.

Wat is een factuur?

Een factuur is een juridisch document dat elke transactie tussen jouw bedrijf en jouw klanten opsomt en vastlegt. Het bevestigt en registreert de producten die een klant heeft gekocht en het bedrag dat ze hebben afgesproken te betalen voor die producten.

Factuur vs. rekening

Een rekening legt een verkoop vast die de klant onmiddellijk betaalt. In tegenstelling tot een factuur, die vaak gedetailleerde betalingsvoorwaarden en andere informatie bevat, is een rekening een eenvoudige verklaring van wat er nu betaald moet worden.

Factuur vs. inkooporder

Inkooporders werken andersom: ze specificeren de artikelen die een koper wil aanschaffen tegen een bepaalde prijs. Als klein bedrijf geef je een inkooporder uit wanneer je grote hoeveelheden producten bij een leverancier bestelt.

Verschillende soorten facturen

Doorlopende factuur

Doorlopende facturen worden op regelmatige basis aan klanten verzonden voor herhaalde transacties. Voorbeelden zijn abonnementsdiensten of een jaarlijkse leveringsabonnement, zoals de optie die ASOS biedt.

Pro forma factuur

Een pro forma factuur toont de prijs van goederen en legt de verplichting van de verkoper vast om de goederen te leveren. Het wordt vooraf uitgegeven en stelt de koper in staat om de aankoop te plannen en douanekosten te berekenen voordat ze kopen.

Urenfactuur

Urenfacturen worden uitgegeven om te factureren voor werk dat op uurbasis is gedaan. Het bevat het aantal gewerkte uren en het uurtarief om het totale factuurbedrag te berekenen.

Creditfactuur

Een creditfactuur wordt uitgegeven wanneer je een klant een terugbetaling of korting moet geven, meestal wanneer klanten een retour doen. Het wordt ook wel een creditnota of creditmemo genoemd. Deze factuur keert een kostenpost van een eerdere factuur terug.

Debetfactuur

Een debetfactuur informeert de koper over hun huidige schuldverplichtingen. Het wordt ook wel een debetnota genoemd. Het wordt uitgegeven wanneer je het bedrag dat een klant je verschuldigd is, moet verhogen. Bijvoorbeeld, ze hebben een product besteld en een factuur van jou ontvangen, maar hebben hun bestelling later gewijzigd naar een hoger bedrag.

Commerciële factuur

Commerciële facturen zijn cruciaal voor internationale verkopen. Ze worden gebruikt voor douaneaangifte en berekening van douanekosten wanneer producten over internationale grenzen worden geëxporteerd.

Een commerciële factuur moet de volledige contactgegevens van zowel de uitgever als de koper bevatten, de inhoud van het pakket en de waarde ervan, de grootte en het gewicht, het land van herkomst, de reden voor export, de orderdatum en de handtekening van de verzender.

Tussentijdse factuur

Tussentijdse facturen worden uitgegeven voor mijlpalen tijdens een groot project. Ze fungeren als deelbetalingen en stellen zowel de verkoper als de koper in staat om hun cashflow beter te beheren.

Verlopen factuur

Een verlopen factuur is een factuur die niet op tijd is betaald. Te late betalingen kunnen een grote negatieve impact hebben op je cashflow en, als gevolg daarvan, je bedrijf, bijvoorbeeld je vermogen om je personeel, huur en leveranciers te betalen. Houd je debiteuren goed in de gaten om verlopen facturen te voorkomen.

Retainerfactuur

Retainerfacturen worden uitgegeven om vooruitbetalingen voor producten of diensten te innen. Het is een vorm van facturering voor een aanbetaling, waarmee je een toezegging van een klant kunt bevestigen.

Elementen van een factuur

Het formaat van je factuur hangt af van je boekhoudbehoeften, je lokale regelgeving en het type winkel dat je runt. Hier is een voorbeeld van een typische factuur.

Alt text: Voorbeeld van een factuur

Houd de volgende elementen in gedachten bij het maken van je factuursjabloon:

1. Factuurterminologie

Zorg ervoor dat je het woord “Factuur” bovenaan het document opneemt. Maak het gemakkelijk te zien en onmogelijk te verwarren met een ander document, zoals een inkooporder of een creditnota.

Dit is niet alleen om praktische redenen; het is een wettelijke verplichting voor zakelijke transacties in de meeste landen.

2. Een uniek factuurnummer

Elk factuurdocument moet een eigen referentienummer hebben, en je boekhoudsysteem moet een record bijhouden van de gebruikte nummers. Je klanten zullen je factuurnummers gebruiken om de betalingen van facturen aan hun kant bij te houden.

Ken nummers toe aan facturen in volgorde, beginnend met het laagste (1 of 0001, bijvoorbeeld) en ken het volgende nummer toe aan elke daaropvolgende factuur.

Je kunt ook letters in je unieke factuurnummer gebruiken om categorisering en duidelijkheid te vergemakkelijken.

3. Jouw bedrijfsinformatie

Elke factuur moet jouw bedrijfsinformatie bevatten: bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Voeg je btw-nummer toe als je dat hebt en het van toepassing is op de transactie. Dit moet bovenaan de factuur worden geplaatst.

Deze gegevens helpen ook je klant om correcte informatie in hun bestanden te houden.

4. Klantinformatie

Klantinformatie staat ook bovenaan je factuur en volgt hetzelfde formaat als jouw bedrijfsinformatie. Vermeld de naam van de klant, het factuuradres, het verzendadres (als dit anders is dan het factuuradres), telefoonnummer en e-mailadres.

5. Factuurdatum

De datum waarop de factuur is aangemaakt is cruciaal. Deze bepaalt meestal de vervaldatum voor betaling en geeft aan of de factuur achterstallig is en opvolging vereist.

6. Namen en beschrijvingen van verkochte producten

Dit is het belangrijkste deel van je factuur, omdat het het totale verschuldigde bedrag vormt en aangeeft welke producten je klant bij jou heeft besteld.

Elke unieke soort product, bijvoorbeeld een combinatie van een geselecteerde kleur en maat, krijgt zijn eigen regel op de factuur. Elke regel moet ook deze kolommen bevatten:

• Beschrijving van de goederen. Voeg een korte productbeschrijving en/of het SKU-nummer van het product toe.
• Aantal. Geef aan hoeveel eenheden van een product de klant heeft besteld.
• Prijs per eenheid. De prijs van een enkele eenheid van een product.
• Totaal per regel. Prijs per eenheid vermenigvuldigd met de hoeveelheid.

7. Verkoopbelasting

Verkoopbelasting hangt af van je regio en de soorten producten die je als detailhandel verkoopt. Zodra je bepaalt of je verkoopbelasting moet heffen en hoeveel, moet je deze opnemen in je factuur.

Hier is een regelmatig bijgewerkte tabel met verkoopbelastingtarieven per regio.

8. Totaal verschuldigd bedrag

Dit bedrag moet opvallen tussen de andere informatie op je factuur, het is het belangrijkste stuk informatie voor je klant en de reden waarom je een factuur uitstuurt.

Tel je totaalbedragen op tot een subtotaal. Als je geen verkoopbelasting of btw in rekening brengt, is dit ook je totaal verschuldigd bedrag.

Als je verkoopbelasting moet heffen, geef dan het verkoopbelastingtarief aan dat je in rekening brengt, vermenigvuldig het subtotaal met het verkoopbelastingtarief en voeg het resultaat toe aan het totaal verschuldigd.

Bijvoorbeeld:

• Subtotaal: € 100
• Verkoopbelastingtarief: 21%

€ 100 x .21 = € 21 → Het bedrag aan verkoopbelasting voor deze factuur

€ 100 + € 21 = € 121 → Het totaalbedrag van deze factuur (subtotaal + verkoopbelastingbedrag)

9. Betalingsvoorwaarden

Wees expliciet over je betalingsvoorwaarden op de factuur. Dit verwijdert enige onzekerheid of onuitgesproken verwachtingen van je klanten.

Hier zijn enkele veelvoorkomende betalingsvoorwaarden die je kunt gebruiken:

• Netto X. Betaling binnen X dagen na factuurdatum. Dit zijn meestal netto 7, netto 30, netto 60 en netto 90. Klanten wachten vaak tot deze datum om hun betaling te doen.
• Betaling vooraf (BA). Volledige betaling voordat je hun bestelling vervult en het werk voltooit.
• Contante betaling vooraf (CPA). Vergelijkbaar met BA, maar de betaling wordt contant gedaan voordat je de bestelling vervult en het werk voltooit.
• Bij ontvangst. Je verwacht betaling wanneer de klant de factuur ontvangt, meestal de volgende werkdag.
• Einde van de maand (EOM). Betaling aan het einde van dezelfde kalendermaand waarin de factuur is uitgegeven.
• 15e van de maand na factuur (15MFI). Betaling voor de 15e van de maand na de factuurdatum.
• 50% vooruit. Je vraagt om 50% van het totale factuurbedrag voordat je de bestelling vervult en het werk voltooit. Dit wordt meestal gebruikt voor grotere bestellingen en projecten.

10. Betalingsgegevens

Het opnemen van betalingsgegevens is een geweldige manier om het betalen van leveranciers- en klantenfacturen gemakkelijker te maken. Bijna 50% van de klanten die hun voorkeursbetalingsmethode niet kunnen gebruiken, zal het betalingsproces verlaten, dus deze sectie van je factuur is het waard om op te zetten en flexibel te maken.

11. Verzendvoorwaarden

Tot slot, neem je verzendvoorwaarden op, inclusief wie verantwoordelijk is voor de verzendkosten.

Vermeld details over de verzendmethode, de verwachte leverdatum en trackinginformatie.

Hoe maak je een factuur

Er zijn verschillende manieren om een factuur te maken, waaronder het gebruik van factureringssoftware of het handmatig maken van een factuur.

Gebruik van factureringssoftware

Er zijn veel factureringssoftwareprogramma's beschikbaar waarmee je snel en eenvoudig professioneel ogende facturen kunt maken. Deze programma's bevatten meestal sjablonen die je kunt aanpassen met de informatie en het logo van jouw bedrijf, evenals functies zoals het bijhouden van betalingen en het genereren van rapporten.

Een factuur handmatig maken

Om een factuur handmatig te maken, moet je een tekstverwerkings- of spreadsheetprogramma gebruiken. Je kunt een sjabloon gebruiken of er zelf een maken. Zorg ervoor dat je alle noodzakelijke componenten die hierboven zijn uiteengezet opneemt, en controleer je factuur zorgvuldig om ervoor te zorgen dat deze nauwkeurig en professioneel is.

Tips voor het maken van effectieve facturen

Volg deze tips om ervoor te zorgen dat je facturen gemakkelijk te begrijpen zijn en om snel betaald te worden.

• Maak facturen één pagina en gebruik een lettertype dat gemakkelijk te lezen is.
• Stimuleer vroege of tijdige betalingen.
• Creëer een factuur die je kunt dupliceren en hergebruiken om repetitief werk te minimaliseren.
• Zoek naar mogelijkheden om doorlopende facturen uit te geven voor herhaalde transacties.
• Stel een geautomatiseerd systeem in dat kan worden geactiveerd door een nieuwe bestelling. Veel Shopify-apps maken dit eenvoudig en volledig hands-off.
• Bied verschillende online betalingsmogelijkheden aan, zoals creditcards, pinpassen, mobiele betalingen, bankoverschrijvingen en termijnen.

Functies van een factuur

Facturen zijn de ruggengraat van je cashflow, voorraadbeheer en bedrijfsboekhouding. Ze bevatten alle belangrijke informatie over een verkoop op één pagina:

• Producten die je hebt verkocht en hun individuele kosten
• Totaalbedrag en verkoopbelasting
• Klantinformatie
• Jouw contactinformatie
• Betalingsvoorwaarden
• Leveringsdetails

Echter, er zijn andere redenen om facturen te gebruiken.

Betaling innen

Facturen stellen je in staat om betaald te worden, simpel en duidelijk. Ze schetsen je betalingsvoorwaarden (zoals bij ontvangst of aan het einde van de maand), wat je helpt om je cashflow te voorspellen en activiteiten en uitgaven eromheen te plannen.

Verkopen volgen

Facturen stellen je ook in staat om verkopen te volgen, inclusief de exacte producten en hoeveelheden die zijn verkocht, evenals het aantal verkopen dat je in een bepaalde periode hebt gedaan. Dit is nuttig voor het begrijpen van de impact van je marketingactiviteiten op je verkopen, evenals voor het plannen van de volgende periode.

Boekhouding en belastingdoeleinden

Facturen spelen een essentiële rol in je boekhouding. Ze helpen je om de omzet van je winkel bij te houden voor belastingdoeleinden, aangezien elke factuur een belastingdocument is.

Bedrijfsanalyse

Het analyseren van facturen kan je helpen om beter de vraag voor jouw winkel voor specifieke seizoenen of op basis van jaarlijkse trends te voorspellen. Dit betekent ook dat je je voorraad kunt volgen en aanpassen om de cashflow te verbeteren en overstocking of het ontbreken van een populair product te voorkomen.

Begin met het schrijven van je eigen facturen

Of je nu je eerste factuur of je 100ste factuur gaat uitgeven, gebruik deze tips om je factureringssysteem efficiënt te maken, betalingen eenvoudig voor je klanten te maken en op tijd betaald te worden.

Het gebruik van e-factureringssoftware die je helpt om al je verkopen, facturen en betalingen bij te houden, zal je helpen om je financiën te vereenvoudigen. Shopify POS stelt je in staat om facturen en meer te beheren, en werkt of je nu online, in de winkel of beide verkoopt.

Stuur elektronische facturen in slechts een paar klikken, ter plaatse, met Shopify’s factuurgenerator (het is gratis!). Vul alle details in om professionele, mooie, overzichtelijke facturen te genereren en te verzenden.