Wat is een bedrijfsvoorstel? Definitie en gids

Er zijn veel documenten die je mogelijk moet opstellen wanneer je een bedrijf start. Een officieel bedrijfsvoorstel—een compleet document dat iemand overtuigt om jouw product of dienst te kopen—zorgt vaak voor de meeste verwarring.

Waarvoor worden bedrijfsvoorstellen precies gebruikt? Hoe verschilt een gevraagd voorstel van een ongevraagd voorstel? En wat moet je opnemen in je bedrijfsovereenkomst? Deze gids beantwoordt die vragen en meer, zodat je een bedrijfsvoorstel kunt schrijven dat deals binnenhaalt.

Wat is een bedrijfsvoorstel?

Een bedrijfsvoorstel is een document dat is ontworpen om een organisatie te overtuigen een product of dienst te kopen. Het wordt doorgaans gebruikt om financiering van investeerders te verkrijgen, contracten te tekenen met potentiële klanten, of goedkeuring voor een project te krijgen van besluitvormers, zoals projectstakeholders of een juridisch team.

Bedrijfsvoorstellen kunnen ook worden gebruikt als verkooptool om een helder idee te presenteren aan potentiële klanten en je unieke verkooppropostie over te brengen. Je kunt het voorstel digitaal versturen of persoonlijk presenteren.

Bedrijfsvoorstellen begrijpen

Wat is het doel van een bedrijfsvoorstel?

Ondernemers stellen een voorstel op wanneer ze producten of diensten verkopen aan andere bedrijven. In tegenstelling tot een ondernemingsplan (dat voornamelijk voor eigen gebruik is), is het doel van een effectief bedrijfsvoorstel om op te vallen tussen andere leveranciers bij de verkoop, en de strategie te schetsen die wordt gehanteerd om het probleem van de potentiële klant op te lossen.

Wat is een bedrijfsvoorstelbrief?

Een bedrijfsvoorstelbrief is een beknopt overzicht van je uitgebreidere voorstel. Het wordt meestal aan het begin van een voorstel opgenomen, vergelijkbaar met een begeleidende brief bij een cv, en fungeert als formele introductie voor de ontvanger.

Waarom bedrijfsvoorstellen belangrijk zijn

Een bedrijfsvoorstel is belangrijk omdat het de doelen van het bedrijf, unieke uitdagingen en doelstellingen van een project schetst, en een actieplan presenteert om die doelen te bereiken. Het is een essentieel document voor elke ondernemer of manager die een nieuwe onderneming wil starten of een bestaande wil uitbreiden.

Een goed opgesteld bedrijfsvoorstel kan helpen bij het verkrijgen van klanten, financiering en partnerschappen, en kan ook de haalbaarheid van een project evalueren.

📚Lees ook: Hoe je een bedrijf start zonder geld (8 eenvoudige stappen)

Gevraagde versus ongevraagde bedrijfsvoorstellen

Een bedrijfsvoorstel is meestal gevraagd of ongevraagd, wat betekent dat het inkopende bedrijf ofwel actief op zoek is naar voorstellen die voldoen aan een specifieke behoefte, ofwel reageert op een aanbod—vaak van een verkoper—om er een te overwegen. Laten we beide typen bedrijfsvoorstellen verkennen en wanneer je ze zou kunnen gebruiken.

Gevraagde bedrijfsvoorstellen

Formeel gevraagde voorstellen, ook wel normale voorstellen genoemd, zijn uitgebreider en vereisen vaak grondig onderzoek en planning. Dergelijke voorstellen worden doorgaans gebruikt om contracten of grote subsidies binnen te halen. Er zijn vier typen gevraagde bedrijfsvoorstellen:

Informatieverzoek (RFI)

Dit type gevraagd bedrijfsvoorstel is een screeningsinstrument dat vaak voorafgaat aan het hele proces van het aanvragen van voorstellen. Het is ontworpen om de koper te helpen begrijpen welke leveranciers het best gepositioneerd zijn om te leveren wat nodig is.

Offerteaanvraag (RFP)

Organisaties gebruiken officiële offerteaanvragen om voorstellen van potentiële leveranciers aan te vragen. Ze bevatten specifieke informatie over het project, de vereisten en de evaluatiecriteria die worden gebruikt om het succesvolle voorstel te selecteren. Een RFP wordt vaak gebruikt wanneer de koper moet evalueren welk bedrijf de beste leverancier is op basis van verschillende factoren naast de prijs.

Naast het schetsen van wat de potentiële klant nodig heeft, beschrijft dit document ook welke informatie in het voorstel moet staan, en hoe het moet worden georganiseerd en gepresenteerd.

Prijsopgaveverzoek (RFQ)

Deze worden gebruikt wanneer prijs een primaire factor is in de aankoopbeslissing, maar niet de enige. De koper heeft mogelijk informatie nodig over productbeschikbaarheid, levertijden en andere specifieke zaken. Formele voorstellen als reactie op RFQ's zijn vaak korter dan die voor RFP's.

Uitnodiging tot inschrijving (IFB)

IFB's worden gebruikt om diensten aan te vragen die voornamelijk gebaseerd zijn op prijs. Simpel gezegd zijn het een officieel verzoek om een reactie op de vraag: Wat zou je rekenen om dit te doen?

Ongevraagde voorstellen

Ongevraagde bedrijfsvoorstellen zijn een type bedrijfsverzoek dat niet formeel is aangevraagd door de ontvanger. Het kan voortkomen uit informele gesprekken op een vakbeurs waar de verkoper een prospect vertelt dat ze een oplossing hebben voor het probleem van de prospect, en zegt: "Wil je dat ik daar een voorstel voor indien?"

Hier zijn enkele andere gebruikssituaties met voorbeelden van ongevraagde bedrijfsvoorstellen.

Marketing- of adviesvoorstel

Dienstverlenende bedrijven kunnen ongevraagde bedrijfsvoorstellen sturen om hun diensten aan te bieden aan potentiële klanten. In tegenstelling tot een RFP, waarbij de klant formeel voorstellen aanvraagt van meerdere leveranciers, is een ongevraagd marketingvoorstel de eerste interactie tussen beide partijen. Ze zijn doorgaans kort, verkoopgericht en vatten de problemen samen waarmee een potentiële klant waarschijnlijk wordt geconfronteerd (zelfs als ze het nog niet weten).

Licentievoorstel

Als je de producten van een ander merk wilt licentiëren of hun intellectuele eigendom wilt gebruiken, kun je een licentievoorstel sturen om formeel de rechten aan te vragen om het te gebruiken. Dit type ongevraagd voorstel schetst het IP dat je wilt gebruiken, hoe lang je de rechten wilt, en waarom het bedrijf jouw voorstel zou moeten accepteren.

Partnerschapsvoorstel

Een partnerschapsvoorstel is een overkoepelende term voor elk ongevraagd voorstel om samen te werken met iemand. Je zou een partnerschapsvoorstel kunnen opstellen als je op zoek bent naar een samenwerking met een influencer om hun eigen productlijn te produceren, een co-branded marketingcampagne te lanceren met een ander uniek bedrijf, of contact op te nemen met potentiële influencers.

Wat zijn de belangrijkste onderdelen van een bedrijfsvoorstel?

Hoewel overtuigende bedrijfsvoorstellen de vorm kunnen aannemen van een minder gestructureerde voorstelbrief, zijn het vaak lange documenten. Ze kunnen van alles bevatten, van technische specificaties tot ondernemingsplannen tot projectbemanning, afhankelijk van wat er wordt gevraagd in het verzoek.

Essentiële elementen, die ook kunnen worden gebruikt in ongevraagde voorstellen, omvatten vaak het volgende:

Overzicht of managementsamenvatting

Het eerste belangrijke element van een bedrijfsvoorstel biedt een beknopt overzicht van de inhoud, inclusief een samenvatting van de hoofdpunten, de algemene visie en eventuele toepasselijke achtergrondinformatie. De managementsamenvatting moet ook kort de belangrijkste details samenvatten, de aandacht van de leverancier trekken en hen aanmoedigen de rest van het voorstel te lezen.

Probleemstelling

Ondernemers stellen een voorstel op wanneer ze een oplossing hebben voor een ander bedrijf. In dit deel van je voorstel schrijf je een duidelijke uitleg van het probleem of de behoefte die het formele document aanpakt en waarom de voorgestelde oplossing noodzakelijk is. Als je bijvoorbeeld een ongevraagd licentievoorstel schrijft, kun je inspelen op het pijnpunt van de leverancier dat ze moeite hebben om potentiële klanten te bereiken in het specifieke geografische gebied waar jij woont.

Het is ook de moeite waard om in deze sectie te verwijzen naar de concurrenten van de potentiële klant en marktanalyse. Dit zal nogmaals benadrukken waarom de oplossing die je voorstelt een probleem is, waardoor pijnpunten iets worden dat ze wanhopig willen oplossen.

Strategie of aanpak

Deze sectie van een bedrijfsvoorstel bevat een gedetailleerde beschrijving van de voorgestelde oplossing, inclusief relevante informatie over het product of de dienst die wordt aangeboden, prijzen en projecttijdlijn.

Leg duidelijk uit hoe deze voorgestelde oplossing het probleem van de klant zal oplossen. Herhaal waar mogelijk woordelijk. Als je een RFP verstuurt en de klant heeft gevraagd om te laten zien hoe je hun organische zoekpresence zult verbeteren, begin dan dat gedeelte van je voorstel met: "We zullen het organische zoekverkeer verbeteren door..."

Bedrijfskwalificaties

Overweeg een lijst toe te voegen van de voordelen die de voorgestelde oplossing aan de klant zal bieden, zoals kostenbesparingen, verhoogde efficiëntie of verbeterde klantervaring. Dit kan een extra stimulans zijn om jouw voorstel te kiezen boven dat van een ander bedrijf.

Dit is waar bedrijfskwalificaties, awards of certificeringen je bedrijfsvoorstel kunnen laten opvallen. Het feit dat je wordt ondersteund door een gerespecteerd persoon in je branche, lovende klantgetuigenissen hebt, of een product hebt dat awards heeft gewonnen, is een waardepropositie die fungeert als sociaal bewijs dat leveranciers kan helpen je te vertrouwen.

Planning

Is de strategie die je schetst in je bedrijfsvoorstel een kortetermijnplan of een langetermijnaanpak? Neem de ideale planning op in je voorstel om ervoor te zorgen dat de ontvanger op dezelfde lijn zit. Dit helpt hen de omvang van het werk te begrijpen en te bevestigen dat jouw projecttijdlijn overeenkomt met die van hen.

Kosten en betalingsschema

De kostensectie van een bedrijfsvoorstel helpt je klant te evalueren of ze willen investeren in wat je verkoopt. Geef een gespecificeerde lijst van kosten die verband houden met het project, zoals:

• Arbeidskosten
• Materiaalkosten
• Apparatuurkosten
• Marketingkosten
• Reiskosten
• Softwarekosten

Gebruik overtuigingstechnieken zoals prijsverankering om de klant een reden te geven jouw bedrijfsvoorstel te accepteren. Als je bijvoorbeeld een dure marketingcampagne verkoopt, verankert het maandelijkse pakket van €9.000 tegen je pakket van €7.000 om de extra waarde te tonen die ze krijgen door de duurdere optie te kiezen. Maak duidelijk dat je alleen ruimte hebt om één nieuwe klant aan te nemen, dus ze moeten snel handelen.

Heb je een bedrijfsvoorstel nodig?

Bedrijfsvoorstellen zijn een natuurlijk onderdeel van het runnen van een bedrijf. Hoe officieel en intimiderend de titel ook mag klinken, ze zijn veel beter beheersbaar om te maken als je ze opdeelt in kleinere secties.

Of je nu een gevraagde RFP verstuurt of een ongevraagd partnerschapsvoorstel, je waardepropositie moet elke sectie ondersteunen. Behandel de managementsamenvatting als een begeleidende brief om belangrijke details te schetsen en de omvang van het project uit te splitsen. Je bedrijfsvoorstel moet het voor de klant een no-brainer maken om voor jou te kiezen.