Wat is een virtuele terminal? Definitie, voordelen en risico’s

Klanten zijn tegenwoordig gewend aan het gemak van meerdere betaalmethoden, of ze nu supplementen in de winkel kopen of online sneakers bestellen. Een praktische tool die je kunt toevoegen aan je betalingsopties zijn virtuele terminals. Deze webgebaseerde oplossing stelt je in staat om betalingen te accepteren zonder een kassasysteem (POS-terminal), waardoor transactiebeheer toegankelijker wordt voor bedrijven en betalingsopties voor klanten diverser worden.

Wat is een virtuele terminal?

Een virtuele terminal is een online betalingsverwerkingsplatform dat elk apparaat met internetverbinding omtovert tot een betalingscentrum, waardoor je bedrijf transacties kan verwerken zonder gespecialiseerde fysieke hardware. Deze webgebaseerde optie verwerkt betalingen via een browser, waar je handmatig betalingsgegevens kunt invoeren, zoals kaarthouderinformatie en transactiebedragen. Betalingsplatforms zoals PayPal, Stripe en Square bieden virtuele terminals aan naast hun andere betalingsopties.

Virtuele terminals zijn ideaal voor telefonische bestellingen, e-mailbetalingen, postorders en persoonlijke transacties. Ze worden vaak gebruikt door freelancers, dienstverleners en restaurants die telefonische bestellingen aannemen. Maar ze hebben ook hun plaats in retail en e-commerce activiteiten. Naast het accepteren van credit- en debetkaarten verwerken veel virtuele terminals ook ACH-overboekingen en digitale betalingen, waardoor ze een flexibele hub vormen voor verschillende transactietypes.

Hoe werken virtuele terminals?

Virtuele terminals stellen je in staat om eenvoudig credit- en debetkaartbetalingen te accepteren van klanten die niet fysiek aanwezig zijn, of wanneer je geen POS-terminal hebt. Hoewel de technologie achter virtuele terminals geavanceerd is, is het proces zelf eenvoudig:

1. Toegang tot je virtuele terminal. Log in op je virtuele terminal via elk apparaat met internetverbinding, dat kan een desktopcomputer, laptop, tablet of smartphone zijn.

2. Transactiegegevens invoeren. Voer de betalingsinformatie van de klant in, inclusief naam, kaartnummer, vervaldatum, CVV en factuuradres.

3. Indienen voor verwerking. Zodra je de betalingsgegevens hebt ingevoerd, start het systeem de transactie via beveiligde kanalen. De virtuele terminal versleutelt gevoelige gegevens en stuurt deze door je betalingsverwerker voor autorisatie.

4. Wachten op autorisatie. De betalingsverwerker communiceert met de bank van de klant om fondsen te verifiëren en de transactie goed te keuren. Dit verificatieproces duurt doorgaans slechts seconden en biedt snelle bevestiging voor jou en je klant.

5. De transactie voltooien. Zodra de transactie is goedgekeurd, ontvang je een bevestiging en kun je een digitale bon naar je klant sturen. Fondsen worden vervolgens automatisch gestort op je bedrijfsrekening, doorgaans binnen één werkdag.

Voordelen van virtuele terminals

Afhankelijk van het soort bedrijf dat je hebt en hoe je klantbetalingen ontvangt, kunnen virtuele terminals een optie voor je zijn. Hier zijn enkele voordelen om te overwegen:

• Betalingen overal verwerken. Virtuele terminals elimineren geografische beperkingen door bedrijven in staat te stellen betalingen te accepteren via elk apparaat met internetverbinding.

• Hardwarekosten verlagen. Door gebruik te maken van bestaande computers en mobiele apparaten vermijden bedrijven investeringen in POS-apparatuur. En omdat een virtuele terminal webgebaseerd is, betaal je geen onderhoudskosten of hardware-upgrades.

• Terugkerende transacties instellen. De meeste virtuele terminals bevatten functies voor het instellen van geplande betalingen en het veilig opslaan van klantinformatie. Deze automatisering maakt het gemakkelijker om cashflow te voorspellen terwijl handmatige verwerkingstijd wordt verminderd.

• Betalingsopties uitbreiden. Naast standaard kaartverwerking ondersteunen virtuele terminals vaak verschillende betaalmethoden, inclusief ACH-overboekingen. Deze veelzijdigheid helpt bedrijven om aan verschillende klantvoorkeuren te voldoen.

Risico's van virtuele terminals

De primaire overweging bij het implementeren van een virtuele terminal is beveiliging; handmatig ingevoerde transacties brengen doorgaans hogere fout- en frauderisico's met zich mee dan persoonlijke betalingen.

Bijvoorbeeld, een kledingwinkel kan telefonische bestellingen aannemen van klanten die een winkeluitverkoop hebben gemist. Medewerkers verzamelen creditcardinformatie via de telefoon en voeren deze handmatig in hun virtuele terminal in om de transactie te verwerken.

Dit scenario introduceert enkele potentiële kwetsbaarheden:

• Medewerkers kunnen kaartnummers tijdelijk opschrijven of opslaan, wat een beveiligingsrisico vormt

• Verbindingsproblemen kunnen het herhalen van gevoelige gegevens vereisen

• Kaartgegevens kunnen worden afgeluisterd tijdens telefonische bestellingen

• Handmatige invoer omzeilt beveiligingsprotocollen van kaartlezers

• Externe transacties bemoeilijken verificatie van kaarthouders

Het gemak van virtuele terminals brengt ook kosten met zich mee: handmatig ingevoerde transacties hebben over het algemeen hogere verwerkingskosten, vaak bijna een volledig procentpunt bovenop standaard kaart-aanwezig tarieven.

Om beveiligingsrisico's te beperken, overweeg ingebouwde beveiligingsfuncties zoals de adresverificatieservice (AVS) en kaartverificatiewaarde (CVV) codes om de identiteit van kaarthouders te valideren. Deze verificatiemethoden zijn waardevol voor kaart-niet-aanwezig transacties, waarbij het bedrijf de betaalkaart of klantidentiteit niet fysiek kan verifiëren.

Sommige virtuele terminal providers bieden ook tokenisatie en end-to-end versleuteling, waardoor gevoelige gegevens tijdens het hele transactieproces worden beschermd. Het implementeren van tweefactorauthenticatie en regelmatige personeelstraining versterkt je beveiligingspositie verder.