Wat is een nabestelling vs. niet op voorraad: definitie en oorzaken

Voor ondernemers kunnen nabestellingen een tweesnijdend zwaard zijn.

Enerzijds kunnen nabestellingen zorgen voor buzz in de markt en klanten signaleren dat de vraag hoog is. Anderzijds kunnen nabestellingen wijzen op problemen met voorraadbeheer of bredere uitdagingen in de toeleveringsketen.

Leer het verschil tussen nabestellingen en uitverkochte artikelen, hoe nabestellingen werken, en hoe je de nadelen kunt beheersen, zodat je een bedrijfsmodel kunt opzetten dat het beste bij jouw behoeften past.

Wat is een nabestelling?

Een nabestelling, ook wel bekend als orderachterstand van een bedrijf, ontstaat wanneer een product momenteel niet op voorraad is maar wel in de toekomst beschikbaar komt. Doorgaans neem je de betalingsgegevens van de klant om de levering van het product aan de koper te garanderen zodra het beschikbaar is.

In essentie geeft een nabestelling aan dat de huidige klantvraag naar een product hoger is dan het beschikbare aanbod. Productievertragingen, problemen in de toeleveringsketen en onvoldoende planning kunnen allemaal leiden tot nabestellingen.

Nabestelling versus uitverkochte artikelen

Terwijl uitverkochte artikelen niet beschikbaar zijn voor aankoop, kunnen klanten nabestellingen plaatsen ook al zijn deze tijdelijk niet leverbaar. Klanten plaatsen nabestellingen wetende dat ze het gekochte product of de dienst op een toekomstige datum zullen ontvangen, terwijl uitverkochte artikelen mogelijk nooit meer beschikbaar komen voor aankoop.

Je kunt ervoor kiezen om uitverkochte artikelen te verbergen of ze als uitverkocht te markeren op je e-commerce website. Als je dit doet, plaats je mogelijk geen aanvullende productdetails meer, omdat de artikelen niet langer beschikbaar of bestelbaar zijn.

Wat veroorzaakt een nabestelling?

Er zijn verschillende redenen waarom een nabestelling kan ontstaan:

Problemen in de toeleveringsketen

Zelfs nu ondervinden veel toeleveringsketens nog steeds verstoringen of herstellen ze van problemen die ontstonden tijdens de COVID-19-pandemie. Deze problemen zijn verergerd door milieufactoren en wereldwijde conflicten. Dergelijke problemen in de toeleveringsketen kunnen de productie, het transport of de levering van producten en grondstoffen vertragen, wat je vermogen om bestellingen op tijd af te handelen beïnvloedt.

Schommelingen in de vraag

Nabestellingen kunnen ontstaan wanneer de vraag het aanbod overtreft, wat kan gebeuren door ongewone vraag vanwege verschillende factoren zoals seizoensgebonden vraagveranderingen, prijswijzigingen, marktschommelingen en succesvolle marketingcampagnes.

Hoewel plotselinge toenames in de vraag positief zijn voor de omzet, kunnen ze leiden tot meer nabestellingen of uitverkochte artikelen voor bedrijven.

Problemen met voorraadbeheer

Hoe je ervoor kiest om voorraad te beheren kan nabestellingen beïnvloeden. Als je minimale voorraad aanhoudt of een dropshipping-bedrijf runt, zul je waarschijnlijk nabestellingen moeten beheren en afhandelen als afweging voor lage tot geen magazijnkosten.

Je geeft misschien de voorkeur aan het aanhouden van extra voorraad, ook wel bekend als veiligheidsvoorraad, als manier om je bestellingen te beschermen tegen verstoringen in de toeleveringsketen en vraagverschuivingen.

Menselijke fouten

Een andere manier waarop nabestellingen ontstaan is door fouten van mensen die artikelen produceren, leveren of verzenden. Bijvoorbeeld, discrepanties in magazijnbeheer kunnen leiden tot verloren of ontbrekende voorraad en zelfs kleine fouten op een inkooporder kunnen vertragingen in de afhandeling veroorzaken.

Nabestellingen: voor- en nadelen

Het begrijpen van de voordelen en risico's van nabestellingen is belangrijk wanneer je overweegt of je deze strategie in je bedrijfsvoering wilt opnemen.

Voordelen van nabestellingen

Sommige handelaren staan nabestellingen toe omdat ze de volgende voordelen bieden:

• Verlaag voorraadkosten. Wanneer goed beheerd, stellen nabestellingen je in staat om minder voorraad op te slaan en die besparingen door te geven aan klanten in de vorm van lagere prijzen.
• Stimuleer klantbehoud. Duidelijke en accurate communicatie over nabestellingen kan klantbehoud ondersteunen.
• Creëer buzz. Nabestellingen kunnen anticipatie opbouwen onder een toegewijde klantenbasis, zoals het geval is bij kledingmerk SpiritHoods, dat beperkte productreeksen inzet om vraag in de markt op te bouwen terwijl het een "just-in-time" productiemodel handhaaft. Het merk gebruikt Facebook Live om nieuwe producten aan te kondigen en heeft een "Binnenkort beschikbaar" sectie op de website waar shoppers zich kunnen aanmelden om gewaarschuwd te worden wanneer een nieuw product beschikbaar is.

Nadelen van nabestellingen

Als je nabestellingen accepteert, zijn er risico's om bewust van te zijn:

• Verhoogde winkelwagen-verlating. Ongeveer 23% van de klanten verlaat hun online winkelwagen wanneer levertijden te lang zijn of niet worden vermeld. Wanneer klanten versnelde leveringsopties zijn gaan verwachten, kunnen nabestellingen potentiële klanten ervan weerhouden om überhaupt te kopen.
• Klantonzekerheid. Als je regelmatig onderschat hoeveel voorraad je voorhanden moet hebben, heb je mogelijk een hogere frequentie van nabestelde artikelen. Dit kan je vermogen om klanten te behouden schaden.
• Mogelijkheden voor annuleringen. Hoe langer het duurt om een bestelling af te handelen, hoe meer tijd een klant heeft om te annuleren. Zelfs als je wacht met het verwerken van de betaling tot verzending of levering voltooid is, zijn er nog steeds voorraadbeheer- en boekhoudingtaken die gedaan moeten worden. Dit logistieke proces kan uiteindelijk meer middelen kosten dan de bestellingen waard zijn.

Voorbeeld van een nabestelling

Een moderetailer kan een artikel op nabestelling zetten na een druk Black Friday-weekend. Ze hadden gepland om 70% van hun voorraad te verkopen en de gegenereerde omzet te gebruiken om een nieuwe bestelling bij hun leverancier te plaatsen na het Black Friday-weekend.

Echter, de Black Friday-verkopen voor hun kenmerkende poloshirt schoten omhoog. Een video ging viraal op TikTok en al hun voorraad was uitverkocht. Ze missen Cyber Monday-verkopen en er komt nog steeds verkeer binnen van de virale video.

Het nabestellingsmodel helpt de opwinding voor het uitverkochte product voort te zetten. In plaats van te zeggen dat het volledig niet beschikbaar is, speelt het modemerk in op de hype en blijft betalingen accepteren voor poloshirt-bestellingen, die afgehandeld worden wanneer de nieuwe voorraad volgende week binnenkomt.

Hoe lang duurt een nabestelling?

Een nabestelling kan weken of maanden duren om af te handelen, afhankelijk van de oorzaak en het product (op maat gemaakte artikelen kunnen langer duren). Als je tijdelijk zonder een product zit, kun je je klanten de optie bieden om nabestellingen te plaatsen in de tussentijd.

Over het algemeen geldt: hoe sneller je de nabestelling kunt afhandelen, hoe beter. Minder afhandelingstijd geeft klanten minder mogelijkheden om hun bestellingen te annuleren en een terugbetaling aan te vragen.

Hoe beheer je nabestellingen

Het succesvol beheren van nabestellingen vereist zorgvuldige planning en administratie. Hier zijn enkele best practices om je te helpen deze taak effectief aan te pakken:

Herzie je herbestelpunten

Als je bedrijf regelmatig nabestellingen verwerkt, moet je mogelijk je benadering van voorraadbeheer herzien. Pas de minimale hoeveelheid aan die je aanhoudt voordat je bijbestelt—je herbestelpunt—zodat je nabestellingen kunt minimaliseren. Plan om dit getal elk kwartaal opnieuw te beoordelen en wanneer verstoringen in de toeleveringsketen optreden.

Investeer in een voorraadbeheersysteem

Een goed voorraadbeheersysteem kan je helpen bestellingen te beheren, je voorraad door de toeleveringsketen te volgen, prestaties uit het verleden te analyseren en toekomstige verkopen te voorspellen.

Bijvoorbeeld, wanneer je een nabestelling accepteert, markeer je deze als nabestelling in je online boeken. Wanneer het artikel wordt aangevuld, verwerk je de betaling en lever je het nabestelde artikel aan de klant, waarbij je het markeert als voltooide verkoop in je grootboek. Als een klant hun bestelling annuleert voordat deze arriveert, verwijder je de verkooporder uit de boeken en pas je je voorraadregistraties dienovereenkomstig aan.

Robuuste systemen stellen je in staat om voorraad te beheren en deze taken eenvoudig en accuraat uit te voeren. Overweeg softwareprogramma's die naadloos integreren met je e-commerce boekhoudtools en automatische herbestelfuncties bevatten.

Met Shopify POS kunnen merken voorkomen dat nabestellingen de verkoop schaden met ship-to-customer orderafhandeling. Als een artikel niet beschikbaar is in de winkel, kunnen medewerkers de verkoop ter plekke afronden, en de bestelling wordt afgehandeld en rechtstreeks naar het verzendadres van de klant verzonden zodra voorraad beschikbaar is.

Werk samen met meerdere leveranciers

Overweeg het identificeren van alternatieve leveranciers of producten zodat je solide klantenservice kunt bieden zonder significante vertragingen. Voer een voorafgaande kostenanalyse uit om prijzen tussen leveranciers te vergelijken, evalueer vervolgens leveranciersprestaties aan de hand van belangrijke metrics, zoals tijdige levering, productkwaliteit en responsiviteit.

Tips voor het verminderen van nabestellingen

Zo kom je nabestellingen voor en voorkom je dat ze überhaupt ontstaan:

Houd veiligheidsvoorraad aan

Veiligheidsvoorraad is de extra voorraad die je aanhoudt als noodplan om nabestellingen te voorkomen. Lage veiligheidsvoorraadniveaus geven aan dat nieuwe veiligheidsvoorraad moet worden verworven om bescherming te bieden tegen voorraadtekorten. Deze strategie werkt bijzonder goed voor bedrijven met extra opslagruimte en consistente vraag naar hun producten of diensten.

Stel herbestelpunten vast

Definieer herbestelpunten voor elk van je nabestelde producten om te bepalen op welk punt de voorraadniveaus laag genoeg zijn om een bestelling voor meer voorraad te plaatsen. Geïntegreerde e-commerce platforms zoals Shopify maken e-commerce beheer eenvoudig, met uitgebreide analyse- en rapportagetools die real-time data bevatten over hoe lang je huidige voorraad naar verwachting zal duren.

Gebruik voorraadprognosetools

Voorspel toekomstige vraag naar je producten door voorraadprognosetools te gebruiken. Dit type software kan je helpen verkooptrends accuraat te voorspellen op basis van historische data. Het gebruik van accurate prognosetools kan je helpen voorraadniveaus voor je online winkel te handhaven en pieken in de vraag te anticiperen.

Communiceer met je klanten

Als nabestellingen onvermijdelijk zijn, houd je klanten tevreden met accurate schattingen van wanneer je nabestellingen zult afhandelen.

Zorg ervoor dat nabestelde artikelen duidelijk worden onderscheiden op je online winkel en stel geautomatiseerde e-mailsequenties in die klanten updates sturen met de status van nabestelde artikelen.

Stel een orderafhandelingsproces op dat prioriteit geeft aan het tijdig verzenden van nabestelde artikelen. Je kunt bijvoorbeeld Shopify's "in de wacht" afhandelingsstatus gebruiken om bestellingen te identificeren waarbij de klant nog wacht.