5 gratis CRM-software systemen voor kleine ondernemers

Wanneer je bedrijf groeit, veranderen ook de tools die je gebruikt om aan de behoeften van je klanten te voldoen. Misschien ga je van handmatig pakketten adresseren naar het gebruik van een frankeermachine, of van werken vanuit je kelder naar het huren van een klein kantoor.

Hetzelfde geldt voor het beheren van klantrelaties. Hoewel spreadsheets, kasboeken en zelfs Post-it-notities in het begin misschien voldoende zijn om je klanten bij te houden, vereist een groeiend bedrijf meer geavanceerde tools. Klantrelatiebeheersystemen (of CRM's) zijn een populaire oplossing: In 2020 meldde 91% van de bedrijven met 10 of meer medewerkers dat ze CRM-software gebruikten om hun klantgegevens te beheren en hun operaties te ondersteunen.

Hier is wat goede CRM-software kenmerkt en de beste gratis systemen om je op weg te helpen.

Wat is een CRM?

Een klantrelatiebeheersysteem (CRM) is een softwaretoepassing die is ontworpen om bedrijven te helpen bij het beheren en verbeteren van relaties met huidige en potentiële klanten.

CRM-platforms verzamelen en slaan klant- en bedrijfsinformatie op in een gecentraliseerde database. Teams van operaties, klantenservice, verkoop en marketing kunnen deze gegevens vervolgens gebruiken om outreach te plannen, prestaties te analyseren en kernprocessen te stroomlijnen. CRM's maken het gemakkelijker om persoonlijke service aan elke klant te bieden, wat helpt om tevredenheid en loyaliteit te vergroten.

Het nadeel is dat CRM's kostbaar kunnen zijn. Enterprise-systemen kunnen meer dan €60.000 per jaar kosten, en de kosten stijgen naarmate je meer klanten, gebruikers en gespecialiseerde functies aan je plan toevoegt. Gelukkig bieden veel CRM-leveranciers gratis versies voor kleine bedrijven aan.

Hoewel gratis CRM-systemen niet echt de spreekwoordelijke gratis lunch zijn—de meeste bedrijven beperken het aantal gebruikers, klantenlijsten en andere functies—kunnen gratis versies kleine ondernemers de mogelijkheid bieden om CRM-software uit te proberen zonder zich te verplichten tot een aankoop. Zolang je bedrijf binnen de limieten van de gratis versie blijft, kun je voor altijd genieten van je gratis rit. Wanneer je het ontgroeit, kun je een betaald plan aanschaffen met de zekerheid dat de tool aan je behoeften voldoet.

Wat maakt goede CRM-software?

Een goede CRM is betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en helpt bij het bieden van kwaliteitsvolle klantenservice. Verder wordt het antwoord persoonlijker: De beste CRM voor jou is eenvoudig te gebruiken, past binnen je budget en voldoet aan je specifieke bedrijfsbehoeften.

Verschillende soorten CRM's komen met verschillende toolsets, elk met verschillende functies. Een marketinggerichte CRM kan bijvoorbeeld meerdere marketingtools en enkele essentiële organisatie- en verkoopdiensten bevatten.

CRM-tools vallen doorgaans in vier categorieën: organisatorische tools, marketingtools, verkooptools en klantenservicetools. Bij het kiezen van een CRM, bepaal welke van deze functies het belangrijkst zijn voor jouw bedrijf:

• Organisatorische tools. Contactbeheer is een kernfunctie van veel CRM's. Contactbeheertools verzamelen en organiseren klantgegevens en klantcommunicatie, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt. Sommige CRM's bieden ook organisatorische tools die management, voorraadbeheer en workflowautomatiseringen ondersteunen.
• Marketingtools. CRM-marketingtools omvatten vaak functies voor leadbeheer en leadgeneratie. Ze bevatten ook e-mailmarketing tools zoals massamail en e-mailtracking, en marketinganalytische tools, zoals tracking van landingspagina's en websitebezoekers. (Veel stellen ook marketingautomatiseringen mogelijk.)
• Verkooptools. CRM-software bevat vaak functies voor verkoopbeheer en pipelinebeheer. Deze kunnen verkoopautomatiseringen, verkooptracking en dealbeheer omvatten, ontworpen om je verkoopteam tijd te laten besparen en verkoopprocessen te optimaliseren.
• Klantenservicetools. CRM's bieden verschillende klantenservicetools, die je klantenserviceteams kunnen helpen om klantrelaties te monitoren en te verbeteren. Sommige bieden ook klantenservice-analyse en klantenservice-automatisering.

Wanneer je hebt bepaald welke functies voor jou het belangrijkst zijn, zoek dan naar een CRM-systeem dat de tools biedt die je nodig hebt in de gratis versie.

Beste gratis CRM-software

1. HubSpot
2. Freshsales
3. Zoho Corporation
4. Capsule
5. Bitrix24

Veel CRM-softwareleveranciers bieden zowel gratis als betaalde plannen aan. Gratis versies beperken doorgaans het aantal contacten en gebruikers en beperken bepaalde functies zoals CRM-integraties, maar stellen je in staat om een CRM-systeem uit te proberen zonder je te verplichten tot een aankoop.

Of een gratis CRM-systeem aan je langetermijnbehoeften kan voldoen, hangt af van de grootte van je bedrijf en hoe je van plan bent het platform te gebruiken. Als je bedrijf de gratis versie ontgroeit, kun je altijd upgraden naar een betaald plan met uitgebreide mogelijkheden en grotere gebruikers- en contactlimieten.

Hier zijn vijf bedrijven—op geen bepaalde volgorde—die populaire gratis CRM-tools aanbieden (en ook betaalde plannen voor wanneer je klaar bent om te upgraden). De functies, plus de voor- en nadelen, zijn allemaal gebaseerd op de gratis versie van elk hulpmiddel:

1. HubSpot

HubSpot, gevestigd in Cambridge, Massachusetts, richt zich op verkoop-, marketing- en klantenservice-applicaties voor bedrijven van elke omvang en in elke fase van ontwikkeling. HubSpot beheert ook HubSpot Academy, een gratis educatieve bron om marketing- en verkoopprofessionals te helpen hun vaardigheden te ontwikkelen en het meeste uit hun CRM te halen.

Voordelen

• Limiet van één miljoen contacten
• Onbeperkt aantal gebruikers
• Marketing-, verkoop-, service-, operationele en CMS-tools
• Gebruiksvriendelijke interface
• Integraties met derden, waaronder Google Workspace en Microsoft Office

Nadelen

• Minder aanpassingsmogelijkheden
• Geen klantenservice aangeboden
• Account beperkt tot één verkooppipeline
• Geen verkoopautomatisering

2. Freshsales

Freshsales is een verkoopgerichte CRM-divisie van Freshworks, een in Californië gevestigde leverancier van verkoop-, klantenservice-, operationele en marketingsoftware. Freshsales CRM biedt contact- en accountbeheer en wordt het meest gebruikt door kleine bedrijven met minder dan 10 medewerkers.

Voordelen

• Onbeperkt aantal gebruikers
• Ingebouwde e-mail, chat en telefoon
• 24/5 e-mail klantenservice chat systeem
• Limiet van 10.000 contacten
• Contactbeheertools

Nadelen

• Biedt geen klantenservicetools of marketingfuncties
• Verkooprapportage niet inbegrepen
• Minder integraties met derden dan sommige concurrenten

3. Zoho Corporation

Zoho Corporation is een software as a service (SaaS) leverancier met hoofdkantoor in Chennai, India, die zich richt op het bedienen van kleine en middelgrote bedrijven. De gratis CRM van het bedrijf maakt marketing- en verkoopautomatiseringen en account-, deal- en leadbeheer mogelijk. In tegenstelling tot Freshsales bevat de gratis versie van Zoho CRM rapportage. Records—de versie van Zoho van contacten—kunnen worden bewerkt of verwijderd om je onder de contactlimiet te houden.

Het nadeel is dat de gratis CRM van Zoho een lagere gebruikerslimiet heeft dan sommige concurrenten, aanpassingen beperkt zijn en massamail niet is inbegrepen.

Voordelen

• Ondersteunt account-, verkoop- en leadbeheer
• Limiet van 5.000 contacten, accounts en deals
• Meer dan 60 standaardrapporten
• Tot 2.500 workflowregels
• Drie bedrijfs-e-mailadressen

Nadelen

• Limiet van drie gebruikers
• Geen massamail
• Beperkte aanpassingen
• Geen klantenservice aangeboden (d.w.z. alleen zelfservice klantenservice)

4. Capsule

Capsule is een in het VK gevestigde verkoopgerichte CRM-leverancier die zich richt op kleine en middelgrote bedrijven. De CRM van Capsule omvat analyses, rapportage, e-mail en uitgebreidere projectmanagementtools dan veel andere verkoopgerichte CRM's. Het staat ook bekend om zijn visuele verkooppipeline en de integratie met populaire tools, waaronder Google Workspace.

Echter, de gratis versie van Capsule heeft een contactlimiet van slechts 250 en het plan bevat geen verkooprapportage.

Voordelen

• Projectmanagementtools
• Mobiele app
• Gebruiksvriendelijke interface
• Integraties met derden, waaronder Google Workspace

Nadelen

• Limiet van twee gebruikers
• Limiet van 250 contacten
• Geen verkooprapportage
• Account beperkt tot één verkooppipeline
• Geen klantenservice aangeboden

5. Bitrix24

Bitrix24 presenteert zichzelf als een online werkruimte die is opgebouwd rond het kernaanbod van het bedrijf, de Bitrix24 CRM. Bitrix24 ondersteunt leadgeneratie, marketing- en verkoopprocessen, projectmanagement en voorraadbeheer.

De gratis CRM van Bitrix24 biedt afgeslankte versies van functies van betaalde plannen zoals pipelinebeheer, leadbeheer, rapportage, automatisering en verkooptracking. In tegenstelling tot de meeste gratis CRM's legt Bitrix24 geen contactlimieten op aan een van zijn plannen. In plaats daarvan beperkt het de totale cloudopslag—voor de gratis versie is de limiet 5 gigabyte. Betaalde plannen hebben limieten van 24 gigabyte tot 3 terabyte. Het gratis plan van Bitrix heeft ook een limiet van 12 gebruikers, wat het minder ideaal maakt voor bedrijven met grotere verkoop- en marketingteams.

Voordelen

• Meerdere CRM-functies
• Onbeperkt aantal contacten
• Gebruiksvriendelijke interface
• E-mail-, spraak-, video- en chatfuncties

Nadelen

• Beperkte aanpassingen
• Steilere leercurve dan sommige concurrenten
• Limiet van 12 gebruikers
• Geen klantenservice aangeboden