Oggi i clienti sono abituati alla comodità di poter scegliere tra diversi metodi di pagamento, sia che stiano acquistando integratori in negozio o scarpe online. Uno strumento pratico che puoi aggiungere alle tue opzioni di pagamento è il terminale virtuale. Questa soluzione basata sul web consente di accettare pagamenti senza la necessità di un terminal POS, rendendo la gestione delle transazioni più accessibile per le aziende e diversificando le opzioni di pagamento per i clienti.
Che cos'è un terminale virtuale?
Un terminale virtuale è una piattaforma online di elaborazione dei pagamenti che trasforma qualsiasi dispositivo connesso a Internet in un centro di pagamento, consentendo alla tua azienda di elaborare transazioni senza hardware fisico specializzato. Questa opzione web gestisce i pagamenti tramite un browser, dove puoi inserire manualmente i dettagli del pagamento, come le informazioni del titolare della carta e gli importi delle transazioni. Piattaforme di pagamento come PayPal, Stripe e Square offrono terminali virtuali oltre alle loro altre opzioni di pagamento.
I terminali virtuali sono ideali per ordini telefonici, pagamenti via email, ordini per posta e transazioni di persona. Sono comunemente utilizzati da liberi professionisti, fornitori di servizi e ristoranti che ricevono ordini per telefono. Ma hanno anche un ruolo nel commercio al dettaglio e nelle operazioni di e-commerce. Oltre ad accettare carte di credito e debito, molti terminali virtuali elaborano anche trasferimenti ACH e pagamenti digitali, rendendoli un hub flessibile per diversi tipi di transazioni.
Come funziona un terminale virtuale?
I terminali virtuali ti consentono di accettare facilmente pagamenti con carte di credito e debito da clienti che non sono fisicamente presenti, o quando non hai un terminale POS. Sebbene la tecnologia alla base dei terminali virtuali sia sofisticata, il processo stesso è semplice:
- Accedi al tuo terminale virtuale tramite qualsiasi dispositivo con connessione a Internet, che può essere un computer desktop, un laptop, un tablet o uno smartphone.
- Inserisci i dettagli della transazione: le informazioni di pagamento del cliente, inclusi nome, numero della carta, data di scadenza, CVV e indirizzo di fatturazione.
- Invia per l'elaborazione. Una volta inseriti i dettagli del pagamento, il sistema avvia la transazione tramite canali sicuri. Il terminale virtuale cripta i dati sensibili e li instrada attraverso il tuo processore di pagamento per l'autorizzazione.
- Attendi l'autorizzazione. Il processore di pagamento comunica con la banca del cliente per verificare i fondi e approvare la transazione. Questo processo di verifica richiede generalmente solo pochi secondi, fornendo una rapida conferma per te e per il tuo cliente.
- Completa la transazione. Una volta che la transazione è stata approvata, riceverai una conferma e potrai inviare una ricevuta digitale al tuo cliente. I fondi vengono quindi automaticamente depositati nel tuo conto bancario aziendale, generalmente entro un giorno lavorativo.
Vantaggi dell'utilizzo di un terminale virtuale
A seconda del tipo di attività che gestisci e di come ricevi i pagamenti dai clienti, i terminali virtuali potrebbero essere un'opzione per te. Ecco alcuni vantaggi da considerare:
- Elimina i vincoli geografici. I terminali virtuali consentono alle aziende di accettare pagamenti tramite qualsiasi dispositivo connesso a Internet, superando i limiti geografici.
- Riduci i costi hardware. Utilizzando computer e dispositivi mobili esistenti, le aziende evitano di investire in attrezzature POS. E poiché un terminale virtuale è basato sul web, non paghi costi di manutenzione o aggiornamenti hardware.
- Imposta transazioni ricorrenti. La maggior parte dei terminali virtuali include funzionalità per impostare pagamenti programmati e memorizzare in modo sicuro le informazioni dei clienti. Questa automazione facilita la previsione del flusso di cassa riducendo il tempo di elaborazione manuale.
- Espandi le opzioni di pagamento. Oltre all'elaborazione standard delle carte, i terminali virtuali supportano spesso vari metodi di pagamento, inclusi i trasferimenti ACH. Questa versatilità aiuta le aziende a soddisfare le diverse preferenze dei clienti.
Rischi dell'utilizzo dei terminali virtuali
La principale considerazione nell'implementare un terminale virtuale è la sicurezza; le transazioni inserite manualmente comportano generalmente un rischio maggiore di errore e frode rispetto ai pagamenti di persona.
Ad esempio, un negozio di abbigliamento al dettaglio potrebbe ricevere ordini telefonici da clienti che si sono persi un'offerta in negozio. I membri del personale raccolgono le informazioni sulla carta di credito per telefono e le inseriscono manualmente nel loro terminale virtuale per elaborare la transazione.
Questo scenario introduce alcune potenziali vulnerabilità:
- Il personale potrebbe scrivere o memorizzare temporaneamente i numeri delle carte, il che presenta un rischio per la sicurezza
- Problemi di connessione potrebbero richiedere di ripetere dati sensibili
- I dettagli della carta potrebbero essere ascoltati durante gli ordini telefonici
- L'inserimento manuale elude i protocolli di sicurezza del lettore di carte
- Le transazioni digitali complicano la verifica dell'identità del titolare della carta
La comodità dei terminali virtuali ha anche un costo: le transazioni inserite manualmente comportano generalmente commissioni di elaborazione più elevate, spesso aggiungendo quasi un intero punto percentuale alle tariffe standard per le carte presenti.
Per mitigare i rischi di sicurezza, considera l'uso di funzionalità di sicurezza integrate come il servizio di verifica dell'indirizzo (AVS) e i codici di verifica della carta (CVV) per convalidare l'identità del titolare della carta. Questi metodi di verifica sono preziosi per le transazioni senza carta, dove l'azienda non può verificare fisicamente la carta di pagamento o l'identità del cliente.
Alcuni fornitori di terminali virtuali offrono anche tokenizzazione e crittografia end-to-end, proteggendo i dati sensibili durante l'intero processo di transazione. L'implementazione dell'autenticazione a due fattori e la formazione regolare del personale rafforzano ulteriormente la tua sicurezza.
Terminale virtuale: domande frequenti
Ci sono rischi nell'utilizzare terminali virtuali?
Rispetto alle transazioni online o di persona, i terminali virtuali comportano commissioni di elaborazione e rischi di sicurezza più elevati poiché i dettagli della carta devono essere inseriti manualmente anziché utilizzare un lettore di carte sicuro.
Qual è la differenza tra un terminale virtuale e un gateway di pagamento?
Un gateway di pagamento elabora i pagamenti online una volta che i clienti inseriscono le proprie informazioni sulla carta di credito o di debito. Un terminale virtuale è un'interfaccia web in cui il personale aziendale inserisce manualmente i dettagli di pagamento per conto dei clienti.
Qual è la differenza tra POS e un terminale virtuale?
Un sistema POS richiede hardware fisico per accettare pagamenti di persona e spesso include funzionalità di inventario e vendita, mentre un terminale virtuale è una soluzione basata sul web che elabora principalmente pagamenti e gestisce la fatturazione ricorrente tramite qualsiasi browser Internet.
