È rassicurante ordinare l'inventario in anticipo per ogni evenienza nel caso tu venda tutto. Tuttavia, ci sono aziende che si ritrovano con un costo di mantenimento dell’inventario che arriva fino al 75% del suo valore. Ciò può verificarsi per molte ragioni. Una di queste è la perdita di tracciamento degli ordini effettuati ai fornitori: una situazione che può farti avere scorte elevate e costi di stoccaggio equivalenti.
Creare e monitorare gli ordini di acquisto è sicuramente un modo per ridurre questo problema.
Un buon sistema di ordini di acquisto facilita la previsione della domanda e l'ordinazione di stock futuri, migliora il flusso di cassa e previene eventuali errori che possono sorgere durante il processo di ordinazione. Continua a leggere per scoprire cos'è la gestione degli ordini di acquisto, come crearne uno, come gestirlo. Potrai inoltre scaricare un modello di ordine di acquisto gratuito.
Che cos'è la gestione degli ordini di acquisto?
Un ordine di acquisto, noto in inglese come Purchase Order (abbreviato in PO) è un documento ufficiale in cui il tuo negozio al dettaglio si impegna ad acquistare beni da un fornitore o venditore. Include i nomi sia dell'acquirente (il tuo negozio) che del fornitore, informazioni aziendali e le quantità di prodotti acquistati.
Gli ordini di acquisto vengono emessi da un sistema di gestione PO che si sincronizza con inventario, finanza e portali fornitori. Le aziende possono ottenere informazioni in tempo reale sui conteggi SKU in arrivo e sulla spesa impegnata, il che è importante quando il 58% dei brand ammette che la precisione del proprio inventario è inferiore all'80%, come citato dal report Inventory Data Accuracy and Promising di Fluent Commerce.
Un buon sistema di gestione degli ordini di acquisto aiuta anche i team a liberare capitale circolante più velocemente. Il benchmark 2024 sulla gestione della spesa di Coupa ha rilevato che i team possono passare dalla richiesta al PO approvato in 3,8 ore lavorative.
Chi emette gli ordini di acquisto?
L'acquirente è responsabile dell'emissione degli ordini di acquisto. Se stai ordinando inventario per il tuo negozio al dettaglio, ad esempio, spetta a te crearlo. Se stai evadendo un ordine per un'altra azienda, è compito loro emettere l'ordine di acquisto.
A seconda delle dimensioni del tuo negozio, potresti avere un dipartimento finanziario, un dipartimento acquisti o un team di contabilità fornitori che emette gli ordini di acquisto. Se non lo hai, di solito è il proprietario dell'azienda o il manager del negozio ad assumersi questa responsabilità.
Chi approva gli ordini di acquisto?
Il fornitore, sia esso un produttore, un appaltatore o altro, è responsabile dell'approvazione degli ordini di acquisto. Se ne hai emesso uno per l'inventario che stai ordinando, ad esempio, è compito del fornitore approvarlo.
Una volta approvato, l'ordine di acquisto diventa un contratto legalmente vincolante. Sei ufficialmente impegnato a pagare quel fornitore per i beni definiti nell'ordine di acquisto.
Perché la gestione degli ordini di acquisto è importante?
Controlla la spesa e previene acquisti non autorizzati
Un flusso di lavoro ben governato blocca ordini non preventivati e fuori contratto che riducono i risparmi negoziati. Nel report del 2025 di ProcureCon CPO, il 64% dei leader degli approvvigionamenti ha dichiarato che la spesa non autorizzata è diminuita nei 12 mesi precedenti dopo aver rafforzato le regole di approvazione.
AstraZeneca ha implementato Coupa P2P in 11 mercati, riducendo il tempo da PO ad approvazione da 3 giorni a 1,5 giorni e l'approvazione delle fatture da 60 giorni a 4,5 giorni, dando alla finanza visibilità su ogni transazione.
Migliora la comunicazione con i fornitori
I portali dei fornitori che mostrano lo stato PO in tempo reale fermano lo scambio continuo di email e messaggi Slack.
Uno studio (in inglese) dell'American Productivity & Quality Center (APQC) ha rilevato che le organizzazioni più performanti elaborano gli ordini di acquisto (PO) in meno di cinque ore, mentre quelle meno performanti impiegano più di 48 ore. Gli aggiornamenti in tempo reale consentono ai fornitori di apportare modifiche self-service, accorciare i tempi di consegna e mantenere tutti allineati su date e risultati.
Semplifica i processi di approvvigionamento
L'automazione riduce drasticamente il tempo di gestione di ogni PO. I produttori che digitalizzano le approvazioni possono risparmiare sui costi di approvvigionamento e ridurre i tempi di elaborazione. Abbinati a tempi di ciclo inferiori alle cinque ore, gli acquirenti possono concentrarsi sulla costruzione di relazioni con i fornitori e dedicare meno tempo alla burocrazia.
Passaggi nel processo degli ordini di acquisto
Identifica il bisogno e presenta una richiesta
Un team segnala la necessità di nuovo inventario o servizi e presenta una richiesta di acquisto con numeri SKU/parte, quantità e codice budget. Aggiungere una data di scadenza richiesta e un breve business case accelera l'approvazione manageriale.
Redigi e approva l'ordine di acquisto
L'approvvigionamento converte la richiesta approvata in un PO formale che specifica articoli, prezzi, termini di consegna e condizioni di pagamento. Ricontrolla i codici fiscali e i conti GL così il PO può fluire attraverso la finanza senza rilavorazioni.
Invia il PO al fornitore
Trasmetti il PO elettronicamente (EDI, portale fornitore o email) per creare una traccia di audit verificabile. Chiedi al fornitore di confermare o rifiutare l'ordine entro 24 ore.
Conferma o rifiuto del fornitore
Il fornitore accetta il PO così com'è o segnala problemi di quantità, prezzo o tempi di consegna per una risoluzione rapida. Cattura la conferma nel tuo OMS così i team a valle vedono i termini finali concordati.
Evasione, bolla di accompagnamento e spedizione
Il fornitore produce o preleva l'ordine, crea una bolla di accompagnamento che rispecchia il PO e spedisce con il numero PO sull'etichetta. Abilita aggiornamenti automatici dello stato così puoi tracciare le tappe in transito e prenotare in anticipo il personale di ricevimento.
Ricevimento merci e ispezione
All'arrivo, il personale del magazzino verifica articoli e quantità contro il PO e la bolla di accompagnamento, registrando eventuali carenze o danni. Pubblicare immediatamente la voce di ricevimento merci aggiorna i saldi dell'inventario e attiva il matching a tre vie.
Matching delle fatture e approvazione
Il fornitore converte il PO evaso in una fattura; il sistema AP esegue un match a tre vie contro il PO e il record di ricevimento merci. Le fatture pulite si auto-approvano, mentre le eccezioni vengono instradate agli acquirenti per una risoluzione rapida.
Pagamento e tenuta dei registri
La finanza programma il pagamento secondo i termini negoziati, prendendo sconti per pagamento anticipato quando il contante lo consente. Il regolamento viene registrato nell'ERP e nella scorecard del fornitore, chiudendo il ciclo per audit e revisioni delle prestazioni.
Esempio di ordine di acquisto
Ecco un esempio di come potrebbe apparire un ordine di acquisto per un negozio al dettaglio. Il documento riporta le informazioni del fornitore, gli articoli ordinati, le quantità e i termini di spedizione.
Usa un modello di ordine di acquisto gratuito
Hai bisogno di aiuto per creare il tuo ordine di acquisto?
Usa il modello gratuito di Shopify. Inserisci le informazioni richieste, inclusi l'indirizzo del tuo negozio, le informazioni sull'azienda del fornitore e gli articoli ordinati, per ricevere un ordine di acquisto elettronico inviato direttamente al tuo indirizzo email, pronto per essere inoltrato ai fornitori.
Software per la gestione degli ordini di acquisto
Shopify
Con Shopify, ottieni ordini di acquisto, ricevute di inventario e registri fornitori nella stessa amministrazione che usi per gestire il tuo negozio. Nessuna app extra, API o formazione. I brand ecommerce che necessitano di un flusso di lavoro PO integrato che si sincronizza con la gestione dell'inventario possono sfruttare le funzionalità di Shopify qui.
Altre funzionalità includono:
- Redigi, emetti e modifica PO all'interno dell'amministrazione Shopify.
- Converti PO in PDF con un clic per i fornitori.
- Ricevi inventario contro il PO per aggiornare automaticamente le scorte disponibili in ogni location.
- La directory fornitori vive nel dropdown "Seleziona fornitore" – un record alimenta ogni futuro PO.
- Ordina e filtra PO aperti per data di creazione, arrivo previsto, fornitore, location o stato.
Coupa
Coupa è un'opzione adatta per aziende enterprise o organizzazioni in forte crescita che gestiscono migliaia di ordini di acquisto (PO) attraverso più unità aziendali e richiedono analisi approfondite. Centralizza ogni euro speso, poi usa l'AI per evidenziare risparmi, segnalare rischi e semplificare le approvazioni.
Le funzionalità principali includono:
- Suite procure-to-pay end-to-end con acquisto guidato, analisi della spesa AI e tracciamento PO in tempo reale.
- Scoring del rischio fornitore integrato, gestione del ciclo di vita dei contratti e automazione AP.
- Release 2025 "agentic AI" (Navi AI) offre analisi dei dati più veloce e suggerisce azioni correttive automaticamente.
NetSuite
NetSuite riunisce richieste, PO, inventario e AP in un unico database. Le organizzazioni che già utilizzano NetSuite ERP, o pianificano di farlo, possono beneficiare della funzionalità di gestione acquisti di NetSuite.
Funzionalità che otterrai:
- Converte automaticamente le richieste di acquisto in PO, applica prezzi contrattuali e traccia ordini speciali o drop shipment.
- Flussi di lavoro di approvazione flessibili (semplici limiti in dollari o SuiteFlow multi-step) più promemoria integrati prevengono colli di bottiglia.
- Il portale fornitore consente ai fornitori di controllare lo stato PO e le date di consegna, riducendo lo scambio di email.
Best practice per la gestione degli ordini di acquisto
Standardizza i processi
Blocca template riutilizzabili per richieste di acquisto e PO così ogni acquirente cattura gli stessi campi, come SKU, codice GL, Incoterms e arrivo previsto.
I team di approvvigionamento che formalizzano i template riducono drasticamente i tempi del ciclo PO rispetto ai colleghi, secondo il benchmarking 2025 di APQC sui performer del primo quartile.
Stabilisci flussi di lavoro di approvazione chiari
Costruisci livelli di approvazione basati su dollari e instrada le richieste attraverso avvisi automatizzati piuttosto che email ad-hoc. Puoi accelerare le firme, prevenire "acquisti ombra" e lasciare una traccia di audit per finanza e compliance.
Traccia le prestazioni dei fornitori
Valuta i fornitori mensilmente su precisione di consegna, affidabilità dei tempi di consegna e tasso di difetti così i problemi emergono prima del prossimo riordino.
Un sondaggio Deposco 2025 ha rilevato che il 58% delle aziende ha mancato gli obiettivi di consegna o precisione durante la stagione di punta, prova che le metriche reali battono l'istinto.
Mantieni registri accurati
Ci sono vari modi per monitorare gli ordini di acquisto. I fogli di calcolo Excel sono spesso la scelta migliore per le aziende che stanno appena iniziando a familiarizzare con essi. L'unico problema? Sono ingombranti, confusi e diventano rapidamente imprecisi, soprattutto se ci si dimentica di aggiornare il foglio di calcolo una volta che un ordine di acquisto è stato emesso, approvato o convertito in fattura.
Abbandona i fogli di calcolo a favore di un sistema di gestione ordini di acquisto. Alcune app come Stocky si sincronizzano con il tuo negozio Shopify, permettendoti di creare e monitorare tutto dal tuo back office.
Carica le informazioni aziendali per ciascun fornitore con cui stai lavorando. Quando hai bisogno di creare un nuovo ordine di acquisto, seleziona il fornitore. Stocky ne creerà uno con le sue informazioni di contatto già compilate.
💡 CONSIGLIO PRO: Hai difficoltà a sapere quanto stock ordinare da un fornitore? I commercianti che utilizzano Shopify POS possono utilizzare la funzione di previsione della domanda di Stocky, che utilizza i dati di vendita storici per suggerire quali prodotti e quantità riordinare.
Gli ordini di acquisto sono adatti al tuo negozio al dettaglio?
Gli ordini di acquisto aiutano i rivenditori a monitorare gli ordini in arrivo, impegnarsi per le scorte con maggiore anticipo e prevenire discrepanze negli ordini. Essi forniscono anche documentazione legale nel caso in cui qualcosa vada storto nel tuo processo di supply chain.
Determina il tipo di ordine di acquisto di cui hai bisogno per la tua attività, dopodiché utilizza un sistema di ordini di acquisto come Stocky per crearli. Sarà più facile scalare il tuo negozio al dettaglio e contribuirà a mantenere livelli di inventario equilibrati.
Ordine di acquisto: domande frequenti
Che cos'è un ordine di acquisto e come funziona?
Un ordine di acquisto è un documento formale creato da un acquirente e inviato a un venditore come richiesta di beni o servizi. Include i dettagli degli articoli o dei servizi richiesti, il numero di unità richieste, il prezzo e i termini di pagamento, la data di consegna prevista e eventuali istruzioni o requisiti speciali. Il venditore quindi esamina l'ordine di acquisto e, se lo accetta, fornisce i beni o i servizi come specificato. Una volta ricevuti i beni o i servizi, l'acquirente deve fornire il pagamento al venditore secondo i termini previsti dal documento.
Qual è la differenza tra un ordine di acquisto e una fattura?
Un ordine di acquisto è un documento inviato da un acquirente a un fornitore che dettaglia gli articoli o i servizi richiesti. È un accordo vincolante tra l'acquirente e il fornitore che definisce i termini e le condizioni dell'acquisto. Una fattura è un documento inviato dal fornitore all'acquirente che indica l'importo totale dovuto per i beni o i servizi forniti. Viene inviata dopo che l'acquisto è stato effettuato e serve come registrazione della transazione.
Posso utilizzare gli ordini di acquisto per gestire meglio i miei livelli di inventario? Come?
Sì, è possibile utilizzare gli ordini di acquisto per tenere traccia della merce in arrivo e confrontarla con le vendite per determinare i livelli delle scorte. In questo modo è possibile pianificare e mantenere livelli di scorte ottimali.
Come si gestiscono le discrepanze nell'ordine di acquisto, ad esempio se si ricevono meno articoli di quelli ordinati?
Se c'è una discrepanza tra l'ordine di acquisto e la merce ricevuta, devi contattare il tuo fornitore per correggere la situazione. Alcune aziende utilizzano una nota di ricevimento merci per tenere traccia di questo processo.
Come influisce un ordine di acquisto sui registri contabili del mio negozio?
Quando emetti un ordine di acquisto, esso diventa parte dei tuoi registri finanziari. Quando la merce o i servizi vengono ricevuti, la fattura corrispondente viene abbinata all'ordine di acquisto e il pagamento viene registrato nel tuo sistema contabile.
Cosa devo fare se un fornitore non riesce a evadere un ordine di acquisto?
Se un fornitore non riesce a evadere un ordine di acquisto, dovresti prima contattarlo per capire il problema. Se non può effettuare la consegna, potresti dover cercare un fornitore alternativo. I termini e le condizioni del tuo contratto dovrebbero proteggerti in tali situazioni.
Un ordine di acquisto può essere modificato o annullato dopo essere stato emesso?
Dipende dai termini concordati con il tuo fornitore. In generale, le modifiche o le cancellazioni dopo l'emissione richiedono comunicazione e accordo da entrambe le parti.
