Cos’è la gestione delle risorse? Definizione e guida

Sebbene generare vendite e realizzare profitti siano gli obiettivi primari di quasi tutte le aziende, è importante ricordare che le vendite e i profitti sono il risultato di una lunga serie di decisioni. Prima di arrivare nelle mani dei clienti, i prodotti devono passare attraverso diverse altre fasi, tra cui ricerca e sviluppo, test di validazione, produzione, marketing ed evasione degli ordini. Il successo in tutte queste fasi dipende da una gestione efficace delle risorse.

In questa guida imparerai la definizione di gestione delle risorse, perché è importante e come utilizzare le tecniche chiave di gestione delle risorse per gestire la tua attività in modo più redditizio ed efficiente.

Cos'è la gestione delle risorse?

La gestione delle risorse, o pianificazione delle risorse, è il processo attraverso il quale le aziende pianificano, programmano e allocano le risorse al fine di ottenere il massimo valore organizzativo. Tali risorse possono essere immateriali, come competenze e tempo, o materiali, come attrezzature, materiali e risorse finanziarie.

In sostanza, la gestione delle risorse significa pianificare in modo che le risorse giuste siano assegnate ai compiti giusti al momento giusto. La gestione delle risorse comporta la creazione di programmi e la definizione di budget per persone, progetti, attrezzature e forniture.

Perché la gestione delle risorse è importante?

Il processo di gestione delle risorse è fondamentale per il successo di qualsiasi attività commerciale perché riduce i costi e gli sprechi. Seguendo le tecniche di gestione delle risorse, è possibile acquisire informazioni dettagliate su ciò che è necessario per completare i prodotti e realizzare i progetti, nonché le competenze per farlo indipendentemente dai fattori esterni.

Gestione delle risorse:

• Elimina gli sprechi: con una corretta gestione delle risorse, è possibile massimizzare l'efficienza delle risorse in una varietà di categorie, assicurando che nessuna delle attrezzature, degli spazi o dei materiali in cui avete investito rimanga inutilizzata.
• Ottimizza le tempistiche: la pianificazione delle risorse garantisce che i membri del team che hai assunto comprendano i propri ruoli e dedichino il loro tempo ai progetti che aggiungono più valore. Invece di dire sì a tutto, i responsabili delle risorse possono programmare e dare priorità ai progetti sulla base di dati in tempo reale.
• Minimizza i rischi: un'allocazione inadeguata delle risorse può portare a situazioni in cui un'azienda non dispone di risorse sufficienti (ad esempio manodopera, materie prime, attrezzature) per raggiungere i propri obiettivi o adempiere ai propri obblighi. La gestione delle risorse riduce questo rischio.
• Massimizza i profitti: Anche se le vendite sono elevate e i prezzi sono perfetti, una cattiva gestione delle risorse può comportare costi eccessivi a monte, riducendo i profitti.

Aree della gestione delle risorse

Sebbene sia spesso utilizzato in riferimento alla gestione dei progetti, il concetto di gestione delle risorse si applica a molti altri settori dell'amministrazione aziendale. Una piccola impresa, in particolare, presterà attenzione alla gestione delle risorse in diversi ambiti:

• Finanze: riusciamo a coprire le spese correnti? Possiamo permetterci di investire in nuove attrezzature o nella formazione del personale? Le nostre fonti di finanziamento sono affidabili?
• Personale: le competenze dei nostri collaboratori sono allineate con il lavoro da svolgere? In caso contrario, dovremmo formarli o assumere nuovi membri del team? Avremo abbastanza personale se otterremo quel nuovo cliente, e se sì, quali competenze dovranno avere queste persone?
• Spazio fisico: l'ufficio o lo spazio produttivo dell'azienda è configurato in modo che le altre risorse possano essere gestite per la massima efficienza? Ci stiamo espandendo troppo rapidamente rispetto alla domanda dei nostri prodotti, o non abbastanza velocemente?
• Attrezzature: abbiamo le attrezzature necessarie per fare ciò che serve nel modo più conveniente? Se sì, stiamo sfruttando appieno il potenziale di queste attrezzature per raggiungere i nostri obiettivi?
• Tecnologia: di quali software o dispositivi hanno bisogno i nostri dipendenti per comunicare efficacemente ed eseguire le attività? Dovremmo riallocare le risorse finanziarie per finanziare ciò che manca?

Tecniche di gestione delle risorse

• Livellamento delle risorse
• Bilanciamento delle risorse
• Previsione delle risorse

I responsabili della gestione delle risorse utilizzano una serie di tecniche per concepire la gestione delle risorse. Due delle tecniche più diffuse sono il livellamento delle risorse, il bilanciamento delle risorse e la previsione delle risorse.

Livellamento delle risorse

Il livellamento delle risorse è una tecnica di gestione delle risorse progettata per evitare carenze o eccedenze di magazzino mantenendo le scorte delle risorse di progetto a un livello che eviti entrambi i problemi. Un software specializzato nella gestione delle risorse può aiutare a determinare tale livello con strumenti che utilizzano dati in tempo reale per fornire previsioni sulle risorse e gestire i rischi.

Il livellamento delle risorse viene utilizzato anche in riferimento al tempo necessario per completare un progetto. Con il livellamento, le date di inizio e di fine vengono adeguate in modo da adattarsi alla disponibilità delle risorse. Il livellamento potrebbe prolungare la durata del progetto, ma con l'obiettivo di eliminare i costi in eccesso lungo il percorso.

Bilanciamento delle risorse

Il bilanciamento delle risorse è una soluzione di gestione delle risorse che si basa sulla pianificazione. In altre parole, il bilanciamento delle risorse cerca di rispettare una scadenza specifica evitando picchi e cali nelle risorse. Mentre il livellamento delle risorse si concentra sul raggiungimento della giusta quantità di ciascuna risorsa, l'obiettivo del bilanciamento delle risorse è un tasso costante di domanda e/o utilizzo delle risorse nel tempo.

Previsione delle risorse

Mentre molte tecniche di gestione delle risorse si occupano dell'allocazione delle risorse nel presente, la previsione delle risorse prevede le risorse necessarie in futuro e crea un piano di gestione delle risorse per tenerne conto. Utilizzando la capacità attuale, i progetti futuri e le tendenze esterne, soluzioni di previsione accurate aiutano i project manager a identificare conflitti e opportunità futuri per garantire che l'allocazione e l'utilizzo delle risorse siano in linea con gli obiettivi a lungo termine.

Al livello più semplice per le piccole imprese, la gestione delle risorse consiste nell'assicurarsi che un'azienda utilizzi i propri talenti e materiali in modo saggio ed efficace.