Gestione dell’inventario ERP: cos’è e come funziona

I proprietari di attività commerciali al dettaglio non hanno mai avuto a disposizione così tanti dati. Si tratta sia di un vantaggio competitivo che di una sfida: mentre la tecnologia è in grado di monitorare ogni fase del processo di gestione dell'inventario, il problema risiede nell'individuare le metriche più importanti, garantire l'accuratezza dei dati e confrontarli con altri processi aziendali.

I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) possono risolvere queste sfide di gestione dell'inventario per i rivenditori. Consentono di trasferire i dati di inventario in un dashboard centralizzato che ospita altre informazioni aziendali. È anche possibile automatizzare i processi più noiosi per gestire un negozio al dettaglio in modo più efficiente ed economico. Questa guida spiega come utilizzarli.

Che cos'è un ERP per la gestione dell'inventario?

I sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) aiutano i rivenditori a gestire le loro scorte. È possibile utilizzarli per riunire diversi software, strumenti e app in un unico posto. Ciò è particolarmente utile per la gestione delle scorte, poiché consente di centralizzare i dati relativi alle scorte, comunicare con i fornitori ed evadere gli ordini in modo più efficiente, il tutto da un'unica dashboard ERP.

Come funziona la gestione dell'inventario ERP

Un sistema ERP funge da database centralizzato per tutte le operazioni della tua attività commerciale al dettaglio. Ti consente di combinare le informazioni sull'inventario con dati provenienti da più fonti, quali contabilità, finanza, catena di approvvigionamento, logistica e canali di marketing. Ciò avviene tramite integrazioni, un modo per trasferire i dati senza soluzione di continuità tra il canale originale e il software ERP.

Vantaggi della gestione dell'inventario ERP

• Integrazioni ecommerce built-in
• Convenienza economica
• Implementazione rapida
• Scalabilità

Integrazioni ecommerce built-in

È probabile che il software ERP scelto abbia già integrato il tuo fornitore ecommerce, risparmiando tempo e denaro. Non è necessario effettuare la configurazione tecnica da solo, né investire nelle tue competenze di programmazione.

Shopify, in particolare, ha il proprio programma ERP globale che consente ai partner ERP di integrare il loro software con le app nel Shopify App Store. Basta installare l'ERP, integrare le app ecommerce che utilizzi e visualizzare tutti i tuoi dati in un'unica posizione centrale.

Convenienza economica

L'investimento iniziale in un sistema ERP è un piccolo prezzo da pagare rispetto al risparmio che può garantire nel lungo periodo. Poiché la dashboard è in grado di automatizzare i processi relativi all'inventario, come l'ordinazione di nuove scorte, potrai risparmiare le risorse che altrimenti dovresti impiegare per svolgere manualmente queste attività.

Inoltre, quando il tuo toolstack comunica con altre tecnologie nel tuo ERP, puoi migliorare l'accuratezza dell'inventario. Non c'è il rischio che il copia e incolla manuale crei scompiglio nei tuoi livelli di scorte. L'ERP è una fonte centralizzata di informazioni sempre accurate e aggiornate in tempo reale in base alle tue fonti di dati di inventario.

Implementazione rapida

La gestione manuale dell'inventario richiede tempo. È necessario setacciare l'inventario ed eseguire controlli manuali delle scorte per ogni magazzino o luogo di stoccaggio, quindi confrontare i risultati con i dati provenienti da altri sistemi (come il software di contabilità). Quando i dati sono aggiornati, è già ora di ricominciare da capo, lasciando poco tempo per trasformare effettivamente i dati dell'inventario in informazioni utili.

Supponiamo che i dati in tempo reale estratti dal software di gestione dell'inventario (IMS) mostrino che le scorte si esauriranno entro sei settimane. L'integrazione ERP con la piattaforma di gestione dei fornitori mostra che il tempo di consegna per il rifornimento è di quattro settimane. Hai ottenuto questa informazione con due settimane di anticipo, tempo sufficiente per effettuare un altro ordine presso il vostro grossista ed evitare l'esaurimento delle scorte.

Scalabilità

Le aziende in crescita hanno più scorte rispetto al mese precedente. È possibile compilare i livelli di inventario all'interno di un ERP e confrontarli con altri parametri (come i costi di trasporto e i tempi di consegna dei fornitori) per ottimizzare i livelli di inventario.

I sistemi ERP possono anche occuparsi degli aspetti finanziari e di conformità legati alla gestione di un'azienda di grandi dimensioni. Sarà possibile monitorare le spedizioni, i contratti con i fornitori, i registri di inventario e le ricevute, il tutto in un'unica dashboard.

Caratteristiche chiave da cercare in un sistema di gestione dell'inventario ERP

• Gestione della catena di approvvigionamento
• Automazione
• Analisi e reportistica
• Contabilità
• CRM
• Gestione del magazzino
• Codici a barre e scansione

Gestione della catena di approvvigionamento

Conoscere l'ubicazione delle tue scorte non è sufficiente. Man mano che la tua attività di vendita al dettaglio cresce, avrai bisogno di una visibilità end-to-end dell'intera catena di fornitura, a partire dagli ordini di acquisto che hai effettuato presso i fornitori fino alla vendita dei prodotti.

Verifica che il tuo sistema di gestione dell'inventario ERP sia integrabile con i tuoi strumenti di supply chain. Questi potrebbero includere software di gestione delle relazioni con i fornitori (SRM), strumenti di tracciamento delle spedizioni e app di firma elettronica.

Automazione

Le automazioni si verificano quando le attività vengono eseguite automaticamente senza bisogno di intervenire manualmente. Verifica che il tuo sistema ERP ti consenta di impostare queste automazioni per risparmiare risorse, in particolare il tempo e il denaro che spenderesti per eseguirle manualmente.

Mettiamo in pratica questo concetto e supponiamo che il tuo IMS mostri che la quantità di un particolare SKU è scesa al di sotto del livello di scorta di sicurezza prestabilito. Crea un'automazione all'interno del tuo ERP che generi un ordine di acquisto e contatti i tuoi fornitori quando la quantità scende al di sotto di 50. Non è necessario controllare manualmente le scorte e inviare manualmente un'e-mail al fornitore per rifornirle: l'ERP fa tutto questo per te.

Analisi e reportistica

La vendita al dettaglio non è l'unico canale di vendita che puoi utilizzare per vendere i tuoi prodotti. La maggior parte dei brand combina le vendite offline con il proprio sito web, gli annunci sui marketplace e i negozi sui social media per vendere ai clienti sui canali che preferiscono.

Senza un ERP, è incredibilmente difficile da gestire. Potresti vendere un prodotto a un cliente in negozio, solo per poi scoprire che un acquirente online ha acquistato lo stesso prodotto online. Ti rendi conto che il prodotto è esaurito solo dopo aver incassato il pagamento. E adesso?

Invece di deludere entrambi i clienti, un sistema di gestione dell'inventario ERP mostra i livelli di inventario in tempo reale non appena i prodotti escono dai tuoi scaffali. Quando il prodotto è esaurito in negozio e non ci sono più unità disponibili, un'integrazione ERP può aggiornare il tuo negozio online per mostrare il prodotto come non disponibile. Può anche inviarti una notifica per riordinare l'inventario una volta che la quantità scende al di sotto di un certo livello, per una rendicontazione accurata.

Contabilità

Per tenere una contabilità accurata avrai bisogno dei dati di magazzino. Questi includono acquisti, ricavi di vendita, costo delle merci vendute (COGS), valutazioni di magazzino e rettifiche, tutti elementi che compaiono in documenti finanziari importanti come il bilancio e le dichiarazioni dei redditi.

Le integrazioni ERP contabili aiutano a garantire l'accuratezza di questi dati sulla base dei dati di inventario raccolti. Inoltre, aiutano a garantire la conformità, poiché consentono di mostrare chiaramente da dove proviene e dove va a finire il denaro (e l'inventario).

CRM

Il servizio clienti è fondamentale per il successo di qualsiasi attività commerciale. Può portare alla perdita di clienti fedeli per sempre: il 17% delle persone smetterebbe di acquistare da un brand dopo una sola esperienza negativa.

Il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) è l'arma segreta di ogni esperto di marketing. Memorizza i dati relativi a ogni singolo cliente, inclusi gli acquisti precedenti, le interazioni con il servizio clienti e il customer lifetime value, in modo da poter personalizzare qualsiasi interazione futura con loro.

Se il tuo sistema ERP offre l'integrazione CRM, chiunque si occupi del servizio clienti può accedere a questi profili e cercare altri dati per gestire le richieste.

Supponiamo, ad esempio, che un cliente si lamenti di un ordine mancante. È possibile consultare la cronologia degli ordini e analizzare il tracciamento della spedizione per localizzarlo. Prima di offrire l'invio di un prodotto sostitutivo, è possibile trovare prodotti da vendere in cross-selling e includerli nella spedizione successiva come segno di scuse. Prima di farlo, utilizzare l'ERP di gestione dell'inventario per verificare se si dispone di unità sufficienti in magazzino.

Gestione del magazzino

La gestione di un magazzino comporta molte attività, dall'organizzazione dell'inventario alla preparazione e all'imballaggio degli ordini. Il tuo ERP dovrebbe fornire informazioni dettagliate su tutti questi processi, in modo da poter localizzare con precisione le scorte, confermare l'accuratezza dei livelli di magazzino ed evidenziare eventuali problemi di inventario (come il rischio di esaurimento delle scorte per i prodotti più richiesti).

Se hai esternalizzato questo aspetto della tua attività di vendita al dettaglio a una società di logistica di terze parti, verifica che la loro tecnologia di gestione del magazzino sia compatibile con il tuo ERP. Ciò ti consentirà di avere una maggiore visibilità su come vengono gestite le tue scorte nel magazzino senza dover chiedere aggiornamenti regolari al 3PL.

Codici a barre e scansione

Invece di contare e registrare manualmente l'inventario, i sistemi di codifica a barre consentono di utilizzare scanner portatili o dispositivi mobili per aggiornare i dettagli dell'inventario e trovare rapidamente i dettagli dei prodotti.

Prima di scegliere il sistema, verifica che l'ERP sia compatibile con la tecnologia di codici a barre utilizzata. Considera tutti i punti del ciclo di vita del prodotto. Il sistema di codici a barre deve mostrare i dati nell'ERP non appena vengono contrassegnati come ricevuti da un fornitore nel magazzino, fino alla registrazione di un ordine nel sistema di punto vendita (POS).

Quali sono i limiti della gestione dell'inventario ERP?

Nonostante i vantaggi offerti dai sistemi di gestione dell'inventario ERP, alcuni rivenditori per via dei seguenti fattori:

• Complessità: il software ERP è tipicamente riservato a grandi aziende con team tecnologici dedicati, rendendo difficile per i rivenditori più piccoli o di medie dimensioni impostarne uno.
• Costi aggiuntivi: il vantaggio è che è altamente personalizzabile, ma ricorda di considerare il costo di ciascuna app o software che stai integrando nel tuo ERP. Questo può essere considerevolmente più alto della quota di abbonamento dell'ERP.
• Rischi legati alla sicurezza informatica: ogni volta che trasferisci dati da un luogo a un altro, c'è il rischio che gli hacker intercettino la connessione e acquisiscano i tuoi dati sensibili. Le integrazioni tra il tuo ERP e altri software devono essere criptate e sicure.
• Cambiamenti tecnologici: sei dipendente dalle integrazioni tra i fornitori e la piattaforma ERP. Se un fornitore di tecnologia (come un'app di gestione dell'inventario) decide di ritirare il proprio software dall'ERP, dovrai trovarne un altro. Ciò può essere complesso e richiedere tempo per essere risolto.

Hai bisogno di un ERP per gestire l'inventario?

Sebbene un sistema ERP per la gestione dell'inventario offra una miriade di vantaggi, investire in questo tipo di tecnologia presenta anche alcuni svantaggi degni di nota. Solo tu puoi decidere se vale la pena investire in una dashboard centrale per la gestione dell'inventario che raccoglie anche dati dai software finanziari, logistici e CRM.

Se gestisci l'inventario su piccola scala e non prevedi di espanderti in modo significativo nei prossimi anni, probabilmente non è prioritario investire in un sistema ERP. Le app di gestione dell'inventario come Stocky possono svolgere la maggior parte del lavoro pesante al posto tuo.

Ma se prevedi di gestire quantità maggiori di inventario e desideri combinare le metriche dell'inventario con altri dati aziendali, potrebbe valere la pena investire in un sistema di gestione dell'inventario ERP.

Collega la tua soluzione di gestione dell'inventario ERP a Shopify

Hai deciso che un sistema ERP ti aiuterà a gestire meglio il tuo inventario? Il programma ERP globale di Shopify ti aiuta a collegare i dati del tuo negozio e del tuo inventario con ERP popolari come Netsuite, Acumatica e Microsoft Dynamics 365 Business Central, in modo da poter trasferire liberamente i dati dal tuo pannello di controllo Shopify al tuo nuovo ERP.