In quest'epoca in cui le caselle di posta elettronica sono stracolme, è necessario inviare e-mail efficienti e formattate in modo efficace.
Impara a formattare le e-mail per varie situazioni professionali e studia modelli di e-mail di esempio per assicurarti che le tue comunicazioni professionali si distinguano dalla massa.
Come formattare un'email professionale
Le email professionali dovrebbero essere chiare e dirette. Ogni frase deve preparare il terreno per la successiva, creando un messaggio conciso che faciliti una risposta. Ecco come strutturare un'email aziendale:
1. Oggetto
L'oggetto è un'anteprima dell'email. In 10 parole o meno, deve convincere il destinatario ad aprire il messaggio. Dai al tuo destinatario un motivo per aprire la tua email, catturando la sua attenzione con una domanda o un'anticipazione di ciò che troverà all'interno. Evita di usare caratteri in maiuscolo, poiché potrebbe attivare i filtri antispam.
Ecco alcuni esempi di oggetti efficaci:
- “Piacere di averti conosciuto, Jane! Ecco le informazioni che ti avevo promesso” per un'email di follow-up dopo una chiamata di vendita.
- “Richiesta di ferie: 10 marzo 2025” per un'email a un manager in cui si richiede un periodo di vacanza.
- “Partnership con Limited, Inc.?” per un'email per organizzare una chiamata introduttiva con un potenziale fornitore.
2. Saluto
Puoi iniziare la maggior parte delle email con “Ciao” o “Salve”. Usa “Ehi” per situazioni informali e “Gentile” o “Buongiorno/Buon pomeriggio/Buonasera” per quelle formali.
Va bene se conosci il titolo del destinatario ma non il suo nome. Ad esempio, iniziare con “Gentile Responsabile Vendite” può comunque portare il tuo messaggio alla persona giusta.
Per ammorbidire il tono della tua email, puoi aggiungere un saluto secondario come “Spero che questa email ti trovi bene” o “Spero che la tua estate sia iniziata alla grande.” Quando invii email a destinatari che non hai mai incontrato, presentati e spiega perché li stai contattando. Hai assistito al loro brillante intervento a una conferenza? Hai una domanda sul loro catalogo prodotti? Hai un contatto in comune? È il momento di dirlo.
Ad esempio:
Ciao Marta,
Spero che questa email ti trovi bene. Mi chiamo Carla e possiedo un brand ecommerce di prodotti bellezza, [nome azienda]. La nostra amica in comune, Elisa Bianchi, mi ha suggerito di contattarti.
3. Corpo dell'email
Rispetta il tempo del tuo destinatario comunicando in modo breve e chiaro. Includi solo contenuti pertinenti nel corpo della tua email.
Valuta di suddividere il tuo messaggio in due o tre brevi paragrafi invece di uno lungo, cercando di mantenere due o tre frasi e un messaggio per paragrafo.
Per stabilire un buon rapporto nelle tue risposte via email, rispecchia il tono e lo stile del mittente.
Ad esempio, se stai rispondendo a un messaggio informale con frasi come “nessun problema”, contrazioni come “non” e abbreviazioni come “lol”, un saluto formale come “Scrivo per informarti” potrebbe sembrare freddo. Invece, allinea il tuo tono a una risposta amichevole come “Grazie per avermi contattato!”
4. Conclusione e invito all'azione
Una conclusione è un'opportunità per suggerire delicatamente i prossimi passi (“Non vedo l'ora di saperne di più sulle tue offerte”) o fare un invito all'azione diretto, o call to action (“Fammi sapere se hai 15 minuti per una chiamata questa settimana”).
Più specifico è il tuo invito all'azione, maggiore sarà la probabilità che il tuo destinatario risponda come desideri.
5. Chiusura
Una chiusura professionale segnala legittimità.
Le firme delle email professionali includono:
- Una frase di chiusura come “Cordiali saluti,” “Distinti saluti,” “Grazie,” o “A presto”
- Il tuo nome completo
- Il tuo titolo professionale, seguito dal nome della tua azienda
- Informazioni di contatto, come il tuo numero di telefono o il tuo profilo sui social media
Consiglio: automatizza la chiusura della tua email per includere le tue informazioni di contatto e il sito web dell'azienda rende l'invio di email più semplice.
Esempio di formato email professionale
Ecco un modello per comporre un'email professionale:
Ciao [nome],
Sono [tuo nome] di [azienda]. Spero che tu stia passando una bella settimana. Il tuo intervento su [argomento] al [luogo/nome dell'evento] della scorsa settimana mi ha molto ispirato!
Sto organizzando un panel per [nome evento e dettagli]. Sei interessato a partecipare?
Se sì, fammi sapere se uno dei seguenti orari è disponibile per una chiamata di 15-20 minuti: [elenca gli orari disponibili o inserisci un link per la pianificazione].
Cordiali saluti,
[tuo nome]
[titolo professionale, nome azienda]
[numero di telefono]
Tipi di email professionali, con esempi
Le email professionali sono contestuali: stai comunicando con un dipendente o il tuo capo? Un cliente o un potenziale partner? Migliaia di sconosciuti o solo uno? Stai facendo un complimento o presentando un reclamo? Il tuo messaggio e il tuo pubblico informeranno il contenuto della tua email.
Ecco alcuni tipi comuni di email professionali:
Email a freddo
Un'email a freddo stabilisce un contatto con qualcuno che non hai mai incontrato. Ci sono diversi casi d'uso per le email a freddo, dall'invio di proposte di vendita alla ricerca di fornitori fino all'inizio di partnership di marca.
Personalizzare le email a freddo è essenziale. L'agenzia di marketing Woodpecker riporta che il tasso di risposta per i contatti a freddo è solo del 7%, ma sale al 17% quando le email includono una personalizzazione avanzata (cioè, dettagli oltre a {{first_name}}, {{company_name}}).
Se sei stato segnalato da un contatto comune, menzionalo nella tua presentazione, poiché ciò può migliorare la tua reputazione agli occhi del destinatario e incoraggiarlo a rispondere.
Sii preciso nelle tue email fredde, in modo che sia chiaro ai lettori che il messaggio è rivolto a loro e non è una nota generica che invii a centinaia di altre persone.
Ecco un esempio di email a freddo:
Gentile [nome],
Spero che questa email ti trovi bene. Mi chiamo [il tuo nome] e ho fondato [azienda], un negozio online di abbigliamento con sede a Roma. Ti scrivo per proporti una potenziale collaborazione per la creazione di una linea di magliette con disegni originali realizzati da illustratori locali.
Ho visto i tuoi lavori sulla rivista [nome della pubblicazione] e penso che tu sia la persona giusta per questo progetto.
Ho allegato un link al calendario con alcuni possibili orari nei prossimi giorni per discutere di questa collaborazione. Se nessuno di questi orari è compatibile con i tuoi impegni, ti prego di suggerirne uno che lo sia.
Cordiali saluti,
[tuo nome]
[titolo professionale, nome azienda]
[numero di telefono]
Email di follow-up
Le email di follow-up fanno avanzare conversazioni o iniziative. Potresti inviarle per riassumere riunioni o conversazioni, rispondere a domande, fornire contesto o ricordare ai soggetti interessati scadenze imminenti.
Ad esempio, forse hai incontrato un potenziale grossista che ha chiesto informazioni sulla tua catena di approvvigionamento. Potresti inviare un'email di follow-up con i dettagli.
Quando fai un follow-up, riassumi brevemente la tua ultima interazione rilevante. I punti elenco aiutano a catturare in modo conciso le azioni da intraprendere. Se stai chiedendo qualcosa, includi un chiaro invito all'azione.
Ciao [nome],
Ecco un riepilogo delle azioni da intraprendere oggi:
- Condividerò i cinque nuovi modelli per la nostra collezione primaverile con te entro venerdì.
- Condividerai un elenco dei tuoi tessuti disponibili e un cronoprogramma di produzione entro lunedì.
Come discusso, ho anche allegato i dettagli sulla nostra catena di approvvigionamento.
Non vedo l'ora di parlare di nuovo venerdì 13 marzo.
Cordiali saluti,
[tuo nome]
[titolo professionale, nome azienda]
[numero di telefono]
Email di ringraziamento
Le email di ringraziamento possono lasciare un'impressione positiva duratura quando sono genuine, quindi sii sincero e specifico. Puoi anche utilizzare un'email di ringraziamento per fornire informazioni di follow-up. Supponiamo che tu stia esprimendo gratitudine per una donazione: l'email di ringraziamento potrebbe includere dettagli su come sarà utilizzato il contributo del donatore.
Se ci sono passi successivi chiari, menzionali. Se non ci sono, termina con una nota calorosa come “Non vedo l'ora di vederti a [nome evento]” o “Restiamo in contatto.”
Ecco un esempio di email di ringraziamento:
Ciao [nome],
Grazie mille per aver trovato il tempo di incontrarmi sabato. Ho apprezzato molto il percorso del vostro fondatore. Le vostre considerazioni mi hanno ispirato a iniziare a redigere una presentazione per la mia idea di prodotto. Mi piacerebbe inviarvela quando sarà pronta.
Grazie ancora,
[tuo nome]
[titolo professionale, nome azienda]
[numero di telefono]
Proposta di vendita
Per presentare un'offerta commerciale occorre avere la pelle dura: hai pochi istanti (o, in questo caso, pochi paragrafi) per catturare l'attenzione del destinatario e suscitare il suo interesse per il tuo prodotto o servizio. Preparati a ricevere un rifiuto o, peggio ancora, a non ottenere alcuna risposta.
Nessuno vuole leggere email lunghe, quindi scrivi messaggi brevi e incentrati sulle esigenze del lettore. Inizia la tua email spiegando al destinatario come intendi risolvere il suo problema. Ad esempio, se sei un fotografo freelance che applica tariffe modeste, potresti iniziare chiedendo al lettore se utilizza fotografie d'archivio perché presume di non potersi permettere immagini personalizzate. Quindi, fagli sapere che fornisci foto su misura a tariffe d'archivio. Infine, chiedigli di compiere un passo successivo ragionevole, come rispondere.
Ecco un esempio:
Oggetto: Ti senti bloccato con le fotografie stock?
Ciao [nome],
Utilizzi foto d'archivio sul tuo sito web perché hai un budget limitato? Ti capisco: molti fotografi chiedono fino a 1.000 euro per un singolo servizio fotografico.
Ho avviato la mia attività di fotografo per aiutare i nuovi brand a ottenere fotografie personalizzate senza spendere una fortuna. Ad oggi, ho aiutato più di 30 piccole imprese a ottenere la loro prima serie di risorse fotografiche brandizzate per meno di 450 euro.
Questo livello di investimento rientra nel tuo budget di marketing?
Grazie per l’attenzione,
[tuo nome]
[titolo professionale, nome azienda]
[numero di telefono]
Best practice per scrivere un'email professionale
- Quando sei in dubbio, sii formale
- Scrivi come parli, poi modifica
- Rendi il testo analizzabile
- Richiedi una risposta specifica
- Controlla la grammatica e l'ortografia
- Prova un assistente AI
- Controlla i dettagli
Una volta che ti senti a tuo agio con il flusso di un'email corretta, è il momento di affinare la tua arte. Ecco alcune migliori pratiche:
Quando sei in dubbio, sii formale
Nella comunicazione scritta, il tono è tutto. In definitiva, lo stile che scegli dipenderà dal destinatario. Se stai inviando un'email a freddo a uno sconosciuto o a una persona in una posizione di autorità, è meglio essere formali. È meglio sembrare troppo rispettosi piuttosto che non abbastanza. Se stai scrivendo a un contatto personale o a un collega, un tono informale sarà probabilmente più adatto.
Scrivi come parli, poi modifica
Per far fluire i tuoi pensieri, immagina di parlare e scrivi ciò che ti viene in mente. Poi, rivedi la tua bozza, modificando qualsiasi linguaggio che suoni troppo informale o prolisso. Per comunicazioni formali, sostituisci le contrazioni con forme espanse.
Rendi il testo analizzabile
È probabile che il tuo destinatario analizzerà la tua email piuttosto che leggerla per intero.
Fai un uso giudizioso di parole in grassetto, interruzioni di paragrafo e punti elenco può assicurarti che il tuo destinatario non perda messaggi chiave mentre scansiona.
Richiedi una risposta specifica
Richiedere una risposta specifica può prevenire confusione e corrispondenza non necessaria in seguito.
Ecco alcuni esempi di richieste:
- “Se sei interessato, fammi sapere la tua disponibilità per la prossima settimana.”
- “Fammi sapere entro il 20 gennaio se desideri partecipare.”
- “Hai delle preoccupazioni riguardo al piano che ho suggerito?”
Controlla la grammatica e l'ortografia
Cosa danneggerà la tua credibilità in un istante? Gli errori di battitura. Controllare l'ortografia e gli errori di battitura può salvarti da questa imbarazzante situazione.
Ecco alcuni suggerimenti per la revisione:
- Vai lentamente: leggi più lentamente del solito per cogliere gli errori.
- Inizia dalla fine: leggi ogni frase in ordine inverso. Questo scoraggia il tuo cervello dall'autocorreggersi o dal concentrarsi su idee anziché sulla grammatica.
- Leggi ad alta voce: questo ti aiuterà a cogliere frasi scomode.
Puoi anche utilizzare strumenti come LanguageTool per identificare errori di ortografia e grammatica.
Prova un assistente AI
Se hai il blocco dello scrittore o hai bisogno di aiuto per essere conciso, gli strumenti AI come ChatGPT possono aiutarti.
Per ottenere il miglior risultato, fornisci richieste specifiche con ampio contesto. Dì all'AI chi sei, a chi stai scrivendo e perché. Se non sei soddisfatto della prima bozza dell'AI, chiedi di riscriverla con aggiustamenti specifici. Quando utilizzi l'AI, sii sempre pronto a verificare i risultati per accuratezza e a modificare con la tua voce.
Controlla i dettagli
Rivedi questa lista di controllo prima di premere invio:
- Nome del destinatario: controlla come hai scritto il nome e l'indirizzo email del destinatario rivedendo la loro firma email nelle corrispondenze precedenti o controllando il sito web della loro azienda o la biografia di LinkedIn.
- Indirizzo email del destinatario: assicurati di inviare l'email a un indirizzo attivo. Questo potrebbe richiedere di confermare che il destinatario sia ancora presso l'azienda che desideri contattare.
- Allegati: se menzioni allegati, assicurati di includerli, aprendo ciascuno per confermare che siano i file corretti.
Formato email: domande frequenti
Qual è il formato corretto per un'email?
Il formato corretto per un'email include un oggetto, un saluto, il corpo dell'email, una conclusione, una chiusura e una firma.
Devo usare una firma formale nelle mie email professionali?
Utilizzare una firma formale nelle tue email trasmette professionalità. Firmare con il tuo nome completo, titolo professionale, nome dell'azienda e informazioni di contatto fornisce al destinatario tutto ciò di cui ha bisogno per seguire e fa sapere che hai un motivo legittimo per contattarlo.
Come posso assicurarmi che le mie email formali siano ottimizzate per i dispositivi mobili?
Ci sono molti modi per garantire che le email formali siano ottimizzate per i dispositivi mobili:
- Utilizza un font standard.
- Dividi i lunghi paragrafi in brevi.
- Usa punti elenco o sezioni numerate per una facile scansione.
- Limita gli oggetti a 10 parole o meno.
