Cos’è QuickBooks? Versioni e casi d’uso

Per qualsiasi attività commerciale, una gestione finanziaria meticolosa è fondamentale per mantenere la redditività. QuickBooks offre un software di contabilità che consente ai proprietari di piccole imprese di gestire molte attività finanziarie, dal monitoraggio delle entrate e delle spese alla determinazione delle imposte sui salari. Che tu sia un imprenditore individuale o un imprenditore affermato, QuickBooks può aiutarti a gestire la tua attività con maggiore efficienza e chiarezza finanziaria.

Cos'è QuickBooks?

QuickBooks è un software di contabilità aziendale sviluppato e commercializzato da Intuit. I prodotti QuickBooks sono rivolti principalmente alle piccole e medie imprese e offrono servizi di contabilità sia in loco che basati su cloud. Il suo software di contabilità automatizza molte attività, come il monitoraggio delle entrate e delle spese, la fatturazione dei clienti e la contabilità delle retribuzioni.

QuickBooks offre molti vantaggi alle aziende, tra cui:

• Inserimento automatico dei dati e riconciliazione bancaria
• Riduzione dell'input manuale e del rischio di errori umani nei registri finanziari
• Chiarezza finanziaria con dati in tempo reale e report sulla salute finanziaria
• Preparazione fiscale semplificata con registri finanziari organizzati e categorizzazione automatica delle imposte
• Gestione migliorata del flusso di cassa attraverso strumenti per fatturare i clienti, monitorare le bollette ed elaborare i pagamenti

Come funziona QuickBooks?

• Fatturazione
• Monitoraggio delle fatture
• Gestione delle buste paga
• Gestione delle spese
• Reporting finanziario e budgeting
• Gestione delle vendite e dell'IVA

QuickBooks consente alle aziende di inserire e classificare le proprie transazioni finanziarie. Si collega al conto bancario aziendale e ai conti delle carte di credito per importare automaticamente le transazioni. Per le versioni basate su cloud, è necessaria una connessione Internet per la piena funzionalità, anche se alcune funzioni dell'app mobile possono funzionare offline.

Fatturazione

Le aziende possono utilizzare QuickBooks per creare, inviare e tracciare le fatture. È possibile personalizzare i modelli di fattura con il proprio logo e i colori del brand, inviare fatture tramite e-mail o SMS e impostare fatture ricorrenti per i clienti abituali. QuickBooks Payments si integra con QuickBooks Online, consentendo ai clienti di pagare direttamente online con vari metodi, come pagamenti ACH e carte di credito.

Esempio: quando un cliente effettua un acquisto, è possibile utilizzare QuickBooks per generare e inviare una fattura via e-mail. La fattura include un link sicuro che consente al cliente di pagare direttamente utilizzando il metodo preferito tramite QuickBooks Payments. I fondi vengono ricevuti e la transazione viene registrata nei libri contabili.

Monitoraggio delle fatture

Il monitoraggio delle fatture in QuickBooks aiuta gli imprenditori a tenere sotto controllo i propri conti fornitori, pagare le fatture tempestivamente ed evitare more per il pagamento tardivo. È possibile inserire le fatture dei fornitori, impostare le date di scadenza e monitorarne lo stato. La piattaforma consente anche di effettuare pagamenti parziali, inserire fatture ricorrenti e classificare le spese aziendali per la rendicontazione.

Esempio: supponiamo che tu sia un rivenditore che riceve regolarmente fatture da fornitori all'ingrosso e che inserisci tali fatture in QuickBooks. Quando paghi le fatture a un fornitore, il pagamento viene registrato in QuickBooks, fornendo una panoramica in tempo reale dei fondi in uscita.

Gestione delle buste paga

QuickBooks Online Payroll, un'integrazione diretta con QuickBooks Online, semplifica il processo di pagamento dei dipendenti. Calcola gli stipendi dei dipendenti, le detrazioni e le imposte sui salari, genera le buste paga e può persino gestire il deposito diretto per i dipendenti. Assicura inoltre che le aziende siano conformi alle normative federali, statali e locali in materia di imposte sui salari. Puoi generare i moduli fiscali necessari come i CUD e sfruttare un'opzione di invio elettronico per i collaboratori.

Esempio: ad ogni periodo di paga, il sistema QuickBooks Online Payroll calcola automaticamente le ore, gli stipendi e le detrazioni per ogni dipendente, quindi avvia il deposito diretto. A fine anno, QuickBooks genera i moduli CUD necessari e i file elettronici per i collaboratori.

Gestione delle spese

QuickBooks ti consente di monitorare e classificare tutti i tuoi dati relativi alle spese, sia tramite conti bancari aziendali collegati, conti di carte di credito aziendali o inserimento manuale. Questa funzione di gestione delle spese è fondamentale per comprendere i modelli di spesa, identificare le aree di risparmio sui costi e massimizzare le detrazioni fiscali. La funzione di acquisizione delle ricevute nell'app mobile QuickBooks semplifica lo scatto di foto delle ricevute quando sei in viaggio.

Esempio: colleghi il tuo conto bancario aziendale e le tue carte di credito a QuickBooks. Tutte le transazioni relative alle spese di marketing, all'hosting del sito web e all'approvvigionamento dei prodotti vengono importate e classificate automaticamente. Questo ti consente di vedere dove vanno a finire i tuoi soldi e di generare rapporti dettagliati per la dichiarazione dei redditi. La funzione di acquisizione delle ricevute ti aiuta a digitalizzare tutti i registri degli acquisti.

Reporting finanziario e budgeting

Intuit QuickBooks offre report finanziari personalizzabili, tra cui conti economici (P&L), bilanci e rendiconti finanziari. Questi report forniscono informazioni preziose sulle prestazioni finanziarie di un'azienda, aiutandoti a prendere decisioni basate sui dati. Molte versioni includono anche strumenti di budgeting per aiutarti a pianificare e prevedere il flusso di cassa. Puoi anche condividere facilmente i report con i professionisti della contabilità dall'interno del software.

Esempio: supponiamo che tu esegua regolarmente un report P&L in QuickBooks. Questo report mostra le entrate e le spese aziendali durante un periodo specifico. Le informazioni ti consentono di identificare le linee di prodotti più redditizie in modo da poter adeguare la tua strategia di marketing di conseguenza, traendo vantaggio dagli strumenti di budgeting integrati.

Gestione delle vendite e dell'IVA

Per le aziende che vendono beni, QuickBooks aiuta a monitorare le vendite e calcola automaticamente l'IVA basandosi su varie giurisdizioni. Può collegarsi alle piattaforme ecommerce per sincronizzare automaticamente i dati di vendita, rendendo molto più semplice il versamento dell'IVA. Se vendi a livello internazionale, ti aiuta anche a gestire multiple valute. Gli utenti Shopify possono sincronizzare i loro dati di vendita con QuickBooks utilizzando app come QuickBooks Sync, automatizzando la contabilità e garantendo che i dati siano accurati.

Esempio: se vendi prodotti a clienti in più regioni italiane, QuickBooks si integra con la tua piattaforma ecommerce e calcola automaticamente l'IVA corretta per ogni ordine basandosi sulla località del cliente. Questo garantisce che tu raccolga e versi l'IVA appropriata alle autorità fiscali competenti.

Le diverse versioni di QuickBooks

• QuickBooks Online
• QuickBooks Solopreneur
• QuickBooks Desktop Enterprise
• Altri prodotti QuickBooks

Diverse versioni di QuickBooks sono personalizzate per diverse operazioni e necessità aziendali, ognuna con il proprio set di funzionalità e prezzi. È una buona idea parlare con un rappresentante di vendita o consultare il sito web ufficiale di QuickBooks per le offerte e promozioni più attuali. Puoi anche approfittare di una prova gratuita di 30 giorni per determinare se il software è adatto alle tue esigenze.

QuickBooks Online

QuickBooks Online è la versione online basata su cloud, accessibile da qualsiasi dispositivo dotato di connessione Internet. È generalmente preferita dalle piccole e medie imprese e da coloro che hanno bisogno di gestire le proprie finanze da remoto. Gli utenti di QuickBooks Online beneficiano di aggiornamenti automatici e backup su cloud di tutti i dati. L'app QuickBooks Online estende le funzionalità al tuo telefono cellulare.

Caratteristiche: sincronizzazione automatica dei conti bancari e delle carte di credito, fatturazione, gestione delle spese, report personalizzabili, acquisizione delle ricevute, monitoraggio del chilometraggio, integrazione con numerose applicazioni di terze parti, accesso multiutente (il numero varia a seconda del piano) e opzioni QuickBooks Online Payroll. Supporta il monitoraggio della redditività dei progetti e la gestione dell'inventario nei livelli superiori.

Prezzi: QuickBooks Online offre una scelta di quattro piani, il cui prezzo è basato sulle funzionalità disponibili.

• Simple Start: 38 $ al mese (spesso scontato per i mesi iniziali). Ideale per un utente, focalizzato sul monitoraggio di entrate e spese, fatturazione e report di base.
• Essentials: 75 $ al mese. Include le funzionalità di Simple Start più fatture ricorrenti, monitoraggio del tempo (integrazione QuickBooks Time) e fino a tre utenti.
• Plus: 115 $ al mese. Include le funzionalità di Essentials più monitoraggio inventario, redditività progetti e fino a cinque utenti.
• Advanced: 275 $ al mese. Include le funzionalità di Plus, reporting avanzato, fatturazione in batch, controlli di accesso personalizzati e fino a 25 utenti, insieme a supporto dedicato.

QuickBooks Solopreneur

Precedentemente noto come QuickBooks Self-Employed, QuickBooks Solopreneur è progettato per liberi professionisti, collaboratori indipendenti e imprenditori individuali. È utile per chi ha bisogno di separare le spese aziendali da quelle personali e semplificare la preparazione della dichiarazione dei redditi (in particolare il modulo Schedule C).

Caratteristiche: categorizzazione automatica delle transazioni aziendali e personali, monitoraggio del chilometraggio, acquisizione delle ricevute, fatturazione di base, gestione delle spese e integrazione diretta con TurboTax per semplificare la dichiarazione dei redditi e la gestione delle detrazioni fiscali. Aiuta anche con l'invio elettronico per i pagamenti ai collaboratori.

Prezzi: 20 $ al mese, ed è progettato per un singolo proprietario di attività.

QuickBooks Desktop Enterprise

QuickBooks Desktop Enterprise viene installato direttamente sul computer per essere utilizzato senza connessione a Internet. È preferito dalle aziende con esigenze di inventario complesse o requisiti specifici del settore. Funziona con un canone mensile, fatturato annualmente.

Caratteristiche: gestione stipendi avanzata o assistita (a seconda del livello), tracciamento dell'inventario, accesso al cloud a un costo aggiuntivo, archiviazione dei dati di backup online, accesso multiutente (il numero varia a seconda del livello), assistenza e formazione premium e approvazioni del flusso di lavoro di fatture e ordini di acquisto.

Prezzi: scegli tra quattro livelli, che variano nel prezzo a seconda del piano e del numero di utenti.

• Gold: parte da 2.210 $ all’anno per un massimo di 30 utenti. Include strumenti di reporting e contabilità robusti personalizzati per il tuo settore, QuickBooks Enhanced Payroll integrato e supporto premium e formazione con QuickBooks Priority Circle.
• Platinum: parte da 2.717 $ all’anno per un massimo di 30 utenti. Include tutte le funzionalità Gold più moduli di inventario avanzato e prezzi avanzati. È ideale per aziende con esigenze di inventario complesse, magazzini multipli, processi di produzione o strutture di prezzo intricate.
• Diamond: parte da 5.364 $ all’anno per un massimo di 40 utenti. Include tutte le funzionalità Platinum, più integrazione con Salesforce CRM, buste paga assistite e monitoraggio del tempo avanzato.

Altri prodotti QuickBooks

Uno dei vantaggi dell'utilizzo di QuickBooks è l'accesso alle sue integrazioni, che includono il pagamento delle fatture e il monitoraggio del tempo. Alcune, come QuickBooks Payroll e QuickBooks Time, sono integrazioni dirette incorporate nel software. Altri prodotti QuickBooks includono:

• QuickBooks Live: fornisce agli utenti accesso su richiesta a un team di contabili certificati che possono aiutare con la configurazione dell'account e la contabilità, e ti fornisce le informazioni necessarie per presentare le tue dichiarazioni dei redditi.
• QuickBooks Payroll: semplifica il processo di pagamento dei dipendenti, con funzionalità per calcolare salari, imposte e detrazioni, oltre a bonifici diretti e dichiarazioni fiscali automatizzate.
• QuickBooks Time: le aziende sono in grado di monitorare accuratamente le ore per buste paga, fatturazione e calcolo dei costi di lavoro. Sono disponibili anche funzionalità di monitoraggio del tempo mobile, tracciamento GPS e gestione semplificata dei fogli ore.
• QuickBooks Bill Pay: semplifica il processo di pagamento dei fornitori e monitoraggio delle spese, offrendo la possibilità di programmare pagamenti, monitorare approvazioni e aggiornare i tuoi registri contabili.
• QuickBooks Payments: consente di accettare pagamenti, incluse carte di credito e bonifici bancari, direttamente all'interno di QuickBooks. Questo semplifica la riconciliazione bancaria.
• QuickBooks Money: offre una soluzione bancaria aziendale semplificata progettata per piccole imprese, combinando servizi bancari, pagamenti e informazioni sul flusso di cassa.
• QuickBooks Checking: integra un conto bancario aziendale con QuickBooks, con funzionalità come nessuna commissione mensile, depositi istantanei per i pagamenti QuickBooks e informazioni sul flusso di cassa.
• QuickBooks Capital: fornisce prestiti per piccole imprese, offrendo un modo flessibile per le aziende di ottenere finanziamenti basati sui loro dati QuickBooks, senza dover completare documentazione estensiva.

*I prestiti Shopify Capital devono essere rimborsati per intero entro un massimo di 18 mesi, e si applicano due pagamenti minimi entro i primi due periodi di sei mesi. La durata effettiva può essere inferiore a 18 mesi basata sulle vendite.