Vous pensez que la boutique en ligne que vous avez ouverte l’année dernière pour vendre des bonnets tricotés main a généré des bénéfices. Pourtant, avec des centaines de dépenses professionnelles différentes, vous n’êtes pas certain de savoir lesquelles peuvent être considérées comme des déductions fiscales pour réduire vos impôts.
Si vous déclarez trop peu, vous risquez une lourde pénalité. Si vous payez trop, il pourrait vous falloir des mois pour récupérer votre remboursement d’impôt, or votre entreprise pourrait avoir besoin de cet argent pour survivre. De bonnes pratiques de comptabilité et de tenue comptable peuvent vous aider à déterminer exactement combien vous devez.
Dans cet article, nous vous guiderons à travers les bases de la tenue comptable start-up et de la comptabilité start-up, que vous devez maîtriser pour gérer votre toute nouvelle entreprise avec brio.
Qu’est-ce que la tenue comptable ?
La tenue comptable est le processus d’enregistrement et d’organisation des transactions financières d’une entreprise. Par exemple, si votre boutique e-commerce achète des fournitures de bureau, cette dépense sera enregistrée dans un tableur ou un logiciel, accompagnée de la date d’achat, du coût et de l’impact du paiement sur les états financiers de l’entreprise. Les comptables peuvent également enregistrer d’autres transactions financières, comme les prêts et les retours sur investissement.
Comment bien débuter votre tenue comptable start-up
La mise en place d’un système comptable précis est essentiel pour qu’une entreprise puisse gérer ses finances et se conformer aux règles fiscales. Les étapes suivantes peuvent vous aider à bien organiser votre comptabilité start-up.
1. Choisir une méthode comptable
Il existe de nombreuses options pour suivre vos transactions, allant de la saisie manuelle dans des registres physiques aux différents types de logiciels. La tenue comptable manuelle tend à être moins coûteuse, mais elle est chronophage et sujette aux erreurs humaines.
La tenue comptable numérique, en revanche, peut accélérer certaines parties du processus grâce à un traitement automatisé des factures et reçus. Par exemple, certaines applications comptables pour start-ups vous permettent de télécharger des photos de reçus quand vous êtes en déplacement, suite à quoi elles les numérisent puis ajoutent la dépense à vos livres, réduisant ainsi la quantité de saisie de données que vous ou votre comptable devrez effectuer.
2. Établir un plan comptable
Les entreprises bien gérées tiennent généralement un grand livre général, qui est un registre combiné de toutes les transactions de l’entreprise. La plupart des entreprises trouvent utile de catégoriser les types similaires de transactions dans des sous-livres, comme des registres séparés pour les créances clients ou les dettes fournisseurs.
Un nouveau chef d’entreprise doit généralement créer un tableau séparé pour chaque sous-livre. Cela peut signifier un livre comptable physique distinct si vous utilisez la comptabilité manuelle, ou un tableur comptable séparé si vous utilisez un logiciel comptable. Le plan comptable répertorie toutes les différentes catégories de sous-livres tenus par l’entreprise.
3. Enregistrer les transactions
Les entreprises enregistrent les transactions de deux façons : en partie simple et en partie double. En comptabilité en partie simple, une transaction n’est enregistrée qu’une seule fois dans le grand livre général et n’est pas comptabilisée dans les sous-livres. Les entreprises individuelles ou les très petites start-ups ont tendance à utiliser cette méthode.
En comptabilité en partie double, chaque transaction est enregistrée dans deux comptes séparés. Par exemple, si vous empruntez 1 000 €, les états financiers de l’entreprise enregistreront à la fois une augmentation du compte d’actifs et une augmentation du compte de passifs.
Erreurs comptables courantes
Il est facile de commettre des erreurs comptables, surtout si vous n’avez jamais assuré ce type de tenue de registres auparavant. Voici quelques erreurs courantes à éviter pour votre comptabilité start-up :
- Ne pas tenir de registres précis. De petites erreurs de saisie peuvent entraîner de gros problèmes. Des calculs légèrement erronés des profits et pertes peuvent donner lieu à des contrôles fiscaux et à des déficits de paie susceptibles de limiter votre capacité d’emprunt.
- Mélanger finances professionnelles et personnelles. Parfois, les petites entreprises ne sont pas rigoureuses dans la séparation des dépenses professionnelles et personnelles. Cela peut fausser d’autres calculs comptables et rendre difficile le suivi des performances financières de votre entreprise.
- Ne pas tenir la comptabilité à jour. Les propriétaires de petites entreprises, en particulier ceux qui font eux-mêmes leur comptabilité, ont tendance à prendre du retard dans la tenue des registres. Or il peut être beaucoup plus difficile de rattraper le retard que de rester à jour, et donc de vous assurer que votre entreprise est en conformité fiscale et que les salaires et dossiers fiscaux des employés sont à jour.
Tenue comptable et expertise comptable : similitudes et différences
La tenue comptable et l’expertise comptable impliquent toutes deux le suivi des finances d’une entreprise. Cependant, les experts-comptables ont tendance à se concentrer davantage sur l’analyse des transactions commerciales, tandis que les comptables s’attachent essentiellement à la tenue de livres ou registres. Celui que vous décidez d’embaucher dépend finalement des besoins de votre entreprise. Voici les différences entre comptables et experts-comptables à garder à l’esprit lorsque vous vous lancez dans votre tenue comptable start-up.
Quelles sont les similitudes entre comptables et experts-comptables ?
- Tenue de registres. Les comptables et les experts-comptables tiennent des registres méticuleux et jouent un rôle important dans le suivi de la santé financière d’une entreprise.
- Respect des normes comptables. Les comptables et les experts-comptables suivent les principes comptables généralement reconnus pour maintenir la cohérence dans les documents financiers et se conformer aux normes comptables.
Quelles sont les différences entre comptables et experts-comptables ?
- Complexité. Les comptables ont tendance à gérer la saisie de données et les rapports financiers simples, tandis que les experts-comptables prennent souvent en charge des tâches complexes ou des analyses approfondies dont les propriétaires d’entreprise et les investisseurs ont besoin pour comprendre la performance globale d’une entreprise. L’expertise comptable est moins centrée sur les opérations quotidiennes d’une entreprise que la tenue comptable.
- Formation. En France, pour devenir comptable, il faut généralement obtenir un diplôme spécialisé (BTS, DUT ou licence en comptabilité). Le processus pour devenir expert-comptable est plus rigoureux, nécessitant un master et la réussite du diplôme d’expertise comptable (DEC), permettant à l’expert-comptable de superviser tous les aspects des affaires financières d’une entreprise.
- Responsabilités. Entre autres choses, les comptables suivent les créances clients et les dettes fournisseurs. Ils préparent également des états financiers tels que les bilans, les tableaux de flux de trésorerie et les comptes de résultat, et s’assurent que les transactions mensuelles correspondent aux relevés de carte de crédit et aux relevés bancaires de l’entreprise. Ils gèrent aussi parfois la paie. Les experts-comptables peuvent quant à eux fournir des conseils fiscaux et établir les déclarations d’impôts, aider à demander des prêts et guider les décisions stratégiques de l’entreprise. Les experts-comptables confirment également l’exactitude des documents financiers.
Quand envisager d’embaucher un comptable
L’embauche d’un employé pour fournir des services de tenue comptable peut être utile à certaines start-ups, surtout lorsque la croissance de l’entreprise entraîne une forte augmentation du volume de transactions. Les comptables sont utiles car ils peuvent se concentrer uniquement sur le maintien de registres précis et à jour, tandis que les fondateurs de start-ups doivent souvent jongler entre la tenue comptable et la gestion de l’entreprise. Si votre entreprise enregistre plus de transactions que vous n’avez de temps pour en assurer le suivi chaque jour, c’est probablement une bonne idée que d’embaucher un comptable.
Pour ce faire, vous pouvez commencer par contacter des cabinets comptables qui offrent des services de tenue comptable start-up. Comme il n’est pas nécessaire d’avoir un diplôme pour faire de la tenue comptable basique, vous pouvez même embaucher un jeune bachelier talentueux et consciencieux. En revanche, si vous voulez embaucher un comptable plus expérimenté, il vous faudra probablement payer un taux horaire plus élevé.
FAQ sur la tenue comptable start-up
Quels registres financiers les start-ups doivent-elles tenir ?
Une start-up doit assurer le suivi de toutes ses transactions. En général, la comptabilité start-up implique également l’organisation de livres distincts pour les actifs, les passifs, les revenus et les dépenses.
Ma start-up doit-elle embaucher un comptable ou un expert-comptable ?
Les experts-comptables comme les comptables peuvent aider les start-ups, bien que de différentes manières. Les comptables se concentrent sur les transactions quotidiennes. Les experts-comptables, quant à eux, s’attachent à fournir aux propriétaires de petites entreprises des analyses financières basées sur les informations enregistrées par les comptables. Plus souvent, les experts-comptables aident les entreprises à déclarer leurs impôts et à demander des prêts.
Les start-ups doivent-elles utiliser une comptabilité de caisse ou une comptabilité d’engagement ?
La comptabilité de caisse n’enregistre une transaction que lorsque l’argent est reçu ou payé. La comptabilité d’engagement suit toutes les transactions commerciales, même quand l’argent n’est pas impliqué. Par exemple, si une entreprise enregistre ses factures avant qu’elles ne soient payées, c’est considéré comme de la comptabilité d’engagement. La méthode de comptabilité de caisse tend à être plus simple et plus pratique pour la plupart des start-ups. Cependant, la comptabilité d’engagement peut être plus adaptée lors de la demande d’un prêt bancaire pour financer votre entreprise, ou encore pour aider un acheteur à évaluer votre entreprise si vous prévoyez de vendre.
Comment les start-ups peuvent-elles gérer au mieux leurs responsabilités fiscales ?
Pour la plupart des entreprises, une tenue de livres méticuleuse est essentielle pour s’assurer de payer le montant approprié quand arrive la saison des impôts. Les start-ups doivent également envisager d’embaucher un expert-comptable pour s’assurer que tout est bien déclaré correctement.
