États financiers : guide complet pour votre entreprise

Un état financier est un document officiel qui détaille les activités monétaires et financières de votre entreprise, un registre formel qui synthétise toutes sortes de données financières.

Il existe de nombreux types d'états financiers selon les contextes et les usages. La personne chargée de préparer un état financier dépend de la situation. Parfois, c'est vous, le chef d'entreprise, qui devez les établir. Dans d'autres cas, ce sera votre comptable, votre expert-comptable, votre responsable de compte, ou même un auditeur.

Les états financiers ont de multiples utilités. Découvrons pourquoi vous en avez besoin et comment les préparer pour votre activité e-commerce.

Avantages des états financiers

Les états financiers sont bénéfiques pour la comptabilité des petites entreprises pour plusieurs raisons. La principale : ils offrent une vue d'ensemble de la santé financière de votre entreprise. Les états financiers facilitent la compréhension des données et vous donnent une idée claire de votre situation financière. Vous pouvez les utiliser pour déterminer si vous avez assez d'argent pour réinvestir ou développer votre activité, vous rémunérer et payer vos créanciers. Connaître les finances de votre entreprise aide également à la gestion de trésorerie.

Les avantages et cas d'usage des états financiers vont au-delà de l'évidence. Les états financiers peuvent aussi vous aider à :

• Obtenir des investisseurs. Si vous avez besoin de fonds d'investisseurs ou souhaitez lever des capitaux via le crowdfunding, les états financiers peuvent prouver que votre entreprise mérite d'être financée.
• Décrocher des prêts. Lorsque vous demandez des prêts ou financements professionnels, les prêteurs potentiels voudront examiner vos états financiers pour évaluer la probabilité d'être remboursés. Vous pouvez rechercher du financement via les programmes d'aide gouvernementaux pour les petites entreprises.
• Gérer les audits. Votre administration fiscale locale pourrait auditer votre entreprise à tout moment, et les états financiers vous aideront à traverser ces tempêtes plus sereinement.
• Mieux planifier. Quand vous préparez régulièrement vos états financiers, vous disposez de plus de données pour identifier les tendances. Vous pouvez utiliser l'historique pour faire des prévisions plus précises, basées sur des données réelles.

Vos états financiers alimentent également vos rapports annuels. Les rapports annuels sont des synthèses financières et opérationnelles pour chaque année d'activité d'une entreprise. Ce sont des rapports complets distribués aux actionnaires pour leur donner une compréhension approfondie de votre activité. Nous publions les rapports annuels de Shopify pour les investisseurs et le grand public, ainsi que quelques autres états financiers.

Types d'états financiers

• Compte de résultat
• Bilan
• Tableau de flux de trésorerie

Compte de résultat

Le compte de résultat de votre entreprise, également appelé compte de profits et pertes, calcule le chiffre d'affaires moins les charges pour vous indiquer combien d'argent votre entreprise gagne. Les comptes de résultat sont également préparés régulièrement, mensuellement, trimestriellement ou annuellement.

Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler le compte de résultat d'une petite entreprise :

Le compte de résultat est le premier document financier à préparer. C'est parce que vous avez besoin des calculs du compte de résultat pour compléter votre bilan et votre tableau de flux de trésorerie. Sans les informations du compte de résultat, votre bilan et votre tableau de flux de trésorerie seront incomplets.

Bilan

Le bilan répertorie les actifs, les passifs et les capitaux propres de votre entreprise. Les bilans sont généralement préparés mensuellement ou trimestriellement et servent d'aperçu rapide de la valeur de votre entreprise après déduction de tous les passifs ou dettes et des paiements aux actionnaires.

Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler le bilan d'une petite entreprise :

En règle générale, vous voulez que votre bilan reflète un chiffre positif, pas négatif. Ce chiffre représente la valeur de votre entreprise. Vous pouvez également suivre ce nombre au fil du temps pour voir comment vous progressez ou perdez de l'argent.

Tableau de flux de trésorerie

Le flux de trésorerie désigne l'argent qui entre dans votre entreprise et celui qui en sort, vos revenus et vos dépenses, essentiellement. Votre tableau de flux de trésorerie est donc un enregistrement de cela : une synthèse de vos entrées et sorties de trésorerie sur une période donnée.

Comment préparer les états financiers de votre entreprise

Bien que cela puisse sembler intimidant, la préparation des états financiers est un élément clé de la gestion de toute entreprise. Cela vous aide à savoir que vous êtes sur la bonne voie, capable de couvrir vos dépenses et de générer du profit.

Nous avons préparé un guide rapide en quatre étapes pour rassembler vos chiffres et créer un état financier, modèle inclus.

1. Utilisez les bons outils de suivi financier

La première étape consiste à trouver les bons outils pour suivre vos dépenses professionnelles et vos ventes. Shopify peut vous aider à suivre toutes les commandes entrantes pour connaître les revenus de votre entreprise, mais vous voudrez peut-être investir dans un outil comme QuickBooks ou un logiciel de comptabilité français pour commencer à surveiller vos dépenses professionnelles.

Ainsi, vous pouvez facilement surveiller les dépenses, voir les salaires sortants et vous assurer que votre entreprise reste à flot. De plus, cela facilite l'extraction des chiffres nécessaires aux états financiers.

2. Choisissez une période de reporting

Vous pouvez vouloir créer un état financier pour la dernière semaine, le dernier mois ou même l'année écoulée. Commencez par choisir votre période de reporting afin de rassembler les données de la bonne période.

Dans votre outil de suivi financier et dans votre tableau de bord Shopify, vous pourrez sélectionner votre période de reporting et exporter vos données pour commencer à préparer vos états financiers.

3. Rassemblez vos données

Avant de créer vos états financiers, vous devez rassembler et vérifier vos données. Cela implique généralement une forme de rapprochement comptable. Le rapprochement comptable consiste à vérifier que vos données financières correspondent à ce qui est reflété dans vos comptes financiers réels.

4. Créez votre rapport

Une fois votre validation de données terminée, vous pouvez utiliser notre modèle de feuille de calcul financière (en anglais) et y insérer vos chiffres pour démarrer avec vos propres états financiers.

Vous pouvez également préparer des états financiers dans le tableau de bord Shopify. Accédez à vos rapports financiers pour voir votre page récapitulative des finances ainsi que les rapports sur les ventes, les paiements, les passifs, les cartes cadeaux et le total des ventes. Vous pouvez également extraire des rapports de profit ventilés par produit, SKU et point de vente.

Si vous souhaitez exporter un rapport pour le sauvegarder et le partager facilement dans Microsoft Excel ou Google Sheets, vous pouvez le faire directement depuis la vue de rapport. Ouvrez simplement le rapport et cliquez sur Exporter. Vous devrez peut-être spécifier quel rapport et quelles données vous souhaitez exporter pour certains rapports financiers.

Les états financiers valent-ils l'effort ?

Les états financiers peuvent être complexes, mais il existe de nombreuses façons d'utiliser Shopify et une gamme d'outils et applications comptables pour petites entreprises afin de simplifier le processus. Quand vous préparez régulièrement vos états financiers, vous pouvez repérer les tendances, maintenir un flux de trésorerie positif et vous préparer à une multitude d'opportunités de croissance.