Si alguien te preguntara cuántos productos tienes en stock en este momento, ¿podrías darle una cifra precisa?
El seguimiento de inventario es una parte muy importante de la gestión de un negocio minorista, y a medida que tus operaciones se desarrollen, puede que necesites más que una hoja de cálculo para mantener el control sobre tus niveles de stock.
Descubre los beneficios y desafíos del seguimiento de inventario y aprende a llevarlo a cabo.
¿Qué es el seguimiento de inventario?
El seguimiento de inventario es el proceso de controlar tu stock: tanto la cantidad que tienes como su ubicación. Muchas pequeñas empresas empiezan rastreando de forma manual su inventario mediante hojas de cálculo.
A medida que las empresas crecen y se vuelven más complejas, suelen empezar a utilizar software de gestión de inventario y sistemas de inventario perpetuo que rastrean el inventario en tiempo real. Llevar un seguimiento preciso de tu inventario puede aumentar significativamente tu eficiencia y ayudarte a satisfacer la demanda de los clientes.
¿Por qué invertir en el seguimiento de inventario?
Evita gastar dinero en almacenar demasiado stock
Almacenar inventario tiene un coste. Si rastreas los niveles de inventario y mantienes un control estricto sobre él, podrás determinar cuántos productos debes tener a mano para satisfacer la demanda en cualquier momento y evitar gastar de más almacenando el inventario sobrante.
Controla daños, robos y pérdidas
Al mantener un control cercano sobre tus niveles y ubicaciones de inventario, podrás identificar daños, pérdidas y robos a medida que ocurran.
Optimiza el proceso de ventas
Al llevar un registro de las ubicaciones de tus productos, podrás encontrarlos y entregarlos lo más rápido posible al cumplir con los pedidos, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente.
Entiende patrones de ventas
Controlar los niveles y ubicaciones del inventario te dará información sobre tendencias estacionales y de ubicación, lo que a su vez ayudará a tener una previsión de demanda efectiva.
¿Cuáles son los desafíos del seguimiento de inventario?
Precisión
Para que tu sistema de inventario sea beneficioso, debe ser preciso. Aunque algunas discrepancias son naturales, a veces puedes encontrar diferencias importantes entre los números de tu sistema y el recuento real.
Tanto si es por un recuento inexacto o problemas como pérdidas, daños o robos, es fundamental identificar y minimizar las discrepancias entre el recuento de inventario y los registros financieros.
Complejidad
Si vendes una amplia variedad de productos, almacenas inventario en varios almacenes o envías stock a puntos de venta y clientes, podrías descubrir que tu seguimiento de inventario es demasiado complicado para hacerlo en una simple hoja de cálculo.
Coste
Aunque algunos software de gestión de inventario pueden ser económicos de implementar, las adiciones físicas a tus operaciones (como los códigos de barras) necesitarán una inversión inicial mayor y más formación para los empleados.
4 métodos de seguimiento de inventario
- Rotación de dos contenedores
- Software de gestión de inventario
- Sistemas de códigos de barras
- Sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID)
Muchas pequeñas empresas con solo unos pocos productos utilizan métodos manuales de seguimiento de inventario, como introducir sus productos en hojas de cálculo, para controlar los niveles de inventario.
En estos casos, el seguimiento manual es económico y no requiere de mucha formación para implementarlo. Sin embargo, a medida que las empresas crecen, suelen pasar a utilizar sistemas automatizados más eficientes. Aquí tienes algunos enfoques comunes:
1. Rotación de dos contenedores
En el sistema de rotación de dos contenedores (también llamado sistema de dos estantes o sistema de inventario de reserva), las tiendas tienen dos ubicaciones diferentes donde mantienen stock: en las estanterías y en el almacén.
Cuando los productos de la estantería se venden, la tienda trae los productos del almacén para reabastecer la estantería, y luego pide más para reponer el almacén.
Como no se necesita tecnología ni mano de obra capacitada, el sistema de dos contenedores es una de las formas más económicas de gestionar el inventario, y ayuda a prevenir que tu tienda compre demasiado de un producto, ya que no volverás a pedir hasta que se agote el suministro más antiguo.
Pero el sistema de dos contenedores no rastrea la cantidad que tienes de un producto en un momento dado, y puede tener dificultades para adaptarse a cambios importantes en la demanda según las estaciones u otras tendencias.
2. Software de gestión de inventario
Existen varios servicios digitales que puedes utilizar para gestionar el inventario. Muchos sistemas de software de inventario tienen planes gratuitos para empresas que tienen solo unos pocos productos o ubicaciones, lo que los convierte en una opción popular para pequeñas empresas y principiantes.
Algunos de estos servicios, incluido Shopify, ofrecen herramientas de seguimiento de inventario integradas que pueden ayudarte con el control del inventario, o a gestionar los productos que ya tienes en stock.
Si utilizas Shopify para tu negocio, puedes navegar hasta tu página de Inventario para ver tu inventario, ajustar tus niveles y configurar el seguimiento.
3. Sistemas de códigos de barras
Con el sistema de códigos de barras, las tiendas utilizan software para escanear cada producto y rastrearlo en tiempo real.
El sistema de códigos de barras ofrece una visión mucho más clara de las cifras de inventario y las tendencias de ventas, ya que los empleados deben dedicar tiempo a escanear individualmente cada producto dos veces: una al recibirlo y otra cuando se vende.
Esto puede ayudarte a saber si tienes la cantidad adecuada de productos en todo momento. Un posible inconveniente de los códigos de barras es que pueden dañarse, volviéndose inútiles.
4. Sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID)
Los chips de identificación por radiofrecuencia (RFID) son microchips individuales que se incrustan en cada producto, permitiéndote rastrear datos de inventario en tiempo real.
Los RFID ahorran tiempo a las empresas, siendo la tecnología más eficiente para el control de inventario, ya que se integran en los productos durante su fabricación.
También son mucho más duraderos que los códigos de barras. Pero la tecnología RFID requiere disponer de software de seguimiento de inventario más caro para utilizarla y puede ser poco práctica para pequeñas empresas.
Cómo hacer el seguimiento de inventario
Aunque todos los sistemas de seguimiento de inventario son diferentes, hay algunos pasos que puedes seguir para aprovechar al máximo la gestión de tu stock:
1. Elige un método y una persona responsable
Antes de empezar a rastrear tu inventario, es importante que te organices. Determina qué método utilizarás para llevar el control de tu stock, ya sea una aplicación móvil o RFID, y quién será responsable de tareas como la implementación y auditoría del sistema.
2. Realiza un recuento inicial
Para empezar a rastrear y gestionar el inventario, necesitarás hacer un recuento oficial de tu stock actual. Puedes usar cualquier método para obtener este número, por ejemplo, físicamente, o con un escáner de códigos de barras o RFID. Registra este número en tu sistema de seguimiento para que sea la base de tus datos.
3. Recuenta periódicamente
A medida que tu sistema trabaja, deberás auditar periódicamente para asegurarte de que ofrezca datos de seguimiento precisos. Al principio, puedes hacer auditorías mensuales o incluso semanales para comprobar los niveles de inventario frente al número que ofrece el sistema. Si ambos números difieren demasiado, puede que necesites investigar más a fondo para descubrir exactamente de dónde proviene la discrepancia.
Preguntas frecuentes sobre el seguimiento de inventario
¿Cuál es la diferencia entre la gestión de inventario y la gestión de inventario en almacenes?
La gestión de inventario en almacenes (o simplemente gestión de almacenes) es una rama de la gestión de inventario, en el que el inventario que se rastrea se almacena en un almacén en lugar de en un cuarto trasero o en la zona de ventas. La gestión de almacenes conlleva la gestión de empleados, la organización de productos, la gestión de envíos entre almacenes y el cumplimiento de pedidos.
¿Con qué frecuencia deberías hacer el seguimiento de inventario?
El mejor sistema de gestión de inventario es perpetuo en lugar de periódico, lo que significa que siempre sabes cuántos productos tienes en cualquier momento. La mayoría de los sistemas de seguimiento de inventario te permiten rastrear tu stock de manera continua. Con estos sistemas, aún deberías auditar tu recuento regularmente: mensualmente si la rotación de inventario es alta, o trimestralmente si tu ciclo de ventas es más lento.
¿Cómo pueden las empresas asegurar la precisión de su seguimiento de inventario?
La mejor forma de asegurar la precisión del inventario es realizar auditorías regulares, ya sea contando manualmente tu stock o comparando las cifras de ventas con el inventario que salga. Si descubres que el recuento de tu sistema es muy parecido al real, puedes estar seguro de que tu seguimiento de inventario es eficiente. Pero si sigues encontrando discrepancias significativas en las cifras, evalúa los procesos en busca de posibles puntos de inexactitud en el recuento, daños, pérdidas o robos.
¿Cuáles son las consecuencias de un mal seguimiento de inventario?
Si haces un seguimiento deficiente de tu inventario, corres el riesgo de sufrir agotamiento de stock, o quedarte sin productos de alta demanda. Los agotamientos de stock pueden resultar en pérdida de ingresos, gastos operativos adicionales y daño a la reputación de tu marca. Otras posibles consecuencias de un mal seguimiento de inventario incluyen pagar altos costes por almacenar stock adicional o no ser consciente de daños, pérdidas o robos regulares.
