¿Qué es una factura? Todo lo que necesitas saber en 2025

Con cada venta que cierras necesitas generar un documento que garantice el pago del producto o servicio que has vendido. Pero, ¿sabes qué es realmente una factura?

Una factura es mucho más que un documento informativo sobre precios, fechas de compra o impuestos. Es también una forma de garantizar los pagos, de llevar la contabilidad de tu negocio y de cumplir con tus obligaciones tributarias.

En esta guía descubrirás qué es una factura teniendo en cuenta las implicaciones legales de este documento, los datos que debe contener obligatoriamente y cómo agilizar el proceso para la emisión y el registro de facturas cumpliendo con todos los requisitos de la legislación española en 2025.

¿Qué es una factura?

Son algo tan corriente en el día a día de cualquier negocio que tal vez nunca te has preguntado qué es una factura realmente. Una factura es un documento legal que detalla y registra la información de cualquier transacción comercial entre tu negocio y tus clientes. Su contenido permite reconocer y rastrear los artículos adquiridos por un cliente y el precio que ha pagado por ellos, para poder realizar las gestiones de contabilidad necesarias.

Factura ordinaria vs tique

Un tique es un comprobante de compra simple que incluye información escueta sobre el concepto de la compra, la fecha de la transacción y el precio total. Su carácter es principalmente informativo y su validez legal es limitada.

En contraposición a esto, ¿qué es una factura ordinaria? Tanto desde la perspectiva de la forma como en relación con su contenido, una factura es un documento mucho más completo que un tique. Incluye información más detallada sobre la transacción, como identificación del vendedor y del comprador, relación de artículos vendidos y precio unitario, base imponible, impuesto aplicados, etc. 

La factura puede ser simplificada o completa (dependiendo de la cantidad de información que contenga), tiene plena validez fiscal y facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias de las empresas y los autónomos.

Factura vs. orden de compra

La principal diferencia entre una orden de compra y una factura está en quién emite el documento. Las órdenes de compra son documentos emitidos por el comprador para solicitar a un vendedor la adquisición formal de sus bienes o servicios.

Las facturas son documentos emitidos por el vendedor. Se entregan al comprador tras haber realizado la entrega de bienes o servicios (o en el momento acordado por ambas partes) y sirven para solicitar formalmente el pago de estos.

Otros tipos de factura en España

Aparte de las facturas ordinarias (completas o simples), en España existen otras modalidades de facturación y gestión de la contabilidad.

Facturas recurrentes

Son aquellas facturas que emites de manera periódica a un cliente. Se emplean en transacciones recurrentes (por ejemplo, si vendes artículos de hostelería a un restaurante con una periodicidad semanal o mensual). Por lo general, tanto el contenido (los productos o servicios facturados) como su coste son siempre los mismos, lo que facilita la automatización de la emisión de las facturas y el proceso de cobro.

Facturas proforma

Se acercan más al concepto de presupuesto que al de factura ordinaria. Entonces, ¿qué es una factura proforma? Es realmente una oferta comercial que, aunque incluye todos los datos de una eventual transacción, no tiene ningún valor a efectos fiscales ni puede emplearse como justificante de un pago. Desde el punto de vista formal, se diferencia de la factura ordinaria en que debe incluir claramente el distintivo “proforma”.

Facturas rectificativas

En ocasiones, la factura emitida inicialmente contiene algún error o no cumple con todos los requisitos exigibles para la realización de la transacción de compraventa.

En estos casos, deberás emitir una factura con la indicación de “rectificativa” que deje sin efecto la factura anterior y que contenga la información correcta, especificando los motivos de los cambios introducidos. 

La rectificación deberá efectuarse en el momento en que tengas constancia de la existencia de esos errores, siempre que no hayan transcurrido más de cuatro años desde la emisión de la factura original.

Facturas recapitulativa

Cuando los conceptos incluidos en la factura (bienes y/o servicios) corresponden a un mismo mes natural, no será necesario que emitas una factura por cada una de las ventas o servicios prestados a un cliente. En su lugar puedes emplear una factura recapitulativa. 

Pero, recuerda: en el caso de que la factura recapitulativa esté dirigida a otra empresa o profesional, deberás expedirla antes del día 16 del mes siguiente en el que has realizado la entrega de bienes y/o servicios.

Copias y duplicados de facturas

¿Tú o tu cliente necesitáis una factura igual que la original? Como emisor de la factura, puedes guardarte una copia del documento original que envías al cliente e identificarla como “copia”. En el caso de que debas enviar una factura original a múltiples destinatarios, lo puedes hacer empleando duplicados e identificándolos como tales. 

Es también una solución habitual en el caso de que el destinatario haya perdido la factura original. Estas facturas llevan la misma numeración y no anulan la anterior, ya que esta puede aparecer en cualquier momento.

Facturas de crédito (notas de crédito)

Comparten algunas similitudes con las facturas rectificativas, ya que, en esencia, se emplean para introducir modificaciones en los pagos solicitados en una factura anterior, como un descuento posterior a la compra, la devolución de una parte del pedido o un error en los precios de la factura original. 

La Agencia Tributaria permite el uso indistinto de las notas de crédito y las facturas rectificativas, teniendo en cuenta que las notas de crédito siempre tendrán que ser negativas y que solo se podrán emplear para corregir errores de las facturas dentro de un mismo trimestre.

Facturas de anticipo

En las entregas de servicios o productos que requieren de plazos prolongados, es habitual solicitar al cliente el pago de un adelanto. Esto se hace mediante una factura de anticipo que, aparte de todos los datos obligatorios de una factura ordinaria, debe incluir las fechas aproximadas de entrega de los productos o de la finalización de los servicios, así como información sobre las posibles políticas de reembolso o cancelación aplicadas a la transacción.

Facturas electrónicas

La diferencia con respecto a una factura convencional (en papel) no está tanto en el contenido como en la forma. La factura electrónica es un documento digital en formato estructurado (XLM) o no estructurado (pdf) que garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de los datos que contiene.

Desde 2015, las facturas electrónicas son el modelo de facturación obligatorio en cualquier transacción con la Administración pública española, y a partir de 2026, las facturas electrónicas en formato estructurado serán el modelo obligatorio para todas las operaciones comerciales realizadas por empresas y autónomos.

Elementos de una factura

Con independencia de las necesidades particulares de tu empresa en cuestiones de contabilidad, o del diseño que escojas para hacer tus facturas más atractivas, hay elementos que debes incluir de forma obligatoria en estos documentos.

En España, los datos que obligatoriamente deben aparecen en una factura completa son:

1. Identificación de la factura

Puesto que pueden existir diferentes tipos de factura, es importante que lo indiques en la parte superior del documento. Si se trata de una factura ordinaria, únicamente deberás incluir la palabra “factura”, pero también podría tratarse de una factura rectificativa, una factura proforma, una factura de anticipo, una copia o un duplicado, en cuyo caso deberás emplear la identificación correspondiente.

2. Número de factura

La numeración de cada factura debe ser única y correlativa en tu serie de facturación. Es decir, si emites una factura con el número 0001, inmediatamente después vendrá la factura 0002, luego la 0003 y así sucesivamente. Algunas empresas realizan diferentes actividades, por lo que, además del número de factura, emplean un número de serie para distinguir las diferentes líneas del negocio. Esto no exime de la obligación de que el número de las facturas sea correlativo, algo que también se aplica a las facturas rectificativas.

3. Información del emisor

En la parte superior de todas tus facturas deberás incluir tu información esencial como empresa o autónomo:

• Nombre o razón social
• Número de identificación fiscal / Número de IVA (cuando sea necesario)
• Dirección
• Teléfono
• Dirección de email

Toda esta información permitirá a tus clientes identificarte sin problemas y mantener actualizada su base de datos, en caso de tratarse de otra empresa o profesional autónomo.

4. Información del cliente

También en la parte superior de la factura deberás recoger la información relativa al cliente al que va dirigida, que puede ser una persona física o jurídica. En este apartado asegúrate de que aparezcan reflejados el nombre y los apellidos de tu cliente (o nombre de empresa), su DNI o NIF (según proceda), la dirección de facturación y la de envío (si son diferentes), el número de teléfono y la dirección de email. La consignación del NIF es obligatoria siempre que:

• La operación corresponda a una entrega de bienes comunitaria exenta.
• El destinatario de la operación sea el sujeto pasivo del impuesto.
• La operación se realice en territorio de obligación del impuesto y el emisor se encuentre en dicho territorio.

5. Fecha de expedición

Todas las facturas deben reflejar una fecha de emisión y, como norma general, la fecha de prestación de los servicios si esta no coincide con la fecha de emisión de la factura o si se ha efectuado algún anticipo. Es una información esencial para realizar un seguimiento de la emisión de las facturas y de los cobros.

6. Descripción de las operaciones realizadas

En el cuerpo principal de la factura consignarás todos los servicios o bienes proporcionados al cliente que recibirá tu factura. Con el objetivo de poder determinar la base imponible y los impuestos aplicables, deberás reflejar esta información de la manera más detallada posible, incluyendo:

• Descripción de los servicios o artículos vendidos, con su número SKU si corresponde.
• Cantidad de unidades vendidas al cliente.
• Precio unitario de cada artículo o servicio ofrecido.
• Subtotal de la operación (suma de todos los precios unitarios multiplicados por la cantidad de cada artículo o servicio).

7. Tipo o tipos impositivos

Dependiendo del concepto de la transacción y del territorio en el que se realiza, deberás aplicar el tipo impositivo correspondiente. En España, el tipo general de IVA (impuesto sobre el valor añadido) es del 21 % y del 7 % en el caso del IGIC (impuesto general de las Islas Canarias). Pero existen tipos reducidos del 10 %, 4 % y 0 % para determinados bienes o servicios, y operaciones que directamente están exentas del pago de impuestos, como actividades sanitarias, sociales o educativas). En el Punto de Acceso General electrónico encontrarás información detallada y actualizada sobre la aplicación de tipos impositivos según la naturaleza de las operaciones y la comunidad autónoma en la que se realizan.

Las facturas correspondientes a operaciones intracomunitarias con otras empresas o profesionales no incluyen IVA, ya que este se tributa en destino, no en origen.

8. Importe total

Es el número resultante de restar al subtotal las retenciones practicadas y sumarle el tipo impositivo que corresponda. Aquí también deberás aplicar los descuentos, si es que has ofrecido alguno a tu cliente.

Es importante que todo ello aparezca reflejado con mucha claridad dentro de la factura y bien diferenciado del resto de la información, para que tus clientes sepan, con un vistazo rápido, cuál es la cantidad final que deben abonar.

Aquí tienes un ejemplo de cómo realizar el cálculo:

• Subtotal: 1.500 €
• Retención: 15 %
• IVA: 21 %

Cálculo:

• 1.500 x 0.15 = 225 € → Retenciones aplicables en esta factura
• 1.500 x 0.21 % = 315 € → IVA aplicable en esta factura

Importe total = 1.500 – 225 = 1.275 + 315 = 1.590 €

9. Condiciones de pago

¿Ofreces a tus clientes condiciones de pago especiales? Si has acordado algún término de pago especial, refléjalo inmediatamente después del importe total de la factura. 

Este es el lugar adecuado en el que incluir posibles anticipos, pagos fraccionados, vencimientos de factura, etc. De este modo, el cliente sabrá cuáles son los requisitos del pago y a qué atenerse si no cumple con dichas condiciones.

10. Detalles del pago

Normalmente, esta información se coloca al final de la factura, por debajo de la descripción de los artículos o servicios, el importe total y las condiciones de pago. 

Reserva este lugar para indicarle al cliente cómo debe realizar el abono de la factura (normalmente, mediante transferencia bancaria), y facilítale todos los datos necesarios para que pueda efectuar el pago (nombre de la entidad bancaria, número de cuenta [IBAN] y código Swift, sí procede).

11. Circunstancias especiales

En un apartado de la parte inferior de la factura deberás hacer mención a alguna de estas circunstancias especiales, en caso de producirse:

• Inversión del sujeto pasivo.
• Facturación por destinatario.
• Operación exenta.
• Regímenes especiales.

¿Quieres profundizar en el contenido de la factura y la información obligatoria que debes incluir? En el sitio web oficial de la Agencia Tributaria encontrarás las respuestas que necesitas.

Cómo generar las facturas de tu negocio

Existen muchas herramientas diferentes para gestionar la contabilidad y la emisión de las facturas de un negocio, pero básicamente se dividen en dos modalidades:

Software de facturación

Existen numerosos programas para la generación de facturas de forma rápida y sencilla. Teniendo en cuenta la inminente obligatoriedad de la facturación electrónica en España para todas las empresas y autónomos (B2B), lo más conveniente es que busques un software de contabilidad que, aparte de generar facturas digitales, te facilite su registro y conservación conforme a las exigencias de la legislación española.

Creación manual de facturas

Hasta la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria en España (prevista para enero de 2026), podrás seguir creando tus facturas de forma manual con un procesador de texto o una hoja de cálculo y exportarla a un documento digital. 

Para ello puedes crear el diseño de la factura desde cero o utilizar una plantilla que incluya todos los apartados necesarios. Podrás seguir empleando la creación manual de facturas a partir de 2026 para el envío de facturas a clientes particulares (B2C), pero igualmente deberás llevar un registro de estas en un software de contabilidad homologado.

¿Qué es una factura eficiente? Consejos para emitir facturas sin complicaciones

Agiliza el pago de las facturas que emites utilizando un modelo de factura sencillo y fácil de entender por el cliente:

• Crea facturas de una única página y usa un tipo de fuente fácil de leer.
• Incentiva los pagos anticipados o puntuales (por ejemplo, incluyendo algún descuento o bonificación).
• Utiliza una plantilla para la creación de facturas para reducir el trabajo repetitivo.
• Analiza tus posibilidades de emitir facturas recurrentes y automatizadas.
• Configura un sistema de generación automática de tus facturas con cada pedido (en Shopify App Store encontrarás muchas aplicaciones que te facilitan este trabajo).
• Ofrece a tus clientes diferentes opciones de pago online, como tarjetas de crédito o débito, transferencias bancarias, pago móvil, pago a plazos, etc.

¿Qué es una factura? Funciones y utilidades

Las facturas son un elemento clave para el control del flujo de caja, el seguimiento del inventario y la gestión contable de tu empresa. Ya has podido comprobar que, con un simple vistazo, te permiten acceder a la información más importante de tus transacciones comerciales:

• Productos que has vendido y precio unitario.
• Total de la venta y de los impuestos aplicados.
• Información del comprador.
• Términos y condiciones de la venta.
• Información sobre la entrega y el vencimiento del pago.

Con todo, existen otros motivos por los que las facturas resultan de gran utilidad en la gestión financiera de una empresa:

Cobra las ventas realizadas

Sin facturas, no hay pagos. ¡Así de claro! Debes presentar a tus clientes la factura correspondiente por los servicios prestados o los bienes vendidos, de manera que puedan ejecutar el pago correcto en los plazos acordados.

La emisión de las facturas también te permitirá hacer estimaciones sobre tus ventas y programar tus gastos y tus actividades empresariales en torno a esas cifras.

Haz un seguimiento de tus ventas

¿Qué es una factura sino un registro de tu actividad comercial? A través de las facturas puedes realizar un seguimiento detallado de tus ventas, teniendo en cuenta el número exacto de productos vendidos en un determinado período de tiempo y las ganancias totales de estas transacciones. 

Es una información realmente útil para analizar el impacto de tus campañas de marketing en las ventas, así como para planificar nuevas actuaciones.

Lleva al día tu contabilidad y tus obligaciones tributarias

Las facturas tienen un papel protagonista en la contabilidad de tu empresa. Su información te permite mantener un registro actualizado de todas tus operaciones comerciales, de los ingresos y de los impuestos y retenciones aplicadas en cada transacción. De este modo podrás cumplir con tus obligaciones tributarias en tiempo y forma para evitar sanciones.

Realiza análisis empresariales

Analizar la información de tus facturas te permitirá prever mejor la demanda de productos y las necesidades de tu empresa en períodos específicos. Conocer el volumen de ventas en diferentes momentos del año es un modo eficaz de ajustar tu inventario para evitar tanto la falta de stock como el sobreabastecimiento de determinados productos.

Empieza a emitir tus propias facturas con Shopify

Un sistema de facturación eficiente te permitirá gestionar tus cobros con mayor sencillez y asegurarte de que los clientes realizan los pagos en los plazos previstos. En el mercado existen infinidad de programas para llevar un registro de las ventas, de las facturas emitidas y de los pagos recibidos. También con Shopify POS puedes llevar un control de tu facturación en tiendas online, físicas o ambas a la vez.