Gestión de personal minorista: herramientas y cómo implementarlas (2025)

La gestión de personal en la venta al detalle cada vez es más compleja. Los minoristas deben hacer malabarismos con posiciones de trabajo híbrido, equipos de ventas multicanal y expectativas más altas de los clientes. Si a esto se le suma una rotación media del personal minorista superior al 70 %, es bastante evidente que la gestión de la plantilla supone un reto para los minoristas.

Es necesario encontrar una forma de mantener las tiendas con personal, formar rápidamente a los nuevos empleados y controlar los costes laborales en un mercado impredecible. Los sistemas de gestión de personal minorista (WFM) ayudan en estos procesos. Pueden marcar la diferencia entre unas operaciones minoristas optimizadas que impulsan el crecimiento y unas ineficiencias costosas que merman los beneficios y agotan al personal.

Descubre las mejores soluciones de gestión de personal para retail y cómo elegir la adecuada para tu negocio a continuación.

Mejores soluciones de gestión de personal para comercio minoristas

1. Shopify POS
2. Easyteam
3. When I Work
4. Deputy
5. Rallyware

1. Shopify POS

Shopify POS es mucho más que una herramienta de gestión de personal: es un sistema operativo de comercio integral donde el punto de venta (POS) y el e-commerce funcionan juntos de forma natural. 

Ya sea que gestiones una tienda o cientos, la función Organizaciones de Shopify te permite reunir todas tus tiendas bajo un mismo paraguas: un lugar único para gestionar toda tu operación de retail.

El plan Shopify POS Pro ofrece potentes funciones de gestión de personal como:

• Control de acceso basado en roles: Crea y asigna roles según las funciones del trabajo, garantizando permisos coherentes en toda tu organización
• Permisos y roles de personal personalizables: Permite a los gerentes controlar qué puede hacer cada miembro del equipo en el sistema.
• Cuentas de personal ilimitadas solo para POS: Añade tantos miembros del personal como necesites sin costos adicionales.
• Seguimiento de atribución de ventas: Muestra qué empleado realizó cada venta para reconocer a los mejores y crear programas de formación específicos.
• Gestión de personal específica por ubicación: Gestiona equipos en diferentes ubicaciones de tienda manteniendo los registros organizados.

El enfoque único de Shopify para el comercio unificado ha demostrado ahorrar a los minoristas el equivalente a 0,4 empleados a tiempo completo por ubicación de tienda. 

La plataforma también ofrece un coste total de propiedad un 22% mejor que cualquiera de sus competidores, al tiempo que crea eficiencias operativas que permiten un aumento de hasta el 8,9 % en el valor bruto de la mercancía.

Después de cambiar de sistemas desconectados a Shopify POS, Starlight Knitting Society ahorró horas diarias en la gestión del inventario y la formación del personal. El POS era tan intuitivo que el nuevo personal temporal podía formarse en cuestión de minutos, lo que ayudaba a ofrecer un servicio al cliente excepcional.

La propietaria Melissa Nelson dijo: "Mi equipo ahora tiene tiempo para aderezar la tienda, hacer muestras y hacer compras personales para la gente por email o teléfono. Me comentaron que el tiempo ahorrado por el cambio a Shopify fue como si estuvieran recibiendo una bonificación".

2. Easyteam

Easyteam añade funciones especializadas de gestión de personal a Shopify POS, centrándose en tres áreas principales: control del tiempo, programación y métricas de rendimiento.

Es ideal para los comerciantes de Shopify que necesitan herramientas de gestión de personal más avanzadas, pero prefieren evitar la complejidad de un sistema independiente.

La plataforma funciona directamente dentro de Shopify, lo que significa que tu equipo no necesitará aprender un sistema nuevo. El personal puede fichar directamente a través de la interfaz familiar de Shopify POS, crear hojas de tiempo automáticas y hacer seguimiento de comisiones.

Las funciones incluyen:

• Integración nativa con Shopify POS
• Seguimiento de asistencia verificado por ubicación
• Seguimiento de comisiones
• Posibilidad de fichar directamente a través de la interfaz de Shopify POS
• Integración con nómina.

3. When I Work

When I Work es una plataforma de programación móvil que pone herramientas de autoservicio en manos de tu personal. Es una buena opción para minoristas con múltiples ubicaciones que necesitan una programación flexible y sólidas capacidades móviles.

When I Work ofrece programación compleja. Si un trabajador solicita tiempo libre o quiere intercambiar horarios, por ejemplo, automáticamente verifica conflictos y se asegura de que haya cobertura. Tus empleados disfrutan de flexibilidad mientras el estándar de servicio se mantiene excelente.

Las funciones incluyen:

• App móvil para programar personal de retail sobre la marcha
• Reclamación de turnos de autoservicio
• Verificación automática de conflictos para intercambios de turno
• Posibilidad de fichar con verificación por GPS
• Sistema de mensajería de equipo integrado.

4. Deputy

Deputy destaca por su enfoque basado en la inteligencia artificial para la programación del personal. Mediante el análisis de los patrones de ventas y el tráfico de clientes, esta herramienta de gestión de personal para el sector minorista ayuda a ajustar los niveles de personal a la demanda real.

El registro de entrada se realiza a través del teléfono, utilizando el reconocimiento facial y la verificación por GPS. Esto ayuda a evitar el robo de tiempo y facilita el procesamiento de las nóminas. Además, cuando se acercan los límites de horas extras o se activan los requisitos de descanso, Deputy envía alertas automáticas.

Las funciones incluyen:

• Programación impulsada por IA basada en patrones de ventas
• Posibilidad de fichar con reconocimiento facial
• Alertas automáticas de horas extra y descansos
• Feed de noticias integrado para comunicaciones de equipo
• Herramientas avanzadas de cumplimiento para leyes laborales

5. Rallyware

Rallyware se centra en el desarrollo del personal a través de formación basada en inteligencia artificial. La plataforma estudia el rendimiento de cada empleado y luego crea itinerarios de aprendizaje personalizados. 

Convierte el aprendizaje en un juego, con concursos y tablas de clasificación que mantienen el interés de los equipos. Sin embargo, es posible que encuentres cierto solapamiento si ya utilizas las herramientas de formación de Shopify POS.

Esta plataforma es excelente en entornos minoristas complejos como tiendas de dispositivos electrónicos donde el conocimiento del producto puede conseguir una venta o echarla a perder. Para los equipos que trabajan a comisión y venden productos sofisticados, la profundidad de Rallyware tiene sentido. 

Pero primero debes tener en cuenta tu configuración actual. Si tu POS ya gestiona la formación básica y el seguimiento del rendimiento, añadir Rallyware podría ser más de lo que necesitas.

Las funciones incluyen:

• Itinerarios de formación personalizados impulsados por IA
• Acceso móvil a información de productos
• Sistema de aprendizaje gamificado
• Medición del impacto de la formación en las ventas
• Comunicaciones de equipo específicas con seguimiento

Cómo elegir el mejor software de gestión de personal

Integración

La mayoría de los minoristas ya usan diversas herramientas para gestionar su negocio: plataformas de e-commerce, sistemas de gestión de pedidos, apps de gestión de inventario, integraciones de programas de fidelidad, y la lista continúa. Tu sistema de gestión de personal debe funcionar con todos estos programas.

Antes de elegir un sistema de gestión de personal para comercios minoristas, define tus necesidades de integración:

• ¿Qué sistemas deben compartir datos?
• ¿Con qué frecuencia necesitan sincronizarse los datos?
• ¿Qué pasa si un sistema se desconecta?

Las operaciones minoristas tradicionales implicaban integraciones irregulares y API para unir estos sistemas individuales. 

Pero se trata de un enfoque costoso que limita la innovación. El vicepresidente de ingeniería de Shopify, Patrick Joyce, lo denomina “‘impuesto de fragmentación’, que afecta no solo el presupuesto de TI, sino a la capacidad de toda la organización para competir eficazmente en el comercio minorista moderno”.

Es mucho más fácil integrar nuevas tecnologías cuando tu negocio funciona en un sistema operativo central. Shopify, por ejemplo, unifica nativamente la infraestructura de tu negocio sin middleware ni APIs de comportamiento poco uniforme. 

Todo se realiza desde la misma plataforma, un enfoque que un informe de 2024 de la firma consultora independiente EY encontró:

• Reduce los costes de implementación e integración en un 11%
• Reduce los costes de terceros en un 89%
• Reduce los gastos de middleware en un 27%

Babylist, una empresa de registro de bebés online, enfrentó el desafío de abrir su primera tienda física y necesitaba un sistema POS que se integrara con sus operaciones online existentes. Shopify POS resultó muy intuitivo para formar nuevos empleados, con la gerencia de tienda reportando que poner a los miembros del equipo en funcionamiento en el POS requirió "mínimo esfuerzo".

Escalabilidad

Tu plantilla crecerá al ritmo de tu negocio. Tanto si estás ampliando tu espacio actual como si vas a abrir otra tienda, comprueba que los sistemas de gestión de personal que has preseleccionado te permiten gestionar un equipo en crecimiento. Esto incluye funciones como:

• Gestión de múltiples ubicaciones
• Adición estructuras de comisiones.
• Soporte de modelos de trabajo híbrido.
• Gestión de aumentos de personal de temporada.
• Expansión a nuevos mercados.

Los sistemas basados en la nube a menudo manejan mejor el crecimiento que el software instalado. Funcionan bien para negocios con picos estacionales o cambios frecuentes, ya que puedes añadir funciones, usuarios y ubicaciones sin mayor disrupción.

Experiencia de usuario

La experiencia del usuario influye significativamente en la adopción por parte de los usuarios. Si a los gerentes de las tiendas les resulta difícil programar los turnos o al personal le cuesta solicitar cambios de turno, volverás a los procesos actuales, todo ello mientras pagas por el nuevo sistema.

El problema es que es difícil juzgar la experiencia de usuario de una plataforma antes de comenzar a usarla. Aquí tienes formas para evitarlo:

• Observa los hábitos de tu equipo actual. ¿Prefieren los teléfonos a los ordenadores? ¿Necesitan acceso rápido a horarios entre interacciones con clientes? Busca un software que se ajuste a estos hábitos reales.
• Ten en cuenta la facilidad de uso. Muchos trabajadores citan la falta de flexibilidad como su razón principal para irse. Tu herramienta de gestión de personal debería ofrecer flexibilidad con funciones como programación de autoservicio e intercambio de turnos.
• Prueba la app móvil a fondo. La mayoría de los trabajadores de comercios minoristas dependen de sus teléfonos para tareas de trabajo. Funciones básicas como verificar horarios deberían ser simples. Funciones más complejas como intercambiar turnos u obtener aprobación del gerente deberían funcionar sin problemas tanto en teléfonos como en ordenadores.
• Mira reseñas de otros minoristas. A menudo señalan cuestiones prácticas que las demostraciones de ventas pasan por alto. Comprueba la rapidez con la que el proveedor soluciona los problemas notificados, ya que esto demuestra su compromiso con la mejora.

Cumplimiento y seguridad

Todos los minoristas están obligados a proteger a sus empleados y cumplir con las leyes laborales. Como es difícil hacer seguimiento de leyes que cambian frecuentemente, especialmente si operas en múltiples ubicaciones, busca un sistema de gestión de personal para retail con funciones como advertencias avanzadas sobre posibles violaciones.

También eres responsable de proteger cualquier dato almacenado sobre tu personal. Las funciones básicas de seguridad deberían incluir:

• Reglas de contraseña que siguen estándares de seguridad actuales.
• Diferentes niveles de acceso para gerentes y personal.
• Encriptación de datos para información sensible.
• Actualizaciones de seguridad regulares.

Pregunta a los proveedores sobre el historial de cumplimiento de sus sistemas de gestión de personal. ¿Con qué rapidez actualizan sus sistemas cuando cambian las leyes? ¿Qué certificaciones de seguridad tienen? Las respuestas te indicarán la seriedad con la que se toman estas cuestiones.

Informes y analíticas

Las tiendas de retail funcionan mejor cuando los gerentes toman decisiones estratégicas basadas en datos, en lugar del instinto. Esto no solo se aplica a qué productos deberías almacenar o qué promociones son más efectivas para atraer clientes.

Verifica que tu sistema de gestión de personal te permita ver estadísticas como:

• Los días de ventas más fuertes y más flojos, para que puedas hacer coincidir horarios con la demanda del cliente
• Las ventas por empleado, para que puedas identificar personal que puede necesitar formación adicional
• El gasto laboral, para que puedas juzgar si estás gastando de menos o de más en costes de personal.

Coste total de propiedad

Antes de comprometerte con una nueva herramienta de gestión de personal para minoristas, pide a los proveedores preseleccionados cualquier coste extra por adelantado. Sé específico sobre qué está incluido en el precio base y qué constituye una tarifa adicional. Eso podría incluir:

• Tarifas de implementación y formación.
• Cargos extra por funciones avanzadas.
• Tarifas por usuario o por tienda.
• Costos de soporte.
• Gastos de migración de datos.

Ten en cuenta también el ahorro potencial al realizar la comparación. Si el sistema reduce las horas extras o los errores de programación, es posible que se amortice rápidamente. La capacidad única de Shopify para unificar los datos de pedidos, inventario y clientes de múltiples canales de venta ha demostrado reducir el coste total de propiedad en un 22%.

Gestionar el personal es más fácil con Shopify

Elegir el sistema de gestión correcto impacta cada aspecto de tu negocio de retail. Un estudio de Mckinsey (en inglés) muestra que los minoristas con experiencia de empleado en el cuartil superior tienen el doble de probabilidades de lograr experiencia de cliente en el cuartil superior. 

Además, los empleados satisfechos tienden a quedarse más tiempo y cometer menos errores, creando un ciclo positivo de rendimiento mejorado.

Aunque muchas soluciones ofrecen funciones especializadas, Shopify POS proporciona una base sólida que crece con tu negocio. Las principales ventajas del sistema se ajustan a las necesidades de la mayoría de los minoristas:

• Un sistema para ventas, inventario y gestión de personal.
• Seguridad integrada y acceso basado en roles.
• Seguimiento de rendimiento que se vincula directamente a datos de ventas.
• Integración flexible con herramientas especializadas cuando sea necesario.

Tanto si gestionas una tienda como varias, las herramientas de gestión de personal y POS de Shopify te ayudan a dedicar menos tiempo a la administración y más tiempo al crecimiento de tu negocio.