La gestión de inventario es un desafío para la mayoría de los minoristas, ya que tener un control inexacto de los niveles de stock puede conllevar insatisfacción de los clientes. Además, las verificaciones manuales de inventario requieren una gran inversión de tiempo y los artículos pueden perderse.
La tecnología de Identificación por Radiofrecuencia (RFID) puede resolver todos estos problemas.
A primera vista, la tecnología RFID puede sonar como una solución demasiado técnica que solo utilizan las grandes marcas. Sin embargo, cada vez más pequeños minoristas están adoptando sistemas de gestión de inventario con RFID. Es verdad que existe una pequeña curva de aprendizaje asociada con la tecnología, pero, a largo plazo, aprovechar los beneficios que ofrece la tecnología RFID merece sobradamente la pena.
Si sabes por dónde empezar, esta detallada guía sobre la gestión de inventario con RFID explica cómo funciona la tecnología, junto con una guía paso a paso sobre cómo implementarla en tu propia tienda.
¿Qué es la gestión de inventario con RFID?
La Identificación por Radiofrecuencia (RFID) es un tipo de tecnología que los minoristas pueden utilizar para gestionar su inventario.
Funciona mediante el uso de etiquetas RFID que contienen información almacenada electrónicamente, como números de unidad de mantenimiento de stock (SKU), precios de productos y niveles de stock.
Con un lector RFID, los minoristas pueden encontrar todos estos datos de manera rápida, clara y eficiente.
RFID vs. códigos de barras
Una etiqueta RFID funciona de manera similar a un código de barras en el sentido de que ayuda a los minoristas a encontrar información sobre el producto rápidamente. La principal diferencia entre ambos es que un lector de códigos de barras necesita una línea de visión directa con el producto.
Esto puede ser problemático si las etiquetas de código de barras se caen o si las líneas de un código de barras están dañadas (por ejemplo, porque se han mojado y la tinta del código deja de ser leíble).
Las etiquetas RFID activas son mucho más duraderas que los códigos de barras porque un escáner RFID no necesita una línea de visión directa con la etiqueta. Solo hay que poner el escáner cerca de la etiqueta para ver la información del producto en la pantalla del lector.
¿Cómo funciona la gestión de inventario con RFID?
La tecnología RFID almacena datos en una pequeña etiqueta que se coloca en un producto, por ejemplo en una etiqueta de una camiseta. Esta etiqueta tiene un identificador único específico para ese artículo. Almacena información sobre el producto como:
- Números SKU.
- Niveles de inventario.
- Nombres y descripciones de productos.
- Precios, incluyendo descuentos o promociones.
- Historial de la cadena de suministro, como el origen del artículo o el proveedor.
Los minoristas utilizan escáneres RFID para monitorear dónde se encuentra el inventario, sin necesidad de hacer recuentos manuales. Esto aumenta la visibilidad del inventario y les proporciona información en tiempo real sobre la ubicación de sus productos.
Por ejemplo, un propietario de un pequeño negocio podría tener un escáner RFID en la puerta de su tienda física sincronizado con su sistema de punto de venta (POS) para llevar un registro de los productos que han sido pagados.
Si alguien sale de tu tienda y el POS no ha reconocido el producto como vendido, el escáner RFID hará sonar una alarma para que puedas prevenir pérdidas y disuadir a los ladrones.
Beneficios de un sistema de inventario con RFID
Mejora la precisión del inventario
La precisión es clave para monitorear los niveles de stock. Lo último que desea cualquier empresa es prometer a un cliente que le puede servir un producto que en realidad está agotado. Hacerlo esperar unos días hasta que vuelva a estar disponible podría llevarlo hacia un competidor.
Los estudios han encontrado que los minoristas que utilizan etiquetas RFID tienen niveles de stock hasta un 13% más precisos (artículo en inglés) que aquellos que realizan recuentos manuales.
¿Por qué? Porque el escáner RFID no solamente detecta información sobre un producto, sino que también evita los errores humanos relacionados con la introducción de datos, recuentos erróneos o escaneos de etiquetas de código de barras perdidos.
Además, los sistemas RFID son capaces de escanear diversos artículos a la vez. Esto reduce significativamente la probabilidad de perder artículos durante las verificaciones manuales de inventario.
Consejo: Establece puntos de reposición en el panel de control de tu tienda Shopify para recibir notificaciones de bajo nivel de existencias y asegurarte, así, de tener suficiente tiempo para reabastecer el inventario de un producto antes de que las existencias lleguen a cero.
Cumplimiento más rápido de los pedidos
Si utilizas tu tienda minorista como un pequeño centro de distribución, es fácil que tu sala de inventario tienda al desorden. Con la tecnología RFID, puedes localizar fácilmente productos en los almacenes más caóticos con el uso de escáneres que detectarán la ubicación de los artículos específicos.
También puedes automatizar procesos como la confirmación del envío con etiquetas RFID. Recuerda pasar todas las cajas por el escáner para verificar que coincidan con el albarán de envío antes de enviar el pedido a tu cliente.
Prevención de pérdidas
El robo supone un coste estimado de 100.000 millones de dólares al año para los minoristas (artículo en inglés). Con el uso de etiquetas RFID, puedes disuadir a los ladrones de robar en tu tienda. Si el escáner en tu puerta detecta un producto que aún no ha sido registrado en tu software POS, sonará una alarma para alertarte sobre los bienes robados.
También puedes usar un sistema RFID para verificar que los productos devueltos sean genuinos. El fraude en devoluciones es un problema común que ocurre cuando las personas devuelven productos robados o falsificados a cambio de un reembolso completo.
Tus productos tendrán una etiqueta RFID única que puede mostrar el historial del artículo, reduciendo la probabilidad de emitir reembolsos por inventario falso.
Además, al realizar un seguimiento preciso del inventario a lo largo de la cadena de suministro y dentro de tus tiendas, podrás identificar discrepancias entre los recuentos de inventario esperados y reales mucho más rápido de lo que permitiría el conteo manual.
Las discrepancias pueden indicar robo o pérdidas, dos problemas importantes que pueden ser costosos si no los detectas rápidamente.
Desventajas de la gestión de inventario con RFID
Equipos adicionales requeridos
En comparación con los sistemas de códigos de barras tradicionales, el proceso de instalación y configuración del equipo RFID puede ser más complejo, ya que necesitarás lectores RFID específicos, etiquetas, antenas y software para poner en marcha tu sistema.
La tecnología RFID, además, es costosa y requiere un mantenimiento continuo, cosa que algunos minoristas simplemente no pueden asumir.
Preocupaciones sobre la seguridad de los datos
Las etiquetas RFID activas pueden leerse de forma remota por cualquiera que tenga un lector RFID. Si alguien entra en tu tienda con su propio dispositivo, puede leer datos que has almacenado dentro del chip. Evita agregar información sensible en tus etiquetas que no quieras arriesgar a que caiga en manos equivocadas, como datos de clientes o contratos con proveedores.
Problemas de compatibilidad
No toda la tecnología RFID utiliza exactamente el mismo software. Diferentes escáneres captan diferentes frecuencias. Es posible que necesites cambiar tus etiquetas (o tus escáneres) si los fabricantes utilizan diferentes.
Cómo construir un sistema de gestión de inventario con RFID
La mayoría de los minoristas afirman que las ventajas de usar RFID para conseguir una gestión de inventario efectiva superan las desventajas. Si tú también lo ves así, a continuación puedes consultar una guía paso a paso para construir tu propio sistema.
1. Compra etiquetas RFID
El primer paso es crear etiquetas RFID que almacenen datos del producto. Externalizar este proceso es la forma más fácil de hacerlo, ya que la creación y programación de una etiqueta requiere una amplia experiencia especializada. Para la mayoría de los minoristas, el pequeño costo de comprar etiquetas prefabricadas compensa ampliamente la dificultad de aprender a fabricarlas.
2. Elige un lector o antena RFID
Un lector RFID es el dispositivo que utilizarás para escanear etiquetas. Puedes conseguir uno por alrededor de 30 €. Solo asegúrate de que el tuyo se integre con tu plataforma de comercio electrónico o sistema de gestión de inventario.
3. Añade los datos de tu producto
Utiliza la antena RFID para escanear las etiquetas de tus productos. Sube la información que deseas almacenar en la etiqueta, como el nombre del producto, su número SKU y precio.
Repite estos procesos de inventario para cada producto y luego coloca la etiqueta en el producto. Puedes hacerlo utilizando una etiqueta RFID adhesiva, colgante o cocida.
4. Integra tu software de gestión de inventario
Una vez que hayas etiquetado todo tu stock, es el momento de integrarlo en tu software de gestión de inventario. Esto asegurará que tu inventario inicial sea preciso y que cuando se detecte una etiqueta RFID, los niveles en tu sistema de gestión de inventario sean correctos.
5. Comprueba las etiquetas
Piensa cómo utilizarás tus etiquetas RFID y realiza algunas pruebas para verificar que funcionen como se espera. Por ejemplo, podrías:
- Salir de tu tienda con un producto de la estantería para ver si la antena RFID reconoce que no ha sido escaneado en la caja.
- Escanear una etiqueta RFID para ver cuántos artículos tienes en stock, y compararlo con un recuento manual de inventario para confirmar que es preciso.
- Configurar alertas para monitorear displays de productos. Por ejemplo, si has especificado que cinco unidades deben estar en exhibición en todo momento, ¿te alerta la tecnología RFID cuando solo tienes cuatro?
Gestiona el inventario con etiquetas RFID
Los sistemas de gestión de inventario con RFID son muy populares porque ayudan a los minoristas a localizar información sobre productos, monitorear niveles de inventario y minimizar las mermas rápidamente.
Si no estás seguro de si deberías usar RFID para la gestión de inventario, puedes lanzar un programa piloto: compra una pequeña cantidad de etiquetas RFID y un escáner pequeño, y elige qué productos te gustaría monitorear, y pronto verás que la gestión de inventario con RFID es el método adecuado para tu tienda.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de inventario con RFID
¿Cómo se utiliza RFID para gestionar el inventario?
Los minoristas utilizan RFID para la gestión de inventario mediante el uso de etiquetas RFID para monitorear dónde se encuentra su inventario. Además, las etiquetas también pueden almacenar información importante sobre un producto en particular, como sus niveles de stock, precio o historial de proveedores.
¿Cuánto cuesta un sistema de gestión de inventario con RFID?
Puedes conseguir etiquetas RFID por alrededor de 0,10 a 1,50 € por etiqueta. Los escáneres son un poco más caros. Y si quieres un sistema de puerta de seguridad RFID complejo, el costo sería superior a 1.000 €.
¿Cuánto cuesta una etiqueta RFID?
Las etiquetas RFID son relativamente económicas. Pueden comprarse por unos pocos céntimos, y algunos mayoristas las venden al por mayor a precios aún más bajos.
¿Cuál es la diferencia entre el inventario de códigos de barras y RFID?
Los escáneres de códigos de barras necesitan una línea de visión directa para obtener la información del producto, mientras que la tecnología RFID, no. Puedes usar escáneres para detectar etiquetas RFID y, por lo tanto, dónde están tus productos, incluso si están ocultos.
