Guide til at lave en kvittering: Papir og digital (2026)

Hvis du ejer en lille virksomhed, er det utrolig vigtigt, at du har styr på digital og papirbaseret dokumentation. Det gælder bl.a., når du skal lave en kvittering og gemme dine bilag i hverdagen.

Når en kunde køber eller returnerer en vare, fungerer kvitteringen som bevis for købet og registreres, så lageret stemmer. Når du skal bogføre, og når du skal indberette skat, dokumenterer kvitteringer virksomhedens udgifter og indtægter.

Uanset format eller hvilken type kvittering du bruger og laver, er de værdifulde for at holde præcise registreringer og følge med i din virksomheds udvikling. I denne guide kan du lære alt, du skal vide om kvitteringer, og hvordan du kan automatisere dem i din butik.

Hvad er en kvittering?

En kvittering er et trykt eller elektronisk bevis på en handel. Når du laver en kvittering, bekræfter den, at kunden har betalt for varer eller ydelser. Derudover viser den prisen og dokumenterer, at du har leveret produktet. Der kan også stå dato og tidspunkt for købet samt betalingsmetode. Du er som udgangspunkt forpligtet til at kunne udstede en salgskvittering (bon), men kunden kan selv vælge, om de vil modtage den. Uanset om kunden ønsker en kvittering eller ej, skal du altid sørge for, at du fører korrekt bogføring og kan dokumentere dine salg og den opkrævede moms.

Hvorfor er kvitteringer vigtige?

Kvitteringer er dit overblik over transaktioner, og de hjælper dig med at forstå salget i din forretning. Det betalingssystem (POS), du bruger, afgør, om du kan tilbyde både fysiske og digitale kvitteringer, når du skal lave en kvittering.

Der er flere grunde til, at kvitteringerne er vigtige:

• Returneringer og ombytninger. Kvitteringer gør det nemt at håndtere returneringer eller varer, der skal byttes. Hvis du afviser en returnering uden kvittering, risikerer du at miste kunden for altid. En god shoppingoplevelse bygger ofte på klare processer.
• Salgsoverblik. Kvitteringer viser, hvilke produkter eller ydelser kunderne køber oftest. De data hjælper dig med at tilpasse dit sortiment og kampagner til din målgruppe.
• Ordrestørrelse. Den gennemsnitlige ordrestørrelse handler om, hvor mange enheder af et produkt du sælger pr. ordre. Det gør det lettere at se, hvad der driver omsætningen, så du kan prioritere i markedsføringen.
• Regnskab og bogholderi. Kvitteringer dokumenterer salg og indtægter til dit regnskab.
• Skat. Hvis Skattestyrelsen laver kontrol, skal du kunne vise kvitteringer for dine transaktioner. Kopier af kvitteringer dokumenterer, hvad din virksomhed har solgt og hvornår. En kvittering bør tydeligt vise moms som en separat linje, så opkrævet moms kan afstemmes korrekt.

Hvad skal jeg inkludere i en kvittering?

Når du skal lave en kvittering, skal den indeholde bestemte oplysninger, så både du og kunden har den nødvendige dokumentation. Typisk skal du inkludere:

• Virksomhedsoplysninger. Angiv firmanavn, adresse, CVR-nummer, telefonnummer og e-mail. Det er også en god idé at tilføje dit logo, så kvitteringen afspejler din forretning.
• Købsoplysninger. Her beskrives varen eller ydelsen, antal, pris pr. enhed og eventuelle rabatter. Mange virksomheder bruger også varenummer eller SKU til lagerstyring.
• Betalingsoplysninger. Angiv den samlede pris inkl. moms, betalingsmetode (fx kort, MobilePay eller kontant) og eventuelle rabatter.
• Købsdato. Dato og tidspunkt for købet skal fremgå, og du kan evt. tilføje medarbejderens navn eller ID, hvis det er relevant.
• Kvitteringsnummer: Et unikt kvitteringsnummer gør det lettere at finde salget igen i systemet, hvis du fx skal håndtere en returnering eller reklamation.
• Klar betegnelse. Kvitteringen skal tydeligt være markeret med ordet “Kvittering”, så den ikke forveksles med fx en faktura. Du kan også tilføje din returpolitik nederst som ekstra service.

Husk, at betalingskortoplysninger altid skal forkortes, så hele kortnummeret ikke vises på kvitteringen, og udløbsdatoen på kortet må heller ikke fremgå. Det beskytter kundens oplysninger mod misbrug. 

I Danmark er der ikke forskellige momsregler fra kommune til kommune, som der kan være i fx USA. I stedet gælder den nationale moms på 25 % for de fleste varer og ydelser. Sørg for, at momsen er tydeligt angivet som en separat linje, så både du og kunden kan se, hvordan beløbet er beregnet.

Hvordan laver jeg en digital kvittering?

1. Find en standard kvitteringsskabelon
2. Tilføj dine salgsoplysninger
3. Giv kvitteringen til din kunde

1. Find en standard kvitteringsskabelon

Uanset om du bruger en gratis online kvitteringsgenerator eller laver din egen skabelon, sparer du tid ved at tilføje dine virksomhedsoplysninger på forhånd. En generator er en enkel, billig og hurtig måde at lave en kvittering på. Hvis du har mange SKU’er, kan det også være en tidsbesparende løsning.

Du kan bruge Microsoft Word, Microsoft Excel eller Canva til at hente en gratis skabelon, som du kan tilpasse hver gang, du skal lave kvitteringer.

Hvis du er Shopify-forhandler, kan du tilpasse din digitale kvitteringsskabelon i Shopify-administrationen under Salgskanaler og Point of Sale. Her kan du tilføje logo, justere overskrifter og vælge, hvilke ordredetaljer der skal med.

2. Tilføj salgsoplysninger

Ved salget udfylder du de variable oplysninger på kvitteringen, fx samlet beløb, antal varer, SKU og betalingsmetode. For at gøre det mest overskueligt for dig selv er det også en god idé at tilføje et kvitterings- eller fakturanummer, så du nemt kan finde salget igen. Shopify POS kan automatisk udfylde mange af disse felter.

3. Giv kvitteringen til din kunde

Du skal altid give kunden en kvittering, medmindre de selv afslår. Den nemmeste løsning er at sende en digital kvittering via e-mail eller sms. Det kan du fx gøre direkte fra Shopify POS.

Hvordan laver jeg papirkvitteringer fra mit betalingssystem (POS)?

Alle POS-systemer fungerer lidt forskelligt, men de grundlæggende trin til at lave en kvittering på papir er stort set de samme. I vores eksempel tager vi udgangspunkt i Shopify POS-appen for at vise dig, hvordan du gør i butikken.

1. Anskaf en kvitteringsprinter

Først skal du bruge en printer, der passer til dit kassesystem. 

Der findes tre almindelige typer:

• A4-udskrift på almindeligt papir (blæk- eller laserprinter)
• Gennemslagspapir/selvkopierende papir
• Termisk papir (bonruller/termopapir)

De fleste POS-udbydere tilbyder printere, der passer til deres system, så du slipper for at lede efter en kompatibel model selv. I Shopify POS-hardwarebutikken kan du fx finde forskellige printere med flere tilslutningsmuligheder, der fungerer direkte med Shopify POS.

2. Tilslut printeren til dit POS-system

Shopify POS gør det nemt at opsætte og bruge en printer til dine kvitteringer. Efter et salg kan du vælge at udskrive kvitteringen, sende den som sms eller e-mail direkte fra systemet.

Først skal du tilslutte printeren til strøm og forbinde den til dit POS-system enten via LAN, Wi-Fi eller Bluetooth. Det afhænger af, hvilken model du har.

Åbn Shopify POS-appen, gå til “Hjem”, vælg “Indstillinger” og derefter “Administrer tilsluttede enheder”. Vælg “Kvitteringsprinter”, og følg vejledningen for at forbinde enheden. Tryk derefter på “Testkvittering” for at sikre, at printeren virker, og afslut med “Færdig”. Du kan nu se printeren under “Kvitteringsprintere”.

3. Opret en kundeordre

Når du åbner Shopify POS, ser du forsiden. Her kan du tilføje produkter til en ordre ved at søge efter dem eller vælge dem fra din produktliste.

Når alle varer er tilføjet, trykker du på “Kasse”, vælger betalingsmetoden og følger instruktionerne for at gennemføre salget.

4. Generér og udskriv eller send kvitteringen

Når betalingen er gennemført, får du vist en skærm med teksten “Betaling gennemført”. Her kan du vælge at udskrive kvitteringen, sende den via sms eller e-mail eller tilbyde en gavekvittering.

Hvis kunden ønsker en digital kvittering, er det også en god anledning til at registrere kundens kontaktoplysninger og oprette en kundeprofil i Shopify POS-appen.

Du kan også indstille systemet til automatisk at udskrive papirkvitteringer. Det er praktisk i en travl butik, så du slipper for at vælge udskrivning efter hvert salg. Sørg for, at printeren er tændt og forbundet til dit POS, gå til “Hjem”, vælg “Indstillinger” og derefter “Trykte kvitteringer”, og aktiver “Automatisk udskrivning af kvitteringer”.

Opret automatiske kvitteringer med Shopify

Det er vigtigt at holde styr på kvitteringer, da det er første skridt til at få styr på alt papirarbejdet i din detailforretning. Gem en kopi af alle kvitteringer, så du kan dokumentere indtægter og udgifter korrekt, når du bogfører. Hvis Skattestyrelsen stiller spørgsmål, viser kvitteringerne, hvad du har solgt og hvornår. Når du skal lave en kvittering automatisk eller sende den digitalt via e-mail eller som papirkvittering, kan du klare det hele i Shopify POS.