Hvordan man reducerer forsendelsesomkostninger: 11 gode tips

Fragtomkostninger kan hurtigt tære på overskuddet i små virksomheder. Med den rette planlægning kan du dog stadig konkurrere med de store giganter inden for e-handel og tilbyde skarpe priser eller endda gratis fragt til dine kunder. Brug disse 11 praktiske tips til, hvordan man reducerer forsendelsesomkostninger og samtidig bevarer en god kundeoplevelse og sunde fortjenstmargener.

Sådan reducerer du fragtomkostningerne for din lille virksomhed

Prøv disse enkle og effektive metoder til at reducere fragtomkostningerne for din butik:

1. Brug Shopify Shipping til at få lavere priser hos transportører
2. Brug faste fragtpriser, når det er muligt
3. Beregn de korrekte fragtgebyrer
4. Vælg den rigtige emballagestørrelse
5. Reducer vægten af pakker
6. Lav en klar fragtpolitik
7. Hold øje med prisændringer i fragtpriserne
8. Køb billigere emballage og pakkeforsyninger
9. Spar på forsikring med tredjepartsudbydere
10. Tilbyd lokal levering eller afhentning
11. Analyser, hvor dine ordrer sendes til og fra

1. Brug Shopify Shipping til at få lavere priser hos transportører

Fragt via Shopify er ofte den mest effektive måde at reducere forsendelsesomkostninger, uanset hvor du sender fra.

Med Shopify Shipping får du adgang til forhandlede rabatter på op til 88 % hos store transportører som PostNord, UPS, DHL og andre.

Det bedste ved det hele er, at besparelserne følger med i dit standardabonnement. Det eneste, du skal gøre, er at åbne fragtfunktionen i Shopify-admin og vælge, om kunderne skal have gratis, faste eller beregnede fragtpriser ved kassen.

Du kan også købe og printe fragtsedler i Shopify, inkl. automatisk udfyldte tolddokumenter til international forsendelse.

Bemærk: Shopify Shipping er i øjeblikket kun tilgængelig i USA, Canada, Australien, Storbritannien, Frankrig, Italien og Spanien og er ikke lanceret i Danmark endnu. I Danmark kan du opnå meget af den samme effekt via integrerede apps til Shopify som fx Shipmondo og Webshipper, som understøtter PostNord, GLS, DAO og Bring, så kunderne kan vælge pakkeshop ved kassen. Det gør det også nemt at købe/printe labels og automatisere fragtflowet. Shipmondo tilbyder både egne forhandlede priser og mulighed for at bruge dine egne aftaler for fragtpriser, hvilket er et godt tip til, hvordan man reducerer forsendelsesomkostningerne.

2. Brug faste fragtpriser, når det er muligt

Faste fragtpriser betyder, at du selv sætter en fast pris ved kassen ud fra simple regler som størrelse, vægt eller destination. Det gør prisen forudsigelig for kunden og kan mindske risikoen for, at de forlader indkøbskurven uden at købe. Det er både en fordel for dig og kunderne.

I Danmark beregner transportører som PostNord, GLS, DAO og Bring som udgangspunkt efter vægt, mål og zone. Du kan stadig tilbyde faste priser i Shopify ved at bruge fragtzoner samt pris- eller vægtintervaller. En praktisk tilgang er at regne på dine gennemsnitlige omkostninger over en periode og sætte en fast kundepris med en lille buffer, så du rammer rigtigt i snit.

Hvis du ofte sender varer i nogenlunde samme format, kan du standardisere emballage og vælge faste kundepriser, der matcher dine mest almindelige pakker. Det gør det lettere at finde de bedste måder at sende pakker på, budgettere og kommunikere tydeligt ved kassen.

Eksempel: Sæt en fast pris for indenrigslevering og tilbyd nedsat eller gratis fragt over en bestemt ordregrænse. På den måde bevarer du en enkel prislogik, mens du styrer dine omkostninger.

💡 Tip: Forhandl en erhvervsaftale med mængderabat hos din transportør (PostNord, GLS, DAO, Bring), eller brug fx Shipmondo til at samle aftaler og automatisk vælge den billigste løsning.

3. Beregn de korrekte fragtgebyrer

For at undgå unødvendige udgifter er det vigtigt at beregne fragtprisen præcist. Start med at få overblik over alt, der påvirker din samlede omkostning. På den måde får du et mere realistisk billede af, hvordan man reducerer forsendelsesomkostninger i praksis. Medregn bl.a.:

• Kasser, emballage, tape, labels og fyld. Inkluder omkostningerne for hele pakken fra den mindste rulle pakketape til beskyttelsesmateriale og prints.
• Arbejdstid til pluk og pak. Noter tidsforbrug pr. ordre til pluk, pak, booking, labelprint og evt. kundeservice.
• Transportørens takster og tillæg. Husk afhentningsgebyr, brændstoftillæg, evt. zone- eller andre tillæg og gebyrer for hjemmelevering kontra pakkeshop.
• Told, moms og fortoldningsgebyrer ved eksport. Tjek reglerne for de markeder, du sender til, så der ikke opstår uforudsete omkostninger ved grænsen.

Det gælder uanset om du opkræver kunden fragt, eller om du tilbyder gratis fragt ved at indregne omkostninger i produktprisen. Pointen er at kende den reelle enhedsomkostning pr. forsendelse, så udgifterne til fragt ikke går ud over din fortjeneste.

4. Vælg den rigtige emballagestørrelse

Du kan sænke fragtomkostningerne ved at pakke smartere. Du bør bl.a. være opmærksom på følgende faktorer:

Reducer pakkestørrelsen

Du bør ikke sende luft. Gå efter de mindst mulige ydre mål for hver ordre. Til bløde eller robuste varer kan polyposer eller polstrede kuverter erstatte papkasser, og det betyder både lavere vægt og mindre volumen. Mindre mål og lavere vægt resulterer som regel i en lavere takst.

Søg efter billige muligheder og løsninger, der kan genbruges

Køb emballage i større partier hos leverandører for at få en bedre stykpris, og genbrug kasser og fyld i de tilfælde, hvor det er forsvarligt. Det sparer dig penge og gavner dit brands profil.

Analyser din ordrehistorik

Kig på de mest almindelige ordretyper og vægtklasser. Lav et simpelt system med 2-4 faste emballagestørrelser, der dækker 80-90 % af dine ordrer. Det gør det nemmere at estimere fragt og reducerer spild.

Lav specialemballage, hvis det giver mening

Hvis dine varer har særlige krav, kan skræddersyet emballage eller kasser sagtens betale sig på sigt, da du oplever færre beskadigede varer, færre ompakninger og mere optimale mål.

5. Reducer vægten af pakker

Vægten er ofte lige så vigtig som størrelsen, især ved zoner og internationale forsendelser, hvor taksten kan blive betydelig dyrere bare ved små ændringer i vægt. Gør dine pakker så lette som muligt ved at følge disse tips:

Pak i bølgepap

Bølgepap giver god beskyttelse og vejer som regel mindre end kompakte kartonløsninger. Vælg passende kassekvalitet, så du undgår at overpakke.

Brug polyposer, hvor det er muligt

Til varer som tøj og tekstiler, der ikke er skrøbelige, er polyposer lette, billige og pladsbesparende. De kan ofte få fragtomkostningerne ned i en lavere vægtklasse.

Vælg let fyld

Udfyld tomrum med lette materialer som luftpuder, pakkepapir, bobleplast eller pakkeskum. Pak tæt, men undgå unødig overbeskyttelse, der øger vægten.

Overvej at dele meget tunge ordrer op

Det kan mange gange være billigere at dele store og tunge ordrer i to mindre forsendelser. Regn på den samlede pris inkl. tillæg og håndtering, før du beslutter dig.

Brug en nøjagtig vægt

Invester i en god vægt og vej alle pakker. Korrekte indtastninger forebygger uventede ekstraregninger.

6. Lav en klar forsendelsespolitik

Kunder har ofte spørgsmål til fragt. En tydelig forsendelsespolitik giver ro i maven og færre henvendelser. Beskriv bl.a. hvad fragten koster, hvilke leveringsmuligheder I tilbyder (fx pakkeshop eller hjemmelevering), forventede leveringstider, hvordan man sporer pakken, hvilke lande du sender til, og hvordan returneringer foregår. Fortæl også, hvad kunden skal gøre i tilfælde af beskadigede varer eller bortkomne pakker, og hvor de kan kontakte dig. En klar politik gør det nemmere at gennemføre købet og sætter klare forventninger. Det reducerer ikke direkte prisen, men kan indirekte være et tip til, hvordan man reducerer forsendelsesomkostninger, da tydelig kommunikation betyder færre fejl, hurtigere ordrebehandling og færre dyre returneringer.

7. Hold øje med prisændringer i fragtpriserne

Transportører justerer løbende deres priser og tillæg, hvilket påvirker din bundlinje. Følg med i opdateringer fra dine vigtigste partnere, fx PostNord, GLS, DAO, Bring samt UPS og FedEx, så du kan justere dine egne fragtregler i god tid.

Mange transportører laver årlige justeringer omkring januar måned, men brændstoftillæg og andre gebyrer kan ændre sig i løbet af året. Gør det til en fast rutine at tjekke oversigter over priser og tillæg kvartalsvis, og test et par typiske ordreprofiler i din prisberegner eller labelplatform. 

Du kan også tilmelde dig nyheder fra transportørerne eller medier inden for fragtindustrien for at holde dig informeret.

8. Køb billigere emballage og pakkeforsyninger

Billigere emballage og pakkeforsyninger er en enkel måde at reducere udgifterne på. Sammenlign priser hos danske grossister og online leverandører, og hold øje med tilbud på materialer som kasser, tape, poser og fyld. Du kan også tjekke platforme som Amazon eller Alibaba, men du skal dog være opmærksom på fragtudgifter og leveringstider. Mange danske webshops finder gode priser hos lokale leverandører, især ved køb i større mængder.

Spørg din transportør eller labelplatform, om de tilbyder rabatter på emballage. Nogle virksomheder gør det som en del af deres erhvervsaftaler. Du kan også overveje at købe ind sammen med andre små virksomheder i dit netværk for at få mængderabat.

Det kan ofte betale sig at købe stort ind, hvis du har plads til at opbevare materialerne. Det sikrer lavere stykpris og gør, at du ikke løber tør, når ordremængden stiger.

9. Spar på forsikring med tredjepartsudbydere

Forsikring af dine forsendelser kan hurtigt blive en dyr post, især hvis du udelukkende bruger transportørernes egne løsninger. Overvej derfor tredjepartsforsikring, som ofte tilbyder lavere præmier og fleksibel dækning, der passer til din forretning. Du kan vælge præcis, hvilke varer og beløbsgrænser der skal dækkes, og på den måde undgå at betale for unødvendig ekstraforsikring.

Undersøg forskellige udbydere og sammenlign vilkår, dækning og pris. Nogle danske logistik- og labelplatforme samarbejder allerede med forsikringspartnere, så du kan tilføje dækning direkte, når du køber dine labels. Det gør det nemt at sikre dine forsendelser, samtidig med at du holder forsendelsesomkostninger nede.

10. Tilbyd lokal levering eller afhentning

Hvis du har mange lokale kunder, kan det være en god idé at droppe transportørerne helt eller delvist. Du kan selv stå for levering i nærområdet eller lade kunder hente deres varer direkte i butikken, på lageret eller gennem et samarbejde med en lokal virksomhed.

Der er flere fordele ved at tilbyde lokal levering eller afhentning:

• Du får tættere kontakt til kunderne og viser, at du er en del af lokalsamfundet.
• Kunderne slipper for fragtomkostninger og ventetid.
• Du reducerer dine egne fragtudgifter og kan samtidig bruge den hurtigere levering som et godt salgsargument.

💡 Lær mere: Sådan sender du produkter til kunder

11. Analyser, hvor dine ordrer sendes til og fra

Brug dine salgs- og fragtdata til at se, hvor dine kunder bor, og hvilke regioner der koster dig mest i dine forsendelser. Når du kender dine mønstre, kan du planlægge smartere logistik. Måske giver det mening at flytte lageret tættere på dine største kundeområder eller bruge et opfyldelsescenter (fulfillment-partner), som håndterer pakning og forsendelse for dig.

Kortere transportafstande betyder lavere fragtomkostninger, hurtigere levering og mindre miljøbelastning. For internationale webshops kan det også være en fordel at have et mindre lager i udlandet, fx i Tyskland eller Holland, for at reducere både leveringstid og pris pr. forsendelse.

Det handler kort sagt om at bruge dine data til at finde mønstre og justere din logistikstrategi. På den måde bliver det lettere at optimere og forstå, hvordan man reducerer forsendelsesomkostninger i længden.

Sådan beregner du fragtomkostninger

Som butiksindehaver handler beregning af fragt ikke kun om, hvad du betaler transportøren. Det handler også om, hvor meget du opkræver kunderne for fragt. 

Start med at finde vægt og mål på dine mest populære ordretyper. Arbejd med en fast pakkeproces, så du får ensartede resultater og mere forudsigelige fragtomkostninger.

Lær dine fragtzoner at kende. Transportører opdeler som regel Danmark og udlandet i zoner efter afstand. Jo længere væk, desto højere er prisen på fragt. Tjek zonerne hos dine vigtigste transportører, så du kan se, hvordan de påvirker dine omkostninger.

Overvej, hvilke leveringsformer du vil tilbyde. Standardlevering til pakkeshop er ofte billigere, hjemmelevering koster typisk mere, og ekspres er hurtigst men dyrest. Vælg efter kundernes behov, din serviceprofil og dit budget.

Baseret på disse faktorer kan du derefter beslutte, hvilken fragtstrategi du vil vælge: gratis fragt, faktiske omkostninger eller faste priser? 

Gratis fragt kan forbedre konverteringen, men det kræver, at din virksomhed kan klare de ekstra udgifter og stadig tjene penge. Det er ofte nemmere at holde styr på indtjening ved at opkræve de faktiske fragtpriser eller faste priser, især når volumen stiger.

Eksempler på fragtomkostninger fra PostNord

PostNord er en af de mest udbredte løsninger til indenrigspakker i Danmark. Om det er den billigste for din webshop afhænger af vægt, mål, leveringsform og din erhvervsaftale.

For at få et billede af, hvor meget fragtpriserne kan variere, alt efter hvilken service du vælger kan du nedenfor se en tabel, hvor vi sammenligner PostNord fragtomkostninger for at sende en lille pakke på op til 1 kg:

Godt at vide:

• Priserne i tabellen er listepriser. Erhverv får ofte egne aftaler. Tjek, om beløbene er inkl. eller ekskl. moms.
• PostNord lægger energitillæg oveni erhvervspriser. Hold øje med aktuelle satser.
• Cutoff-tider betyder meget. Indleverer du før sidste afhentning, er “dag til dag” mere realistisk. 
• Vægt og mål styrer prisen. Store, lette pakker kan blive takseret efter volumenvægt. Brug små kasser eller polyposer, hvor det giver mening.
• Tillæg kan forekomme for hjemmelevering, afhentning hos afsender, ekstra håndtering, omadressering og retur. Indregn det i din kalkyle.
• Pakkeshop er ofte billigere end hjemmelevering. Skub flest standardordrer til pakkeshop, hvis du vil arbejde målrettet med at reducere forsendelsesomkostningerne.
• Standarddækning og ansvar har grænser. Overvej udvidet forsikring for varer med høj værdi.
• Levering lørdag gælder typisk for pakkeshop og pakkeboks, ikke altid for hjemmelevering.
• Opdater årligt. Takster og tillæg ændres typisk omkring januar, og energitillæg kan svinge i løbet af året.

Andre fragttjenester

Det er altid en god idé at tjekke de aktuelle priser hos den relevante fragtleverandør. Der kan komme prisændringer, tillæg og justeringer i services, og som erhvervskunde kan du ofte få særlige vilkår og rabatter. Brug derfor altid leverandørens egne prisark eller beregner, før du fastsætter dine fragtregler.

Her finder du mere information om de mest brugte fragttjenester i Danmark, så du kan finde flere oplysninger og sammenligne priserne:

• PostNord (priser for private og erhverv)
• GLS
• DAO
• Bring
• UPS
• FedEx
• DHL Express

Undgå, at fragtomkostningerne æder dit overskud

Fragt kan hurtigt påvirke indtjeningen. Brug rådene fra artiklen til at få styr på de akutte udgifter og læg en plan, der giver langsigtede besparelser. Hvis du vil arbejde mere systematisk med, hvordan man reducerer forsendelsesomkostninger, så brug dine egne data, test dine regler under betalingsprocessen og juster løbende.