ERP-integration: Hvad det er, og hvordan det fungerer

Enterprise resource planning (ERP) er hemmeligheden bag de mest succesfulde e-handelsbrands.

ERP dækker over software og systemer, der forbinder alle virksomhedens centrale processer: økonomi, produktion, forsyningskæde, salg, indkøb og meget mere. På sit grundlæggende niveau samler ERP disse processer i ét samlet system.

Et ERP-system fungerer ikke direkte ud af boksen, men skal tilpasses virksomhedens struktur og mål. Systemet samler data fra økonomi, logistik og HR for at understøtte planlægning og drift på tværs af organisationen.

Et centraliseret ERP er afgørende for enhver e-handelsvirksomhed i vækst, og de ERP-integrationer, du vælger, får stor betydning for din succes. I denne guide får du et grundigt indblik i, hvad ERP-integration er, og hvordan du kan begynde at opbygge dit eget ERP-system allerede i dag.

Hvad er en ERP-integration?

En ERP-integration er processen, hvor et enterprise resource planning-system forbindes med andre softwareløsninger, databaser eller eksterne systemer. Integrationen sikrer et sømløst dataflow, løbende synkronisering og automatisering på tværs af virksomhedens forskellige funktioner. Resultatet er øget effektivitet, bedre indsigt og mere kvalificeret beslutningstagning.

Kort fortalt handler en ERP-integration om at automatisere forretningsprocesser og øge produktiviteten på tværs af hele organisationen.

Hele 73 % af virksomhederne vurderer, at det er meget eller ekstremt vigtigt at nedbryde datasiloer og styrke intern kommunikation og samarbejde. En ERP-integration skaber én fælles kilde til sandhed i virksomheden, så relevant information kan deles hurtigt og effektivt på tværs af afdelinger.

De mest almindelige integrationsmetoder omfatter:

• Tilpassede integrationer. Her udvikler virksomheden sin egen centrale integration. Programmører matcher en softwares API med det ERP-system, der skal forbindes. Denne metode kræver tekniske ressourcer og kan tage tid at implementere.
• Leverandørbyggede eller integrerede integrationer. Disse færdigudviklede integrationer gør det muligt at forbinde specifikke applikationer direkte. Mange værktøjer kan i dag integreres med Shopify på denne måde. De dækker de mest almindelige anvendelsesscenarier og indebærer som regel ingen ekstra abonnementsomkostninger.
• Integration Platform as a Service (iPaaS). En cloud-baseret løsning, der opretter og driver integrationer. Med iPaaS kan virksomheder opbygge workflows, der forbinder cloud-baserede applikationer, og implementere dem uden behov for installation eller vedligeholdelse af hardware.

E-handelsvirksomheder kan bruge et ERP-system til at automatisere hele ordre-til-opfyldelse-processen. Når NetSuite for eksempel integreres med en Shopify-butik, kan ordrer og kundedata automatisk overføres fra Shopify til NetSuite ved checkout. En connector kan desuden bruges til at sende de samme oplysninger videre til en 3PL-partner.

Denne form for ERP-integration gør det muligt for virksomheder at få ordrer ekspederet hurtigere og øge antallet af samme-dags-leverancer fra webshoppen. Overvej, hvor mange arbejdstimer det kan frigive hver måned.

Uden en ERP-integration skal lagertal opdateres manuelt både i ERP-systemet og i e-handelsplatformen. I takt med at salgsvolumen vokser og lageret udvides, bliver manuelle og tidskrævende processer hurtigt en flaskehals.

Det er netop her, styrken ved en ERP-integration viser sig. Uanset om virksomheden arbejder B2B, B2C eller DTC, vokser kompleksiteten i driften i takt med forretningen. På et tidspunkt kan adskilte og siloiserede systemer ikke længere følge med.

Andre nøgleområder som lagerstyring, indkøb, forsyningskæde, CRM, opfyldelse samt salgs- og betalingsdata kan alle integreres i et ERP-system. En fragmenteret tilgang skaber derimod let inkonsistens og databrud i virksomheden.

Fordele ved ERP-integration

Forestil dig virksomhedens aktiviteter som en bilmotor i drift. Muligheden for at kigge under motorhjelmen, mens motoren kører, gør det lettere at vurdere, om det er tid til service, eller om der stadig er 1.000 kilometer til næste olieskift.

ERP-integrationer giver samme form for indsigt. Den skaber et samlet overblik over virksomheden og de systemer, der holder den kørende. Med den rette integration kan du spore nøgletal i realtid, sikre dataintegritet og få et klart billede af hele forretningens ydeevne.

Lad os se på nogle topfordele ved ERP-integration.

Opgraderede legacy-systemer

I dagens konkurrenceprægede forretningsmiljø står mange organisationer over for et uundgåeligt valg: at supplere eller erstatte ældre systemer med et moderne ERP-system.

Software, der blev købt for flere år siden, understøtter ofte ikke længere virksomhedens nuværende forretningsmodel og kan hæmme både innovation og vækst. Faktisk siger 94% af de undersøgte organisationer, at rettidig innovation er vigtig, og ERP hjælper med det.

Når et enterprise e-handelsbrand går globalt eller får behov for mere komplekse interne processer, bliver ældre legacy-systemer hurtigt utilstrækkelige. For at bevare en konkurrencemæssig fordel har virksomheder brug for adgang til realtidsdata og dybere indsigt. Disse data er afgørende for at kunne optimere forsyningskæden og skabe bedre kundeoplevelser.

Når et enterprise e-handelsbrand går globalt eller får behov for mere komplekse interne processer, bliver ældre legacy-systemer hurtigt utilstrækkelige. For at bevare en konkurrencemæssig fordel har virksomheder brug for adgang til realtidsdata og dybere indsigt. Disse data er afgørende for at kunne optimere forsyningskæden og skabe bedre kundeoplevelser.

Et lager, der styres gennem et forældet system, kan for eksempel mangle integration med andre systemer. Uden denne forbindelse bliver det vanskeligt at planlægge og bekræfte ordrer, da lagerstatus ikke opdateres automatisk. Resultatet kan være forsyningsproblemer, hvor indkøbere ikke kan genbestille varer i tide.

Moderne ERP-integrationer løser disse udfordringer gennem avancerede funktioner og analyser, som gør det muligt at optimere lagerstyring og forbedre kundeoplevelsen ved aldrig at løbe tør for varer. Mange ERP-leverandører udgiver desuden løbende opdateringer, så systemet konstant forbedres og tilpasses virksomhedens udvikling.

Centraliserede data

ERP-integrationer gør det muligt at samle virksomhedens data ét sted og styrke kommunikationen på tværs af organisationen. Integrationen skaber et centralt omdrejningspunkt, hvor alle afdelinger får adgang til realtidsdata og kan udnytte fleksible og agile løsninger i et konstant foranderligt forretningsmiljø.

Uden et ERP-system ender hver afdeling ofte med sine egne datasæt og rapporter. Teams uploader, deler og gentager oplysninger på tværs af systemer, hvilket hurtigt fører til duplikerede data og ekstra kontrolarbejde. I ældre legacy-systemer fungerer enkelte medarbejdere som “gatekeepers” for information, men de bliver let overbelastede af forespørgsler og dataanmodninger.

Store datamængder i sig selv er ikke nok. Det er kvaliteten, tilgængeligheden og evnen til at handle på data, der skaber reel værdi. En ERP-integration hjælper med at etablere et sikkert og ansvarligt datagrundlag, hvor virksomheden både kan beskytte og udnytte sine oplysninger effektivt.

Automatiserede processer

gør hverdagen enklere for organisationer, der håndterer store datamængder hvert eneste minut. I dag fremhæver 67 % af virksomheder brugervenlighed som en af de vigtigste egenskaber i en handelsplatform, og her spiller ERP en central rolle.

Integrationen muliggør automatisk, tovejs dataudveksling mellem systemer og applikationer, hvilket reducerer risikoen for dyre manuelle fejl. Automatisering kan implementeres på tværs af mange berøringspunkter for at effektivisere forretningsprocesserne.

Følgende informationstyper kan alle udveksles mellem systemer for at skabe et intelligent ERP-setup:

• Ordreinformation
• Kundedata
• Forsendelsesoplysninger
• Regnskabsdata og -systemer
• Produkt- og prisinformation
• Lagertal
• Indkøbsordrer

ERP bidrager til at bygge bro mellem forretningsmæssige og funktionelle siloer, mens automatisering skaber skalerbar innovation. I kombination med teknologier som AI og cloud giver ERP næsten ubegrænsede muligheder for at optimere og udvikle virksomhedens processer.

Bedre kundeoplevelser

Personalisering og en fremragende kundeoplevelse har i flere år været i centrum for virksomhedernes fokus. I 2023 øgede 74% af virksomhederne deres investeringer i initiativer, der styrker kundeoplevelsen.

Men det er ikke længere nok at imødekomme kundernes behov på én kanal. For at bevare en reel konkurrencefordel skal virksomheder skabe helhedsorienterede, omnichannel oplevelser, hvor data og indsigt flyder frit mellem alle kontaktpunkter.

En ERP-integration kan give netop den indsigt, der gør det muligt at forstå kundernes præferencer og adfærd på et dybere niveau. Virksomheder, der har en ERP-integration til deres e-handelsløsning, får adgang til de rette værktøjer til hurtigere go-to-market-strategier, mere målrettet service og en markant forbedret kundeoplevelse.

Den måde, virksomheder bruger ERP-integrationer til kundeengagement, vil bestemme et brands succes i de kommende år. Dem, der bruger ERP-systemer til intelligent kundeengagement, vil lykkes.

Almindelige ERP-integrationsudfordringer og risici

Lad os starte med et hurtigt tilbageblik på formålet med et ERP-system. Kernen i et ERP er at automatisere forretningsprocesser og gøre virksomheden mere effektiv – og det mål er stadig det samme i dag.

Hele 28 % af de adspurgte virksomheder har allerede opnået markante gevinster i effektivitet gennem en dyb ERP-integration med deres SaaS-handelsplatform.

Men at forbinde et ERP-system med andre forretningssystemer er sjældent en enkel opgave. Nedenfor gennemgår vi nogle af de mest almindelige udfordringer, som kan opstå under en ERP-integration.

Over budget

Implementeringen af et ERP-system kan i nogle tilfælde koste tre til fire gange mere end det oprindelige budget. Det kan virke afskrækkende, men fordelene ved en veludført ERP-integration opvejer som regel omkostningerne på længere sigt.

De rette ERP-partnere spiller en afgørende rolle for at sikre en succesfuld implementering. En erfaren partner tilbyder både teknisk ekspertise og rådgivning, dækker hele processen fra integration til implementering, opstiller klare mål og hjælper med at vælge den løsning, der passer bedst til virksomhedens behov.

Usikrede forbindelser

Et ERP-system rummer nogle af virksomhedens mest kritiske oplysninger, herunder følsomme kundedata og fortrolige forretningsindsigter. Disse data skal beskyttes med højeste prioritet.

Når kompleksiteten i systemlandskabet øges gennem en ERP-integration, stiger samtidig risikoen for usikrede forbindelser. Det kan gøre virksomheden mere sårbar over for cyberangreb, hvor ERP-software ofte er et attraktivt mål for hackere.

Kompleksitet

Implementering af et ERP-system tager ofte længere tid end forventet. Når projekter fejler, skyldes det som regel mangelfuld planlægning eller utilstrækkelig kommunikation.

Virksomheder står typisk over for udfordringer som:

• intern modstand mod nye systemer
• tekniske integrationsproblemer
• dårlig datakvalitet

Medarbejdere skal desuden oplæres i at bruge systemerne korrekt. Intern forankring og engagement er afgørende for en succesfuld ERP-integration. Uden en tydelig intern ansvarsperson eller dokumenterede workflows risikerer projektet at falde fra hinanden efter lancering.

For at sikre langtidsholdbar succes er det vigtigt, at medarbejderne forstår, hvorfor ændringerne sker, og hvordan de gavner deres arbejde.

Typer af ERP-integrationer

Den type ERP-integration, du vælger, afhænger af dine IT-ressourcer og specifikke forretningsbehov.

E-handel

En e-handelsintegration handler om at forbinde virksomhedens e-handelsplatform (som Shopify) med en cloud-baseret ERP-løsning. Sammen udvider de butikkens funktionalitet og skaber en mere sammenhængende og effektiv købsoplevelse for kunderne.

Data som leads, kundeinformation, ordrer, leveringstider, skatter og supportanmodninger spores og deles gennem en e-handels ERP-integration. Formålet med integrationen er at sikre, at disse oplysninger er tilgængelige for alle i organisationen, der arbejder med drift og administration af webshoppen.

Fordele omfatter:

• Nøjagtige, relevante frontend-data tilgængelige på tværs af alle afdelinger
• Realtids lagertal i frontend og backend
• Dynamiske, kundespecifikke prismuligheder
• Automatiserede finansielle revisioner

Der er nogle få måder at integrere et ERP med din e-handelsplatform:

• Brug e-handelsløsningens API på egen hånd og tilpas systemet. Men du er fuldt ansvarlig for at administrere det.
• Brug en tredjepartsløsning, der er klar til brug. Hvis du har brug for tilpasning, skal du betale for det og stole på et andet team til at få det gjort.
• Brug et ERP-system med en indbygget (native) integration til din e-handelsplatform. Et ERP med native integrationer – som f.eks. Shopify-NetSuite – er den mest fleksible løsning. ERP-udbyderen udvikler integrationen direkte til e-handelssystemet, hvilket giver en agil og skalerbar opsætning, der kan tilpasses virksomhedens behov og markedets krav.

E-handelsbrands kan også integrere med forskellige platforme for at forbedre effektivitet og omkostningsbesparelser, herunder:

• Produktlivscyklusstyring
• Forsyningskædestyring
• Lagerstyringssystemer

Customer relationship management (CRM)

Enhver e-handelsvirksomhed har brug for en ensartet måde at administrere leads og kunder på. Et CRM-system håndterer kundedata som købshistorik og kontaktoplysninger, som salgs- og marketingteams kan bruge til at få dybere indsigt i kundernes adfærd. Disse data danner grundlag for mere målrettede beslutninger og effektiv kommunikation.

Et godt eksempel er integrationen mellem Salesforce og NetSuite by Oracle – en kombination af ERP- og CRM-systemer, der deler data sømløst på tværs. Denne ERP-integration giver virksomheden et 360-graders overblik over kunderne. Uanset om det drejer sig om salgs-, support-, marketing- eller købsdata, findes alle oplysninger ét samlet sted. Det gør det lettere at skabe relevante og personlige kundeoplevelser, der styrker relationerne og loyaliteten.

Business intelligence (BI)

Business intelligence-software er udviklet til at indsamle, analysere og rapportere data. BI-løsninger spiller en central rolle for virksomheder i digital transformation, fordi de giver gennemsigtighed og indsigt i organisationens data. Systemerne samler og visualiserer information, så beslutningstagere hurtigt kan identificere tendenser og handle ud fra dem for at styrke virksomhedens resultater.

I nogle tilfælde er BI-funktionalitet indbygget i ERP-systemet, men kapaciteten rækker ofte ikke til større organisationer, der behandler store datamængder dagligt.

Ved at forbinde et tredjeparts BI-system med en eksisterende ERP-integration får virksomheden adgang til dybere analyser og avanceret rapportering. Indsigterne bliver let tilgængelige for autoriserede medarbejdere, hvilket gør det muligt at udnytte hver enkelt datapunkt optimalt og skabe mere datadrevne beslutninger på tværs af organisationen.

Human resources

Ingen anden afdeling håndterer flere administrative opgaver end HR. Løn, rekruttering, evalueringer og jobtilbud kræver daglig håndtering af store mængder data, og uden de rette systemer kan det hurtigt blive både tidskrævende og uoverskueligt. Forkert håndtering af følsomme HR-data kan desuden føre til høje omkostninger og alvorlige sikkerhedsrisici.

Et HR-modul i et ERP-system gør det muligt at administrere, digitalisere og automatisere HR-afdelingens processer. Blandt fordelene er:

• sikker opbevaring og håndtering af medarbejderdata
• enklere løn- og kompensationsstyring
• forbedret tids- og fremmødekontrol
• mere effektiv medarbejdertræning og -udvikling

Virksomheder kan også blive kreative med deres ERP HR-modul. Virksomheden kan eksempelvis udsende medarbejderundersøgelser for at måle tilfredshed, opsætte automatiseret rapportering og nemt gennemføre præstationsevalueringer på tværs af organisationen.

Projektstyring

Ligesom BI-software kan nogle ERP-systemer indeholde projektstyringsfunktioner. Mange virksomheder, der begynder at opbygge deres ERP-setup, bruger dog allerede mere avanceret projektstyringssoftware. At kunne følge projektstatus direkte i ERP-systemet giver flere væsentlige fordele:

• overblik over projektomkostninger
• indsigt i projektopdateringer og processer
• mulighed for at vurdere, om metoder og arbejdsformer fungerer
• bedre samarbejde med HR- og lønafdelinger

Når projektstyring integreres i et ERP-system, får alle medarbejdere overblik over, hvem der arbejder på hvad, og hvornår leverancerne forventes. Denne gennemsigtighed skaber ejerskab på tværs af afdelinger og gør det lettere at identificere og løse udfordringer, før de udvikler sig til større problemer. En velfungerende ERP-integration styrker dermed både koordinering og effektivitet i projektarbejdet.

Sådan integrerer du et ERP med dine eksisterende softwareløsninger

Begrebet integration kan dække over mange ting i e-handel. Grundlæggende betyder det, at to systemer med velfungerende application programming interfaces (API’er) kan kommunikere og udveksle data. Når der tales om integration, handler det ofte om en præbygget connector – en standardiseret forbindelse, der gør det muligt for systemer at arbejde sammen. Afhængigt af platformen kan disse forbindelser have forskellige betegnelser. Shopify kalder dem for eksempel apps.

En stadig mere udbredt integrationsmetode er Integration Platform as a Service (iPaaS). DDet er en cloud-baseret tilgang, der gør det nemmere og hurtigere at synkronisere applikationer. Metoden kræver ingen kodning og kan effektivt forbinde ERP-systemer med SaaS-løsninger.

Mange af disse præbyggede connectors findes allerede på iPaaS-platforme. De er typisk designet til at dække 50-90 % af integrationsarbejdet fra start, hvilket reducerer den tekniske indsats markant. Ofte kræves kun mindre justeringer fra en udvikler eller en integrationspartner for at færdiggøre ERP-integrationen og sikre, at den fungerer optimalt i virksomhedens samlede setup.

For at integrere et ERP med et system ved hjælp af en iPaaS-integrator skal du:

• Konfigurer API-tokenet for både dit ERP-system og de øvrige systemer, du vil integrere.
• Opret dataflows, der definerer interaktionen mellem ERP’et og de tilknyttede applikationer. Her fastlægges, hvordan integrationen skal overføre data, og hvordan CRUD-operationer (create, read, update, delete) skal udføres.
• Opsæt forbindelserne (pipes) mellem de systemer, der skal udveksle data.
• Definér mapping og modifikatorer. Eksempelvis kan nye kunder automatisk tilføjes som kontakter i CRM-systemet, hvorefter etiketter synkroniseres med e-mailmarketing-softwaren for at aktivere en velkomstkampagne.
• Planlæg synkronisering og frekvens. Ønsker du realtidssynkronisering, skal du sikre, at ERP-systemet og de øvrige applikationer løbende udveksler opdaterede data automatisk.

Shopifys integrationspartnere kaldes "iPaaS-partnere". Betegnelsen skyldes, at mange af de præbyggede connectors hostes på partnernes egne tjenester eller cloudmiljøer. De fleste iPaaS-løsninger indeholder allerede kort og datatransformationer, som gør det hurtigere at udvikle integrationsflows. Derudover giver de mulighed for at opsætte forretningsregler, der præcist definerer, hvordan systemerne interagerer i en ERP-integration.

Shopify integrerer med top ERP-software, herunder:

• NetSuite
• Acumatic
• Brightpearl
• Microsoft

Et konkret eksempel er integrationen mellem Shopify og NetSuite. En Shopify-butik kan installere NetSuite ERP-appen direkte fra Shopify App Store og automatisk overføre data til NetSuite. Derefter kan et NetSuite-implementeringsteam eller NetSuite-certificeret partner tilføje tilpasning til NetSuite-implementeringen.

Bedste praksis for ERP-systemintegration

Uanset om det er din første ERP-integration eller din femtende, er der nogle grundlæggende principper, du bør følge for at sikre en succesfuld implementering.

Hav en integrationsplan på plads

Inden du går i gang med en ERP-integration, bør du udarbejde en klar plan sammen med dit team. Udpeg en projektleder, der forstår både virksomhedens overordnede mål og de interne processer. Involver relevante interessenter, og identificér potentielle udfordringer, før de opstår.

Når du udarbejder planen, bør du overveje:

• Hvorfor din butik skal integreres med ERP-systemet
• Hvilke plysninger der skal sendes fra butikken til ERP’et
• Hvilke odata ERP’et skal sende tilbage til butikken
• Hvor der eventuelt er mangler i lagerdata
• Hvilke andre systemer, som f.eks. lagerstyring eller 3PL, skal integreres, og hvordan integrationen skal fungere

En grundig planlægning er afgørende for en smidig implementering. Det mindsker risikoen for fejl og øger chancen for, at din ERP-integration bliver en succes og ikke en fiaskostatistik.

Informer medarbejdere, partnere og leverandører om ændringer

Virksomheder, der arbejder med ældre legacy-systemer, vil ofte opleve både ændringer og en vis modstand, når de implementerer et nyt ERP-system. Forretningsprocesser, roller og arbejdsrutiner kan blive påvirket, så det er vigtigt at forberede organisationen på de justeringer, ERP-integrationer medfører.

Selv virksomheder, der allerede anvender moderne cloud-baserede ERP-løsninger (som NetSuite), kan forvente ændringer i deres daglige processer. Eksisterende arbejdsgange skal muligvis tilpasses for at fungere optimalt sammen med e-handelsintegrationer og nye workflows. Derfor er tydelig kommunikation gennem hele projektet afgørende for en vellykket implementering.

Mangelfuld information til lager- og logistikteams kan skabe forvirring, når ordrer begynder at blive behandlet i ERP-systemet. Hvis disse teams ikke er blevet inddraget i planlægningen af integration og opfyldelse, risikerer virksomheden fejl og forsinkelser. Det samme gælder kundeservice, hvor manglende forståelse for nye processer og forventninger kan føre til dårligere kundeoplevelser.

Praktiser god datastyring

Effektiv datastyring er rygraden i enhver ERP-integration. Rene, pålidelige data giver et stærkt grundlag for indsigt i forretningsprocesser og kan have direkte indflydelse på virksomhedens bundlinje. For at sikre en sund datainfrastruktur bør du regelmæssigt:

• rense data og ensrette formater
• validere data for at bevare nøjagtigheden
• gennemgå, hvem der har adgang til data, og hvorfor
• fjerne dårlige eller duplikerede poster

En konsekvent og velstruktureret tilgang til datastyring mindsker risikoen for fejl og forsinkelser under integrationsprocessen og sikrer en mere gnidningsfri overgang.

Hvordan Shopify kan hjælpe med ERP-integration

En effektiv ERP-integration er fundamentet for en succesfuld e-handelsvirksomhed. Derfor har hele 72 % af virksomhederne allerede en fuldt integreret SaaS-handelsplatform som en central del af deres drift.

Med Shopifys Global ERP Program kan du forbinde dit ERP-system direkte til din Shopify-butik gennem en certificeret enterprise resource planning-partner via Shopify App Store.

Shopify samarbejder desuden med førende ERP-udbydere som Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica og Brightpearl for at gøre ERP-integration enkel, sikker og skalerbar uanset virksomhedens størrelse eller kompleksitet.

Når din butik og dit ERP-system er forbundet, kan du:

• få adgang til præcise lager-, produkt-, ordre- og kundedata i realtid
• implementere automatisering, der gør dine daglige processer mere effektive
• undgå tidskrævende og omkostningstunge, specialbyggede integrationer
• have ro i sindet, velvidende at data flyder sømløst og sikkert mellem din Shopify-administration og dit ERP-system
•