Sådan vælger du det rigtige B2B software til ordrehåndtering

Det er en bemærkelsesværdig præstation at opnå salg i et omfang, der typisk ses hos større virksomheder i din detailforretning. Det viser, at du har øget produktsalget og opbygget et ry for at være et pålideligt brand i din branche. Væksten betyder dog også nye logistiske udfordringer.

Efterhånden som din virksomhed skalerer, får du brug for et godt og solidt ordrestyringssystem (OMS), så du effektivt kan håndtere både indgående varer fra leverandører og udgående forsendelser til kunder. For B2B-sælgere er en effektiv proces til ordrehåndtering afgørende for at indfri forventninger og levere en positiv kundeoplevelse.

B2B-sælgere (business-to-business) bruger et OMS til at håndtere lagerstyring og ordreeksekvering. Hvis du skal vælge B2B software til ordrehåndtering, er det vigtigt at forstå, hvordan systemerne fungerer, og hvilke funktioner du bør prioritere. Lad os kigge nærmere på, hvordan du vælger den bedste B2B-ordrestyringsplatform til din virksomhed.

Hvad er B2B software til ordrehåndtering?

B2B-ordrehåndteringssoftware hjælper virksomheder med at behandle og spore ordrer, der afgives af andre virksomheder. Når nogen afgiver en B2B-ordre, registrerer softwaren hvert trin i processen lige fra registrering af købsoplysninger til kontrol af lagerniveauer og koordinering af forsendelser. Denne type teknologi reducerer risikoen for manuelle fejl og sikrer en mere stabil og effektiv købsoplevelse, da den samler hele ordreprocessen i ét system.

Typer af B2B-ordrehåndteringssoftware

Der findes typisk tre kategorier af B2B software til ordrehåndtering:

1. Traditionel ordrehåndteringssoftware
2. Enterprise resource planning (ERP) software
3. Unified commerce-platforme

Sådan adskiller de sig:

1. Traditionel ordrehåndteringssoftware

Traditionel ordrehåndteringssoftware fokuserer udelukkende på ordrebehandling og lagerstyring på tværs af flere salgskanaler. Den er ofte et prisvenligt valg, men det tilbyder færre integrationsmuligheder end mere avancerede systemer. Softwaren gør det muligt at modtage ordrer fra mange forskellige steder som bl.a. din webshop, fysiske butikker og online markedspladser som Alibaba, hvor B2B-købere og -sælgere mødes.

Når ordrer kommer ind, håndterer systemet eksekveringen ved at spore lagerbeholdning, oprette følgesedler, koordinere med fragtvirksomheder og opdatere leveringsstatus.

Fordele:

• Overkommelig for virksomheder i alle størrelser med fleksible prismuligheder
• Nemt at opsætte og implementere
• Håndterer salg på tværs af flere kanaler effektivt

Ulemper:

• Begrænsede integrationsmuligheder med andre forretningssystemer
• Kan kræve manuel dataindtastning i flere systemer
• Kan være vanskelig at skalere, hvis virksomheden får mere komplekse behov

2. Enterprise resource planning (ERP) software

Enterprise resource planning (ERP) software integrerer alle forretningsfunktioner og data i ét samlet system, men det kræver både tid, ressourcer og en større økonomisk investering. Systemet samler oplysninger fra bl.a. produktudvikling, lagerstyring, customer relationship management (CRM), salg og marketing.

Med et ERP-system kan salgsteamet hurtigt se den aktuelle lagerbeholdning på dine lagre, og kundeservice kan finde tidligere indkøbsordrer og bekræftede leveringer.

Mange virksomheder bruger deres ERP-system til at administrere electronic data interchange (EDI), som er et standardiseret digitalt format til udveksling af forretningsdokumenter, som indkøbsordrer, fakturaer og forsendelsesmeddelelser mellem virksomheder.

ERP-software kan være en større investering, og mange større virksomheder vælger derfor ofte en fuld ERP-integration på tværs af deres e-handelsløsninger.

Fordele:

• Giver et samlet og integreret overblik over alle forretningsprocesser
• Fjerner datasiloer mellem afdelinger
• Tilbyder realtidsindsigt på tværs af hele virksomheden
• Automatiserer dataflow mellem forskellige funktioner

Ulemper:

• Høj anskaffelses- og implementeringsomkostning
• Kompleks opsætning, der kræver længere implementeringsforløb
• Kræver tilpasning af arbejdsgange til systemet
• Ofte mest relevant for større virksomheder
• Kræver løbende og omfattende IT-ressourcer

3. Unified commerce-platforme

Unified commerce-platforme som Shopify samler B2B- og detailhandel i ét system og giver dig en fuldt integreret løsning. De gør det nemmere at håndtere data, samtidig med at systemet tilbyder funktioner, der er udviklet specifikt til både B2B og detail.

Shopify registrerer købsoplysninger, opdaterer lagerstatus, håndterer betalinger, koordinerer forsendelser og håndterer returneringer. Virksomheder, der bruger B2B på Shopify, oplever op til 1,2 gange højere genbestillingsfrekvens end dem, der anvender andre metoder til B2B-salg på platformen.

Shopify bruger en fælles datamodel, som kan tilpasses til både B2B- og detailtransaktioner. Hvis du gerne vil integrere lagerbeholdning, kundedata og ordrer på tværs af salgskanaler, kan Shopify synkronisere disse data automatisk mellem engros- og detailforretningen. Hvis virksomheden derimod har brug for at holde B2B og DTC adskilt, kan du oprette dedikerede webshops med individuelle konfigurationer. Denne løsning er især populær blandt detailhandlere med en B2B-omsætning på mere end to millioner dollars.

Når alle salgsdata er samlet ét sted, bliver rapportering meget enklere. Du kan oprette rapporter, der kun viser B2B-salg, kun viser detailsalg eller en kombination af begge. Du kan også følge varer fra lager til levering, se aktuelle lagertal og styre forsendelsesprocesser direkte fra ét dashboard.

Et godt eksempel er The Conran Shop, som skiftede fra Magento (Adobe Commerce) til Shopify og samlede deres detail- og engrosforretninger. Det reducerede deres omkostninger med 50 %, øgede konverteringsraten med 54 % og gjorde hele ordreprocessen mere enkel, samtidig med at de bevarede de specialfunktioner, de havde brug for i engrosforretningen.

Fordele:

• Samling af B2B og detail på én platform
• Fleksibel opsætning med mulighed for integreret eller adskilt lagerstyring
• Centraliserede data for enklere analyse og rapportering
• Mere prisvenligt end store ERP-systemer med tilsvarende funktioner
• Hurtigere implementering og lettere brugeradoption
• Fuld synlighed gennem hele ordreprocessen fra køb til levering

Ulemper:

• Kan kræve tilvalg eller integrationer, hvis virksomheden har meget komplekse B2B-behov

Nøglefunktioner i B2B software til ordrehåndtering

B2B-ordrehåndteringssoftware kan effektivisere dine interne workflows og hjælpe dig med at imødekomme dine B2B-køberes behov. Her er fem funktioner, der ofte indgår i den type software:

1. Ordrebekræftelse
2. Forsendelsesbekræftelse
3. Ordresporing
4. Prisstyring
5. Styring af forsyningskæden

1. Ordrebekræftelse

B2B software til ordrehåndtering kan automatisk sende ordrebekræftelser til både kunder og dit salgsteam, så alle har adgang til de samme oplysninger fra start. Bekræftelserne kan indeholde ordrenummer, estimerede forsendelsesomkostninger og eventuel moms.

2. Forsendelsesbekræftelse

Softwaren kan sende en forsendelsesmeddelelse direkte til kunden, når ordren er på vej. Den kan også give dig besked, når dine varer forlader dit eget lager eller et eksternt lager, hvis du bruger dropshipping.

3. Ordresporing

Ordrehåndteringsplatforme kan hente forsendelsesdata fra transportører som PostNord, GLS og Bring og vise opdateringer direkte på din webshop. Det betyder, at kunderne kan følge deres ordre ét sted uden at skulle videre til et eksternt sporingslink. De kan nemt se den aktuelle status og modtage notifikationer, når ordren bevæger sig videre i processen.

4. Prisstyring

Softwaren sikrer, at B2B-kunder altid ser deres forhandlede priser på din webshop. Når en engroskunde logger ind, vises deres kontraktpriser konsekvent på alle sider, bl.a. i søgeresultater, på produktsider og på betalingssiden.

Systemet kan håndtere flere prisniveauer på tværs af forskellige kundetyper, så hver kunde kun ser de priser, der gælder for dem. Det gør købsprocessen lettere for dine B2B-kunder og reducerer risikoen for prisfejl, som kan skade relationer.

5. Styring af forsyningskæden

Nogle typer ordrehåndteringssoftware kan også hjælpe dig med at spore varer, der er på vej fra leverandører. Systemet giver indsigt i lagerdata og kan endda automatisere indkøb, så produkter automatisk genbestilles, når beholdningen kommer under et fastsat niveau. Denne funktion omfatter også korrekt allokering, så du altid har den nødvendige lagerbeholdning på de rigtige lokationer og undgår problemer med restordre.

Fem faktorer du bør overveje, når du vælger B2B software til ordrehåndtering

Når du undersøger mulighederne, vil du se, at systemerne varierer i både pris, funktioner og kompleksitet. Du kan gøre processen nemmere ved at fokusere på disse fem nøglefaktorer:

1. Integration med anden software
2. Brugervenlighed
3. Skalerbarhed
4. Funktionsomfang
5. Pris

1. Integration med anden software

Det bedste ordrehåndteringssoftware til en B2B-virksomhed kan uden problemer integreres med dine eksisterende systemer som fx regnskabsprogrammer og customer relationship management (CRM).

Hvis du vælger et ERP-system, får du et samlet system, der forbinder alle softwareapplikationer og databaser i virksomheden. ERP-løsninger er dog ofte dyre og kræver en betydelig investering, selvom de kan resultere i omkostningsbesparelser på længere sigt.

2. Brugervenlighed

Softwaren er kun nyttig, hvis hele organisationen kan bruge den i praksis. Din IT-afdeling kan måske stå for implementeringen, men sælgere skal kunne slå ordredata op, og lagerpersonale skal kunne overvåge lagerniveauer uden besvær. Derfor bør du vælge et system, der er intuitivt, så alle i dit team hurtigt kan lære at bruge det.

3. Skalerbarhed

Dit OMS skal kunne følge med virksomhedens vækst. Et skalerbart system har typisk:

• Modulær opbygning, så du kan tilføje nye funktioner uden at forstyrre den daglige drift
• Cloudbaseret infrastruktur, der automatisk kan tilpasse sig højere belastning ved spidsperioder
• Nem integration til nye salgskanaler og tredjepartssoftware

Et fleksibelt system gør, at du kan tilpasse processer, når din virksomhed udvikler sig, fx når du åbner fysiske butikker, går ind på nye markeder eller får sæsonudsving. Den rigtige løsning kan vokse med dig uden at kræve en fuld systemudskiftning.

4. Funktionsomfang

De funktioner, du har brug for, afhænger af din forretningsmodel. Hvis du arbejder med dropshipping, kan du nøjes med et system, der håndterer kundeordrer. Hvis du selv står for forsendelse og lager, har du brug for mere avancerede funktioner.

Din virksomhed kan få brug for funktioner som forhandlede priser til forskellige kundetyper, mulighed for både engros- og detailpriser eller at kunne vælge mellem fx standardlevering via PostNord og ekspreslevering via GLS.

Det er en fordel at bruge lidt tid på at afklare behov, så du vælger en løsning, der både fungerer nu og i takt med, at din virksomhed vokser.

5. Pris

Prisen afhænger af funktioner, antal brugere og antallet af ordrer, systemet håndterer hver måned. Mange platforme tilbyder forskellige prisniveauer, så du kan vælge et abonnement, der passer til virksomhedens størrelse.

Softwaren sælges oftest som et månedligt abonnement. Det er ofte en god idé at vælge den mest omfattende løsning, du har råd til, og opgradere efter behov.

De 5 bedste løsninger inden for B2B software til ordrehåndtering

1. Shopify
2. Cin7 Orderhive
3. Brightpearl
4. Pipe17
5. SparkLayer

Ordrehåndteringssoftware kan gøre dine forretningsprocesser mere effektive og samtidig forbedre kundetilfredsheden. Her får du 5 løsninger inden for B2B-ordrehåndteringssoftware, som er værd at overveje:

1. Shopify

Shopify er det, man kalder en unified commerce-løsning, der kan optimere din ordrehåndtering både for B2B og B2C (business-to-consumer). Platformen kan håndtere betalingsflows (online og i fysisk butik), ordrebehandling, e-mailbekræftelser, eksekvering og opfølgende kundeservice.

Med Shopify som dit OMS kan du automatisere hele ordreprocessen via automatiske workflows, centralisere lagerstyringen på tværs af dine salgskanaler og få adgang til avancerede muligheder for ordresporing. Systemet understøtter også komplekse workflows som ordreændringer, restordrer og delvise leveringer.

B2B på Shopify inkluderer tilpassede virksomhedsprofiler, der kan administrere flere købere og lokationer med forskellige adgangsniveauer. Du kan oprette engroskonti med skræddersyede produktkataloger, priser, minimumsordrer, volumenkøb, betalingsbetingelser og selvbetjeningsfunktioner. Det giver dine erhvervskunder en mere sammenhængende og effektiv købsoplevelse samtidig med, at du gør dine interne processer nemmere.

Shopify kan integreres med en lang række tredjepartsværktøjer som ERP-systemer, e-mailmarketing og customer relationship management, hvor integrationerne findes i Shopify App Store.

Du kan også importere B2B-ordrer fra andre platforme, så alle ordredata samles i én fælles og brugervenlig administrationsoplevelse. Shopify giver samtidig B2B-kunder mulighed for selv at oprette ordrer, administrere konti og gennemgå deres ordrehistorik direkte i din webshop.

Priserne for et Shopify Plus-abonnement starter fra 2.300 USD om måneden for standardopsætning og integrationer på en 3-årig kontrakt eller 2.500 USD om måneden for en 12-måneders kontraktperiode.

2. Cin7 Omni

Cin7 Omni er et multikanalssystem til ordre- og lagerstyring. Det omfatter lagerstyring, detailfunktioner, POS-system, fakturering, betalinger og forsendelseslogistik. Abonnementerne for de avancerede løsninger starter fra 999 USD om måneden og kan bruges af både mindre B2C-virksomheder og større, internationale distributører.

3. Brightpearl

Brightpearl fra Sage er et detailoperativsystem. Det tilbyder centrale funktioner inden for B2B-ordrehåndteringssoftware som bl.a. lagerstyring, ordrebehandling, forsendelse, eksekvering og CRM-værktøjer. Brightpearl integrerer med mange tredjepartsplatforme som bl.a. Shopify og tilbyder kundesupport for at sikre maksimal værdi af abonnementet. Kontakt Brightpearl for et specifikt pristilbud.

4. Pipe17

Pipe17 er en integrationsplatform målrettet virksomheder, der håndterer både B2B- og DTC-salgskanaler. Den forbinder Shopify med ERP-systemer, markedspladser og eksekveringscentre. Pipe17 synkroniserer lagerbeholdning, dirigerer ordrer og administrerer dataflow i realtid via et intuitivt dashboard.

Softwaren understøtter komplekse processer som ordredeling, kits og eksekvering på flere lokationer uden behov for teknisk ekspertise. Et standardabonnement koster 24.000 USD om året og henvender sig primært til mellemstore og større virksomheder, der håndterer op til 4.000 ordrer om måneden på tværs af op til fem tilsluttede systemer.

5. SparkLayer

SparkLayer er en B2B-engrosløsning, der gør det muligt at omdanne eksisterende Shopify-butikker til fuldt funktionelle engroswebshops. Den tilbyder kundespecifik prissætning, tilbud, fakturering og værktøjer til teamsamarbejde. Priserne starter fra 49 USD om måneden for op til 50 ordrer og inkluderer gratis onboarding samt kundesupport, og så er den vurderet til 4,9 ud af 5 i Shopify App Store.

Platformen gør det nemt for både kunder og salgsrepræsentanter at afgive ordrer, og den kan uden problemer integreres i eksisterende Shopify-temaer. Derudover understøtter SparkLayer flere sprog og valutaer, hvilket gør den velegnet til internationale virksomheder.

Fordele ved et B2B-ordrehåndteringssystem

Øg effektiviteten

Et B2B-ordrestyringssystem hjælper din virksomhed med at arbejde smartere og hurtigere ved at fjerne unødvendige trin og samle alle oplysninger ét sted. Systemet automatiserer rutineopgaver, skaber mere ensartede processer og følger med virksomhedens vækst, så dit team kan håndtere flere ordrer uden at skulle udvide bemandingen.

Her er nogle af de vigtigste måder, systemet kan øge effektiviteten på:

• Viser lagerniveauer på tværs af alle salgskanaler i realtid
• Fremskynder godkendelse af ordrer, så de ikke bliver forsinket af manglende underskrifter
• Gør betalingshåndtering hurtigere og nemmere at følge
• Giver kunderne mulighed for at afgive ordrer og tjekke ordrestatus selv uden at kontakte dig
• Erstatter papirarbejde med digitale registreringer, der er nemme at finde
• Kan behandle mange ordrer på én gang ii stedet for én ad gangen

Med disse effektiviseringsmuligheder kan dit team bruge mere tid på at betjene vigtige engroskunder, forhandle bedre aftaler med leverandører og udvide dit distributionsnetværk i stedet for at sidde fast i manuel ordrebehandling.

Forbedre cashflowet

Når alle ordredata samles i ét system, får du realtidsindsigt i vigtige nøgletal som ordreværdier, betalingsstatus og kunders kreditgrænser. Det giver et mere præcist grundlag for at forudsige dit cashflow og gør det nemmere at identificere kundesegmenter med højere marginer. Du kan også overvåge betalingsmønstre i din B2B-kundebase, så du kan optimere kreditpolitikker og reducere virksomhedens gennemsnitlige debitorfrist (DSO).

Automatiser komplekse forsyningskædeprocesser

Et B2B-ordrehåndteringssystem kan automatisk dirigere ordrer til de rette eksekveringscentre baseret på lagerbeholdning, kundens placering og specifikke leveringskrav.

Når behovet for manuel koordinering mellem indkøb, lager og økonomi mindskes, øges den samlede driftseffektivitet. Du får samtidig bedre indsigt i lageromkostninger og kan optimere arbejdskapitalen ved at bevare de passende lagerniveauer.

Administrer dine B2B- og engrosordrer med Shopify

Uanset om du handler direkte med B2B-købere eller arbejder gennem distributører, har du brug for en løsning, der kan samle salgsordrer, spore forsendelser og styrke din operationelle effektivitet.

Uden et centralt system risikerer engrosvirksomheder fejl i ordrebehandling, uoverensstemmelser i lagerdata og ineffektive manuelle processer, som begrænser vækst. Shopify giver dig mulighed for at drive og skalere din engrosforretning med værktøjer, der er udviklet til fleksibilitet og tilpasning til forskellige typer B2B-kunder.

Få mere at vide om, hvordan du kan drive og udvikle din B2B-virksomhed på Shopify.

Lær mere