Lagerhaltungskosten: Definition und wie du sie berechnest

Ob dein Einzelhandelsunternehmen Weihnachtsartikel im März oder Sommersaisonware bei kühler werdendem Wetter lagert – ein Lager voller unverkaufter Produkte kostet Geld. Mit jedem Tag entstehen bei unverkauften Waren nicht nur Lagergebühren, sondern eine Reihe von Ausgaben, die als Lagerhaltungskosten bekannt sind. Diese Kosten können sich schnell summieren und, wenn sie nicht kontrolliert werden, die Gewinnmargen von Händler:innen erheblich schmälern.

Dieser Artikel zeigt die Bedeutung von Lagerhaltungskosten auf und erklärt, wie du sie berechnest und verwaltest, um den Erfolg deines Einzelhandelsgeschäfts zu schützen.

Was sind Lagerhaltungskosten?

Lagerhaltungskosten sind die Gesamtausgaben, die Händler:innen für die Lagerung unverkaufter Waren entstehen. Sie werden normalerweise als Prozentsatz des Gesamtwerts des Lagerbestands ausgedrückt und umfassen Lagerung, Versicherung, Personal, Nebenkosten, Steuern, Abschreibungen, Verderb, Veralterung von Beständen und die Opportunitätskosten des gebundenen Kapitals.

Überschüssige Bestände können deine Kapitalkosten erhöhen und Geld binden, das für andere wachstumsfördernde Aktivitäten hätte verwendet werden können. Die Formel für Lagerhaltungskosten hilft dir, verschiedene Ausgaben zu identifizieren und Wege zu finden, um Lagerbestände zu optimieren, Kosten zu reduzieren und finanzielle Belastungen zu minimieren.

Wie berechnest du Lagerhaltungskosten?

Lagerhaltungskosten umfassen verschiedene direkte und indirekte Ausgaben für die Haltung unverkaufter Bestände. Dazu gehören:

Kapitalkosten

Kapitalkosten stellen den größten Teil der Lagerhaltungskosten dar. Sie umfassen alle Ausgaben für den Kauf von Rohstoffen oder Lagerartikeln, damit verbundene Finanzierungsgebühren, Kreditverwaltungskosten und Zinsen für Einkäufe.

Lager- und Lagerhauskosten

Lager- und Lagerhauskosten sind direkte Ausgaben für Miete, Nebenkosten, Sicherheit, Grundsteuern und Wartung. Wenn du das Lager besitzt, sind diese Kosten fix, aber bei externen Logistikdienstleister:innen (3PL) können sie je nach Lagervolumen und -nutzung variieren.

Handhabungskosten

Handhabungskosten decken die Personalkosten für das Bewegen und Verwalten von Beständen ab, wie Wareneingang, Einlagerung, Entnahme und Umlagerung von Waren. Langsam drehende Bestände und 3PL-Services können diese Kosten in die Höhe treiben und Gewinnmargen reduzieren.

Versicherung und Steuern

Bestände sind normalerweise versichert, um sie vor Verlust oder Schäden durch Diebstahl oder Ereignisse wie Überschwemmungen oder Brände zu schützen. Zusätzlich können Steuerkosten für die Lagerhaltung anfallen, wie Grundsteuern und Umsatzsteuern.

Abschreibungen

Mit der Zeit können bestimmte Lagerarten durch Ablauf, Veralterung oder Verschleiß an Wert verlieren. Dies bringt Verschlechterungs- und Abschreibungskosten mit sich, die den Wert einiger Bestände reduzieren können.

Entgangene Opportunitätskosten

Opportunitätskosten beziehen sich auf die potenziellen Einnahmen, die Händler:innen verpassen, indem sie in Bestände investieren statt in lukrativere Geschäftsmöglichkeiten. Die Reduzierung von Beständen setzt Geld und Zeit für umsatzgenerierende Aktivitäten frei.

Verderb- und Schwundkosten

Einige Bestände können an Wert verlieren oder unverkäuflich werden, bevor sie verkauft werden, oft durch Veralterung, Abschreibung, Schwund oder Diebstahl. Diese Lagerrisiko-Kosten treiben die Lagerhaltungskosten in die Höhe und führen zu finanziellen Verlusten.

Verwaltungskosten

Verwaltungskosten umfassen Gemeinkosten für die Verwaltung und Verfolgung von Beständen, wie Personal, Büromaterial, Lagerverwaltungssysteme und Aufgaben wie Rechnungsstellung und Berichterstattung.

Obwohl nicht direkt mit dem physischen Bestand verbunden, tragen diese Kosten zu den Gesamtlagerhaltungskosten bei, indem sie die für die Bestandsüberwachung benötigten Ressourcen erhöhen. Je komplexer das Verwaltungssystem, desto höher die Verwaltungsausgaben und Gesamtlagerhaltungskosten.

Formel für Lagerhaltungskosten

Sobald du alle Ausgaben ermittelt hast, kannst du die Lagerhaltungskosten mit folgender Formel berechnen:

Lagerhaltungskosten = Lagerhaltungssumme / Gesamtlagerwert x 100

• Lagerhaltungssumme: Der Gesamtbetrag aller oben genannten Kosten wlährend eines bestimmten Zeitraums (normalerweise ein Jahr).
• Gesamtlagerwert: Der monetäre Wert des während des Zeitraums gehaltenen Bestands.

Das Ergebnis liefert dir die Kosten für die Lagerhaltung pro Zeitraum. Diese Information kann bei strategischen Entscheidungen bezüglich Lagerverwaltung und Gesamtgeschäftstätigkeit von unschätzbarem Wert sein und ermöglicht größere Transparenz bei deinen Gesamtlagerkosten.

Beispiel für Lagerhaltungskosten

Angenommen, ein Bekleidungseinzelhandel hat folgende jährliche Kosten für die Lagerhaltung:

• Lagerraumkosten: 20.000 €
• Handhabung: 15.000 €
• Versicherung und Steuern: 5.000 €
• Abschreibungen: 3.000 €
• Opportunitätskosten: 7.000 €
• Verderb oder Schwund: 2.000 €

Um die Lagerhaltungssumme zu berechnen, addierst du alle damit verbundenen jährlichen Kosten: 20.000 € + 15.000 € + 5.000 € + 3.000 € + 7.000 € + 2.000 € = 52.000 €

Mit der Formel für Lagerhaltungskosten kannst du berechnen:

52.000 € / 200.000 € = 0,26 × 100

Die jährlichen Lagerhaltungskosten des Bekleidungsgeschäfts betragen 26 % des Lagerwerts.

Die Bedeutung von Lagerhaltungskosten

Ein Unternehmen zu führen erfordert viele Gemeinkosten, daher ist das Kennen deiner Lagerhaltungskosten entscheidend, um über Wasser zu bleiben. Hier sind einige Wege, wie sie Händler:innen unterstützen können:

• Produktionsplanung. Die Verwaltung von Lagerhaltungskosten durch Strategien wie Nachfrageprognosen und Just-in-Time (JIT) hilft dir, die richtige Menge an Bestand zu halten, ohne zu viel zu produzieren oder Geld in unverkauften Produkten zu binden.
• Optimierte Lagerbestände. Lagerhaltungskosten helfen dir zu erkennen, wo du zu viel Bestand hältst, der sich nicht bewegt. Dieser Überschussbestand führt zu höheren Lagerkosten, einschließlich Miete, Nebenkosten und Personal. Die Aufrechterhaltung optimaler Lagerbestände kann Lagerkosten, Verschwendung und die Zeit für die Warenhandhabung reduzieren, während sichergestellt wird, dass du genügend Produkte hast, um die Nachfrage zu erfüllen.
• Abfallreduzierung. Langsam drehende Artikel können veralten, beschädigt werden oder verderben, besonders in Branchen mit verderblichen Waren. Diese Risiken treiben die Kosten in die Höhe, da Bestände reduziert, entsorgt oder abgeschrieben werden müssen, was sich negativ auf deine Gewinnmargen auswirkt. Mit besseren Nachfrageprognosen, Saisonplanung und gezielten Aktionen kannst du den Lagerumschlag verbessern und Produkte verkaufen, bevor sie an Wert verlieren.
• Verbesserter Cashflow. Überschüssige Bestände binden Kapital, das in Wachstumsbereiche wie Marketing oder Kundenservice investiert werden könnte. Durch die Verwaltung von Lagerhaltungskosten können Händler:innen Geld freisetzen, die Liquidität verbessern und den täglichen Betrieb unterstützen, während sie neue Möglichkeiten verfolgen.
• Steuervorbereitung: Bestände wirken sich direkt auf die Kosten der verkauften Waren (COGS) aus, was Rentabilität und Steuern beeinflusst. Die Lagerbewertungsmethode, die du wählst, wie FIFO, LIFO oder gewichteter Durchschnitt, beeinflusst auch die Finanzberichte und Steuerergebnisse deines Unternehmens. Durch die Verwaltung bestandsbezogener Kosten wie Lagerung und Versicherung kannst du Steuerabzüge maximieren und unnötige Bestände reduzieren.
• Verbesserte Gewinne: Höhere Lagerhaltungskosten – wie Lagergebühren, Handhabungskosten oder hohe Versicherungsprämien – erhöhen die bestandsbezogenen Ausgaben und schmälern die Gewinnmarge bei jedem verkauften Artikel. Strategien wie Nachfrageprognosen und JIT können die Rentabilität verbessern, Verschwendung eliminieren und dir helfen, weise zu investieren, während stabile Preise beibehalten werden.
• Betriebseffizienz: Die Nachververfolgung von Lagerhaltungskosten hilft dir, Ineffizienzen wie ungenutzten Lagerraum oder arbeitsintensive Praktiken zu erkennen, sodass du Abläufe optimieren, Kosten reduzieren und die Effizienz verbessern kannst.

Tipps zur Reduzierung von Lagerhaltungskosten

Zu viel Bestand zu halten kann zu hohen Lagerhaltungskosten führen, die den Cashflow deines Unternehmens reduzieren und die Rentabilität deines Geschäfts beeinträchtigen. Hier sind 10 Wege, um die Lagerhaltungskosten deines Geschäfts zu senken.

1. Verwende ein Lagerverwaltungssystem

Lagerverwaltungssoftware liefert Echtzeitdaten zu Lagerbeständen, Verkaufstrends und anderen kritischen Kennzahlen. Diese Informationen ermöglichen es dir, Überbestände zu vermeiden, langsam drehende Artikel schnell zu identifizieren und Nachfrageprognosen zu verfeinern.

Obwohl eine Anfangsinvestition in diese Software erforderlich ist, kann eine Lagerverwaltungslösung dir helfen, hohe Lagerhaltungskosten zu reduzieren und Lagerservicekosten zu minimieren.

💡Profi-Tipp: Die englischsprachige App Stocky in Shopify POS vereinfacht die Lagerverwaltung mit Berichterstattung und Omnichannel-Tracking und ermöglicht es dir, Bestände zu empfangen, Lager zu verwalten und Bestellungen an einem Ort zu erstellen. Es empfiehlt auch Nachbestellungen basierend auf Rentabilität und Verkaufsraten und warnt dich, wenn der Bestand knapp wird.

2. Überprüfe dein Lager regelmäßig

Die Durchführung einer jährlichen Lagerprüfung hilft dir, zu bestimmen, ob du mehr Bestand lagerst als nötig, veraltete oder langsam drehende Bestände zu identifizieren und rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen, um Lagerausfälle zu vermeiden. Wenn du zu viel Bestand hast, können Räumungsverkäufe einen Teil der Investition zurückgewinnen, und Abschreibungen können Lagerraum für profitablere Artikel freimachen.

Als Teil deiner Lagerprüfung solltest du deine Einzelhandelsverkaufsberichte überprüfen. Dies hilft dir, deine Verkaufsrate zu finden – den Prozentsatz des in einem Zeitraum verkauften Bestands im Verhältnis zur von Lieferant:innen erhaltenen Bestandsmenge –, um zu sehen, welche Produkte sich verkaufen und welche zurückbleiben.

3. Verbessere den Lagerumschlag

Zu viel Bestand zu lagern erhöht deine Lagerhaltungskosten, da die Lagerhaltungskosten je nach Volumen und Lagerdauer variieren. Die Erhöhung des Lagerumschlags reduziert die Zeit, die Produkte im Lager verbringen, und senkt damit die damit verbundenen Lagerhaltungskosten.

Erhöhe die Umschlagsraten, indem du deine Nachfrageprognosen mit historischen Verkaufsdaten, Markttrends und prädiktiver Analytik schärfst. Dies wird einfacher, wenn deine Lagerdaten in einem einzigen Backend wie Shopify synchronisiert sind. Du kannst Kosten reduzieren, Wachstum und Effizienz fördern und eine bessere Gesamtkundenerfahrung über alle Kanäle hinweg schaffen, wenn du das größere Bild deines Lagerverhaltens sehen kannst.

Gezielte Verkäufe oder Aktionen für langsam drehende Artikel können auch alternde Bestände räumen. Zusätzlich kann die Einstellung schlecht performender Produkte die Ansammlung unverkaufter Waren verhindern.

4. Optimiere Lagerabläufe

Effektives Lagermanagement kann Lager- und Handhabungskosten senken. Dies könnte die Neuorganisation des Lagerlayouts für bessere Raumnutzung und effiziente Ein- und Auslagerung von Artikeln umfassen.

Automatisierte Lagerverwaltungssysteme können Prozesse straffen und Personalkosten reduzieren. Die Konsolidierung von Lagerraum oder die Verbesserung der Energieeffizienz können auch dabei helfen, Nebenkosten zu senken.

5. Verhandle Konditionen mit Lieferant:innen

Längere Zahlungsfristen mit Lieferant:innen können den Cashflow verbessern und dir mehr Zeit geben, Bestände zu verkaufen, bevor Rechnungen fällig werden. Alternativ können kleinere, aber häufigere Lieferungen die Lagerbestände – und damit die Lagerhaltungskosten – niedrig halten. Die Priorisierung guter Beziehungen zu Lieferant:innen kann die Tür zu diesen günstigeren Konditionen öffnen.

6. Reduziere Schwund

Schwund – Bestandsverlust durch Schäden, Diebstahl oder Verwaltungsfehler – kann zu Lagerhaltungskosten beitragen. Du kannst Lagerschwund reduzieren, indem du Sicherheitsmaßnahmen verstärkst, Handhabungsverfahren verbesserst und optimale Lagerbedingungen sicherstellst, um Verderb zu minimieren. Regelmäßige Mitarbeiterschulungen zur Lagerverwaltung können auch dabei helfen, kostspielige Fehler zu vermeiden.

7. Erwäge Showrooming

Der Showroom-Ansatz im Einzelhandel kann dir helfen, deine Lagerhaltungskosten zu reduzieren. Anstatt Bestände vor Ort in einem großen Geschäft zu lagern, kannst du eine Handvoll Produkte in einem kleineren Raum zur Ansicht durch Kund:innen ausstellen. Gekaufte Artikel werden dann durch Direktversand an Kund:innen erfüllt und direkt vom Lager einer/eines Hersteller:in oder Lieferant:in gesendet.

Showrooming reduziert die Lagerkosten vor Ort und mindert Risiken im Zusammenhang mit überschüssigen Beständen. Es ist ein besonders nützlicher Ansatz für Unternehmen, die sperrige oder hochpreisige Artikel verkaufen – Möbel, Haushaltsgeräte, Fitnessgeräte – und balanciert verbesserte Kundenerfahrung mit effizienter Lagerverwaltung.

Wildling nutzt Shopify für den Betrieb von Einzelhandels-Showrooms. „Die Shopify POS-App ermöglicht es Kund:innen, in unseren Showrooms zu probieren und zu kaufen, indem sie eine Bestellung im Shopify Plus-Shop generiert, die genauso verarbeitet wird wie unsere Online-Käufe – sie integriert sich einfach in ein System“, sagt Unternehmensleiter Sebastian Feuß. „Shopify POS ermöglichte es uns, verschiedene Kundengruppen zu erreichen, ohne große Investitionen in neue Technologien.“

Wildling hat eine 50 % höhere Rate von Erstkäufer:innen in Showrooms mit Shopify POS erlebt. Es sparte auch 10.000 € durch die Integration von Online- und Offline-Betrieb und erhöhte die Lagerverfügbarkeit um 5 % nach der Integration aller Verkaufskanäle im Unified-Commerce-System.

8. Implementiere Just-in-Time-Lagerung

Das Just-in-Time (JIT) Lagersystem beinhaltet das Halten begrenzter Lagermengen, indem Waren so nah wie möglich an dem Zeitpunkt empfangen werden, zu dem sie verkauft oder verwendet werden. Es erfordert genaue Nachfrageprognosen, um die angemessene Menge zu bestimmen, die vorrätig sein sollte.

Händler:innen nutzen JIT, um ein effizienteres und agileres Geschäft zu führen, Lager- und Lagerkosten zu senken, Verschwendung zu reduzieren und mehr Bargeld zur Verfügung zu haben, um in Geschäftswachstum zu investieren. Florist:innen beispielsweise bestellen gerade genug frische Blumen einen Tag vor Valentinstag oder Muttertag, um die erwartete Nachfragesteigerung nach Blumen an diesen wenigen Tagen zu befriedigen, anstatt große Mengen zu lagern, die für längere Zeit liegen könnten.

9. Verbessere Nachfrageprognosen

Nachfrageprognose ist der Prozess der Vorhersage zukünftiger Verbrauchernachfragemuster und -verkäufe über einen bestimmten Zeitraum. Sie nutzt historische Verkaufsdaten, Markttrends und prädiktive Analytik, um das Risiko von Überbeständen und Lagerausfällen zu minimieren, Kosten zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Händler:innen prognostizieren die Nachfrage nach mehr Mänteln im Winter, indem sie interne Daten und externe Trends studieren, um zu wissen, welche Art von Mänteln in den kälteren Monaten im Trend sein wird.

Shopifys einheitliches Datenmodell zentralisiert Bestände über alle Verkaufskanäle hinweg – online, im Geschäft und auf Drittanbieter-Marktplätzen. Es ist eine einzige Quelle der Wahrheit für deine Lagerdaten, die Nachfrageprognosen vereinfacht, indem sie Echtzeit-Lagergenauigkeit bietet.

Pepper Palace (Website auf Englisch), eine Einzelhandelskette für Gewürze, verwendete zuvor Lightspeed POS. Marketing- und Digital-Sales-Manager Corey Hnat sagte, dieser Ansatz sei operativ frustrierend gewesen.

„Pepper Palaces Abläufe fügten sich nicht so zusammen, wie wir es brauchten“, sagt Hnat. „Website- und Geschäftsbestellungen, Bestände, Verkäufe, Zahlungen und Kundendaten funktionierten alle, als wären sie voneinander getrennt. Das machte es für unser Team schwierig, die lang ersehnte kohärente Kundenerfahrung zu schaffen und Wiederholungskäufe online von den Kund:innen zu fördern, die wir über unsere Geschäfte gewonnen hatten.“

Seit dem Wechsel zu Shopify POS hat Pepper Palace die für Wartung aufgewendete Zeit erheblich reduziert und den Bedarf an Middleware um bis zu 60 % eliminiert – das entspricht Einsparungen von 20.000 € pro Jahr. Pepper Palace profitiert auch von zentralisierten Abläufen, einem verbesserten Checkout-Prozess mit reduzierten Transaktionszeiten und einer verbesserten Kundendatenerfassung.

10. Optimiere Lagerprozesse

Händler:innen stehen oft vor Herausforderungen mit verstreuten Beständen über verschiedene Verkaufskanäle. Die Optimierung von Lagerprozessen durch Nachfrageprognosen, JIT, regelmäßige Bestandsüberprüfungen, optimierte Lagerorganisation und Lagerverwaltungssoftware wie die englischsprachige App Stocky von Shopify kann die Genauigkeit verbessern, Ineffizienzen reduzieren und Lagerhaltungskosten senken.

Lagerhaltungskosten für dein Einzelhandelsgeschäft optimieren

Lagerhaltungskosten sind eine mächtige Kennzahl, die ein erfolgreiches Einzelhandelsgeschäft von einem unterscheidet, das mit Cashflow und Rentabilität kämpft.

Verwende die Formel für Lagerhaltungskosten in diesem Artikel, um ein klares Bild der Gesamtkosten deines Unternehmens zu erhalten. Priorisiere dann diese Strategien, wenn du siehst, dass sich Warenverkäufe verlangsamen, um Überbestände zu vermeiden, Lager- und Handhabungsgebühren zu minimieren und Kapital für strategischere Investitionen freizusetzen.