Die Entscheidung, ein Arbeitsverhältnis zu beenden, ist selten leicht gefällt. Oft spielen viele Emotionen eine Rolle: Die Vorfreude auf neue Möglichkeiten, etwa, weil du ein eigenes Unternehmen gründest, mischt sich mit dem Abschied vom bisherigen Team und den gewohnten Prozessen. Da verwundert es ein wenig, dass das Kündigungsschreiben in Deutschland fast ein wenig nüchtern daherkommt.
In diesem Artikel erfährst du, worauf es dabei ankommt und wie du ein Kündigungsschreiben als Arbeitnehmer:in professionell und wertschätzend verfasst. Darüber hinaus geben wir dir eine Vorlage, die dir als Orientierung dienen kann.
Was ist ein Kündigungsschreiben?
Ein Kündigungsschreiben ist ein formloses Dokument, das Arbeitgeber:innen mitteilt, dass ein:e Arbeitnehmer:in die aktuelle Position verlassen möchte. Es kann persönlich an übergeben oder per E-Mail gesendet werden. Es sollte das offizielle letzte Arbeitsdatum, einen Dank und weitere Details wie das Einhalten der vertraglichen Kündigungsfrist enthalten.
Wie schreibst du ein Kündigungsschreiben?
- Bestimme die/den Empfänger:in deines Kündigungsschreibens.
- Fasse alle Details gleich zu Beginn zusammen.
- Verwende diese drei wichtigen Abschnitte.
1. Bestimme die/den Empfänger:in deines Kündigungsschreibens
Bevor du dein Kündigungsschreiben verfasst, kläre, an wen du es richtest: Vorgesetzte:r, Personalabteilung oder Geschäftsführung. Das hängt von der Größe und Struktur des Unternehmens ab. In kleinen Teams kann die Geschäftsführung die richtige Adressatin bzw. der richtige Adressat sein. Bist du unsicher, frage nach. Die Wahl des Empfängers beeinflusst den Ton deines Schreibens: An die Personalabteilung schreibst du formell. An eine:n direkte:n Vorgesetzte:n kann es persönlicher sein.
2. Fassen alle Details gleich zu Beginn zusammen
Komm direkt zur Sache und füge im ersten Absatz deine Kündigungserklärung ein. Diese sollte deine aktuelle Position, deine Absicht zu kündigen und das Datum deines geplanten letzten Tages enthalten. Vielleicht möchtest du dein Kündigungsschreiben mit einer Entschuldigung und übertriebenem Dank beginnen, aber versuche dich sachlich zu halten. Dein Arbeitgeber bzw. deine Arbeitgeberin benötigt die notwendigen Informationen über deinen Austritt, um die nächsten Schritte zu planen.
Beispiel: Dieses Schreiben dient dazu, Ihnen mitzuteilen, dass ich von meiner Position als [Ihre Position] mit Wirkung zum [letzter offizieller Tag] zurücktrete.
3. Verwende diese drei wichtigen Abschnitte
Dein Kündigungsschreiben sollte kurz und prägnant sein, aber auch die relevanten Informationen liefern, die dein Arbeitgeber bzw. deine Arbeitgeberin benötigt, um deine Kündigung offiziell zu bearbeiten.
Diese vier wichtigen Abschnitte sollten enthalten sein:
- Kündigungserklärung: Gib deine Absicht zur Kündigung und das Datum deines letzten offiziellen Arbeitstags an.
- Dankbarkeit: Danke deinem Arbeitgeber bzw. deiner Arbeitgeberin kurz für die Möglichkeiten, die dir geboten wurden (auch wenn du glücklich bist, dass du gehst) – das stellt sicher, dass du positiv in Erinnerung bleibst.
- Professioneller Abschluss: Schließe dein Kündigungsschreiben mit einem prägnanten, formellen Schlusswort ab. An dieser Stelle kannst du noch erwähnen, dass du vom Arbeitgeber bzw. von der Arbeitgeberin eine schriftliche Bestätigung der Kündigung und die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses wünscht.
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Vorlage für Kündigungsschreiben als Arbeitnehmer
Im Folgenden findest du ein Musterkündigungsschreiben. In Deutschland fällt eine Kündigung vergleichsweise knapp aus.
[Dein Vor- und Nachname]
[Deine Straße und Hausnummer]
[Postleitzahl und Ort]
[Name des Unternehmens / der Ansprechperson]
[Straße und Hausnummer]
[Postleitzahl und Ort]
Ort, Datum: XX.XX.XXXX
Kündigung meines Arbeitsverhältnisses
Sehr geehrte:r [Name der Ansprechperson],
hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis, das seit dem XX.XX.XXXX besteht, ordentlich und fristgerecht zum XX.XX.XXXX.
Ich danke für die Zusammenarbeit und bitte um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses. Etwaige noch offene Ansprüche bitte ich, mit der letzten Gehaltsabrechnung abzurechnen.
Mit freundlichen Grüßen
[Deine Unterschrift (handschriftlich bei Papierform)]
[Dein Name in Druckbuchstaben]
Professionelle Tipps für Kündigungsschreiben
Beim Schreiben eines respektvollen Kündigungsschreibens gibt es einige bewährte Praktiken zu beachten.
Sei direkt: Befolge die Standardstruktur eines Kündigungsschreibens, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind.
Rechtfertige dich nicht: Deine Kündigung bedarf keiner Angabe von Gründen, es sei denn, du strebst eine fristlose Kündigung an. In dem Fall musst du Gründe anführen, die eine Weiterbeschäftigung unzumutbar machen. Ist das der Fall, solltest du dein Schreiben eventuell zuvor von einem Rechtsanwalt oder einer -anwältin prüfen lassen, um sicherzugehen, dass die Gründe im Zweifel auch vor dem Arbeitsgericht haltbar sind.
Sei höflich: Selbst wenn du deinen Vorgesetzten bzw. deine Vorgesetzte nicht magst, solltest du höflich und professionell bleiben. Denken daran, dass es keinen Sinn macht, Beziehungen zu zerstören, nur um im Recht zu sein.
Hol' dir Feedback: Auch wenn die Kündigung hierzulande knapp ausfallen kann, macht es Sinn, die Kündigung von einem Freund oder einer Freundin oder einer bzw. einem Bekannten auf Vollständigkeit checken zu lassen. Sicher möchtest du nicht, dass der Prozess aufgrund von unvollständigen Angaben oder unsachgemäßen Formulierungen verzögert wird.
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Was nach der Einreichung deines Kündigungsschreibens zu tun ist
Nach dem Einreichen deiner Kündigung gibt es noch ein paar wichtige Schritte, um deinen Austritt professionell und fair zu gestalten. Die folgenden Punkte helfen dir dabei, dich vorzubereiten und einen positiven Eindruck zu hinterlassen:
- Nutze die Zeit nach deiner Kündigung, um Kolleg:innen zu informieren und die Übergabe deiner Projekte einzuleiten.
- Bereite dich auf ein mögliches Austrittsgespräch vor – du kannst Feedback geben, bist aber nicht verpflichtet, Gründe für deinen Austritt zu nennen. Sprich im Gespräch über positive Erfahrungen und ggf. Verbesserungsmöglichkeiten. Nimm dir am besten etwas Bedenkzeit und überlege vorher, was du mit deinen Vorgesetzten teilen möchtest und was nicht.
- Stelle einen reibungslosen Übergang sicher: Übergabedokumente, Informationen für Kolleg:innen, ggf. Einarbeitung deiner Nachfolge.
- Erwäge eine persönliche Abschiedsmail an dein Team: Nenne deine Gründe für den Abschied (wenn gewünscht), bedanke dich für die gemeinsame Zeit und gib deine Kontaktdaten weiter.
Fazit
Obwohl die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ein emotionaler und aufreibender Prozess sein kann, ist das Verfassen eines Kündigungsschreibens genau das im Grunde nicht – in Deutschland genügt in den allermeisten Fällen ein formloses Schreiben, selbst das Nennen von Gründen ist beim Kündigungsschreiben als Arbeitnehmer bzw. Arbeitnehmerin in der Regel nicht erforderlich. Viel entscheidender ist eigentlich, dass alle Beteiligten den Zeitraum nach Einreichen deiner Kündigung professionell und fair gestalten. Für das Schreiben an sich findest du im Beitrag eine Kündigungsvorlage, die du für die allermeisten Fälle anpassen kannst.
