O que é controle de estoque? Métodos, desafios e boas práticas

Como varejista, o papel do estoque nas suas operações é essencial. Ele é a força vital do seu negócio, influenciando vendas, lucros e até mesmo a satisfação dos clientes.

O estoque é a força vital do seu negócio, determinando suas vendas, lucros e até mesmo a satisfação dos clientes. No entanto, gerenciar o estoque de forma eficiente não é tão simples quanto parece. Equilibrar a oferta e a demanda e minimizar discrepâncias de produtos pode parecer uma tarefa complexa. É nesse cenário que o controle de estoque se torna essencial.

Mas, afinal, o que é controle de estoque e como ele se diferencia da gestão de estoque?

Se você está começando ou já é um empreendedor experiente buscando aprimorar suas operações, este artigo serve como guia para entender a importância do controle de estoque, conhecer os principais métodos, identificar desafios comuns e explorar os diferentes tipos de sistemas de controle de estoque.

O que é controle de estoque?

Controle de estoque, também conhecido como controle de inventário, é o processo de manter itens, mercadorias, matérias-primas e produtos suficientes em estoque para que você possa atender à demanda dos clientes e obter lucro, minimizando custos.

Por exemplo, se você tem uma loja física de produtos de beleza, seu estoque provavelmente inclui shampoos, condicionadores, escovas de cabelo, tinturas e outros produtos. O controle de estoque ajuda a rastrear esses itens e garantir que nunca faltem ou fiquem parados nas prateleiras.

Controle de estoque vs. gestão de estoque

Embora pareçam mesma coisa, controle de estoque e gestão de estoque têm funções distintas:

Controle de estoque refere-se a monitorar e organizar os produtos que você já possui. Por exemplo, acompanhar itens que não estão vendendo, usar códigos de barras ou etiquetas RFID para rastrear movimentações, e garantir que nada se perca ou expire.

Gestão de estoque envolve planejar o futuro: prever a demanda, definir níveis de reabastecimento e coordenar pedidos e envios. Normalmente, isso é feito por meio de um sistema de gestão de estoque que ajuda a manter o equilíbrio entre oferta e demanda. Atrasar o controle de estoque é algo que pode fazer com que você perca dinheiro — e é por isso que uma boa gestão é crucial para uma empresa em expansão. Assim como o fluxo de caixa, a gestão de estoque é um ponto determinante para o sucesso de uma empresa.

A importância do controle de estoque

Agora que você compreende o que é o controle de estoque, veja alguns dos principais benefícios de aplicá-lo em sua loja.

Atendimento ao cliente

O objetivo do controle de estoque é otimizar a eficiência e a lucratividade, garantindo que as necessidades dos clientes sejam atendidas. Contagens imprecisas podem resultar em falta de produtos ou pedidos não processados, causando frustração e afastando clientes. 

Garantia de qualidade

Estoque danificado e fornecedores com problemas recorrentes podem comprometer seriamente um varejista. A garantia e o controle de qualidade permitem monitorar fornecedores, acompanhar o estoque e assegurar o cumprimento de normas legais.

Níveis de estoque otimizados

O controle de estoque também mantém os níveis de estoque estáveis, o que é fundamental para gerar lucros máximos.

Métodos de controle de estoque

Entrada manual de dados (caneta e papel)

A abordagem tradicional de caneta e papel pode funcionar para lojas com vendas mensais muito baixas. Porém, se o volume de vendas é maior, esse método tende a custar tempo e dinheiro, devido aos erros humanos comuns em processos manuais de controle de estoque.

Planilhas

Planilhas podem ser úteis se você domina fórmulas e entende de referências como “PROCV” sem dificuldade. O desafio é que nem todos têm o conhecimento necessário para gerenciar o estoque apenas com planilhas, especialmente à medida que sua cadeia de suprimentos e volume de vendas se tornam mais complexos.

Para empresas menores, o uso de planilhas ainda pode funcionar, mas é preciso estar preparado para lidar com erros inevitáveis, longas horas de trabalho e ineficiências no processo.

Cartões de estoque

Um cartão de estoque é uma forma prática de registrar compras, vendas e devoluções de produtos.

Se você utiliza o método PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair), os cartões de estoque podem facilitar o acompanhamento dos produtos. Mas qual é o preço dessa simplicidade?

Um sistema analógico de controle de estoque não é a forma mais eficiente de gerenciar seu inventário. Além de demandar bastante tempo, há o risco de perder cartões ou registrar informações incorretas, o que pode gerar problemas difíceis de corrigir posteriormente.

Software

Gerenciar o controle de estoque com um software específico para empresas que vendem produtos físicos é o caminho mais eficiente. Com o software de gestão de estoque certo, você minimiza:

• Tempo gasto em processos manuais de controle de estoque
• Erros de controle de estoque
• Falhas de comunicação
• Má gestão de estoque
• Estoque parado, rupturas de estoque, clientes insatisfeitos

📌 Comece agora: comerciantes que utilizam o Shopify PDV podem aproveitar aplicativos de gestão de estoque como Stocky ou Shopventory para controlar estoque no depósito e nas lojas.

Tipos de sistemas de controle de estoque

O sistema de controle de estoque mais adequado depende de fatores como tamanho do negócio, capacidade operacional, complexidade da cadeia de suprimentos e tipo de produto comercializado.

Sistema de estoque periódico

Para empresas menores, o sistema de estoque periódico pode ser uma opção prática para acompanhar o estoque físico. Nesse modelo, você não precisa monitorar constantemente a quantidade de cada produto em mãos. Em vez disso, realiza contagens físicas do estoque apenas no início e no final de um período determinado.

Sistema de estoque perpétuo

O sistema de estoque perpétuo é amplamente considerado como o método mais eficaz de controle de estoque. Ele monitora continuamente cada unidade em tempo real, registrando automaticamente quando um item é vendido, devolvido, transferido entre locais ou descartado.

RFID

Você provavelmente já viu etiquetas RFID (Identificação por Rádio Frequência) em produtos que comprou. Essas etiquetas usam sinais de rádio para tornar a localização e a identificação do estoque muito mais rápidas e precisas.

Códigos de barras

Software de código de barras é outra forma eficiente de gerenciar seu estoque. Com leitores de código de barras, você consegue:

• Manter registros mais precisos do seu estoque a qualquer momento
• Acelerar o processo de controle de estoque
• Facilitar o rastreamento de movimentação de estoque
• Reduzir significativamente erros custosos de estoque

Desafios do controle de estoque

1. Excesso e falta de estoque
2. Dados imprecisos
3. Gestão de fornecedores
4. Integração de tecnologia
5. Flutuações sazonais de demanda

1. Excesso e falta de estoque

Um dos principais desafios no controle de estoque é encontrar o equilíbrio certo entre excesso e falta de estoque. Excesso de estoque representa capital imobilizado em produtos não vendidos, podendo gerar problemas de armazenamento e, no caso de itens perecíveis, risco de deterioração. Por outro lado, ter estoque insuficiente pode resultar em oportunidades de venda perdidas e clientes insatisfeitos.

2. Dados imprecisos

Dados imprecisos podem surgir de diversas fontes, como erro humano, falhas em sistemas ou tecnologia desatualizada. Essas inconsistências podem gerar relatórios incorretos sobre níveis de estoque, provocando tanto excesso quanto falta de produtos.

3. Gestão de fornecedores

Gerenciar relacionamentos com fornecedores pode ser um desafio relevante. Em um negócio de varejo, especialmente de maior porte, é comum lidar com diversos fornecedores, cada um com prazos, exigências e níveis de confiabilidade distintos.

4. Integração de tecnologia

À medida que o varejo evolui, a tecnologia que o sustenta também avança. Novos sistemas de controle de estoque, plataformas de e-commerce, soluções de ponto de venda (PDV) e ferramentas de gestão da cadeia de suprimentos estão em constante desenvolvimento e atualização.

5. Flutuações sazonais de demanda

Gerenciar variações sazonais de demanda é um desafio frequente no controle de estoque. Em períodos de alta, como feriados, a procura por produtos pode disparar, gerando possíveis faltas de estoque se não houver planejamento antecipado e estratégias adequadas.

8 boas práticas de controle de estoque

1. Mantenha um estoque de segurança
2. Aplique o método PEPS
3. Cuide bem dos seus fornecedores
4. Faça um planejamento de contingência
5. Implemente auditorias periódicas
6. Classifique produtos pela curva ABC
7. Defina pontos de reposição
8. Invista em dropshipping

Qualquer que seja o sistema para controle de estoque escolhido para a sua loja, lembre-se de tentar aplicar as oito técnicas abaixo. Elas poderão ajudar você a aprimorar o processo de gestão do seu estoque, bem como o fluxo de caixa.

1. Mantenha um estoque de segurança

Uma das maneiras de simplificar a gestão de estoque é criar um estoque de segurança para os seus produtos: isso significa que cada produto que é vendido na sua loja deve contar com uma quantia mínima no estoque para que possa ser vendido a qualquer momento. Você saberá que está na hora de reabastecer quando o estoque de segurança atingir um determinado número de produtos restantes.

Idealmente, você deve comprar apenas a quantidade mínima necessária para reabastecer o estoque de segurança — mas lembre-se de que os níveis de segurança podem variar dependendo do produto, do sucesso de vendas e da disponibilidade dos seus fornecedores.

Por mais que a implantação do estoque de segurança acarrete um certo tempo de pesquisa e algumas decisões antecipadas, essa técnica é extremamente valiosa na sistematização do seu processo de compras. Com um estoque de segurança abastecido, você pode tomar decisões importantes com mais rapidez — e o mesmo vale para os seus funcionários.

Não se esqueça de que as condições de compra e venda podem variar ao longo do tempo. É importante verificar os estoques de segurança ao longo do ano e avaliar se eles ainda estão de acordo com as demandas da sua loja. Se algo mudar nesse meio tempo, não tenha medo de ajustar os níveis de segurança.

2. Aplique o método PEPS

O método "primeiro a entrar, primeiro a sair" (PEPS) é um dos princípios mais importantes do controle de estoque. Ele funciona de uma maneira bastante simples: aquele produto que foi comprado primeiro (o primeiro a entrar) deve ser vendido antes (o primeiro a sair) do que os produtos mais recentes. Isso é particularmente importante no caso de produtos perecíveis, pois evita o desperdício.

O método PEPS também pode ser aplicado a produtos não perecíveis, pois não é raro que caixas no fundo do estoque permaneçam paradas por longos períodos e acabem sem ser vendidas. Além disso, design e funcionalidades dos produtos tendem a mudar com o tempo — e nada pior do que investir em itens obsoletos, que os clientes acabarão rejeitando.

Para aplicar corretamente o sistema PEPS, é fundamental manter o estoque bem organizado. Isso significa posicionar os produtos mais novos atrás dos que já estão no estoque ou garantir que os itens mais antigos estejam sempre em posição de destaque. Se você conta com uma empresa de armazenamento, é provável que eles já adotem esses procedimentos, mas vale a pena confirmar para evitar problemas.

3. Cuide bem dos seus fornecedores

Um dos segredos para um controle de estoque bem-sucedido é a disposição para aceitar mudanças. Isso pode se refletir na necessidade de substituir um produto que não está vendendo bem por outro que agrade os clientes, na velocidade em reabastecer estoques, na solução de problemas de manufatura ou mesmo na necessidade de expandir o espaço de estocagem — e é por isso mesmo que é tão importante manter uma boa relação com os seus fornecedores. Quando chegar a hora de realizar todas as tarefas listadas, eles precisam estar dispostos a ajudar você.

Mas tenha em mente que uma boa relação não se limita a ser amigável com o outro. Mantenha comunicação constante com seus fornecedores: avise-os sempre que esperar um aumento no volume de vendas para que possam ajustar a produção. Solicite que informem imediatamente caso haja problemas na fabricação de um produto, permitindo que você suspenda promoções ou busque alternativas.

4. Faça um planejamento de contingência

Em um sistema de controle de estoque, os desafios podem parecer intermináveis — e alguns são críticos o suficiente para comprometer totalmente lojas ou empresas que não estejam preparadas. Por exemplo:

• Vender mais do que o estoque disponível devido a um aumento inesperado nas vendas.
• Ter o fluxo de caixa negativo, impossibilitando a aquisição de novos produtos.
• Não dispor de espaço suficiente no estoque para atender a picos inesperados de demanda.
• Perceber que a quantidade de produtos em estoque é menor do que o esperado.
• Ter produtos encalhados ocupando espaço físico demais no estoque.
• Lidar com atrasos ou falta de produtos junto ao fornecedor na hora de repor o estoque.
• Ter a fabricação de um produto interrompida inesperadamente pelo fornecedor.

A questão, portanto, não é se esses problemas surgirão na sua loja; mas quando. Por isso, é importante delimitar as suas estratégias e preparar um plano de contingência: qual será a sua resposta? Quais serão as etapas necessárias para resolver o problema? Será que isso impactará outras áreas da sua empresa? Não se esqueça de que as respostas estão nas boas relações com clientes e fornecedores.

5. Implemente auditorias periódicas

Quanto mais frequentes forem as auditorias de estoque, menor será a probabilidade de erros humanos ou perdas por roubo. Para isso, agende pontos de verificação periódicos, reservando tempo para conferir o que está disponível. 

A conciliação é vital para o sucesso de uma loja ou empresa. Na maioria dos casos, você dependerá de softwares e relatórios para saber a quantidade exata de produtos em estoque — mas não se esqueça de que os dados contidos nesses relatórios devem apresentar números similares. Veja abaixo algumas dicas para garantir tal precisão:

Estoque físico

O estoque físico nada mais é do que o processo de contabilizar manualmente todos os itens do seu estoque. Muitas empresas optam por fazer isso junto com os prazos para a declaração de impostos, mas a verdade é que não há uma data específica para a realização desse controle. Por mais que eles sejam realizados apenas uma vez por ano, é preciso ter em mente que esse é um processo tedioso, e que vira a sua loja inteira de cabeça para baixo. Além do mais, pode ser difícil encontrar o agente que causou certa discrepância dentro da contagem, já que o seu escopo de trabalho é de um ano inteiro.

Verificação aleatória

Se você já está cansado de realizar o controle de vendas e estoque de produtos físicos ao final de um ano inteiro de trabalho ou já encontrou problemas demais com esse método, talvez esteja na hora de considerar a verificação aleatória. Esse processo consiste em selecionar um determinado produto, contabilizá-lo e comparar o número total real com o número estipulado nos registros. A verificação aleatória não precisa de um calendário rigoroso, e pode ser usada como uma ferramenta suplementar do estoque físico; além do mais, ela pode ser extremamente importante na verificação de produtos problemáticos ou que estejam em alta.

Contagem cíclica

Outra opção é a contagem cíclica de estoques. Diferente do estoque físico, que costuma ocorrer apenas uma vez por ano, a contagem cíclica pode ser realizada várias vezes ao longo do mesmo período: a cada dia, semana ou mês um produto diferente é contabilizado. Fica a seu critério determinar a ordem na qual os produtos serão analisados; no entanto, é comum que os itens de valor mais alto sejam contabilizados com maior frequência.

6. Classifique produtos pela curva ABC

Organizar e categorizar seu estoque desde já tornará o controle mais eficiente no futuro. Uma forma de fazer isso é aplicar a curva ABC, que classifica os produtos de acordo com sua importância e impacto nos lucros.

Categoria A: itens de maior importância no seu estoque, com alta rotatividade e vendas frequentes. Devem ser mantidos em estoque suficiente, pois correspondem a aproximadamente 80% da sua receita.

Categoria B: produtos moderadamente importantes, com vendas menos frequentes que os da Categoria A. Representam cerca de 15% da receita e exigem monitoramento regular, mas não precisam de tanto estoque.

Categoria C: itens de menor relevância para o negócio. Embora seja ideal não ficar sem eles, representam apenas 5% da receita e podem ter estoques mais reduzidos.

💡 Dica profissional: evites planilhas e use o relatório de análise ABC de estoque da Shopify para identificar quais produtos geram a maior parte da sua receita.

7. Defina pontos de reposição

Definir pontos de reposição (ROP) ajuda a identificar quando é hora de repor o estoque antes que ele se esgote. Estabeleça momentos periódicos para revisar seu estoque e calcular as quantidades necessárias para reposição. Considerando que você mantém um estoque de segurança, a fórmula para determinar o ROP é:

ROP = (tempo de entrega x uso médio diário) + estoque de segurança

💡 Dica profissional: defina pontos de reposição no admin da Shopify e seja notificado quando estiver com pouco estoque.

8. Invista em dropshipping

Do ponto de vista do controle de estoque, o dropshipping é o cenário ideal: ele elimina a necessidade de armazenar produtos e enviá-los manualmente (seja por meio de serviços de logística internos ou fornecidos por terceiros). Com o dropshipping, o fabricante ou atacadista faz tudo isso para você. Trocando em miúdos, você pode eliminar o controle de estoque da sua rotina.

Muitos atacadistas e fabricantes já oferecem dropshipping como serviço. Mesmo que nem todos tenham adotado esse modelo, vale a pena verificar se essa opção está disponível nos seus fornecedores. Produtos vendidos via dropshipping podem ter preços unitários mais altos do que compras em grandes quantidades, mas a vantagem é não precisar se preocupar com custos de estoque, armazenamento ou gestão.

Controle o estoque da sua loja

Controle de estoque não deve ser confundido com gestão de estoque. Apesar de estarem relacionados, cada um desempenha funções distintas e igualmente importantes dentro do processo geral de estoque.

O controle de estoque concentra-se na operação do depósito, garantindo que os produtos sejam gerenciados de forma eficiente para maximizar lucros e minimizar custos ligados a processamento de pedidos, reabastecimento e rotatividade de produtos.