Você acredita que a loja on-line que abriu no ano passado para vender gorros artesanais de tricô teve lucro. Porém, com centenas de despesas empresariais diferentes, não há certeza de quais delas se qualificam como deduções fiscais para reduzir o que deve ser enviado à Receita Federal.
Se declarar muito pouco, pode acabar com uma multa pesada. Se pagar demais, pode levar meses para receber sua restituição de imposto (um dinheiro que seu negócio pode precisar para sobreviver). O registro contábil pode ajudar você a descobrir exatamente quanto deve.
Neste artigo, vamos orientar você por meio dos fundamentos do registro contábil que você precisa conhecer para administrar seu negócio recém-criado.
O que é registro contábil?
Registro contábil é o processo de registrar e organizar as transações financeiras de uma empresa. Por exemplo, se sua loja de e-commerce compra material de escritório, essa despesa seria registrada em uma planilha ou programa de software, junto com a data da compra, custo e o impacto do pagamento nas demonstrações financeiras da empresa. Os contadores também podem registrar outras transações financeiras, como empréstimos e retornos de investimentos.
Como começar o registro contábil para seu negócio
Estabelecer um sistema de registro contábil preciso é essencial para uma empresa gerenciar finanças e cumprir com as regras tributárias. Os passos a seguir podem ajudar.
1. Escolha um método de registro contábil
Existem muitas opções para acompanhar transações, desde a entrada manual usando livros de registro físicos até diferentes tipos de software. O registro contábil manual tende a ser menos caro, mas consome tempo e está sujeito a erro humano.
O registro contábil digital, por outro lado, pode acelerar partes do processo usando faturamento e recibos automatizados. Por exemplo, alguns aplicativos de registro contábil para negócios permitem que você carregue fotos de recibos de qualquer lugar, digitalizando-os e adicionando a despesa aos seus livros, reduzindo a quantidade de entrada de dados que você ou seu contador pode precisar fazer.
2. Configure um plano de contas
Empresas bem administradas geralmente mantêm um livro-razão geral, que é um registro combinado de todas as transações da empresa. A maioria das empresas considera útil categorizar tipos similares de transações em sublivros, como registros separados para contas a receber ou contas a pagar.
Um novo proprietário de empresa geralmente precisará configurar um gráfico separado para cada sublivro. Significa usar um livro de contabilidade físico separado se usar registro contábil manual ou uma planilha de contabilidade separada se usar software de contabilidade. O plano de contas lista todas as diferentes categorias de sublivros que a empresa acompanha.
3. Registre as transações
As empresas registram transações de duas maneiras: entrada simples e entrada dupla. No registro contábil de entrada simples, uma transação é registrada apenas uma vez no livro-razão geral e não é contabilizada em sublivros. Empresas individuais ou negócios muito pequenos tendem a usar este método.
No registro contábil de entrada dupla, cada transação é registrada em duas contas separadas. Por exemplo, se você emprestar R$ 1 mil, as demonstrações financeiras da empresa registrarão tanto um aumento na conta de ativos quanto um aumento na conta de passivos.
Erros comuns no registro contábil
É fácil cometer erros de registro contábil, especialmente se você nunca fez este tipo de registro antes. A seguir, estão alguns erros comuns para prestar atenção.
- Não manter registros precisos: pequenos erros na entrada de dados podem resultar em grandes problemas. Pequenos erros de cálculo de lucros e perdas podem desencadear auditorias da Receita Federal e déficits na folha de pagamento que podem limitar sua capacidade de empréstimo.
- Misturar finanças pessoais e empresariais: às vezes, pequenas empresas não são diligentes em separar despesas empresariais e pessoais. Isso pode prejudicar outros cálculos de registro contábil e dificultar o acompanhamento de como seu negócio está indo.
- Não se manter atualizado com o registro contábil: proprietários de pequenas empresas, principalmente aqueles que fazem o registro contábil por conta própria, estão propensos a ficar para trás no registro. Recuperar o atraso pode ser muito mais difícil do que se manter atualizado, tornando mais difícil garantir que seu negócio esteja em conformidade fiscal e que os registros de pagamento e impostos dos funcionários estejam atualizados.
Registro contábil vs. contabilidade: semelhanças e diferenças
Registro contábil e contabilidade envolvem acompanhar as finanças de uma empresa. No entanto, os contadores tendem a focar mais na análise de transações comerciais, enquanto os escriturários fazem mais registro contábil. Qual você decide contratar para seu negócio depende das necessidades da sua empresa. A seguir, estão as diferenças entre escriturários e contadores para ter em mente ao começar sua jornada com números.
Quais são as semelhanças entre contadores e escriturários?
- Registro: tanto escriturários quanto contadores mantêm registros meticulosos e desempenham um papel importante no monitoramento da saúde financeira de uma empresa.
- Ambos usam as normas contábeis: tanto escriturários quanto contadores seguem os princípios contábeis geralmente aceitos para manter consistência em documentos financeiros e cumprir padrões contábeis.
Quais são as diferenças entre contadores e escriturários?
- Complexidade: escriturários tendem a lidar com entrada de dados e relatórios financeiros simples; contadores frequentemente assumem tarefas complexas ou análises aprofundadas que proprietários de empresas e investidores precisam para entender o desempenho geral de uma empresa. A contabilidade empresarial foca menos nas operações diárias de uma empresa do que o registro contábil.
- Educação: no Brasil, qualquer pessoa com ensino médio completo pode trabalhar como escriturário. O processo para se tornar contador, no entanto, é mais rigoroso. Geralmente requer um diploma de bacharel em Ciências Contábeis, enquanto passar no exame do CRC (Conselho Regional de Contabilidade) permite que um contador supervisione todos os aspectos dos assuntos financeiros de uma empresa.
- Responsabilidades: entre outras coisas, os escriturários acompanham contas a receber e contas a pagar. Também preparam demonstrações financeiras como balanços patrimoniais, demonstrações de fluxo de caixa e demonstrações de lucros e perdas, além de garantirem que as transações mensais correspondam aos extratos bancários e de cartão de crédito de uma empresa. Às vezes também lidam com a folha de pagamento. Contadores podem fornecer consultoria fiscal e preparar declarações de imposto, ajudar a solicitar empréstimos e dar conselhos para orientar decisões estratégicas de negócios. Contadores também confirmam a precisão de documentos financeiros.
Quando considerar contratar um contador
Contratar um funcionário para fornecer serviços de registro contábil pode ser útil para alguns negócios, especialmente quando o crescimento do negócio resultar em um grande aumento no volume de transações. Contadores são úteis porque podem focar exclusivamente em manter registros precisos e oportunos enquanto fundadores de negócios frequentemente têm que equilibrar o registro contábil com administrar um negócio. Se seu negócio tem mais transações do que você tem tempo para acompanhar cada dia, contratar um contador provavelmente é uma boa ideia.
Para contratar um contador, você pode começar entrando em contato com escritórios de contabilidade que oferecem serviços de registro contábil para negócios. Como você não precisa de um diploma para fazer registro contábil, você poderia até contratar alguém recém-formado do ensino médio, talentoso e diligente para fazer um registro contábil simples. Se quiser contratar um contador mais experiente, provavelmente terá que pagar uma taxa horária mais alta.
Perguntas frequentes sobre registro contábil para negócios
Quais registros financeiros os negócios devem acompanhar?
Um negócio precisa acompanhar todas as transações. A maioria da contabilidade de negócios também envolve organizar livros separados para ativos, passivos, receita e despesas.
Meu negócio deve contratar um contador ou um escriturário?
Contadores e escriturários podem ajudar negócios, embora de maneiras diferentes. Escriturários são melhores para acompanhar transações do dia a dia. Contadores são melhores para fornecer aos proprietários de pequenas empresas análise financeira baseada nas informações registradas pelos escriturários. Mais frequentemente, contadores ajudam empresas a declarar impostos e solicitar empréstimos.
Negócios devem usar contabilidade de caixa ou de competência?
A contabilidade de caixa registra uma transação apenas quando o dinheiro é recebido ou pago. A contabilidade de competência acompanha todas as transações comerciais, mesmo quando o dinheiro não está envolvido. Por exemplo, se uma empresa registra as faturas antes de serem pagas, isso é considerado contabilidade de competência. O método de contabilidade de caixa tende a ser mais simples e conveniente para a maioria dos negócios. No entanto, a contabilidade de competência pode ser melhor ao solicitar um empréstimo bancário para financiar seu negócio, ou pode ajudar um comprador a avaliar seu negócio se você planeja vendê-lo.
Como os negócios podem lidar com responsabilidades fiscais?
Para a maioria das empresas, um registro contábil cuidadoso é fundamental para garantir que você pague o valor adequado quando a época dos impostos chegar. Os negócios também devem considerar contratar um contador para garantir que tudo seja declarado corretamente.
