Guia sobre a importância da gestão do tempo para empreendedores

Saber gerenciar o tempo de forma eficaz é importante para qualquer pessoa, mas essa é uma habilidade crucial para os empreendedores.

Por serem responsáveis por todos os aspectos de um empreendimento, saber separar a quantidade certa de tempo para cada tarefa é fundamental para que consigam manter seus negócios funcionando sem problemas.

Uma boa gestão do tempo não significa trabalhar mais, mas, sim, trabalhar de forma mais inteligente. Pedimos para especialistas em produtividade compartilharem suas melhores dicas para o gerenciamento de tempo. Experimente as técnicas aqui listadas e descubra as estratégias que melhor funcionam para você.

Dicas eficazes de gestão de tempo

• Planejamento e gestão do tempo
• Priorização de tarefas
• Técnicas de produtividade
• Gerenciamento do ritmo diário
• Mindset e comportamento
• Tecnologia e suporte

Confira estratégias de especialistas em gestão do tempo, divididas por temas para tornar sua organização, priorização e produtividade mais eficientes. Você pode adotar as técnicas que funcionam melhor no seu dia a dia. Muitas se complementam, outras seguem caminhos diferentes, mas todas apresentam resultados comprovados para melhorar sua rotina.

Planejamento e gestão do tempo

1. Faça uma auditoria do seu tempo
2. Crie uma agenda diária
3. Tenha uma janela de tempo livre na sua agenda
4. Mapeie as tarefas no dia anterior
5. Reserve o tempo necessário para concluir uma tarefa
6. Mantenha-se organizado

1. Faça uma auditoria do seu tempo

Para melhor aproveitar o seu tempo, procure entender onde você o gasta. Sei que existem aplicativos excelentes para gestão de tempo e produtividade, mas, para ser sincero, fico com o básico: o sistema de cartão de notas desenvolvido por Marc Andreessen sempre funcionou comigo.

Para quem ainda não conhece, o sistema é simples: anote as principais tarefas do dia em um cartão. No verso, registre tudo o que foi feito fora do planejamento inicial, pois tarefas extras sempre surgem em um dia típico de trabalho.

Ao final do expediente, observe as tarefas planejadas para avaliar se conseguiu cumpri-las e, no outro lado, confira as atividades adicionais que surgiram ao longo do dia. Ter tarefas extras de vez em quando é normal, mas se você não consegue riscar as principais tarefas da sua lista, é um sinal de que algo precisa ser ajustado.

—Adam Rogers, gerente de Conteúdo da Shopify

2. Crie uma agenda diária

Para mim, se uma tarefa não está na minha agenda, ela não será realizada, simples assim! Programar todas as minhas horas de trabalho é fundamental para me manter concentrado e produtivo. Até o "tempo livre" para me dedicar ao lazer está incluído na agenda.

Gerenciar o tempo significa realizar tarefas específicas a cada dia que passa. Para cumprir grandes metas, meu segredo está em dividi-las em pequenas etapas que possam ser realizadas diariamente. Preencho todos os dias da minha agenda com uma etapa, e quando a concluo, meu expediente chega ao fim.

Também costumo programar um horário específico do dia para realizar cada etapa, senão ela não será realizada. Outro critério importante é que cada etapa não pode levar mais que uma hora para ser concluída. Se percebo que vou extrapolar esse limite de tempo, é sinal de que eu não subdividi corretamente a minha tarefa mestra.

E se eu consigo finalizar todas as etapas do dia com rapidez, não começo a trabalhar nas etapas do dia seguinte. Sei que isso pode parecer contraintuitivo, mas desse jeito eu evito ficar sobrecarregado e me mantenho motivado para as horas de trabalho do próximo dia. Essa estratégia também me impede de fazer as coisas pela metade, algo que não traz a mesma satisfação do que cumprir com todas as tarefas planejadas para aquele dia.

Em outras palavras, para mim, gerenciar o tempo é planejar com antecedência. Por isso, sempre dedico a última meia hora do meu expediente para programar o próximo dia de trabalho.

—Tim Bourquin, empreendedor

3. Tenha uma janela de tempo livre na sua agenda

Deixe duas a quatro horas da sua semana livres de compromissos e aproveite esse tempo para aprender, explorar e pensar. Este conselho pode parecer contra intuitivo ou simplesmente irreal para muitos empreendedores, no entanto, estudos comprovam duplamente a importância do tempo livre:

1. Quando estamos sempre ocupados e não temos nenhum tempo livre — por exemplo, quando cada minuto do dia está tomado por compromissos —, a "largura de banda" do nosso cérebro fica sobrecarregada. Com isso, nossas habilidades cognitivas diminuem, ficamos mais propensos a erros e menos perspicazes.

2. No início de sua trajetória como diretor executivo da Amazon, Jeff Bezos deixava suas segundas e quintas-feiras livres para sempre ter tempo para refletir profundamente sobre a visão da empresa. Transformar esse tempo livre em um ritual sagrado é uma marca registrada dos CEOs bem-sucedidos, porque, sem essa pausa, eles estariam sempre reagindo aos problemas apresentados a eles e nunca teriam tempo para pensar de forma proativa sobre o futuro de suas empresas.

—Jocelyn K. Glei, especialista em produtividade e criadora do podcast Hurry Slowly

4. Mapeie as tarefas no dia anterior

No final de cada dia, mapeie quais tarefas precisam ser feitas no dia seguinte e quanto tempo cada uma levará. Em seguida, programe essas tarefas em seu calendário entre os compromissos que já estão lá. 

Gestão do tempo é, antes de tudo, sobre mentalidade. Ao perceber que você controla seu relógio e pode direcionar seu tempo, sua vida profissional e pessoal se torna mais organizada e menos estressante.

—Helene Segura, especialista em produtividade

5. Reserve o tempo necessário para concluir uma tarefa

Reserve o tempo necessário para levar uma tarefa até o próximo estágio mínimo de conclusão de forma realista. “Realista” significa o tempo que ela de fato exige, não o tempo idealizado que você gostaria que levasse. Depois de definir esse intervalo, deixe de lado qualquer preocupação com o relógio e concentre-se apenas em executar. Ficar pensando em gestão de tempo, ironicamente, costuma ser uma das maiores fontes de desperdício de atenção: enquanto você se preocupa com quanto algo está demorando, não está usando sua energia para avançar no que importa.

O “próximo estágio mínimo de conclusão” é um passo concreto e útil que contribui de maneira clara para o seu objetivo. A tendência de focar apenas no resultado final, por impaciência, geralmente gera frustração, e isso consome energia que poderia estar sendo direcionada ao progresso real.

Dar a si mesmo tempo suficiente para realizar uma tarefa, sem pressão ou culpa pela duração, costuma ser uma abordagem muito mais produtiva.

—David Seah, criador de ferramentas de produtividade

6. Mantenha-se organizado

A organização é um elemento essencial na gestão do tempo. A pesquisadora Jennifer Verdolin, Ph.D., professora assistente na Universidade do Arizona, explica que “bagunça e desordem excessivas são distrações que prejudicam nossa capacidade de concentração e foco”. Ela inclusive cita exemplos do comportamento animal para mostrar como estruturas organizadas contribuem para um desempenho mais eficiente.

Mas a organização não se limita ao espaço físico, envolve também manter a clareza mental. O foco é priorizar o que precisa ser feito. Estabeleça metas diárias e distribua suas atividades em grupos como:

• Tarefas diárias: ações recorrentes, como checar e-mails, acompanhar seu tempo ou acessar canais internos de comunicação.
  
• Tarefas urgentes: demandas sensíveis ao tempo e que exigem atenção imediata.
  
• Tarefas importantes: atividades relevantes, mas sem prazo rígido. Muitas etapas de projetos contínuos entram aqui.
  
• Tarefas rápidas: pequenas ações que consomem pouco tempo ou energia mental, como enviar uma mensagem, responder um e-mail ou atualizar um perfil profissional.

Priorização de tarefas

7. Priorize e delegue tarefas
8. Priorize suas tarefas com o método ABCDE
9. Faça as tarefas mais importantes pela manhã
10. Faça as tarefas mais simples primeiro
11. Crie uma lista “5 antes das 11”

7. Priorize e delegue tarefas

Saiba quais são as suas prioridades pessoais e profissionais e planeje-as na sua agenda. Todo o resto deve se adequar a elas ou simplesmente ser deixado de lado.

Conte com um ótimo assistente e deixe-o responsável pela sua agenda e por outras atividades cotidianas. Ter um assistente pode ser determinante para aumentar a sua produtividade e diminuir seus níveis de estresse.

—Elisabeth Grace, mentoria e palestrante especialista em gestão do tempo

8. Priorize suas tarefas com o método ABCDE

Eu uso o método ABCDE para priorizar as minhas tarefas:

A: tarefas que você tem que fazer: se elas não forem resolvidas, as consequências serão graves

B: tarefas que você deve fazer: se elas não forem resolvidas, as consequências serão moderadas

C: tarefas que você poderia fazer: se elas não forem resolvidas, não haverá consequências

D: tarefas que você delega para terceiros

E: tarefas que você nunca resolve

Eis o pulo do gato: nunca comece a resolver uma tarefa B se você não deu conta de todas as tarefas A, e nunca resolva uma tarefa C antes de eliminar todas as tarefas B. Depois, basta seguir a regra de Pareto: 80% dos seus resultados virão de apenas 20% das tarefas da sua lista.

Mas como esse método ajuda alguém a ser mais produtivo? Boa pergunta! A resposta vem da minha própria experiência: segui essa fórmula quando passei 20 horas elaborando o artigo "As 80 dicas de produtividade dos especialistas super atarefados", que gerou 20.231 visualizações de página em apenas seis dias. Se eu não fosse produtivo com esse método, eu teria gasto, no mínimo, umas 40 a 50 horas para finalizar esse artigo.

—Tor Refsland, especialista em Marketing e geração de Leads

9. Faça as tarefas mais importantes pela manhã

Deixo aqui uma dica preciosa: resolva as coisas que forem mais importantes para você logo de manhã. Estudos comprovam que as pessoas começam a tomar decisões ruins após um dia de trabalho.

Dedique-se a fazer o que precisa ser feito. Todo mundo desperdiça tempo; portanto, concentre as suas energias em ser eficaz (fazer o que precisa ser feito) em vez de ser eficiente (fazer as coisas bem). Trabalhar constantemente sob pressão é nocivo. Ficar ansioso e sobrecarregado também. E se você começar a se arrepender de algumas decisões tomadas, é sinal que chegou a hora de pisar no freio.

Não julgue o seu êxito apenas pelos resultados. Os resultados mais positivos podem vir justamente daquilo que você não precisa fazer. 

—Kamil Rudnicki, fundador e CEO do TimeCamp

10. Faça as tarefas mais simples primeiro

Meu professor de matemática do ensino médio costumava dizer que, quando alguém trava em um problema, basta começar a colocar números no papel. Muitas vezes, a solução aparece durante o processo. Com o tempo, percebi que isso vale para muito mais do que matemática.

Sempre que me sinto travado, sem saber como iniciar um projeto, ansioso ou tentado a procrastinar, começo pela menor parte possível da tarefa. Reduzo minhas expectativas e foco no passo mais simples e alcançável: escrever a primeira frase, montar a primeira linha de código ou criar a primeira célula da planilha.

O que geralmente acontece é quase automático: ao concluir esse primeiro passo, o próximo surge com naturalidade, depois o seguinte, e assim por diante. Quando menos se percebe, o trabalho engrena como uma bola de neve descendo a ladeira, e aquela dificuldade inicial de começar já ficou para trás.

—Mark Manson, autor três vezes #1 do New York Times

11. Crie uma lista “5 antes das 11”

Crie sua lista “5 antes das 11”: cinco tarefas que possam ser cumpridas até as 11h da manhã de amanhã. Cada item deve contribuir de forma concreta para o seu propósito, suas prioridades e seus objetivos. Essa é a ideia. Quando concluir suas “5 antes das 11”, a sensação de realização será imediata, ou seja, você terá aquela tranquilidade boa de saber que o dia começou pelo que realmente importa.

—Allyson Lewis, fundadora de The Seven Minute Life

Técnicas de produtividade

12. Use e abuse do aprendizado just-in-time
13. Use a técnica Pomodoro
14. Agrupe tarefas relacionadas
15. Evite fazer várias tarefas ao mesmo tempo

12. Use e abuse do aprendizado just-in-time

"O método de aprendizado just-in-time revolucionou a minha vida. Eu só consumo conteúdo diretamente relacionado à próxima tarefa do projeto que estou desenvolvendo no momento. Artigos de blogs, episódios de podcasts, vídeos: todo esse conteúdo tem que servir para me ajudar a concluir a próxima tarefa da minha lista de prioridades; se não, ele não merece a minha atenção... pelo menos não agora.

O medo de ficar por fora dificulta essa priorização, afinal, há tanta coisa legal acontecendo, a gente simplesmente não quer deixar nada passar. Porém, se você agir com inteligência ao esbarrar com algum material interessante e útil, deixando-o temporariamente de lado com o auxílio de uma ferramenta que te permita acessar esse conteúdo depois (como, por exemplo, o Evernote), isso de fato mudará a relação entre o quanto você produz e o quanto você aprende.

Pare para pensar em todo o conteúdo que você está consumindo hoje em dias. Você consegue colocar 100% dessas informações em prática ou está perdendo tempo aprendendo coisas que você não precisa saber agora?

—Pat Flynn, empreendedor, educador e fundador do Smart Passive Income

13. Use a técnica Pomodoro

Minha principal recomendação para quem vive a rotina intensa do empreendedorismo é combinar a técnica Pomodoro com a técnica de Agenda Flexível. A dinâmica é simples: ativar um timer de 25 minutos e dedicar esse período a uma única tarefa. Esse foco direcionado, aliado ao tempo limitado, ajuda a recuperar o ritmo, reduzir distrações e entrar novamente no fluxo de produtividade.

—Michael Sliwinski, fundador do aplicativo de produtividade Nozbe

14. Agrupe tarefas relacionadas

Em vez de começar pelo primeiro item e seguir em ordem, reserve alguns minutos para revisar toda a lista. Depois, reúna tarefas que tenham a mesma natureza. As categorias podem incluir ligações, finanças, networking, documentos ou atividades criativas.

Ao organizar ações semelhantes em blocos, seu cérebro permanece no mesmo tipo de raciocínio, evitando mudanças bruscas de foco. As transições ficam mais naturais, o ritmo aumenta e, muitas vezes, o andamento das tarefas se torna até mais rápido.

—Stephanie L.H. Calahan, fundadora da Calahan Solutions Inc.

15. Evite fazer várias tarefas ao mesmo tempo

Hoje em dia, a sensação de falta de tempo é real para muitas pessoas. A internet e as redes sociais aceleraram a forma como as notícias são recebidas e a maneria de se comunicar e lidar com demandas profissionais, e isso reforçou um hábito comum: a multitarefa.

Segundo especialistas, fazer várias coisas ao mesmo tempo não é sinônimo de eficiência. Pelo contrário: isso sobrecarrega o cérebro, fragmenta a atenção e prejudica tarefas que exigem concentração profunda. Além disso, a multitarefa pode comprometer a memória de trabalho. 

De acordo com um artigo publicado na revista de neurociência da Universidade Stanford, esse comportamento pode desencadear estresse, até mesmo por estimular a produção de cortisol e adrenalina, uma reação biológica com “custo cognitivo”.

Gerenciamento do ritmo diário

16. Dê o pontapé inicial
17. Pise no freio
18. Pare e reflita
19. Comece seu dia mais cedo que todos
20. Faça pausas regularmente
21. Limpe sua mente

16. Dê o pontapé inicial

Não tem mistério, comece pelo começo.

A maioria dos empreendedores nunca começa a fazer o que precisa ser feito. E a maioria das ideias morrem antes mesmo de saírem do papel.

Pare de esperar o momento ideal; isso não existe. Pare de esperar pelo produto perfeito; lance uma versão dele com os requisitos mínimos. Pare de esperar aquele dia chegar, porque ele nunca virá.

Você não pode terminar algo que nunca começou.

—Craig Jarrow, especialista em gestão do tempo

17. Pise no freio

O empreendedor vive no modo de desempenho excessivo por muito tempo porque ele encarna o próprio negócio. Se você se enquadra nesse perfil, a minha sugestão é: pise no freio, vai dar tempo de fazer tudo. Você precisará de tempo, energia e atenção para trabalhar, e quando funcionamos acelerados e a todo o vapor, corremos um grande risco de esgotamento.

Você sabe qual é o nível de qualidade adequado para cada projeto da sua lista? Esse parâmetro precisa atender tanto às suas expectativas quanto às da empresa. Ficar revisando, ajustando e lapidando detalhes sem necessidade não acrescenta valor, apenas consome tempo que poderia ser melhor utilizado. Quando o trabalho estiver bem-feito, finalize e permita-se descansar.

—Carson Tate, consultora e coach executiva

18. Pare e reflita

Parar tudo o que está fazendo e pensar é a coisa mais importante que um empreendedor atarefado pode fazer para si mesmo e para o seu negócio. Por me enquadrar nesse perfil, sei como é fácil viver na correria, indo de um compromisso a outro, sem ao menos parar para respirar. Apesar de ser comum, esse jeito de viver e trabalhar representa um grande equívoco.

Reserve pelo menos cinco minutos da sua manhã para pensar sobre o seu dia:

• Qual é a coisa mais importante que você precisa fazer hoje?
• E essa sua prioridade está incluída na sua agenda?

Configure um alarme no seu celular para tocar de hora em hora. Ao ouvir o alarme, pergunte para si mesmo:

• Eu estou dando conta da minha prioridade?
• Eu estou sendo a pessoa que mais desejo ser nesta vida?

Ao final do dia, pare por cinco minutos e responda:

• O que eu aprendi hoje? Devo agradecer ou parabenizar alguém?
• Existe algo que eu queira fazer diferente amanhã?

Não raro, entendemos a gestão do tempo como o esforço para aumentar a nossa eficiência. Porém, algumas das pessoas mais eficientes que conheço são ineficazes. O segredo é ser eficaz: dê conta das suas prioridades sem se distrair. E ser assim requer um esforço contínuo de antecipação, planejamento e execução.

—Peter Bregman, coach de Liderança Executiva

19. Comece seu dia mais cedo que todos

Comece seu dia mais cedo que todos. Se você ler as biografias e autobiografias de homens e mulheres bem-sucedidos, quase todos têm uma coisa em comum: o hábito de ir para a cama em um horário razoável e acordar cedo.

Ao acordar mais cedo, você conquista um período tranquilo para planejar o dia com calma e adiantar tarefas que ficam na sua mente, tudo antes de surgirem interrupções.

—Brian Tracy, palestrante motivacional e autor

20. Faça pausas regularmente

Pesquisas indicam que pausas curtas ao longo do dia podem trazer benefícios significativos. Um estudo conduzido por pesquisadores do King's College London revelou que incorporar pequenos intervalos de movimento ao longo do expediente pode fazer diferença real no dia a dia. Ao analisar profissionais de escritório, os pesquisadores observaram que apenas 15 minutos dedicados a se levantar e se movimentar foram suficientes para elevar o bem-estar e diminuir o estresse. O estudo ainda apontou uma melhora de 22,5% no estado mental dos participantes.

21. Limpe sua mente 

A sensação de estresse muitas vezes vem do acúmulo de tarefas pendentes. Pegue uma folha de papel e anote tudo o que está em aberto. Depois, elimine sem dó tudo o que não for realmente essencial. Seja rigoroso. Com a lista revisada, assuma o compromisso de concluir pelo menos uma tarefa por dia até zerá-la. E volte a analisá-la regularmente para manter o foco.

—Allyson Lewis, fundadora de The Seven Minute Life

Mindset e comportamento

22. Mude a sua forma de pensar
23. Não mexa no time que está ganhando

22. Mude a sua forma de pensar

Revise sua mentalidade: falar apenas em “gestão do tempo” é uma ideia ultrapassada. Hoje, o diferencial real está no gerenciamento da atenção.

Administrar horas e minutos não adianta se a concentração se dispersa. Reservar um período para uma tarefa e passar esse tempo alternando entre várias atividades reduz a qualidade do resultado. O foco está em controlar distrações internas e externas, direcionando toda a sua atenção para uma única ação por vez. Esse é o caminho para avançar com mais qualidade e eficiência.

—Maura Thomas, especialista em gestão do tempo

23. Não mexa no time que está ganhando

Depois de trabalhar com várias startups e administrar o meu próprio negócio, acredito que encontrar uma técnica de gerenciamento de tempo estável e funcional é o segredo para sermos capazes de dar conta do recado.

Diversas ferramentas inéditas são lançadas todo mês (quiçá semana!) com a promessa de serem a solução organizacional definitiva. Porém, o verdadeiro problema está no tempo e na energia que gastamos para aprender a mexer e trabalhar com esses novos sistemas. No final das contas, é isso que nos impede de sermos realmente produtivos.

A tendência que temos em sair correndo para adotar essas novidades, na esperança de acabar com todos os nossos problemas, pode prejudicar um fluxo de trabalho bem pensado e comprometer a produtividade em longo prazo.

Conhecem a máxima "não se mexe em time que está ganhando"? Ela é a mais pura verdade. Em vez de continuar usando o método que funcionava para mim, mudei de plataforma (papel, palmtop, celular, papel novamente) tantas vezes só porque me deixei seduzir por um novo aplicativo ou sistema. Sinto calafrios toda vez que penso no tempo que perdi transferindo minhas listas do papel para o aplicativo e vice-versa várias e várias vezes!

—Katy Whitton, editora do FlippingHeck.com

Tecnologia e suporte

24. Reduza a dependência do computador
25. Contrate um assistente virtual

24. Reduza a dependência do computador

Chegue ao computador com uma decisão firme: é hora de romper essa relação. Para quem lidera um negócio, grande parte do que se faz na tela deixa de ser um uso estratégico do tempo. Se antes o computador funcionava como uma ferramenta de produtividade, hoje tende a atuar como um dispersor constante, reduzindo foco, drenando criatividade e fragmentando o raciocínio com um fluxo contínuo de notificações e interrupções que pouco acrescentam ao seu trabalho.

• Organize seu ambiente de trabalho em uma mesa limpa, sem objetos que possam desviar a atenção, especialmente o computador. Quando surgir uma tarefa que dependa dele, anote em uma lista de papel que fique sempre à vista. Em horários previamente definidos, ligue o computador, execute apenas o que está listado e desligue-o novamente. Trate o aparelho como uma ferramenta a ser usada de forma deliberada, não como o espaço padrão onde sua atenção se dispersa.
• Evite usar o laptop durante reuniões. Faça anotações à mão para se conectar melhor com os participantes e reter com mais clareza o que foi discutido.
• Mantenha no papel as três prioridades essenciais do dia, sempre em um local visível. Listas digitais infinitas espalham tarefas e dificultam a visão do que realmente importa. Visualizar e atualizar suas prioridades no papel estimula um planejamento mais estratégico.
• Se tiver assistência, delegue a triagem de e-mails e peça para receber apenas o que exigir sua intervenção.
• Ao responder mensagens, limite-se a uma frase. Quando for necessário escrever mais, dite os pontos principais para que seu assistente elabore o texto. Depois, basta revisar e enviar.

—Stever Robbins, empreendedor e especialista em produtividade

25. Contrate um assistente virtual

Contrate um assistente virtual e terceirize tudo o que você não precisa fazer por conta própria.

Assuma o controle do seu tempo

Mesmo com tantas responsabilidades, organizar o dia de forma eficiente está longe de ser um ideal inatingível. Ao longo deste artigo, diferentes especialistas mostram como aplicam métodos comprovados para tornar a rotina mais produtiva. O mesmo pode acontecer com você.

Em vez de investir energia em atividades que só drenam foco, experimente uma ou duas das estratégias apresentadas aqui. Pequenas mudanças podem gerar um salto real na sua produtividade e no seu bem-estar.