Стартирането на малък бизнес означава поемане на нови счетоводни отговорности. Въпреки че управлението на финансите може да не е най-вълнуващата част от управлението на магазина, то е от съществено значение за дългосрочния успех.
Добрите счетоводни практики помагат да проследяваш как бизнесът ти печели и харчи пари, да изчисляваш данъците точно и да подаваш декларации навреме. Разбирането на финансите те води към по-умни решения за увеличаване на печалбите.
Тази статия обхваща всичко, което трябва да знаеш относно счетоводството на малък бизнес, включително най-добрите счетоводни инструменти, които ще ти помогнат да управляваш финансите си ефективно.
Готов ли си да стартираш бизнес? Създай своя уебсайт днес или научи повече за инструментите на Shopify за продажба онлайн и на място.
Какво е счетоводство на малък бизнес?
Счетоводството на малък бизнес включва проследяване, измерване и организиране на финансите на твоя бизнес. Тези дейности включват записване на трансакции, съпоставяне на банкови извлечения, управление на заплати и инвентар, както и обработка на данъци.
Как да водиш счетоводство на малък бизнес в 13 стъпки
- Отвори банкова сметка за малък бизнес
- Изгради кредитен рейтинг за бизнеса си
- Разработи система за счетоводство на малък бизнес
- Проследявай разходите на малкия си бизнес
- Създай система за управление на заплати за малкия бизнес
- Проучи данъка върху вноса
- Избери методите си на плащане
- Създай процедури за данък върху продажбите
- Познавай своите данъчни задължения
- Изчисли брутната си печалба
- Снабди финансиране за бизнеса
- Намери качествени счетоводни партньори
- Периодично преглеждай методите си на счетоводство
1. Отвори банкова сметка за малък бизнес
Отделна банкова сметка за твоя бизнес защитава личните ти активи в случай на фалит, съдебни дела или одити. Силните финансови записи на бизнеса също така улесняват получаването на финансиране от кредитори или инвеститори.
За да отвориш банкова сметка за бизнес, ще ти трябват:
- Регистрирано име на бизнес
- Регистрация според местното законодателство, ако е необходимо
- Подходящи лицензи за бизнес
- Допълнителни документи (провери с избраната от теб банка)
Започни с разплащателна сметка, след което добави спестовни сметки, за да организираш паричния си поток и да планираш данъците. Отделяй 25% от дохода си за данъци – бизнесите с висок доход може да се наложи да спестяват до една трета.
Забележка: Дружествата с ограничена отговорност (ЕООД/ООД), съдружията и акционерните дружества (корпорациите) са задължени по закон да поддържат отделна банкова сметка.
За едноличните търговци (ЕТ) това не е законово изискване, но се препоръчва силно.
2. Изгради кредитен рейтинг за бизнеса си
Като нов собственик на бизнес, получаването на бизнес кредитна карта ти помага да изградиш кредит – което ще ти е необходимо за бъдещо финансиране или финансиране на големи поръчки. Ако управляваш корпорация или ООД, трябва да използваш отделна кредитна карта, за да запазиш личните и бизнес финансите отделно.
Избери бизнес кредитна карта, която отговаря на твоите бизнес трансакции. Ако пътуваш често, потърси карти, които предлагат награди за пътуване. Някои карти, като Shopify Credit, дават кешбек за най-високата ти категория разходи.
3. Разработи система за счетоводство на малък бизнес
Счетоводството за електронна търговия ти помага да разбереш напредъка на бизнеса си, като анализираш данните в твоите финансови отчети. Имаш две основни опции за управление на счетоводството:
- Да се справиш сам с помощта на софтуер като QuickBooks, Wave или електронна таблица
- Да работиш със счетоводител или счетоводна кантора (на пълен работен ден или по договор)
Ще трябва да избереш и между два метода на счетоводно отчитане:
- Метод на касовата основа: записване на приходи и разходи, когато парите сменят собственика си
- Метод на начисляване: записване на трансакции, когато се случват, дори преди парите да сменят собственика си – това изисква проследяване на вземания и задължения
4. Проследявай разходите на малкия си бизнес
Проследяването на разходите ти помага да следиш растежа на бизнеса, да създаваш финансови отчети, да проследяваш удръжките и да подготвяш точни данъчни декларации. Запазването на записи за всички разходи ти помага да разбереш финансовото здраве на бизнеса си.
Запази подробни записи за тези пет важни типа разходи:
- Храни и развлечения: Когато се срещаш за бизнес в ресторант, запиши кой е присъствал и целта на срещата на разписката.
- Пътувания извън града: Запази разписки, за да документираш бизнес дейности по време на пътуване – данъчните агенции внимателно разглеждат разходите за пътуване.
- Използване на превозно средство: Записвай кога и защо си използвал превозното си средство за бизнес. Разходите за гориво са напълно приспадими, ако водиш подробни записи на бизнес пътуванията, включително дестинации и цели.
- Бизнес подаръци: Ако подариш билети за събитие, запиши дали си присъствал. Това определя дали разходът се класифицира като развлечение или подарък.
- Хоум офис: Стартирането на бизнес от вкъщи е чудесен начин да поддържаш ниски режийни разходи. Можеш да приспаднеш процента от дома си, използван за бизнес, плюс части от разходите за интернет, телефон и транспорт за бизнес ангажименти.
5. Създай система за управление на заплати за малкия бизнес
С растежа на твоя онлайн магазин в крайна сметка ще трябва да наемеш външна помощ. Първо определи дали да наемеш служители или независими изпълнители.
За служители:
- Създай график за заплати
- Настрой удръжки за данъци
- Обмисли софтуер или услуги за заплати (много счетоводни инструменти предлагат тази функция)
За независими изпълнители:
- Внимателно проследявай плащанията
- Запази контактна информация за данъчни формуляри
6. Проучи данъка върху вноса
Ако внасяш продукти или продаваш на международно ниво, ще трябва да се справиш с данъците и таксите – особено важно за дропшипинг бизнесите. Използвай Shopify Markets, за да:
- Оцениш вносните такси
- Изчислиш таксите при плащане
- Създадеш документална следа за митниците
- Помогнеш на клиентите да избегнат неочаквани такси
За повече информация провери съответните административни звена.
7. Избери методите си на плащане
С идването на поръчките ще ти трябват надеждни начини за получаване на плащания.
Сравни различните структури на таксите при различните разплащателни системи:
- Процент плюс фиксирана такса (обикновено 2,9 % + 30 цента на трансакция)
- Фиксирани такси за транзакции
- Месечен абонамент за неограничени трансакции
С Shopify Payments можеш да приемаш онлайн плащания или да продаваш на място чрез Shopify POS. Предложи безконтактни плащания, цифрови портфейли и дори безлихвени вноски с Shop Pay. Всички данни са налични в администраторския панел на Shopify за лесно счетоводство.
„Shop Pay Installments вече е 6,5 % от нашия GMV [брутния обем на стоките]“, казва Уил Бек, директор на бизнес развитието в Pillow Cube. „Също така сме наблюдавали постоянен ръст в средната стойност на поръчките ни.“
8. Създай процедури за данък върху продажбите
Правилата за данък върху продажбите се различават за онлайн и физически продажби. Докато физическите магазини начисляват данък на базата на местоположението си, онлайн магазините трябва да вземат предвид къде живеят клиентите им.
Продажбите към международни клиенти могат да бъдат по-улеснени от вътрешния данък, но правилата варират в зависимост от региона. Говори с твоя счетоводител за специфичните разпоредби на твоето местоположение.
9. Познавай своите данъчни задължения
Данъчните ти задължения зависят от структурата на твоя бизнес. Ако си самонаето лице чрез едноличен търговец, дружество с ограничена отговорност или партньорство, ще декларираш доход от бизнес в личната си данъчна декларация и ще я подаваш ежегодно до 30 април.
Корпорациите подават данъци отделно от собствениците, тъй като се считат за отделни данъчни единици. Работата с данъчен специалист може да ти спести време и пари в дългосрочен план, особено когато не си сигурен относно своите данъчни задължения.
10. Изчисли брутната си печалба
Твоята брутна печалба показва колко пари придобиваш след плащането на директните разходи за производството на продукта или услугата ти. Този ключов показател ти помага да разбереш дали бизнесът ти може да се самоиздържа.
За да намериш процента на брутната печалба, извади разходите за продадени стоки (COGS) от приходите, след което раздели на приходите. COGS включва както материалите, така и разходите за директен труд.
Брутна печалба (%) = (приходи - COGS) / приходи
💡 Професионален съвет: Използвай нашия безплатен калкулатор за печалба, за да изчислиш бързо тези числа.
11. Снабди финансиране за бизнеса
Растежът на бизнеса ти често изисква допълнително финансиране. Може да ти е необходим капитал за разработване на нови продукти, закупуване на инвентар, откриване на търговски обекти, наемане на персонал или управление на сезонни промени и неочаквани спадове в продажбите.
Повечето кредитори изискват финансови отчети, включително баланс, отчет за приходите и понякога отчет за паричните потоци.
Преди да вземеш какъвто и да е заем, изчисли възвръщаемостта на инвестицията си, като сравниш очакваните разходи за финансиране, прогнозирания нов приход и разходите за лихви.
12. Намери качествени счетоводни партньори
Опитен финансов плановик може да ти помогне да управляваш по-добре парите си и да планираш растежа. Помисли за работа със следните длъжности:
- Сертифициран публичен счетоводител е необходим, ако се сблъскаш с одит – те са единствените специалисти, законно квалифицирани да подготвят одитирани финансови отчети.
- Счетоводител управлява ежедневните ти записи, съпоставяйки сметките, категоризирайки разходите и управлявайки вземанията и задълженията.
- Данъчни специалисти идват в две форми: подготвители, които подават данъчните ти декларации и настройват предварителни плащания, и плановици, които помагат за намаляване на данъчната ти тежест преди подаването.
💡 Професионален съвет: Shopify Partners те свързва с експерти по данък върху продажбите, за да опрости счетоводния ти процес.
13. Периодично преглеждай методите си на счетоводство
Може да започнеш с проста електронна таблица за управление на счетоводството, но финансовите ти нужди ще нараснат заедно с твоя бизнес. С увеличаването на обема на работа помисли за по-напреднали решения, като QuickBooks или Bench.
Редовно оценявай колко време отделяш за счетоводство и какви разходи носи това на бизнеса ти. Правилното решение може да ти освободи време и потенциално да намали разходите.
Най-добрият софтуер за счетоводство на малък бизнес
Добрият софтуер за счетоводство на малък бизнес ти помага да проследяваш финансите си ефективно. След като се свържеш с банковите си сметки, той автоматично категоризира трансакциите и ги показва в твоя отчет. Можеш да проверяваш баланси, да разбираш приходите и разходите, да оценяваш печалбите и да планираш данъците.
При избора на счетоводен софтуер търси:
- Интеграции на платформата с твоя платформа за електронна търговия и трети страни
- Разширени отчети за инвентар и разходи, за да следиш финансовото здраве
- Конфигурация на данък върху продажбата, за да помогнеш със събирането и плащането
- Надеждна клиентска поддръжка, включително 24/7 опции и ресурси за самообслужване
Ще намериш много удобни опции в Shopify App Store, които се интегрират безпроблемно с магазина ти. Ето някои популярни избори:
Xero
Xero е облачна счетоводна система, проектирана за малки и растящи бизнеси. Можеш да се свържеш с доверени съветници и да получиш видимост върху финансовото си здраве от всяко устройство. Неговите разширени функции ти помагат да проследяваш паричния поток, трансакциите и други ключови финансови данни.
Предимства:
- Управление на инвентар и стоки
- Достъпни цени
- Свързва се с основни банки
- Лесни за преглед и персонализируеми отчети
- База данни с контакти и сегментация
- Заплати
- Мобилно приложение
- Съпоставяне на сметки
- Интегрира се с Shopify
QuickBooks Online
QuickBooks Online, от Intuit, ти помага да проследяваш приходите и разходите, докато управляваш разписки и фактури. Той показва всички твои разходи – като инвентар и поддръжка, заедно с продажбите ти през времето. Софтуерът автоматично актуализира разходите за продажби и инвентар, използвайки перманентно проследяване на инвентара и се интегрира с Shopify, за да поддържа данните ти организирани.
Предимства:
- Мобилно приложение
- Облачна система
- Проследяване на пробег
- Управление на изпълнители
- Проследяване на инвентар
- Разделяне на бизнес и лични разходи
- Интегрира се с Shopify
Wave
Wave е уеб базирано счетоводно решение, създадено за малки бизнеси. Свържи банковите си сметки, PayPal сметки и други източници на данни, за да видиш трансакции в реално време. Платформата генерира основни отчети, включително вземания, балансови ведомости, отчети за печалба и загуба и отчети за данък върху продажбите.
Предимства:
- Достъпно
- Конкурентни такси за обработка на кредитни карти
- Безплатно счетоводство и сканиране на разписки
- Без ограничения за транзакции или фактуриране
- Неограничен брой потребители
- Мобилно приложение
FreshBooks
FreshBooks е облачен софтуер за счетоводство и управление на фактури, който се справя с управлението на разходите, основното счетоводство и основното счетоводство за малки бизнеси.
Предимства:
- Лесен за използване
- Проста ценова структура
- Персонализируеми фактури
- Подробна поддръжка за самообслужване
- Интегрира се с Shopify
Познавай числата си, за да развиеш бизнеса си
Поемането на контрол върху бизнес финансите си от самото начало те подготвя за успех. От избора на правилната бизнес кредитна карта до изчисляването на приходите от даден продукт, всяко финансово решение оформя бъдещето на бизнеса ти. Отделянето на време за разбиране на банковото дело, управлението на трансакции и финансирането помага за изграждането на солидна основа за растеж.
Често задавани въпроси относно счетоводството на малък бизнес
Как да водя счетоводство за малкия си бизнес?
Въпреки че можеш да проследяваш основното счетоводство в електронна таблица, по-ефективно е да използваш счетоводен софтуер за малък бизнес. Като минимум, проследявай разходите и приходите си в сигурна облачна платформа, за да избегнеш грешки и да спестиш време.
Колко трябва да плащам на счетоводител за малкия си бизнес?
Вътрешните счетоводители печелят значително по-големи суми, докато аутсорсингът на счетоводни услуги варира от няколкостотин до няколко хиляди лева месечно, в зависимост от нуждите ти.
Кой е най-добрият метод за счетоводство за малък бизнес?
Счетоводството на касова основа работи добре за повечето малки бизнеси. Трябва да записваш парите само когато влизат или излизат от банковата ти сметка, което опростява воденето на записи.
Какво прави счетоводителят на малък бизнес?
Счетоводителите управляват ежедневните счетоводни задачи като съпоставяне на сметки, записване на трансакции, управление на вземания и задължения и подготовка на финансови отчети. Те често се занимават с заплати и фактуриране и помагат да поддържаш малкия бизнес в съответствие с финансовите разпоредби.
Какви са някои често срещани грешки, които да избягваш в счетоводството на малък бизнес?
Много нови бизнеси правят грешката да не търсят професионална помощ чрез счетоводен софтуер или финансови съветници. Други често срещани капани включват лошо водене на записи (включително разписки), пропуснати данъчни срокове или смесване на лични и бизнес финанси.
